年5月29日公司物資采購治理制度文檔僅供參考公司物資采購治理制度

一、釋義

(一)采購物資的分類

本制度所指采購物資分為三類:

A類,包括主要原料、公用工程、輔助原料等。

B類,包括設(shè)備、潤滑油、備品備件、工器具等。

C類,包括化學(xué)三劑、分析儀器及試劑等。

除上述物資外,其它物資的采購治理另文規(guī)定。

(二)與采購物資治理相關(guān)聯(lián)的二級單位的分類

1、需求使用單位

2、主管部門

3、采購部門

(三)物資需求(采購)計(jì)劃的分類

1、月度物資需求計(jì)劃

2、緊急物資需求計(jì)劃

(四)采購的方式分類

1、招標(biāo)采購

2、固定廠商、長期報(bào)價(jià)采購

3、即時(shí)詢價(jià)采購

(五)采購部門和計(jì)劃部門的劃分

1、A類、B類物資的計(jì)劃部門分別為生產(chǎn)部、設(shè)備部,采購部門為供給部。

2、C類物資的計(jì)劃部門是生產(chǎn)部,采購部門為供給部。

(六)采購物資付款方式分為

1、預(yù)付部分款項(xiàng)。

2、貨到憑發(fā)票報(bào)銷付款。

3、貨到后分期付款。

4、貨到延期付款。

5、以上方式的結(jié)合。

二、職責(zé)

(一)公司供給領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)

1、審議批準(zhǔn)<采購物資詢議價(jià)報(bào)告表>。

2、審議決定采取公開招標(biāo)方式的采購事項(xiàng)。

(二)總經(jīng)理負(fù)責(zé)

1、采購合同的批準(zhǔn)、簽訂。

2、<物資采購審批表>的批準(zhǔn)。

3、采購付款的批準(zhǔn)。

(三)生產(chǎn)副經(jīng)理負(fù)責(zé)

1、A、B、C類物資需求(采購)的批準(zhǔn)。

2、公司首次更新或首次采用的生產(chǎn)各類采購物資的技術(shù)性能的確定、批準(zhǔn),及其<采購物資推薦廠家審批表>的批準(zhǔn)。

(四)經(jīng)營副經(jīng)理負(fù)責(zé)

1、<物資采購審批表>的審核。

2、長期物資供給廠家的選定。

3、物資招標(biāo)工作的組織。

(五)總會(huì)計(jì)師負(fù)責(zé)

采購付款的審核。

(六)綜合辦公室負(fù)責(zé)

采購合同的審查。

(七)供給部負(fù)責(zé)

1、負(fù)責(zé)填寫<物資采購審批表>、<采購物資詢議價(jià)報(bào)告表>。

2、負(fù)責(zé)采購A、B、C類采購物資。

(八)生產(chǎn)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)

1、A、B、C類物資需求(采購)計(jì)劃的審核。

2、A、B、C類采購物資的入庫檢驗(yàn)或驗(yàn)證。

(九)各二級單位負(fù)責(zé)

1、提報(bào)物資需求(采購)計(jì)劃。

2、參加物資領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議,審議采購工作相關(guān)事宜。

二、程序

(一)物資需求計(jì)劃及發(fā)放程序

1、需求使用單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營治理需求每月20日前填寫<月度物資需求(采購)計(jì)劃>。對于確實(shí)急需不能列入<月度物資需求(采購)計(jì)劃>的物資,物資需求使用單位可隨時(shí)及時(shí)填寫<物資緊急需求計(jì)劃>。

2、<月度物資需求計(jì)劃>或<物資緊急需求計(jì)劃>經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核,所需物資主管部門的審查,公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,提報(bào)至需求物資的采購部門。

3、供給部根據(jù)所需物資的庫存情況出庫發(fā)放物資。

(1)庫存數(shù)量充分的,先行部分發(fā)放或隨時(shí)發(fā)放。

(2)庫存數(shù)量不足的,執(zhí)行<物資采購審批程序>后發(fā)放。

(3)庫存數(shù)量充分但發(fā)放后庫存數(shù)量不符合<物資基準(zhǔn)庫存量明細(xì)>規(guī)定的庫存基準(zhǔn)量的,先行全部或部分發(fā)放后執(zhí)行<物資采購審批程序>。

(二)物資采購審批程序

供給部根據(jù)按照<物資需求及發(fā)放程序>匯總的<月度物資需求計(jì)劃>或<物資緊急需求(采購)計(jì)劃>,結(jié)合<物資基準(zhǔn)庫存量明細(xì)>和當(dāng)前物資庫存情況,確定應(yīng)采購物資的品名、數(shù)量和擬采取的采購方式,填寫<物資采購審批表>,經(jīng)供給部部長審查,經(jīng)營副經(jīng)理審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施<物資采購實(shí)施程序>。

(三)物資采購實(shí)施程序

1、物資采購部門采購人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的<物資采購審批表>,先核對采購內(nèi)容,查閱<物資供給商登記臺(tái)帳>和其它有關(guān)資料后,根據(jù)采購物資的緩急程度,參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,除經(jīng)批準(zhǔn)的緊急非凡情況外,必須精選三家以上的供給商進(jìn)行詢價(jià)。

2、對于廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理后,采購經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析,擬訂議價(jià)方式及各種有利條件,和經(jīng)批準(zhǔn)的采購方式向廠商議價(jià)。

3、采購經(jīng)辦人員詢價(jià)、議價(jià)以及對有關(guān)物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后填寫<采購物資詢議價(jià)報(bào)告表>,經(jīng)供給部部長審核后,進(jìn)行采購。必要時(shí)與供給商簽定<購貨合同>,按合同審批程序各級審批后再進(jìn)行采購。

4、召開采購領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議審議批準(zhǔn)。

(四)采購物資驗(yàn)收入庫工作程序

1、采購物資到廠后,市場營銷科提請采購物資的主管部門對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證。

2、檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后,由市場營銷科采購人員填寫各類<物資入庫驗(yàn)收單>,經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證人員簽字后物資登記入庫。

(五)采購物資付款工作程序

1、采取預(yù)付款方式的采購物資,由采購人員憑<采購合同>或<采購物資詢議價(jià)報(bào)告表>,填寫<借款單>,經(jīng)總會(huì)計(jì)師審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理預(yù)付款手續(xù)。

2、采取除預(yù)付款方式之外的方式付款的采購物資,在采購物資到廠入庫后,由采購人員憑<采購合同>或<采購物資詢議價(jià)報(bào)告表>,<物資入庫驗(yàn)收單>,以及購貨發(fā)票根據(jù)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷的有關(guān)規(guī)定經(jīng)總會(huì)計(jì)師審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理報(bào)銷付款手續(xù)。

三、規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)

(一)物資需求(采購)信息傳遞規(guī)定

1、物資需求使用單位必須在<月度物資需求(采購)計(jì)劃>或<緊急物資需求(采購)計(jì)劃>上將所需物資的相關(guān)要求說明,非凡是品種、規(guī)格、型號、供貨日期以及對采購物資的其它非凡要求。

2、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的,物資需求單位應(yīng)<月度物資需求(采購)計(jì)劃>或<緊急物資需求(采購)計(jì)劃>上注明相關(guān)事項(xiàng)。

3、物資需求使用單位也要及時(shí)把握所需物資的市場信息情況,在<月度物資需求(采購)計(jì)劃>或<緊急物資需求(采購)計(jì)劃>上將所需物資的估計(jì)單價(jià)和金額情況列明。

4、物資需求使用單位需要對所需物資的規(guī)格或數(shù)量進(jìn)行變更時(shí),必須立即通知供給部,雙方協(xié)商積極配合處理好有關(guān)事宜。

(二)物資采購規(guī)定

1、物資采購部門必須按照”質(zhì)量第一”和”公開、公正、公平”的原則,以”降低成本、保障生產(chǎn)經(jīng)營”為目的,切實(shí)做好物資的采購供給工作。

2、供給部要嚴(yán)格遵守<供貨商評價(jià)制度>,經(jīng)過”同等條件,質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價(jià)低優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽(yù)好單位優(yōu)選”的方式,綜合考慮”質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)”四個(gè)方面的內(nèi)容,在”重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務(wù)”的前提下,做好物資供給商的考察選擇工作。公司主要采購物資必須保證各有3-5家”資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠信度高、服務(wù)周道”的備選供貨商。

3、對于采購單位提出的供貨商、供貨價(jià)格有疑義的物資需求使用單位,應(yīng)在召開的物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議上提出,并由會(huì)議做出決定。

4、凡采購單價(jià)在3萬元以上的大型設(shè)備、10萬元以上的成套設(shè)備、5萬元以上的大宗物資,必須采取公開招標(biāo)的采購方式,由招標(biāo)小組(采購領(lǐng)導(dǎo)小組)確定相關(guān)事項(xiàng)。

5、若廠商報(bào)價(jià)的采購物資規(guī)格與<物資采購審批表>所列的規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?采購經(jīng)辦人員應(yīng)列出資料在<物資采購審批表>上,經(jīng)主管審核后,物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意后方可采購。

6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購,采購部門應(yīng)及時(shí)通知物資需求使用單位,雙方積極協(xié)商處理好有關(guān)事宜。

(三)采購物資驗(yàn)收入庫、出規(guī)定

1、采購物資到廠后,必須經(jīng)物資主管部門組織使用單位檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后方可入庫。

2、對于經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證不合格的采購物資,采購部門必須與供貨商進(jìn)行協(xié)商,采取退貨、換貨或索賠措施。

3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)驗(yàn)證方式方法進(jìn)行規(guī)范和明確。

4、各需求單位在物資驗(yàn)收合格后按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續(xù)。

(四)采購物資付款規(guī)定

下列情況財(cái)務(wù)科應(yīng)拒絕支付采購款項(xiàng):

1、與<采購合同>或<采購物資詢議價(jià)報(bào)告表>規(guī)定的付款方式或付款金額不一致的款項(xiàng)。

2、物資主管部門和物資使用單位未在<物資入庫驗(yàn)收單>上簽字的款項(xiàng)。

3、<物資入庫驗(yàn)收單>中列出的采購物資的數(shù)量、品種與<采購合同>或<采購物資詢議價(jià)報(bào)告表>不符的款項(xiàng)。

物資所需物資需試用后方能結(jié)算付款的,物資需求單位應(yīng)<月度物資需求(采購)計(jì)劃>或<緊急物資需求(采購)計(jì)劃>上注明相關(guān)事項(xiàng)。

(五)采購紀(jì)律規(guī)定

1、各物資需求使用單位應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營治理需要,本著”節(jié)約、降本”的原則提報(bào)物資需求(采購)計(jì)劃,對任何亂報(bào)計(jì)劃、鋪張浪費(fèi)甚至違規(guī)違紀(jì)提報(bào)物資需求(采購)計(jì)劃的行為進(jìn)行嚴(yán)厲處理。

2、物資采購經(jīng)辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想,盡職盡責(zé),堅(jiān)持原則,秉公辦事,切實(shí)維護(hù)公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。

3、采購人員都必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定,按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購,任何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。

4、采購人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。

5、采購人員必須樹立服務(wù)意識(shí),急生產(chǎn)經(jīng)營所急,想生產(chǎn)經(jīng)營所想,任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。

6、為把握