檔案管理制度模板1.前言本檔案管理制度模板文件，旨在規(guī)范和管理企業(yè)內(nèi)部的各種電子或紙質(zhì)檔案的創(chuàng)建、維護(hù)、使用、轉(zhuǎn)移、銷毀等行為。制度遵循國家法律法規(guī)和管理標(biāo)準(zhǔn)，以保證企業(yè)的檔案工作質(zhì)量，防止檔案丟失、損毀或被盜用。2.適用范圍本制度適用于本企業(yè)內(nèi)的所有電子或紙質(zhì)檔案，包括但不限于合同、協(xié)議、報(bào)告、證明、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)記錄等所有與企業(yè)經(jīng)營管理有關(guān)的信息檔案。3.基本原則檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循以下基本原則：3.1保密原則檔案管理工作要根據(jù)國家有關(guān)涉密規(guī)定，做好涉密檔案的管理。保護(hù)檔案的明文、形式、安全性，防止泄密。3.2完整原則檔案管理工作要保持檔案的完整性。確保檔案有關(guān)部門及管理人員真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并保證其完好無損、不丟失。3.3易查原則檔案管理工作要保證檔案查找和調(diào)閱的便捷性。故需對檔案進(jìn)行清單、目錄、索引編制和數(shù)字化管理，保證檔案及其信息能夠很快被找到。3.4便捷原則檔案管理工作要保證檔案和信息的存取便捷。給予管理部門和有權(quán)限的人員檔案信息的查詢、查看、使用和傳遞的便捷性，提高工作效率。4.檔案管理流程4.1檔案的創(chuàng)建所有檔案均需有明確的編號、命名規(guī)則，并編制檔案手冊。檔案保存時(shí)，需加蓋蓋章和存檔日期。4.2檔案的歸檔檔案應(yīng)按照編號、命名規(guī)則等規(guī)則歸檔。檔案宜以紙質(zhì)方式存入錄入檔案系統(tǒng)中。4.3檔案的維護(hù)檔案的維護(hù)是指維護(hù)檔案的完整性、安全性、準(zhǔn)確性等。檔案完成后，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)鎖定存儲設(shè)備和存儲環(huán)境，并記錄下相關(guān)維護(hù)信息。4.4檔案的使用在閱讀檔案時(shí)需防范檔案破損或丟失。閱讀完畢后應(yīng)立即返還檔案。已經(jīng)閱讀過的電子檔案需進(jìn)行記錄并進(jìn)行防刪除備份。4.5檔案的轉(zhuǎn)移檔案應(yīng)按照規(guī)定送達(dá)有權(quán)轉(zhuǎn)移的部門或領(lǐng)導(dǎo)。電子檔案發(fā)送前，需對檔案進(jìn)行壓縮或加密等保護(hù)措施。4.6檔案的銷毀檔案應(yīng)按規(guī)定時(shí)限或已達(dá)存檔期限來處理。檔案銷毀工作應(yīng)經(jīng)過負(fù)責(zé)人、安全人員、檔案管理員等人員的聯(lián)合簽字，以確認(rèn)銷毀的檔案真實(shí)、合規(guī)。5.檔案管理工具5.1紙質(zhì)文檔預(yù)約檔案管理系統(tǒng)通過對紙質(zhì)文檔進(jìn)行預(yù)約，以保證檔案的安全、完整、便捷，同時(shí)也方便了借閱者?？筛鶕?jù)借閱時(shí)間、檔案編號和借閱人員等方面進(jìn)行查詢。5.2檔案管理平臺檔案管理平臺將企業(yè)紙質(zhì)和數(shù)字化檔案管理進(jìn)行集成，便于檔案查找、借閱以及檔案內(nèi)容整合分析等，同時(shí)可以進(jìn)行用戶人員的權(quán)限控制，保證檔案的安全性。6.檔案管理考核企業(yè)要對檔案管理工作情況進(jìn)行定期抽查和考核，以提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。7.結(jié)論本制度的制定和執(zhí)行，對于企業(yè)的檔案管理工作將有積極的促