溝通、協(xié)商與信息交流控制程序1目的規(guī)范質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全方面內(nèi)外信息的溝通、協(xié)商與交流，以促進(jìn)人員充分參與、增進(jìn)理解、協(xié)調(diào)行動，達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。2適用范圍適用于顧客、員工和相關(guān)方在參與公司質(zhì)量、環(huán)境、職'也健康安全管理體系實(shí)施過程中，相關(guān)信息的收集、溝通與協(xié)商、交流、反饋和處理。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)建立溝通、協(xié)商與信息交流渠道，主持生產(chǎn)經(jīng)營重要信息的溝通、協(xié)商與交流。3.2分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織日常信息的溝通、協(xié)商與交流，信息處理意見的審核和實(shí)施落實(shí)情況督查。3綜合管理部負(fù)責(zé)組織員工溝通、協(xié)商與信息交流，信息處理及反饋的督辦。4各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的溝通、協(xié)商與信息的收集、傳遞、處理和反饋。4程序1溝通與協(xié)商的方式及內(nèi)容4.1.1內(nèi)部溝通與協(xié)商的方式及內(nèi)容序號*礴主要內(nèi)容溝a時(shí)間部門人員1董事會會議上年度經(jīng)營目標(biāo)完成情況、本年度經(jīng)營工作i伐域?qū)ｍ?xiàng)鰻叫等每年第一季董事、高管人員等2員工大會上季度經(jīng)營目標(biāo)完成情況、本季度經(jīng)營工每季度第一月領(lǐng)員工3總經(jīng)理辦公會本月工作完成情況、下月工作站建每月最后一周人員、部1'羥4專項(xiàng)協(xié)調(diào)會專項(xiàng)工作的實(shí)施安排、責(zé)任人的分工及實(shí)艘幡酬假責(zé)任部門相對江5專題評審會對某項(xiàng)特定工作的實(shí)施關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重要節(jié)適時(shí)相關(guān)責(zé)任A微荀感員工點(diǎn)及最終結(jié)果的評審，環(huán)境因數(shù)識別及危險(xiǎn)源辨識、網(wǎng)期評價(jià)、安全環(huán)保方針目標(biāo)及控制睹施的的評審；事件的調(diào)查與分析，職業(yè)健康安全事務(wù)的協(xié)商等。儲囹聯(lián)員工6企業(yè)文化活動專題業(yè)務(wù)研討、經(jīng)驗(yàn)交流、文體健身、質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全事招不賴相關(guān)責(zé)任部門虹僚謝聯(lián)員工7內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄企'恢化舌動物聯(lián)M息不頓員工8口頭、電子媒介工作實(shí)施中的某特定的信息值機(jī)樹鎖ffiA觥員工1.2顧客溝通的方式及內(nèi)容溝通主要內(nèi)容/蠅寸間組僦參與部n勤隊(duì)員1項(xiàng)目實(shí)施協(xié)調(diào)會項(xiàng)目姚珊虹作要求實(shí)施前及實(shí)ma?分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)2項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場的檢查項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全及環(huán)保的實(shí)施情況嫌和分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)責(zé)3項(xiàng)目實(shí)施情況的口頭報(bào)告項(xiàng)H階段性實(shí)施情況的報(bào)告及建議嫌和分管領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目紛里4顧客約談項(xiàng)目階段性實(shí)施工作要求sw燉部】分管領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目例5客戶懇談會客戶發(fā)包的項(xiàng)目及苗木產(chǎn)銷實(shí)施情況的報(bào)告、征詢顧客對產(chǎn)品實(shí)施及售后服務(wù)的意見每年至少.次市勵(lì)發(fā)用域苗木銷售部門分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)責(zé)ttA6書面材料業(yè)務(wù)工作聯(lián)系函、請示或報(bào)告、顧客滿意度調(diào)查、顧客意見處理單定期和不定期實(shí)踴門相關(guān)責(zé)任人7公司網(wǎng)站等電工忸施中的某強(qiáng)端息相關(guān)責(zé)任人厥A員子媒介4.1.3相關(guān)方溝通與協(xié)商的方式及內(nèi)容溝通主要內(nèi)容溝a時(shí)間組緲滲與部門參力隊(duì)員1分包訂單或分包協(xié)議公司產(chǎn)品和服務(wù)的分包內(nèi)容及要求，安全環(huán)保的控制及要求、職業(yè)健康安全事務(wù)的蝌熠用項(xiàng)目責(zé)似2協(xié)調(diào)會項(xiàng)目實(shí)施安排及工作要求和職業(yè)健康安全螂勺協(xié)商等。。實(shí)施前及實(shí)或螂門項(xiàng)目責(zé)ttA3約談項(xiàng)目實(shí)施中的專項(xiàng)工作要求或?qū)ｍ?xiàng)工作落青況的反饋及建議酬以蠟的項(xiàng)目貴ttA4整改通知書項(xiàng)目實(shí)施問題整改的要求，整改和落實(shí)情岫勺反饋漸羽醐'1項(xiàng)目責(zé)以5公司網(wǎng)站等電子媒介工作實(shí)施中的特海定的信息醐期螂門項(xiàng)目責(zé)以.2信息的分類及交流方式.2.1內(nèi)部信息的分類⑴體系運(yùn)行信息：包括管理方針、目標(biāo)、指標(biāo)、方案、不符合、內(nèi)審和管理評審、糾正與預(yù)防措施等信息。⑵產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)信息：業(yè)務(wù)拓展、產(chǎn)品開發(fā)、業(yè)務(wù)實(shí)施任務(wù)書、設(shè)計(jì)策劃、施工（養(yǎng)護(hù)、生產(chǎn)）實(shí)施方案，產(chǎn)品及過程監(jiān)視測量、不合格品。⑶環(huán)境與職業(yè)健康安全信息：重要環(huán)境因素、重大危險(xiǎn)源、環(huán)境和職業(yè)健康安全績效監(jiān)測、事件等信息。⑷資源配置信息：固定資產(chǎn)添置與維修、人力資源配置及培訓(xùn)、績效考核、勞動保護(hù)、資金安排等信息。⑸其他信息：企業(yè)文化建設(shè)、員工及其代表關(guān)注的職業(yè)健康安全問題、員工合理化建議與經(jīng)驗(yàn)交流、常規(guī)報(bào)表和通報(bào)等信息。2.2外部信息的分類⑴顧客要求信息：合同訂單、與顧客溝通、顧客投訴及抱怨等信息。⑵相關(guān)方信息：上級或地方主管部門的規(guī)定、要求、指示，供方、分包方及相關(guān)方的業(yè)務(wù)實(shí)施和專業(yè)管理工作、投訴及抱怨等信息。⑶法律法規(guī)信息：與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等信息。⑷其他信息：外部認(rèn)證審核、環(huán)境監(jiān)測、職業(yè)健康安全監(jiān)察及反饋的結(jié)果等信息。2.3信息的交流方式⑴內(nèi)部信息的交流方式：對于公司業(yè)務(wù)實(shí)施及管理工作的公共信息，主要通過公司會議、網(wǎng)站、公告欄等方式由綜合管理部定期或不定期的向員工進(jìn)行傳遞交流；對于業(yè)務(wù)實(shí)施及管理工作的專項(xiàng)信息，主要通過電子郵件及局域網(wǎng)、書面材料及口頭等方式由實(shí)施的職能部門向?qū)嵤┑南嚓P(guān)人員進(jìn)行傳遞交流。⑵外部信息的交流方式：對于公司產(chǎn)品與服務(wù)的公共信息，主要通過公司網(wǎng)站、光盤、媒體廣告、宣傳欄、畫冊、產(chǎn)品展銷會和產(chǎn)品推介會等方式，由業(yè)務(wù)的實(shí)施部門定期或不定期的向客戶、業(yè)內(nèi)人士和社會公眾進(jìn)行傳遞交流；對于公司產(chǎn)品與服務(wù)的專項(xiàng)信息是通過電子郵件、信函、傳真、書面材料和口頭交流等方式，由業(yè)務(wù)的實(shí)施部門適時(shí)向客戶、業(yè)務(wù)主管部門和業(yè)內(nèi)人士進(jìn)行傳遞交流;對于公司專業(yè)管理及業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，主要通過專業(yè)的書籍及報(bào)刊、媒體、參觀訪問、專題咨詢、書面材料、會議和講座等方式，由各部門適時(shí)進(jìn)行收集、傳遞與交流。3溝通、協(xié)商與信息交流的反饋及處理3.1溝通、協(xié)商與信息交流的記錄要求⑴溝通、協(xié)商與信息交流中形成的文字、音像材料、電子信息，由相關(guān)責(zé)任部門作為記錄予以備份和拷貝。⑵對以會議形式交流的信息，相關(guān)責(zé)任部門要落實(shí)專人，在《溝通、協(xié)商與信息交流會議記錄》中予以記錄。⑶對溝通、協(xié)商與信息交流中，需要限期處理的專項(xiàng)信息，由相關(guān)責(zé)任部門記錄在《顧客及相關(guān)方意見處理單》中。4.3.2溝通、協(xié)商與信息交流的處理及反饋,溝通、協(xié)商與信息交流記錄中、需要處理落實(shí)的信息，由相關(guān)責(zé)任部門按其要求進(jìn)行處理，實(shí)施糾正，及時(shí)予以反饋，并按《不合格品與持續(xù)改進(jìn)控制程序》的要求，提出糾正或預(yù)防措施，提交評審，組織實(shí)施及跟蹤驗(yàn)證，相關(guān)記錄記入中。4.4記錄保存下列表單由相關(guān)責(zé)任部門記錄與保存：a）《溝通、協(xié)商與信息交流會議記錄》b）《顧客及相關(guān)方意見處理單》c）《不合格品（不符合項(xiàng)）處置（整改）單》并按《記