如何完善企業(yè)合同管理每個企業(yè)都會有很多合同，大的有投融資合同、收購并購合同、框架合作合同等，小的有日常業(yè)務(wù)合同、勞動合同、租房合同、辦公用品購買合同、租賃合同等。合同管理制度的完善能夠促進企業(yè)的經(jīng)濟效益、防止訴訟發(fā)生，發(fā)揮著不可替代的作用。然而，很多企業(yè)對合同的管理往往不夠重視。我們經(jīng)常會看到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者們往往只關(guān)注合同管理的其中一部分，比如有些只重視簽合同的過程，履行時卻忘記依據(jù)合同條款進行就扔在一邊；有些重視合同簽署前的談判，至于合同文本上是否表達了談好的要點卻被忽略；還有一些企業(yè)認為合同履行完了就沒有用了，不進行歸檔管理；甚至有的企業(yè)不簽署合同，認為都是熟人，有口頭約定就好了。正是因為這些企業(yè)沒有對合同管理加以足夠的重視，或者雖然重視了但沒有細致到每一個環(huán)節(jié)，導(dǎo)致合同不但沒有給企業(yè)創(chuàng)造利潤，反而增加了企業(yè)的糾紛，甚至產(chǎn)生訴訟。所以，筆者建議企業(yè)要全方面的對合同進行管理，發(fā)揮合同給企業(yè)帶來利潤、促進企業(yè)合規(guī)、反映企業(yè)動向的各種作用。今天本文就分四步談一下企業(yè)合同管理。一合同簽署前1確定簽署合同的目的簽署每一個合同都有它的目的，在簽署合同之前必須明確這個目的是什么，圍繞這個目的才能集合企業(yè)各個部門的力量來對這份合同做準(zhǔn)備工作。2審查合同對方主體資信現(xiàn)代社會是陌生人的社會，企業(yè)往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前，要對對方的資信進行調(diào)查。（1）請對方自行提供自身基本情況，如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等企業(yè)證照。（2）必要的話，要求對方到工商局、稅務(wù)局、銀行等開具其企業(yè)的最新檔案信息。（3）核查對方是否具有將要合作業(yè)務(wù)的資質(zhì)或許可。例如要委托對方進行建設(shè)施工，則要核查是否具有相關(guān)施工資質(zhì)；要加盟對方的連鎖項目，則要核查是否具有特許經(jīng)營資質(zhì)。（4）調(diào)查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。（5）在簽署重大合同時，企業(yè)應(yīng)聘請獨立財務(wù)、法律服務(wù)團隊進行專業(yè)的盡職調(diào)查，如果調(diào)查結(jié)果不理想則應(yīng)取消合同的簽署計劃。企業(yè)切勿不可因前期資信調(diào)查費時費力或聘請專業(yè)服務(wù)團隊費用高而不進行該項工作。如果調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)交易對象確有資信瑕疵，做了資質(zhì)調(diào)查對企業(yè)而言只是耗費了相應(yīng)成本，沒做調(diào)查簽署了合同損失可就遠遠不止如此了。二合同簽署時（4）當(dāng)面簽署或安排簽署見證人。筆者建議最好雙方在場條件下通時簽署合同，避免其中一方簽署完成寄送給對方，而對方卻不簽署回寄也不說明情況，這時已經(jīng)簽署的一方將會比較被動。另外，由于自然人簽字無法辨別真?zhèn)?，故建議當(dāng)面簽署或安排見證人，以能夠當(dāng)面核實自然人身份防止發(fā)生代簽的情況。三合同履行時合同簽署完成后應(yīng)交由專人保管，并嚴(yán)格按照合同約定開始履行。合同的履行需要注意以下問題：1、簽署合同后，應(yīng)及時將原件交給存檔部門存檔，并由合同執(zhí)行的負責(zé)人留存合同副本，以便隨時查閱合同并按照合同約定內(nèi)容履行合同。2、合同執(zhí)行負責(zé)人督促企業(yè)各部門推進合同履行進度，例如作為建設(shè)施工合同的發(fā)包方，既要及時提供設(shè)計圖紙、控制施工節(jié)點又要按時付款、及時驗收。在保證自身如約履行的情況下，也要按照合同約定的節(jié)點確認對方是否及時履約，如對方?jīng)]有按照合同約定履行義務(wù)，則要及時行使合同履行的三種抗辯權(quán)（同時履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)及不安履行抗辯權(quán)），以保證自身不會因單方繼續(xù)履行而產(chǎn)生更多的損失。3、合同履行過程中若出現(xiàn)履行障礙應(yīng)及時通知對方，并協(xié)商處理方式。很多時候合同履行出現(xiàn)障礙及時通知了對方可避免造成嚴(yán)重損失甚至不產(chǎn)生損失，而不及時通知對方則會造成根本違約。如買賣合同的賣方，因自身貨源不足無法供貨，及時通知對方后，對方可尋找其他賣家，但若臨近交貨期，則對方?jīng)]有時間再更換賣家，最終影響買家使用造成嚴(yán)重違約后果。4、合同履行過程中注意使用約定的聯(lián)系方式，對于對方的通知、變更也要核實是否是約定人員、約定地址發(fā)出。5、合同履行過程中若出現(xiàn)對方違約，應(yīng)及時采取救濟手段，進行催促或提起法律救濟程序，以免超過時效。四合同履行后合同履行后，應(yīng)對合同進行妥善的歸檔、保管并對合同進行登記、分析。1.合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個合同至少應(yīng)留存兩份原件，并分別放置兩個地方獨立留存。2.合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記應(yīng)至少包括對方主體信息、主要項目內(nèi)容、本企業(yè)合同負責(zé)人、對方合同負責(zé)人、主要權(quán)利義務(wù)履行期限、付款節(jié)點、收款節(jié)點、涉及資產(chǎn)購買的還應(yīng)進行資產(chǎn)登記。3.合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。日后非必須使用原件時，查詢電子版本即可。4.建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應(yīng)包括客戶主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)成交過程中的重點注意事項等，為日后客戶回訪及老客戶維護提供信息支持。5.建立客戶評價系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同，請客戶對本企業(yè)進行評價，以收集自身企業(yè)在合作過程中的不足，并進行對應(yīng)的完善改進工作。6.定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經(jīng)紀(jì)公司中，可以按照藝人進行分類，這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務(wù)收支情況、經(jīng)紀(jì)事務(wù)發(fā)展情況，給每一個藝人團隊的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持；可以按照業(yè)務(wù)類型分類，這樣可以匯總公司的版權(quán)收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考；還可以按照經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)來源分類，這樣可以看出業(yè)務(wù)的來源是哪里，能夠促進銷售體系的完善。根據(jù)每個企業(yè)情況的不同，可以靈活的、多維度的進行匯總、分析，通過合同來反映企業(yè)的經(jīng)營狀況進而調(diào)整公司經(jīng)營策略。合同簽署、履行分為四步驟，