從管理學(xué)角度談圖書館部門管理中的信息溝通獲獎科研報告摘

要：隨著信息時代的來臨，網(wǎng)絡(luò)資訊的傳遞速度越來越快。人們在獲取知識時，不再像從前那樣只能去圖書館當(dāng)中查找，而是面臨著更多種選擇。在這種情況下，圖書館部門管理工作也面臨著創(chuàng)新與發(fā)展，必須采用有效措施提高各類信息的傳遞效率以及溝通質(zhì)量，從而適應(yīng)當(dāng)前社會對圖書館服務(wù)所提出的新要求。本文從管理學(xué)這一角度出發(fā)，對圖書館部門管理中的信息溝通策略進(jìn)行了專項研究，希望可以有效推動我國圖書館領(lǐng)域的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：管理學(xué)角度;圖書館;部門管理;信息溝通

一直以來，信息溝通在管理工作中都具有非常重要的作用。然而，隨著時代的發(fā)展與進(jìn)步，信息溝通方式和渠道都發(fā)生了翻天覆地的變化，信息傳遞速度已經(jīng)成為影響管理成效和溝通質(zhì)量的重要因素。這一點對于圖書館部門管理來說，更是如此。一方面由于在圖書館管理工作中，隨時隨地都會生成大量的管理信息，另一方面社會發(fā)展對圖書館管理工作提出了更高的要求。因此，有必要站在管理學(xué)這一角度，對圖書館部門管理中的信息溝通進(jìn)行系統(tǒng)化的研究。

1.在部門管理中加強情感溝通

首先，從管理學(xué)的角度來看，情感溝通是信息溝通中的重要組成部分，因為人的情緒與情感將直接影響人的行為。因此，圖書館部門管理者在日常工作中，要盡可能的在信息溝通的過程中融入情感溝通，在情感上多鼓勵部門員工，充分調(diào)動他們的工作積極性，使他們能夠在一種身心愉悅的狀態(tài)下開展本職工作;其次，在日常工作中，部門員工之間難免會出現(xiàn)一些工作的摩擦或者遇到一些工作上的難題，當(dāng)員工的情緒比較激動時，部門領(lǐng)導(dǎo)要及時與他們進(jìn)行情感溝通，了解事情的起因和經(jīng)過。在這個過程當(dāng)中，要始終保持著客觀公證的態(tài)度，動之以情，曉之以理，最終實現(xiàn)導(dǎo)之以行。只有通過這種情感上的溝通，才能使員工的激動情緒得以平復(fù)，更加理性的看待問題，從而使矛盾得到有效化解;另外，在圖書館部門管理工作中，部門管理者時常處在一種“兩難”境地的當(dāng)中。一方面要執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)交待的各項任務(wù)，另一方面還要樹立自己在部門中的威信。所以，在帶領(lǐng)門本部門成員完成工作任務(wù)時，切忌生硬命令，而是多從理解部門員工的角度出發(fā)，幫助大家有建立起全局意識，在部門內(nèi)部形成一股較大的凝聚力與向心力。只有這樣，大家才能群策群力，為了共同的目標(biāo)而努力。

2.滿足信息接收者個性化需求

任何方面的信息溝通，要想取得較好的溝通效果，都要充分考慮信息接收者的實際需求，尤其是他們的個性化需求。即使在發(fā)布同一個信息時，也要考慮不同個性的人的個性化需求。例如部門管理者在傳達(dá)某項工作指令時，也要根據(jù)不同氣質(zhì)類型的人，從適合對方的角度對工作指令加以闡釋，確保對方充分了解下一步工作內(nèi)容以及自身工作職責(zé)的重要性。在與部門員工溝通的過程中，對待那些具有抑郁特質(zhì)的人要做到言辭謹(jǐn)慎，善于傾聽;而對待那些容易沖動人則要對他們多加提醒，使他們能夠客觀冷靜的思考問題。只有這樣，才能將工作指令最大限度地傳達(dá)給每一位接收者，在部門工作中，充分發(fā)揮出每一個人的能力優(yōu)勢。這關(guān)的部門管理工作，自然會非常出色。

3.發(fā)揮出信息反饋的積極作用

在很多信息溝通的過程中，都存在不同程度的信息失真問題，從而造成信息接收者的誤解。這就需要在溝通的過程中建立起一種信息反饋機制，不論是信息的傳遞者還是接收者，都要及時將問題反饋出來，使其得到有效化解，才能減少誤解問題的發(fā)生。這種反饋機制可以是多種形式的，例如部門領(lǐng)導(dǎo)在與下屬進(jìn)行溝通時，為了確保信息的有效傳遞，可以詢問對方一些與自己所傳遞信息相關(guān)的問題，比如“你能理解嗎？”、“你明白我的意思嗎？”等等，通過對方的答復(fù)或者者動作、表情等信息，了解他們對信息的理解程度。只有這樣，才能使信息得到有效傳達(dá)，取得較好的溝通質(zhì)量。

4.部門信息溝通要講究溝通藝術(shù)

在圖書館部門管理中，尤其在信息溝通的過程中，必須講究溝通藝術(shù)，降低不切不利因素的干擾。例如信息發(fā)布者在表達(dá)方面存在障礙;信息傳遞者在傳送過程中存在某種程度的失真;信息接收者的知識層次和理解能力;信息傳遞環(huán)境以及時機等等。由此看來，在進(jìn)行信息溝通的過程中，干擾無處不在，要想降低這些干擾，具體可以采取以下方法：首先，部門管理者要善于傾聽。作為一個部門的管理者，要善于傾聽來自四面八方的聲音，對這些信息具有較強的靈敏性。但是，不要急于下某種結(jié)論，而是要從多個角度去考慮，篩選出正確信息，過濾掉不真實的信息，避免這些信息對部門工作造成干擾;其次，采用多元化的溝通方式。對于任何一個部門來說，只要能取得較好的溝通質(zhì)量，促進(jìn)工作效率的提升，究竟采用何種溝通方式并不重要。在日常工作中，部門領(lǐng)導(dǎo)也不斷豐富溝通方式，使非正式溝通和正式溝通互為替補，以便于部門領(lǐng)導(dǎo)及時獲取第一手材料，從而做出正確決策;最后，要把握好溝通時機。由于溝通是一種雙向互動的過程上，所以部門成員之間在進(jìn)行溝通時，要隨時觀察信息接收者的情況，避免因過早或過遲而影響到信息的傳送效果，從而對部門工作造成不利影響。

5.在信息溝通中引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化時代，信息溝通的方式和渠道變得愈加多元化。例如QQ、微信、E-mail等等。通過這些現(xiàn)代化技術(shù)的運用，可以簡化溝通環(huán)節(jié)，減少不利因素的干擾，從而促進(jìn)溝通質(zhì)量和溝通效率的全面提升。例如圖書館各個管理部門可以建立屬于本部門的微信群或者QQ群，方便部門領(lǐng)導(dǎo)者、部門員工之間隨時隨地進(jìn)行溝通;圖書館還可以對外開放官方溝通平臺，讀者可以利用這個平臺進(jìn)行意見反饋、問題咨詢、讀者交流以及進(jìn)行信息查詢，使讀者可以直接與圖書館進(jìn)行溝通，接近彼此之間的距離。同時，增加了讀者對圖書館的了解，對圖書館工作進(jìn)行監(jiān)督，促進(jìn)圖書館管理水平的