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文檔簡介

如何實(shí)現(xiàn)部門間

的有效溝通

2015.6.17第一頁,共四十三頁。

如何實(shí)現(xiàn)部門間的有效溝通

目錄:一、五大原因?qū)е聹贤ú粫扯⒉块T間缺乏溝通可能造成多種不

良影響三、六大措施實(shí)現(xiàn)部門間的有效溝通四、實(shí)現(xiàn)部門間有效溝通的意義五、管理中溝通的障礙與方法六、總結(jié)第二頁,共四十三頁。

現(xiàn)代社會,溝通,尤其是有效溝通,已成為日常交際的一個基本要求,成為眾多企業(yè)選拔人才時評判一個人才的重要指標(biāo)。而在企業(yè)內(nèi)部,部門與部門之間保持有效溝通,也已成為越來越多的企業(yè)大力倡導(dǎo)的理念。

廣電運(yùn)通就在其核心文化意識里提出了“有效溝通就是生產(chǎn)力”的“溝通意識”。可見,有效溝通對一個團(tuán)隊(duì)一個企業(yè)有著多么重要的意義。

那么,是什么原因造成了部門間的溝通不暢?溝通不暢甚至不溝通會給部門之間乃至企業(yè)帶來哪些不利影響?如何才能實(shí)現(xiàn)部門間的有效溝通?本文將從部門間溝通不暢的原因、影響以及如何實(shí)現(xiàn)有效溝通等方面展開論述,希望對我們檢驗(yàn)人員能實(shí)現(xiàn)有效溝通起到一定的幫助作用。第三頁,共四十三頁。一、五大原因?qū)е聹贤ú粫常?、直接原因:缺乏溝通意識和溝通氛圍。2、間接原因:沒有相關(guān)形式提供溝通、交流的機(jī)會,人與人之間缺乏共同語言,有陌生感。3、根本原因:沒有形成有效溝通的機(jī)制。4、重要原因:領(lǐng)導(dǎo)不帶頭,員工不參與。5、其它原因:個人素養(yǎng),性格問題。第四頁,共四十三頁。1、直接原因:缺乏溝通意識和溝通氛圍。

導(dǎo)致跨部門溝通不暢的直接原因就是缺乏溝通意識和溝通氛圍。部門之間、部門內(nèi)部各成員因?yàn)闇贤ㄒ庾R不強(qiáng)或者缺乏,導(dǎo)致從來不主動尋求溝通,遇到問題也不去尋求相關(guān)部門的支持,而是獨(dú)自作戰(zhàn)。

由于溝通意識淡薄,也就難以形成濃厚的溝通氛圍。沒有溝通氛圍,每個人似乎對溝通產(chǎn)生一種畏懼,因?yàn)槊總€人都覺得他不來找我溝通我怎么去找他溝通呢?于是,形成一個惡性循環(huán):缺乏溝通意識——溝通氛圍淡薄——不溝通——溝通氛圍消失。第五頁,共四十三頁。

2、間接原因:沒有相關(guān)形式提供溝通、交流的機(jī)會,人與人之間缺乏共同語言,有陌生感。

由于公司或組織缺乏為員工創(chuàng)造溝通、交流的形式,很少舉行集體活動,而每個人又忙于日常工作,彼此之間缺乏了解,也就沒有共同語言,即使有時被迫去溝通,但這往往顯得非常被動。

由于心理距離的存在,溝通起來顧慮重重,這就無形中降低了溝通效率,從而導(dǎo)致下一次溝通的更加不順暢。第六頁,共四十三頁。3、根本原因:沒有形成有效溝通的機(jī)制。

導(dǎo)致部門間溝通不暢的根本原因還是公司沒有形成一個有效的溝通機(jī)制,沒有建立一個很好的溝通平臺。

平時的溝通,很大程度都是臨時性的個人行為,不是有規(guī)律的,也不是集體行為。盡管各部門都有著非常繁雜的日常工作要做,每個成員也都有著溝通技能或溝通意愿的差異,但有效的溝通機(jī)制仍然是克服一切溝通障礙最有效的手段。第七頁,共四十三頁。4、重要原因:領(lǐng)導(dǎo)不帶頭,員工不參與。

各部門的主管領(lǐng)導(dǎo)不帶頭溝通,員工看著領(lǐng)導(dǎo)都不溝通也就不再把溝通當(dāng)回事,只是等到事情急到眼前了才想起需要找某部門的某某去溝通,但由于平時沒有溝通經(jīng)歷,自然這種臨時抱佛腳式的溝通也就難以實(shí)現(xiàn)溝通目的。

因此,領(lǐng)導(dǎo)不帶頭,員工不參與,也是導(dǎo)致跨部門溝通不暢的重要原因。第八頁,共四十三頁。5、其它原因:個人素養(yǎng),性格問題。

除以上原因外,導(dǎo)致部門間溝通不暢的原因還有員工個人性格的原因,比如有的員工性格內(nèi)向,自然與人溝通起來比較吃力,而性格外向的員工則易于溝通;文化層次的原因,由于文化層次參差不齊,學(xué)歷高的人溝通起來可能比較容易,而學(xué)歷低的人有可能比較難以有效溝通,同時,專業(yè)不同的人之間進(jìn)行溝通也可能產(chǎn)生溝通障礙。

此外,人本身的惰性、挫折感及畏懼心理、溝通時是否相互尊重等也可能造成溝通不暢或不愿溝通。第九頁,共四十三頁。二、部門間缺乏溝通可能造成多種不良影響

首先,缺乏溝通導(dǎo)致信息閉塞,重復(fù)工作,效率低下,形成信息壁壘。

其次,缺乏溝通可能導(dǎo)致各自為陣,沒有戰(zhàn)斗力,執(zhí)行力下降。

再次,缺乏溝通往往導(dǎo)致部門間出現(xiàn)信任危機(jī)。

最后,缺乏溝通,嚴(yán)重時會減緩公司發(fā)展速度,甚至動搖公司根基。

當(dāng)然,部門間缺乏溝通造成的不良影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止以上幾個方面,還有如不利于團(tuán)隊(duì)的共同進(jìn)步、不利于員工身心健康等。第十頁,共四十三頁。三、六大措施實(shí)現(xiàn)部門間的有效溝通1、溝通,從心開始。2、溝通,部門領(lǐng)導(dǎo)要帶好頭。3、溝通,在活動中加深了解,增進(jìn)交流。4、溝通,應(yīng)充分利用現(xiàn)代科技。5、溝通,應(yīng)形成一個機(jī)制。6、溝通,需要公司的大力倡導(dǎo),要讓溝通形成一種文化,一種信念,一種常態(tài)。第十一頁,共四十三頁。1、溝通,從心開始。

世界上最深的地方是人心,而打開人心的鑰匙是真誠。企業(yè)每個員工都應(yīng)該真誠待人,真誠做事,真誠溝通。

溝通,不能只是因?yàn)楣ぷ髟虿艤贤?,也不能用蒼白的方式或近乎僵硬的態(tài)度與人溝通,而是要經(jīng)常做到換位思考、相互尊重、以誠相待。換位思考是溝通技巧,相互尊重是溝通前提,以誠相待是基本要求。

只有心溝通了,其他的事情才能實(shí)現(xiàn)最好的溝通。第十二頁,共四十三頁。2、溝通,部門領(lǐng)導(dǎo)要帶好頭。

各部門的領(lǐng)導(dǎo),在很大程度上直接影響著部門間的有效溝通。如果A部門的領(lǐng)導(dǎo)和B部門的領(lǐng)導(dǎo)之間存在分歧或私人恩怨,這將嚴(yán)重影響兩個部門之間的溝通。

因此,部門領(lǐng)導(dǎo)之間,除了應(yīng)建立正常的工作關(guān)系之外,還應(yīng)建立較好的私人關(guān)系,要帶頭交流,引導(dǎo)、鼓勵部門成員與其他部門成員的交流,建立融洽的部門關(guān)系。第十三頁,共四十三頁。3、溝通,在活動中加深了解,增進(jìn)交流。

這是實(shí)現(xiàn)有效溝通的重要方法,也是常見的方法。

公司內(nèi)部、部門之間經(jīng)常開展一些可以增進(jìn)了解的活動,如各種比賽、娛樂、文化活動等,讓部門成員之間有盡可能多的機(jī)會接觸,拉近彼此之間的距離,從而為部門間的有效溝通奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。第十四頁,共四十三頁。4、溝通,應(yīng)充分利用現(xiàn)代科技。

現(xiàn)代科技日新月異,我們不能因?yàn)榭萍嫉陌l(fā)達(dá)而讓彼此的距離更遠(yuǎn),我們需要充分利用現(xiàn)代科技手段,讓彼此聯(lián)系地更加緊密。

比如,通過網(wǎng)絡(luò)論壇讓有興趣的人可以分享彼此的經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn);通過各種軟件平臺建立內(nèi)部資源共享圈子,實(shí)現(xiàn)不重復(fù)工作目標(biāo);利用電子郵件、QQ等即通訊工具增加交流機(jī)會等。第十五頁,共四十三頁。5、溝通,應(yīng)形成一個機(jī)制。

機(jī)制在日常工作中具有重要作用,它可以讓人們有規(guī)律地去做同一類事情,并具有連續(xù)性。在公司內(nèi)部建立有效的溝通機(jī)制,將極大地加強(qiáng)部門間的交流。在溝通機(jī)制里應(yīng)明確跨部門間的溝通內(nèi)容、溝通方式、溝通步驟和溝通雙方的權(quán)利和責(zé)任。

建立這樣一種流程和制度對于確??绮块T間的有效溝通是非常必要的,因?yàn)樵谛畔贤ㄟ^程中尤其需要注意尊重對方的職責(zé)和權(quán)限,不要超越對方的職權(quán)而去直接干涉別人的工作。

當(dāng)然,這類機(jī)制應(yīng)包括正式或非正式的,正式的如會議,非正式的如聚會、座談會等,需要注意的是既然是機(jī)制,就一定要具有連續(xù)性,不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。第十六頁,共四十三頁。6、溝通,需要公司的大力倡導(dǎo),要讓溝通形成一種文化,一種信念,一種常態(tài)。

企業(yè)文化的核心是企業(yè)全體員工共同的價值取向。共同價值觀的形成,為全體員工提供了一個統(tǒng)一的價值判斷標(biāo)準(zhǔn),使員工在不同的問題上具有一致的看法,從而增加相互間交流的內(nèi)容和范圍,促進(jìn)組織內(nèi)部信息的傳遞。

企業(yè)的價值觀越明確,就越能吸引企業(yè)中每個員工的注意力,使員工對部門利益的關(guān)注轉(zhuǎn)移到企業(yè)目標(biāo)上來,從而能大大減少部門本位主義對跨部門間溝通所產(chǎn)生的負(fù)面影響。

為此,公司要大力倡導(dǎo),要形成溝通文化,使溝通成為全體員工共同的價值取向,成為實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的一種信念,成為日常工作中的一種常態(tài)。第十七頁,共四十三頁。

加強(qiáng)部間的溝通,不僅需要方法,更需要全員的積極參與,需要每個人都以大局為重,把各部門的目標(biāo)統(tǒng)一到公司的目標(biāo)上來,形成合力,一起去開創(chuàng)公司發(fā)展的新局面第十八頁,共四十三頁。四、實(shí)現(xiàn)部門間有效溝通的意義

首先,從團(tuán)隊(duì)建設(shè)的角度來說,部門間的有效溝通可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力和戰(zhàn)斗力,從而可以更好地完成各項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作。

其次,從工作績效的角度來說,部門間的有效溝通可以實(shí)現(xiàn)資源共享,信息暢通,從而提高工作效率,避免重復(fù)工作,節(jié)省人力、物力和財力。第十九頁,共四十三頁。

再次,從整個公司的發(fā)展角度來說,部門間的有效溝通可以促進(jìn)公司內(nèi)部的良性發(fā)展,使公司朝著高效、快速、健康的方向發(fā)展,對于實(shí)現(xiàn)公司的發(fā)展戰(zhàn)略具有不可輕視的意義。

最后,從個人的發(fā)展角度來說,部門間的有效溝通可以促進(jìn)企業(yè)員工的成長,使他們相互了解,相互學(xué)習(xí),相互幫助,相互信任,形成共同進(jìn)步的文化氛圍。第二十頁,共四十三頁。

溝通無止盡,溝通沒有一成不變的模式,要想實(shí)現(xiàn)部門間的有效溝通,不僅要公司的大力推行和倡導(dǎo),也需要各部門的身體力行,更需要每個員工的積極參與。

此外,溝通也要因地因時制宜,要保持與時俱進(jìn)的精神,結(jié)合公司特點(diǎn)和部門特點(diǎn),制定切實(shí)可行的溝通措施。第二十一頁,共四十三頁。五、管理中溝通的障礙與方法(一)、人際溝通不暢的障礙1、地

障礙。2、觀

障礙。3、失

真性

障礙。4、認(rèn)

障礙。5、語言

礙。6、心

障礙。第二十二頁,共四十三頁。1、地

障礙這是一種由于職務(wù)、職稱、學(xué)識水平不同而產(chǎn)生的障礙。在企業(yè)中組織地位低的人與有權(quán)威、高職務(wù)的人溝通時會特別謹(jǐn)慎,生怕自己說錯了什么,被人瞧不起。2、觀

障礙不同觀念對同一事物會做出不同的判斷。因此,觀念既是溝通的內(nèi)容,同時對溝通起著制約作用。有些觀念利于溝通,在開放觀念的支配下,對企業(yè)改革的新舉措就容易被大家接受,而封閉的觀念、僵化的觀念則為溝通設(shè)置了障礙。第二十三頁,共四十三頁。3、失真性障礙4、認(rèn)知性障礙

決策者對信息的收集和整理通過一定的渠道,在這個過程中人為地增加信息傳遞的層次,有可能導(dǎo)致信息失真和流失。

主要指管理者對信息的接受和處理受到原有背景的制約而給溝通設(shè)置障礙。5、語言

礙。

思想的表達(dá)靠語言,語言作為工具運(yùn)用得當(dāng),會提高溝通的效能。

管理者要有良好的修養(yǎng),要善于營造和諧的語言情境,語意不明確,語句不恰當(dāng),都會引起溝通上的障礙。第二十四頁,共四十三頁。6、心理性障礙

是指由于不同的個性傾向與個性心理特征所造成的溝通障礙。

首先性格的差異或心理病態(tài)最容易導(dǎo)致溝通障礙。

其次是需要與動機(jī)的不同。管理者不掌握群眾的需要,就不可能把握其思想脈搏;不滿足員工的合理需要就不可能激發(fā)員工的積極性,同時員工的需要水平也因人而異,且受環(huán)境影響。

再次是興趣、氣質(zhì)、能力的差異,溝通時的情緒與態(tài)度所構(gòu)成的氣氛,都會導(dǎo)致溝通障礙的產(chǎn)生。第二十五頁,共四十三頁。(二):與下屬、上司(老板)以及同事之間有效溝通的辦法

1、平

法。2、避

法。

3、悅

法。4、換

法。

5、因

法。6、避

法。

7、以

法。8、心

。

9、心

。10、自

。

(1)、與下屬溝通的辦法第二十六頁,共四十三頁。1、平

通過消除各種誘發(fā)心理障礙的因素,營造一種平等的氛圍,使雙方在心理、感情上接近和融洽。

當(dāng)員工走進(jìn)辦公室時,管理者可以主動站起來說話,營造出心情舒暢的氣氛,同坐到一張沙發(fā)上,在比較輕松的氣氛中交流思想。

讓人在感情上有“都是自己人”的感覺。第二十七頁,共四十三頁。2、避

做人的思想工作時,采取避重就輕的方法,能較好的溝通感情,解決思想問題。

特別是對那些犯了錯誤的人有時盡管問題較嚴(yán)重,但在語氣上力求緩和一些。采用對方所能接受的清緩語氣、而盡量避免刺激性的話語。

例如,當(dāng)批評某人存在驕傲毛病時,一般不直接說你有驕傲自滿的表現(xiàn),而是從提出希望的角度指出:“希望今后注意謙虛謹(jǐn)慎?!边@樣的效果會好些。第二十八頁,共四十三頁。3、悅

在溝通過程中,不失時機(jī)地贊揚(yáng)對方的進(jìn)步和成績,以便統(tǒng)一思想、以求得共識。靈活運(yùn)用此法會使溝通時僵局出現(xiàn)轉(zhuǎn)機(jī)。

運(yùn)用“恭維”悅心法,必須掌握好三招:微笑、傾聽與贊美。

微笑首先會贏得對方的好感,微笑著贊揚(yáng)使人感到你的誠意;微笑著反駁使人感到你的善意;微笑著拒絕,使人體諒你的處境。

傾聽是妙招。傾聽代表你對發(fā)言人的尊重與禮貌,表示你對談話有興趣,同時表達(dá)了聽話人誠意。傾聽對發(fā)言人來說,使他實(shí)現(xiàn)了發(fā)言欲,對一個心中苦悶的人來說,使他發(fā)泄了積怨,進(jìn)而產(chǎn)生視對方為“知己”的取向,悅心至此溝通就已成功了一半。第二十九頁,共四十三頁。4、換

在表達(dá)本意的方式不能使對方動情的情況下,以另一種方式造成達(dá)到感情上融洽的氣氛,然后再引人正題的方法。換題引人法之所以能達(dá)到目的,是因?yàn)橐鹑说哪骋环N感情的因素是多方面的。

當(dāng)我們在需要別人對某事物感興趣時,如果他對這件事怎么也提不起興趣,你就可以從另一個發(fā)面尋找能引起他興趣色東西而營造濃烈的感情氛圍。這樣再提起你的話題,對方就有盛情難卻之感了。

換題引人法,換題引人法,換題是關(guān)健,而轉(zhuǎn)換話題一定要能充分引起對方濃厚的興趣。換題后還要注意在適當(dāng)時機(jī)將話題引人正題,因?yàn)閾Q題只是為了給談?wù)}打下感情基礎(chǔ)。而并非交談的真正目的,所以換題后應(yīng)注意適可而止,將話題引人正題。第三十頁,共四十三頁。5、因

根據(jù)人的心理素質(zhì)和性格特征,針對不同性情的人采用不同的方法進(jìn)行溝通。使用因人施對法,關(guān)鍵在于真正掌握各人不同的性格心理特征,然后采取有針對性的刺激方法打動人心。因?yàn)樾愿竦牟町悾鸵糜嗅槍π缘拇碳し椒ù騽尤诵摹?/p>

因?yàn)樾愿竦牟町?,就要用有針對性的語言和行動去激勵才能喚起感情,使之動心動情。一般說來,對沉默寡言的人,應(yīng)以多方開導(dǎo)為主;對性情急躁的人,說話要清晰明了,直來直去;對性格倔強(qiáng)的人,最好從他最感興趣的話題慢慢引人;對優(yōu)柔寡斷的人,則應(yīng)以果斷的話語對待。

總而言之,因人施對,要恰到好處,把握分寸。第三十一頁,共四十三頁。6、避

采取避免觸動對方的逆反心理而迎合其順情心理的方法。要做到避逆取順,可采用變換角度的手法來說話敘事。

因?yàn)橥患拢梢詮亩鄠€角度來描述它,為了使人們樂意接受,我們就可盡量從人們的心理上易于接受的那一個角度去敘述,盡量避免那種容易引起人們反感的角度,還可采用變換語言的辦法進(jìn)行溝通,同時要注意了解各種諱語,盡量不說別人忌諱的話語,這樣,在溝通中就可減少一些產(chǎn)生逆反心理的可能。第三十二頁,共四十三頁。7、

用真誠的語言或行動去與對方溝通,使其感動的方法。

以誠感人要求誠與情密切配合,要使人動情,喚起人的真情;以誠感人要做到誠與真結(jié)合;以誠感人還必須伴之以虛心,否則難以取得對方的信任。8、心

根據(jù)對方心理承受的能力而確定溝通強(qiáng)度;人的心理都有一定的承受能力,但這種承受能力的大小不盡相同,必須詳細(xì)掌握了解。

在掌握了對方的心理承受能力后,再提出意見時,一定要在對方心理所能承受的能力范圍之內(nèi),否則別人承受不了,也就不會接受的東西,要同自己的目的相一致。

第三十三頁,共四十三頁。

在溝通過程中因自己的言行過失而使對方的心理受到傷害,采用適當(dāng)?shù)霓k法進(jìn)行糾正,使對方心理上得到解釋和安慰。

在溝通交談中,難免有失言之處,作為企業(yè)管理者應(yīng)有這樣的姿態(tài)、主動糾正自己的過失,使對方心理得到及時的補(bǔ)償和平衡。9、心

第三十四頁,共四十三頁。10、自

在溝通過程中,當(dāng)外部或自己的內(nèi)心矛盾發(fā)生感情沖動時,采取自我抑制。從而控制過分激動,以此達(dá)到避免矛盾,使他人與自己都達(dá)到一種心理上的平衡。人的感情是極其豐富的,常常會因外界刺激引起情緒波動,如果不能有效地克制,就會傷害他人或傷害自己。

沖動、動情,是每個人在現(xiàn)實(shí)生活、人際交往中都會遇到的,但怎么樣對待它們。作為企業(yè)管理者應(yīng)做到有效地制怒,一般可采用遺忘排解法,當(dāng)產(chǎn)生煩惱或不快時,將思想迅速聚集到別的問題上,將煩惱從思想中排除掉,迅速穩(wěn)定情緒,便于溝通的有效進(jìn)行。

制喜則主要是提高認(rèn)識,做到喜不癲狂,使情緒這匹野馬的組繩永遠(yuǎn)掌握在馭者手重,任何時候,任何情況下都保持良好的心態(tài)和穩(wěn)定的情緒,這樣你將會無往不勝。第三十五頁,共四十三頁。(2)、

企業(yè)管理中,管理者還必須做好與上司之間的良好溝通

1、首先你必須了解上司的意圖,如果你不了解上司的意圖,你就應(yīng)該就積極地尋找出來;如提出關(guān)于問題地討論;隨著環(huán)境地變化,定期地回顧這個問題,不斷地探究尋新的方向,以便了解上司的意圖是否發(fā)生了改變。第三十六頁,共四十三頁。2、表現(xiàn)出你的支持:你與上司的意見并非一致時,如你不同意來自上司或其他高層的決議,但是千萬不要當(dāng)著員工的面表達(dá)你的異議,如果你那樣做了員工們就不會給予這項(xiàng)決議充分的支持,因?yàn)樗麄儠杏X到管理部門在這個問題上依然存在分歧。

同時你的上司也會覺得你對他并不忠誠。當(dāng)你不得不去執(zhí)行一項(xiàng)你本不同意的決定時,你應(yīng)該告訴員工:“公司決定,這重要出于以下幾點(diǎn)考慮?!苯忉屵@項(xiàng)決定的背后合理因素,強(qiáng)調(diào)它的好處,同時附加一句:“我個人充分支持這項(xiàng)決定、同時我也希望你們能夠支持它。”第三十七頁,共四十三頁。4、了解上司的管理風(fēng)格,使自己的溝通方式和頻率迎合上司的風(fēng)格。

3、尋求反饋:如果你的上司不愿給你反饋,那么你就失去了不斷改進(jìn)自身、業(yè)績的指導(dǎo)性意見。當(dāng)你的上司給你指派一項(xiàng)任務(wù)時,你可以這樣說:“這與我上個月做的那項(xiàng)工作比較類似。您覺得這一次我在哪些方面還需要作到一些改進(jìn)?”

當(dāng)你的上司給你反饋時,你要欣然地接受。不要辯解,也不要有辯護(hù)的行為。你要表現(xiàn)得善于理解并按他們要求的去做。學(xué)習(xí)這些技能,或是逐步地按你上司所提到的步驟去加以改善第三十八頁,共四十三頁。(3)、與同事的溝通的方法

不要忽視與同事建立良好的工作關(guān)系紐帶的重要性,運(yùn)用你的溝通技巧,與你的同事建立起聯(lián)盟關(guān)系。定期與他們進(jìn)行交流。

在你的同事中,你應(yīng)該能夠辨明他們可以成為你的:

1、頭腦風(fēng)暴伙伴:激發(fā)你的思維,進(jìn)行積極的觀念交流。他們是創(chuàng)造性的思考者和問題的解決者。2、支持者:提供鼓勵。當(dāng)被要求時,也提供善意的建議。你可以依靠他們對你的支持以及對你所提出的想法的支持。3、批評者:作為“共鳴者”,扮

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