成品油采購管理制度（討論稿）高速能源銷售公司油品采購管理制度（討論稿）第1章總則第1條目的為加強成品油采購管理的標準化與規(guī)范化，達到降本增效、控制風(fēng)險的目的，特制定本制度。第2條適用范圍高速能源銷售公司各職能管理崗位和所屬相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。第3條采購管理關(guān)鍵節(jié)點成品油采購管理，主要包括采購計劃、詢比價機制、采購審批、購銷協(xié)議簽履、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫運維、成本管控與經(jīng)營分析六大關(guān)鍵節(jié)點。第2章機構(gòu)職責(zé)第4條經(jīng)營管理部為高速能源銷售公司油品采購業(yè)務(wù)執(zhí)行主體，高速能源銷售公司價格委員會為油品采購項目的審批主體，價委會成員由集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)、能源管理部部長、集團公司紀檢派駐人員、銷售公司總經(jīng)理、銷售公司分管采購副總經(jīng)理組成。第5條經(jīng)營管理部負責(zé)與供應(yīng)商和客戶談判交易信息，包括但不限于：油品品名、油品數(shù)量、成交價格、交付期限、物流方式、運輸損耗約定、付款方式等相關(guān)信息，并發(fā)起業(yè)務(wù)流程。第6條經(jīng)營管理部負責(zé)合同審批單、合同、合同補充/終止協(xié)議、通知類單據(jù)、物流量單、結(jié)算函等編制及跟進審批，并收集相關(guān)原件。第7條經(jīng)營管理部負責(zé)溝通和解決各類異常情況，包括但不限于：交貨期變更、交付地點變更、開票/收款逾期、價格/數(shù)量變更、系統(tǒng)異常、協(xié)助現(xiàn)場數(shù)質(zhì)量事件等。第8條經(jīng)營管理部負責(zé)執(zhí)行信息的確認，業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各類費用的核定。第9條經(jīng)營管理部負責(zé)取得執(zhí)行過程中單據(jù)的收集、整理和歸檔。第10條經(jīng)營管理部負責(zé)接受高速能源銷售公司的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第11條經(jīng)營管理部負責(zé)跟蹤業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程、建立業(yè)務(wù)臺賬，每日更新業(yè)務(wù)執(zhí)行動態(tài)數(shù)據(jù)，并分享相關(guān)人員。第3章油品采購工作原則第12條詢比價原則成品油每批次采購，必須有三家（含）以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、配送服務(wù)、付款賬期等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格及成交量。第13條合同會簽原則與供應(yīng)商簽訂的《油品購銷合同》，必須建立經(jīng)銷售公司價格委員會對詢比價結(jié)果討論決定后，經(jīng)銷售公司總經(jīng)理審核，方可簽約。第14條職責(zé)分離原則經(jīng)營管理部人員不得參與成品油入庫、入站的驗收；驗收過程中發(fā)生的質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由調(diào)運配送、數(shù)質(zhì)量管理人員根據(jù)合同要求及有關(guān)標準與供應(yīng)商協(xié)商完成。第15條成本優(yōu)化原則經(jīng)營管理部隨時收集市場價格，建立供應(yīng)商信息檔案，了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。第16條廉潔自律原則經(jīng)營管理部人員嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；增強法制觀念，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手索要錢物；維護企業(yè)利益，提高采購質(zhì)量，降低采購成本；不因自身工作失誤給公司造成重大損失。第4章油品采購計劃與實施第17條油品采購申請（要貨計劃）集團公司所屬各分公司應(yīng)將本轄區(qū)服務(wù)區(qū)加油站要貨計劃進行匯總后傳遞至高速能源銷售公司片區(qū)總體要貨計劃，便于高速能源銷售公司參照執(zhí)行采購業(yè)務(wù)。第18條油品采購計劃高速能源銷售公司采購管理人員根據(jù)各服務(wù)區(qū)加油站提供的油品采購要貨計劃和集團公司能源管理部加油站銷量統(tǒng)計報表情況，結(jié)合市場需求與經(jīng)營變化，整理匯總本階段的采購計劃。第19條油品供應(yīng)商詢比價高速能源銷售公司采購管理人員應(yīng)向成品油供應(yīng)商名錄成員發(fā)送《詢價函》對所需油品詢價，并對油品供應(yīng)商進行油品質(zhì)量、成本分析、交貨事項、后續(xù)服務(wù)進行綜合評估，擬定《成品油詢比價匯總分析表》報銷售公司價格委員會審議后確定中標供應(yīng)商，并簽訂《油品購銷協(xié)議》。第20條詢比價機制1.集中報價，最低價采購原則，即最低價中標，次低價可議價中標。根據(jù)采購計劃向供應(yīng)商名錄以報價函形式進行詢價。第5章油品購銷合同第21條油品購銷合同審批油品購銷合同由經(jīng)營管理部專人發(fā)起購銷合同審批表，報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批后簽履。第22條組織油品采購經(jīng)營管理部人員根據(jù)批準的《油品購銷合同》實施采購。第6章油品購銷合同追蹤管理第23條追蹤過程《油品購銷合同》發(fā)出后，經(jīng)營管理部調(diào)運專員需要追蹤訂單執(zhí)行情況直至油品到庫（站），交由數(shù)質(zhì)量管理崗組織油品驗收入庫工作。第24條訂單追蹤要求經(jīng)營管理部調(diào)運專員全面統(tǒng)籌安排所負責(zé)的各類油品購銷合同的追蹤工作，不可遺漏。第25條突發(fā)事件處理審批《油品購銷合同》的取消、違反合同以及其他未規(guī)定處理規(guī)范的問題的處理方案應(yīng)由銷售公司總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。第7章油品采購結(jié)算管理第26條油品采購付款1.油品采購過程結(jié)束，由供需雙方確認驗收數(shù)質(zhì)量后，高速能源銷售公司經(jīng)營管理部采購結(jié)算崗填寫《成品油采購付款申請單》。2.銷售公司總經(jīng)理、分管采購業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理、經(jīng)營管理部部長需對《成品油采購付款申請單》進行審核，并簽字確認。3.財務(wù)管理部根據(jù)按規(guī)定權(quán)限批準的《成品油采購付款申請單》進行統(tǒng)一付款，并將付款憑證與結(jié)果通知高速能源銷售公司經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)專員，采購業(yè)務(wù)專員應(yīng)及時與油品供應(yīng)商核實油款到賬情況。5.采購油品需要預(yù)付貨款時，經(jīng)營管理部在簽訂《油品購銷合同》前應(yīng)核查供應(yīng)商的信用情況，由采購結(jié)算崗填制《成品油采購付款申請單》（須備注為：預(yù)付款），交銷售公司財務(wù)部門審核，按規(guī)定權(quán)限報批后統(tǒng)一付款。第27條財務(wù)記賬1.財務(wù)管理崗審查發(fā)票，入庫單據(jù)，合同，三單匹配后核對價格、數(shù)量、金額、并進行發(fā)票校驗，并由不相容崗位人員對會計憑證進行復(fù)核。2.經(jīng)營管理部與銷售管理部至少每月核對一次預(yù)付款和應(yīng)付貨款，確保金額準確無誤。3.月末結(jié)賬時，高速能源銷售公司經(jīng)營管理部須檢查油品的在途情況，經(jīng)經(jīng)營管理部部長、分管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理、總經(jīng)理審核后報備財務(wù)管理部。（月末在途情況表）第8章油品供應(yīng)商管理第28條油品供應(yīng)商考察油品供應(yīng)商考察包括以下幾個方面：供應(yīng)商信息收集、“供應(yīng)商基本資料表”填寫、供應(yīng)商接洽、供應(yīng)商問卷調(diào)查、樣品鑒定、提出供應(yīng)商調(diào)查申請。第29條油品供應(yīng)商考察原則油品供應(yīng)商考察的基本原則是“Q.C.D.S”原則，也就是質(zhì)量（Q）、成本（C）、交付（D）與服務(wù)（S）并重的原則。第30條油品供應(yīng)商庫準入管理油品供應(yīng)商準入應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)與條件，并經(jīng)過高速能源銷售公司供應(yīng)商評審委員會評審，達到準入要求后劃入成品油供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫。第31條油品供應(yīng)商日常管理高速能源銷售公司需對油品供應(yīng)商日常數(shù)質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等表現(xiàn)情況進行記錄，并定期對油品供應(yīng)商進行考核與評價，填報《成品油供應(yīng)商QCDS綜合分析表》。第32條油品供應(yīng)商分級管理1.高速能源銷售公司負責(zé)組織供應(yīng)商的年度評價，確保所采購油品的數(shù)質(zhì)量、交貨期、配送服務(wù)等滿足規(guī)定要求。年度評價是指以年度為周期對供應(yīng)商進行綜合評估。2.油品供應(yīng)商分級管理根據(jù)供應(yīng)商業(yè)績和QCDS綜合考核評估進行分級，劃分為A級（優(yōu)秀）、B級（良好）、C級（達標）、D級（不合格）。第33條油品供應(yīng)商檔案管理高速能源銷售公司負責(zé)建立《油品供應(yīng)商管理檔案》，并負責(zé)日常數(shù)據(jù)維護。并及時更新檔案數(shù)據(jù)，更新周期至少每年一次。第9章油品購銷合同管理第34條職責(zé)劃分1.高速能源銷售公司負責(zé)采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益。2.集團公司相關(guān)部門負責(zé)參與合同條款的審查，并按照審查意見修改后形成格式合同。3.高速能源銷售公司總經(jīng)理負責(zé)油品購銷合同簽訂工作的批準。4.高速能源銷售公司經(jīng)營管理部負責(zé)合同原件的保管。第35條合同內(nèi)容油品購銷合同的簽訂必須對象必須是油品供應(yīng)商考察入庫油品供應(yīng)商，合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。第36條合同審批管理油品購銷合同應(yīng)由專人負責(zé)擬定合同草案，并由財務(wù)部門、法律部門對相關(guān)條款進行審查并出具審查意見，交由分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，由集團公司審核后方能成為制式合同。第37條合同簽訂油品購銷合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。油品購銷合同必須與供應(yīng)商法定代表人或其授權(quán)人簽署，并加蓋單位合同專用章后生效。第38條合同履行采購管理崗應(yīng)嚴格按照油品購銷合同的要求，與供應(yīng)商建立合作關(guān)系，及時與油品供應(yīng)商發(fā)生采購業(yè)務(wù)。數(shù)質(zhì)量管理崗應(yīng)根據(jù)油品購銷合同做好油品入庫驗收交接工作。當所購油品不符合合同所約定的數(shù)質(zhì)量要求時，應(yīng)積極聯(lián)系相關(guān)油品供應(yīng)商進行處理。第39條合同終止油品購銷=合同簽訂自簽訂之日起至供貨結(jié)束。有下列情形之一者，視為合同終止。1.因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。2.因市場環(huán)境或需求的變化，一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。3.出現(xiàn)違背合同條款的狀況。4.逾期沒有履行合同約定的情況。5.發(fā)生符合合同條款中合同解除的事項。第10章油品采購成本控制第40條油品采購成本控制定義油品采購成本控制包含對采購申請、計劃、詢價、談判、合同簽訂、采購訂單、物資入庫、貨款結(jié)算等采購作業(yè)全過程的控制。第41條油品采購成本管控的關(guān)鍵節(jié)點1.確定最優(yōu)的采購價格。2.確定合理的采購訂貨量。3.確定合適的交貨和付款方式。第11章油品經(jīng)營活動與分析第42條高速能源銷售公司經(jīng)營管理部至少每月檢查采購合同履行和驗收情況，合同執(zhí)行完畢及時核銷，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，由經(jīng)營管理部部長提出處理意見報分管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后解決。第43條高速能源銷售公司經(jīng)營管理部應(yīng)當每月對油品采購情況進行統(tǒng)計分析，形成當月采購成本分析報告。第12章附則第44條