檔案管理制度一、文書類檔案管理制度1、檔案的文件材料必須按年度立卷，凡公司內(nèi)部所有部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。立卷后的檔案全部集中到公司檔案室統(tǒng)一管理（工程部技術(shù)檔案、資產(chǎn)財務(wù)部會計檔案除外，自行管理）。2、公文承辦部門或承辦人應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結(jié)案后須及時交檔案員歸檔。經(jīng)辦人因工作變動或因故離職應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。3、檔案室工作的基本任務(wù)：①對公司文件的歸檔工作進行指導、監(jiān)督與檢查；②負責管理公司全部檔案，并提供利用。4、文件材料的收集工作①堅持部門收集、管理文件材料制度。公司各部門均應(yīng)在經(jīng)理直接負責的情況下，指定檔案員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。②如一項工作由幾個部門同時參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。③凡公司員工外出學習、考察、調(diào)查研究、參加各種會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員在核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后，資產(chǎn)財務(wù)部才能給與核報差旅費。④公司召開會議，會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后，資產(chǎn)財務(wù)部才能給與核報會議費。5、各部門檔案員職責：①了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。②認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料整理歸檔完畢，并向檔案室辦理好交接簽收手續(xù)。③若承辦人員借用文件材料，應(yīng)及時向領(lǐng)導請示得到同意后，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)后，方可借閱并按時收檔。6、歸檔范圍①重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。②上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。③公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。④公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。⑤反應(yīng)主要職能活動的報告、總結(jié)。⑥公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。⑦客戶及員工投訴材料。⑧公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。⑨公司干部任免的文件材料及員工獎勵、處分、辭退的文件材料。⑩公司員工職位變更、員工花名冊、錄用、轉(zhuǎn)正定級、培訓、績效等文件材料。?政府機關(guān)與公司聯(lián)系、協(xié)商工作的重要文件。?公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。7、平時歸卷要求①各部門必須建立健全平時歸檔制度。凡對處理完畢或批存的文件材料，有檔案員集中統(tǒng)一保管。②各部門凡收到政府職能部門的任何內(nèi)容的紅頭文件，都必須在該文件所指內(nèi)容辦理完畢后，及時將該文件移交檔案室或每月整理一次移交檔案室。各部門只留存該文件的復(fù)印件歸卷。③各部門應(yīng)根據(jù)本部的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”，“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。④公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或領(lǐng)導批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交本部檔案員處歸卷。⑤兼職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。8、立卷要求①為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由所有兼職檔案員配合，檔案室檔案員負責組卷、編目。②案卷質(zhì)量要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。③歸檔的文件材料種數(shù)、分數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。④在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的證件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨絕密文電立卷。⑤不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在批復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后的一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。⑥卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。⑦卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。⑧永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。⑨有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在“備考表”內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責?！皞淇急怼睉?yīng)放在卷尾。⑩案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。?案卷的裝訂要求和案卷各部分的排列格式：a.案卷裝訂--裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)將其裱好，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)印并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。b.案卷各部分的排列格式--軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入盒內(nèi)，置于檔案柜內(nèi)保存。9、借閱規(guī)定凡借閱檔案者，應(yīng)按規(guī)定填寫《檔案借閱登記表》，并由檔案室負責人審批報董事長批示后方可借閱。二、印鑒類檔案管理制度1、公司所有印鑒由辦公室統(tǒng)一管理（財務(wù)印鑒除外）。2、在沒有得到公司領(lǐng)導的批準下，公司各部門不得私自刻印、廢止任何代表公司或部門的印鑒。3、任何形式的簽章都必須由公司領(lǐng)導簽字同意方可操作，否則追究管理人員的責任。4、若有私藏印鑒不報或不在綜合檔案室備案的，將追究經(jīng)理責任。三、人事檔案管理制度1、人事檔案包括：求職表、畢業(yè)證書、職業(yè)資格證、身份證復(fù)印件、勞動合同、獎懲通報、任免文件、勞保統(tǒng)籌手續(xù)等。2、公司所有人事檔案由人力資源部集中統(tǒng)一管理。3、除指定人員外，未經(jīng)公司領(lǐng)導批示，任何人不得調(diào)閱相關(guān)人員資料。4、各部門招聘人員在該員工入職前必須將所有資料報人力資源部，否則不予承認。5、員工依據(jù)正常手續(xù)辦理完離職手續(xù)后，若有索要相關(guān)人事證明或檔案者，公司領(lǐng)導批準后由人力資源部出具。四、證照類檔案管理制度1、公司證照類包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證（包括C卡）、國稅地稅稅務(wù)登記證、法人代表證、收費許可證、衛(wèi)生許可證、文化經(jīng)營許可證、體育經(jīng)營許可證、煙