辦公信息系統(tǒng)電子文件柜01目標(biāo)服務(wù)對(duì)象構(gòu)成價(jià)值類型功能目錄03050204基本信息辦公信息系統(tǒng)指電子文件柜，電子會(huì)議和通信等。辦公設(shè)備一般包括計(jì)算機(jī)（硬件、軟件）、通信、文字處理和印刷等設(shè)備，計(jì)算機(jī)是核心。辦公信息系統(tǒng)涉及行為科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、計(jì)算技術(shù)和通信技術(shù)等學(xué)科。它是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，設(shè)備和資源（包括數(shù)據(jù)和軟件）是重要條件，但人是辦公的決定因素。它所處理的數(shù)據(jù)已從單一的文本數(shù)據(jù)發(fā)展到包括文本、語音、圖形、圖像、動(dòng)畫、視頻等的多媒體數(shù)據(jù)。在2000年11月的辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)上，有專家建議將辦公自動(dòng)化（OA）更名為辦公信息系統(tǒng)（OIS）。辦公信息系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專向和綜合業(yè)務(wù)管理和輔助決策的水平效果為目的的綜合性人機(jī)交互系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，指導(dǎo)思想是靈魂，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是基礎(chǔ)，信息資源是前提，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)是工具，系統(tǒng)管理和維護(hù)是保證，系統(tǒng)應(yīng)用是目的。目標(biāo)服務(wù)對(duì)象目標(biāo)服務(wù)對(duì)象辦公信息系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、傳遞、管理和處理等手段，為辦公人員提供信息服務(wù)，以提高辦公效率和辦公質(zhì)量，從而獲得經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。辦公信息系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，導(dǎo)致辦公組織機(jī)構(gòu)和工作方式以及辦公流程等方面的變革，對(duì)原有辦公人員的素質(zhì)提出了新的要求，同時(shí)也提供了許多新的就業(yè)機(jī)會(huì)。辦公信息系統(tǒng)的服務(wù)對(duì)象包括各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、一般管理人員、業(yè)務(wù)人員、秘書、操作員等。單位的高層領(lǐng)導(dǎo)主要用于進(jìn)行戰(zhàn)略決策，他們關(guān)心的是宏觀信息。部門領(lǐng)導(dǎo)在其部門的戰(zhàn)術(shù)決策上起關(guān)鍵作用，所關(guān)心的是本部門的管理信息。一般管理人員和業(yè)務(wù)人員分工處理各自的業(yè)務(wù)，進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和管理。秘書和操作員主要從事事務(wù)操作。類型類型按照辦公信息系統(tǒng)所能支持的最高層次，辦公信息系統(tǒng)可劃分為事務(wù)處理型、信息管理型和決策支持型三種。辦公信息系統(tǒng)也可以按其所服務(wù)的組織機(jī)構(gòu)劃分為若干層次，如政府辦公信息系統(tǒng)有中央部委、省市、地、縣等辦公信息系統(tǒng)之分；企業(yè)有總公司、分公司、工廠、車間等層次的辦公信息系統(tǒng)。各層次還可按功能劃分為若干子系統(tǒng)。辦公信息系統(tǒng)還可按行業(yè)的特點(diǎn)劃分為以下類型：(1)事務(wù)型：以文字處理和事務(wù)處理為主的辦公信息系統(tǒng)。如行文系統(tǒng)、訂單處理、民航訂票、編輯出版、圖書館等；(2)專業(yè)型：服務(wù)對(duì)象為種專業(yè)機(jī)構(gòu)，如律師、會(huì)計(jì)、審計(jì)事務(wù)所，設(shè)計(jì)院等；(3)案例型：以案例為主的辦公信息系統(tǒng)，如用于法院、公安、醫(yī)院等的辦公信息系統(tǒng)；(4)生產(chǎn)型：以生產(chǎn)管理為主，主要涉及生產(chǎn)的計(jì)劃、組織、指揮、控制等，而以經(jīng)營(yíng)管理為輔，或稱生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)型辦公信息系統(tǒng)；(5)經(jīng)營(yíng)型：以經(jīng)營(yíng)管理為主，主要涉及市場(chǎng)需求、供銷流通、預(yù)測(cè)決策、用戶服務(wù)等。構(gòu)成構(gòu)成OIS由六方面的要素構(gòu)成。1)辦公人員辦公人員是辦公信息系統(tǒng)的主體和中心：信息使用人員：管理人員、決策人員辦公業(yè)務(wù)人員：文秘、財(cái)務(wù)等人員系統(tǒng)服務(wù)人員：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)人員和數(shù)據(jù)錄入員。2)辦公機(jī)構(gòu)辦公實(shí)體所處的辦公組織。3)辦公制度和辦公例程辦公例程是指規(guī)范化的辦公過程和辦公程序。辦公過程的制度化和規(guī)范化對(duì)OAS有重要意義。在OIS建成之后，辦公制度和辦公例程又成為OAS中的必要組成部分。功能功能(1)辦公信息處理：包括日常辦公信息處理，業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)的定量化處理等。(2)文檔管理：公文的準(zhǔn)備、起草、審批、發(fā)布、下達(dá)、批轉(zhuǎn)、匯報(bào)，各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、文件、檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、查詢和處理等。(3)信息通信：利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化通信技術(shù)，使辦公室的各類信息能夠相互傳輸，以達(dá)到信息互通和共享的目的。(4)時(shí)程管理：辦公計(jì)劃、業(yè)務(wù)、會(huì)議的日程編排，工作文件的準(zhǔn)備，會(huì)議記錄大事記、備忘錄的落實(shí)等。(5)輔助辦公決策：為決策者提供辦公所需要的各種信息，并輔助辦公者的各項(xiàng)決策。價(jià)值價(jià)值節(jié)約管理成本，提升盈利能力通常的辦公型(或分布式)文件處理環(huán)境包括個(gè)人打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)以及多功能設(shè)備。在文件處理的相關(guān)環(huán)節(jié)中很容易產(chǎn)生浪費(fèi)，主要是因?yàn)樗恼鎸?shí)成本不易被感知并難以控制；文件處理的各種成本被分散計(jì)算到多個(gè)費(fèi)用中心，決策單元也非常分散，只有很少的企業(yè)會(huì)對(duì)此進(jìn)行集中控制。國(guó)際權(quán)威調(diào)研機(jī)構(gòu)ALLAssociatesGroup對(duì)福布斯全球上市公司2000強(qiáng)公司的實(shí)際文件管理耗費(fèi)調(diào)研結(jié)果表明，平均來說，企業(yè)要花費(fèi)其營(yíng)業(yè)額的6.1%在與文件有關(guān)的環(huán)節(jié)上。其中，文件輸出環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的成本（紙張、耗材、設(shè)備等）僅占文件處理總成本的10%左右，而與文件流轉(zhuǎn)和管理相關(guān)的成本（文件采集、分發(fā)、存儲(chǔ)、檢索、流轉(zhuǎn)、共享、歸檔等）則占總體成本的90%。這個(gè)比例相當(dāng)驚人，在管理精細(xì)化的過程中，這是一塊必須控制的成本領(lǐng)域，《華爾街日?qǐng)?bào)》分析師將文件處理費(fèi)用稱為企業(yè)“最后一項(xiàng)沒有審計(jì)的費(fèi)用”。辦公信息系統(tǒng)服務(wù)商提供的定制化的文件管理外包服務(wù)，可以幫助客戶有效管理這部分“沒有審計(jì)的費(fèi)用