檔案管理制度第一章

總

則第一條為了加強企業(yè)檔案系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，愈加好地為企業(yè)各項工作服務，依據(jù)檔案法和企業(yè)相關要求，結合企業(yè)實際情況，特制訂本措施。第二條凡企業(yè)各部門、子企業(yè)在工作活動中形成，含有查考利用價值文件材料，必需按要求定時向總企業(yè)機要檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個人不得據(jù)為已經(jīng)有。第二章

檔案管理體制第三條企業(yè)檔案工作實施統(tǒng)一領導，分級保管，分級查閱標準。其中：一級管理是指企業(yè)綜合部統(tǒng)籌管理，由綜合部指定專職人員負責；二級管理是指各部門檔案資料管理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員幫助管理。第四條企業(yè)檔案管理分散和集中。１、和企業(yè)財務相關資料由財務部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視情況保留財務管理方面文件資料復印件。２、相關人事方面資料，由綜合部人事專員保管。３、屬工程項目方面資料，由工程部保管，并于每三個月末將檔案清單交到綜合部檔案管理員立案留底；其中，屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視情況保留復印件。在工程項目完工檔案立案后半個月內(nèi)，把全部檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。４、設計部負責工程圖紙資料臨時保管，并在每個月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結資料，但屬機密級以上資料應該在辦結后立即移交。設計圖紙原稿制作份數(shù)依據(jù)協(xié)議約定及實際需要報請分管領導同意。５、營銷中心對外簽定廣告、策劃協(xié)議，應該在簽署完成時，即向綜合部檔案管理員移交，本部門可視情況保留復印件。并在每個月初向綜合部檔案室移交已辦結相關上個月市場調(diào)查匯報，項目策劃和廣告，和銷售策劃方案方面資料。６、銷售協(xié)議檔案管理：銷售人員在協(xié)議簽署完成后第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓協(xié)議，編號永久保留。并在房管局辦完手續(xù)，協(xié)議上加蓋立案章（按揭貸款需再加蓋預抵押章）后，當日即移交另一份售樓協(xié)議，和網(wǎng)上立案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上立案單和明碼標價書對應原協(xié)議編號永久保留。待企業(yè)向用戶交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對應蓋有立案章售樓協(xié)議移交給用戶服務中心辦理產(chǎn)權證，并最終將此協(xié)議移交給房管局。７、招標中心在第一時間將簽署完成對外經(jīng)濟協(xié)議移交給綜合部檔案管理員保管，本部門可視情況保留復印件。并在每一協(xié)議實施完成后，將相關簽證單移交到財務部保留。８、其它方面關鍵資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由企業(yè)對外簽署經(jīng)濟協(xié)議，標準上企業(yè)應保留兩份原件，財務處和綜合部各保留一份。特殊情況只有一份原件時，由財務部保留原件，綜合部保留復印件（售樓協(xié)議除外）。９、各部門向綜合部檔案室移交檔案時，應同時移交相關文件電子文檔。歸檔范圍外請示、匯報、計劃、總結及部分關鍵資料復印件等由各部門自行保管。１０、各子企業(yè)及事業(yè)部負責本單位檔案管理，屬機密級以上檔案應在事件辦理完成后２個工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管，本單位可視情況保留復印件。第五條各部門、單位形成文件材料標準上由本部門負責立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，而且每十二個月對二級檔案管理進行一次檢驗驗收。第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時，要嚴格推行移交手續(xù)。資料管理員應保持相對穩(wěn)定，人員變動應立即通知綜合部檔案室，因工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。第三章

檔案歸檔范圍第七條通常反應企業(yè)工作活動、含有查考利用價值公文、圖紙、協(xié)議、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等多種門類和多種載體檔案均屬歸檔范圍。１、部門（含部門）以上多種計劃、方案、計劃，多種重大決議、總結、匯報，和多種關鍵通知、通報，及多種公文、會議紀要、大事記。２、多種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡函、設計變更通知書等工程資料。３、各類工程檢測、判定匯報。４、多種協(xié)議書、協(xié)議書，多種技術資料，和多種設備檔案及說明書。５、企業(yè)年初財務預算匯報及年底財務匯報，多種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面文件材料。６、企業(yè)多種審計匯報、資產(chǎn)評定匯報。７、企業(yè)多種管理規(guī)章制度和人事檔案。８、企業(yè)多種注冊、登記證件、政府批文，多種法律證照、公證文件。９、企業(yè)多種電子圖紙、圖表及有保留價值電子文檔。１０、企業(yè)重大奠基、慶典、新聞公布會等儀式和含相關鍵價值社會活動，及用于營銷策劃廣告照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。１１、企業(yè)發(fā)展大事記，和企業(yè)總經(jīng)理親自起草或修改關鍵文稿。１２、國家相關行業(yè)發(fā)展政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位來文等。１３、其它需要歸檔關鍵文件。第四章

檔案歸檔和立卷第八條檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應立即對相關文字材料和圖樣進行系統(tǒng)搜集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由多個部門參與辦理，在工作中形成文件材料，由主辦部門或人員負責搜集。第九條歸檔材料文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。通常不得用復印件替換原件存檔。第十條凡屬歸檔范圍文件，經(jīng)辦部門資料員應在要求時間內(nèi)將原件立即歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)綜合部責任人同意后妥為保留，綜合部以復印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。第十一條多種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必需有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必需具體統(tǒng)計事由、時間、地點、關鍵人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版、原件、清楚、完整。第十二條為避免歸檔檔案遺漏和混亂，檔案管理員要認真查對歸檔檔案名稱、份數(shù)、原件或復印件等情況，設置檔案歸檔簽收本，列明檔案名稱、份數(shù)及必需說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第十三條立卷應以部門為主，結合其它特征方法組卷，把有親密聯(lián)絡文件組合在一起，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必需立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。第十四條立卷時應編制好案卷目錄，把文件標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚，概括而簡練地擬好案卷標題，把案卷內(nèi)容表示出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢靠，無任何金屬物。第五章

檔案分類和編號第十五條檔案管理員應依據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提升級案利用率，確保檔案管理工作順利進行。第十六條檔案分類和編號規(guī)則，見附表。第六章

檔案保管工作第十七條企業(yè)本部及各子企業(yè)應有存放檔案專門庫房，庫房須含有防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條件，門窗應堅固牢靠。各部門依據(jù)保留檔案數(shù)量，設置存放檔案箱柜。第十八條歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，方便提供利用。依據(jù)企業(yè)檔案分類規(guī)則對檔案進行科學分類編號，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。庫存檔案必需圖物相符，帳物相符。第十九條檔案管理員要隨時檢驗檔案、卷宗內(nèi)容，發(fā)覺問題應立即上報綜合部責任人，關鍵問題應立即上報總經(jīng)理。要熟悉所負責檔案資料，了解利用者需求，掌握利用規(guī)律。要常常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整齊有序，醒目易找。第二十條檔案管理員要做好檔案流失防護工作，妥善保管，謹防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當事人涂改內(nèi)容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關人員進入檔案室，非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度，對檔案機密內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳輸或泄露內(nèi)容。第二十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時，依據(jù)給企業(yè)所造成損失大小，按要求對相關責任人進行處罰。第七章

檔案保管期限和密級第二十二條依據(jù)檔案內(nèi)容、起源、時間、可靠程度、名稱等方面來判別檔案價值，確定其保管期限和密級。第二十三條保管期限

文件保留期限除政府相關法令或本企業(yè)其它規(guī)章特定者外，依下列要求辦理：

１、永久保留：(1)企業(yè)章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產(chǎn)全部權狀及其它債權憑證；(8)工程設計圖；(9)規(guī)章制度；(10)其它經(jīng)核定須永久保留文書。

２、保留：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其它經(jīng)核定須保留文書。

３、5年保留：(1)期滿或解除之合約；(2)其它經(jīng)核定保留5年文書。

４、1年保留：結案后無長久保留必需者。第二十四條檔案密級企業(yè)檔案文書分絕密、機密、密、一般四個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不一樣劃分不一樣密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權限。

１、“絕密”文書含：相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金協(xié)議、相關財務往來文件、和其它經(jīng)濟組織合作協(xié)議及其它經(jīng)核定為絕密文書。

２、“機密”文書含：企業(yè)各類經(jīng)濟協(xié)議、人事檔案、用戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、企業(yè)章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產(chǎn)全部權及其它債權憑證、關鍵工作計劃、關鍵會議紀要。

３、“密”文件含：企業(yè)有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

４、“一般”文件含：部門工作聯(lián)絡單、企業(yè)內(nèi)部發(fā)文、企業(yè)宣傳資料、各部門在各項活動中形成含有參考價值文件、材料。第八章

檔案借閱管理措施第二十五條凡需借閱企業(yè)檔案者，均須填寫檔案調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能調(diào)閱。第二十六條借閱檔案密級和領導簽批企業(yè)各部門因工作需要，借閱本部門業(yè)務檔案須經(jīng)本部門領導同意，機密級以上檔案必需經(jīng)總經(jīng)理同意后，方可借閱。借閱非本部門業(yè)務檔案須經(jīng)分管領導同意，機密級以上檔案必需經(jīng)總經(jīng)理同意許可，方可借閱。借閱企業(yè)人事、財務檔案須經(jīng)總經(jīng)理同意，方可借閱。第二十七條借閱檔案必需嚴格推行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并統(tǒng)計檔案借閱信息。借閱檔案者應珍惜檔案，確保檔案完整性，不得私自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經(jīng)綜合部責任人同意。歸還檔案要進行檢驗、清點，經(jīng)檢驗無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)覺遺失或損壞，應立即匯報主管領導。逾期不還者，檔案管理員要立即催還。第二十八條企業(yè)檔案只供本企業(yè)職員在調(diào)閱當日即時查閱，通常不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部責任人同意后能夠短期外借，一般檔案借閱期為七天，密級檔案為三天；機密級以上檔案不許外借，而且必需在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調(diào)閱期限，應按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證實，并經(jīng)總經(jīng)理同意，方可查閱無密級檔案。第二十九條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將依據(jù)檔案價值和數(shù)量報企業(yè)領導同意后，責令其賠償損失。借閱者必需嚴守企業(yè)機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；因為泄漏機密而給企業(yè)造成損失者，將按要求對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。第九章

檔案銷毀第三十條綜合部檔案室每十二個月對企業(yè)檔案進行一次清理，清除無須要保留資料，對破損和褪色資料進行修補和復制。第三十一條對已失去作用或已超出保管期限檔案資料，經(jīng)綜合部責任人和檔案形成部門經(jīng)理共同判定，報分管領導審核，總經(jīng)理同意，并進行登記造冊后按要求給予銷毀。第三十二條銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保留。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒方法，嚴禁將要銷毀文件作為它用，或作廢紙出售。第十章

罰

則第三十三條有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給100元－5000元罰款處理，若組成犯罪依法追究刑事責任：

１、毀損、丟失或私自銷毀企業(yè)檔案。

２、私自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案。

３、涂改、偽造檔案。

４、未立即上報歸檔或管理不善檔案管理者。

５、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。６、泄露企業(yè)檔案機密者。第十一章

附

則第三十四條本制度由綜合部負責解釋、補充，由企業(yè)總經(jīng)理同意實施。第三十五條各子企業(yè)應依據(jù)本制度，結合本單位實際情況，制訂具體實施細則。檔案分類和編號規(guī)則表類別細目名稱子目名稱檔案編號經(jīng)營決議決議、目標方案SMDC-J.JC-200計劃、計劃、統(tǒng)計分析SMDC-J.JH-200行政管理規(guī)章制度SMDC-X.GZ-200行政事務通知SMDC-XXTZ-200會議紀要SMDC-XXJY-200文秘、機要保密工作SMDC-XXWM-200其它綜合性行政事務SMDC-XXZH-200法律事務企業(yè)證照批文SMDC-XFZP-200行政辦公協(xié)議SMDC-XFXZ-200項目批文批件SMDC-XFPW-GYGC0設計類協(xié)議SMDC-XFSJ-GYGC0工程類協(xié)議SMDC-XFGC-GYGC0營銷類協(xié)議SMDC-XFYX-GYGC0銷售協(xié)議SMDC-XFXS-GYGC0.16項目其它協(xié)議SMDC-XFQT-GYGC0人事管理人員管理SMDC-XRRY-200教育培訓SMDC-XRJY-200勞動調(diào)配，勞資、勞保SMDC-XRLD-200檔案和信息管理SMDC-X.XX-200后勤福利SMDC-X.FL-200外聯(lián)工作SMDC-X.WL-200設備儀器SMDC-X.SB-200財務管理會計憑證SMDC-C.PZ-******-******會計帳簿SMDC-C.ZB-******-******會計報表SMDC-C.BB-******-******其它會計核實資料SMDC-C.QT-******-******營銷管理調(diào)查分析SMDC-Y.DC-200策劃、廣告SMDC-Y.CH-200銷售管理SMDC-Y.XS-200工程管理工程管理圖紙資料施工圖（土建）SMDC-GTSG-GYGC08TJ施工圖（結構）SMDC-GTSG-GYGC08JG施工圖（水電）SMDC-GTSG-GYGC08SD施工圖（暖通）SMDC-GTSG-GYGC08NT施工圖（景觀）SMDC-GTSG-GYGC08JG施工圖（裝修）SMDC-GTSG-GYGC08ZX施工圖（綜合管線）SMDC-GTSG-GYGC08GX施工圖（其它）SMDC-GTSG-GYGC08QT計劃圖及相關項目圖紙資料SMDC-GTGH-GYGC08TZ計劃圖及相關項目文字資料SMDC-GTGH-GYGC08WD勘探測繪資料SMDC-GTCH-GYGC0完工圖SMDC-GTJG-GYGC0.05建設資料勘察、測繪、設計文件SMDC-GJCH-GYGC0招投標文件SMDC-GJZB-GYGC0財務文件SMDC-GJCW-GYGC0建設、施工、監(jiān)理機構及責任人SMDC-GJZZ-GYGC0工程聯(lián)絡單SMDC-GJLX-GYGC0通知SMDC-GJTZ-GYGC0工程會議紀要SMDC-GJJY-GYGC0設計（工程）變更單SMDC-GJBG-GYGC0.11審圖意見SMDC-GJST-GYGC0經(jīng)濟簽證SMDC-GJQZ-GYGC0技術洽商單SMDC-GJJS-GYGC0質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督意見書SMDC-GJZJ-GYGC0內(nèi)部文件簽報單SMDC-GJQB-GYGC0建設主管部門下發(fā)文件SMDC-GJZG-GYGC0招標中心來文SMDC-GJZL-GYGC0設計部來文SMDC-GJSL-GYGC0其它SMDC-GJQT-GYGC0施工資料樁基工程SMDC-GSZJ-GYGC0主體工程SMDC-GSZT-GYGC0門窗工程SMDC-GSMC-GYGC0電梯工程SMDC-GSDT-GYGC0消防工程SMDC-GSXF-GYGC0外墻保溫SMDC-GSBW-GYGC0外墻面磚SMDC-GSMZ-GYGC0外墻涂料SMDC-GSTL-GYGC0幕墻工程SMDC-GSMQ-GYGC0電氣工程SMDC-GSDQ-GYGC0給水工程SMDC-GSGS-GYGC0道排工程SMDC-GSDP-GYGC0暖通工程SMDC-GSNT-GYGC0燃氣工程SMDC-GSRQ-GYG