工程文件歸檔格式講解

內(nèi)容提綱第一部分有關(guān)幾個(gè)概念第二部分歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)第三部分文件歸檔格式說明及復(fù)制要求第一部分有關(guān)幾個(gè)概念的理解

一、有關(guān)幾個(gè)概念的理解歸檔工程文件的概念由互相聯(lián)系的若干工程文件組合而成的一種檔案保管單位（也稱為基本單位）。例如：原始資料（各類施工記錄、隱蔽工程檢查記錄等）；成果資料（各類總結(jié)報(bào)告等）；實(shí)物資料（巖芯、標(biāo)本等）

一、有關(guān)幾個(gè)概念的理解文件級(jí)（件）卷內(nèi)目錄是指檔案保管單位的目錄?！怖纾撼晒麍?bào)告中的目錄；會(huì)議紀(jì)要合訂后編制的目錄；工程開工申請(qǐng)/開工令合訂后編制的目錄等〕一、有關(guān)幾個(gè)概念的理解立卷、案卷級(jí)卷內(nèi)目錄立卷—應(yīng)遵循防治工程文件自然形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)工程文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。案卷級(jí)卷內(nèi)目錄—是將同一類別的文件材料保存在同一檔案裝具時(shí)，依次排列組成的目錄。（一般不超過10件）一、有關(guān)幾個(gè)概念的理解工程文件整理的概念

就是將歸檔工程文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等使之有序化的過程。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

六個(gè)環(huán)節(jié)：裝訂→分類→排列→編號(hào)→編目→裝盒

裝訂：就是把工程文件處理成件的過程。件——基本單位。文件的修整（補(bǔ)）：一是有破損殘缺的；二是很小，用白紙襯上，修復(fù)后基本符合A4紙張；三是去除生銹的金屬物（針）；四是對(duì)字跡模糊的底稿（如實(shí)驗(yàn)室的復(fù)寫紙檢驗(yàn)報(bào)告）進(jìn)行搶救（復(fù)制、建立臺(tái)賬等）。文件級(jí)卷內(nèi)文件材料題名的填寫要準(zhǔn)確。工程名稱（地名、標(biāo)段）、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容（要突出）如：巴東縣黃土坡滑坡A標(biāo)段施工基槽地質(zhì)素描記錄及位置圖二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

分類遵循三個(gè)原則：一是分類方案要細(xì)化；二是類名設(shè)置宜粗不宜細(xì)；三是歸檔條款的設(shè)置要結(jié)合保管期限工程文件的分類（見示例）治理工程項(xiàng)目文件資料歸檔范圍和保管期限表（見指揮部下發(fā)的文件歸檔規(guī)定）二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：卷（件）內(nèi)文字材料的排列：1)按重要程度排列。對(duì)一組文字材料的排列，可采取重要的在前、次要的排后，即按文字材料內(nèi)容的重要程度進(jìn)行排列。總體性、結(jié)論性、成果性的文字材料都是重要的文字材料，應(yīng)排在前面，如按成果材料原始記錄、中間性材料等順序排列。2)按地區(qū)排列。如果卷內(nèi)科技文件材料屬于若干小區(qū)域，即可按小的行政、自然或?qū)I(yè)區(qū)域排列。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：卷（件）內(nèi)文字材料的排列：3)按時(shí)間排列。指形成的時(shí)間或文件內(nèi)容所反映的時(shí)間順序排列。4)按文件材料之間的固定關(guān)系排列。請(qǐng)示和批復(fù)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文和附件，正文在前，附件在后；來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后；正本和原稿，正本在前，原稿在后。5)按文件材料的客觀形成過程進(jìn)行排列。6)按文件材料所反映的對(duì)象在工作程序上的銜接關(guān)系進(jìn)行排列。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：卷（件）內(nèi)圖文混合材料的排列：文字材料在前、圖樣在后。如果文字材料只是對(duì)圖樣材料進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的一般說明，則圖樣在前，文字材料在后。卷（件）內(nèi)圖樣材料的排列：首先按目錄所標(biāo)順序進(jìn)行排列。對(duì)沒有編制圖樣目錄的圖樣排列如下：1)按隸屬關(guān)系進(jìn)行排列。2)按總體和局部關(guān)系進(jìn)行排列。3)按比例尺進(jìn)行排列。從大到小4)按地區(qū)特征排列。如地質(zhì)勘探圖樣等二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：案卷級(jí)的卷內(nèi)（分類）目錄排列：

原則上以保管期限表?xiàng)l目為準(zhǔn)，對(duì)號(hào)入座，同一類或同一保管期限的文件盡量放在一起。注意結(jié)合工程實(shí)際情況，工程沒有的條款跳過，繼續(xù)排下面的條款。注意案卷題名填寫要寫文件材料標(biāo)題的全稱。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編號(hào)：編制工程文件材料的頁號(hào)卷內(nèi)成套的圖樣、說明書、概算書等已編制有統(tǒng)一頁號(hào)，可不另行編號(hào)。其它凡是有書寫內(nèi)容的頁面，沒有統(tǒng)一編頁號(hào)，或編號(hào)順序不連貫，且案卷采用裝訂形式的檔案材料都需重新按排列順序編頁號(hào)。裝訂的案卷卷內(nèi)文件材料頁號(hào)編寫位置：單面在右下角；雙面正面在右下角，背面在左下角。圖樣材料正面無空白位置可在背面編寫頁號(hào)。案卷內(nèi)的卷內(nèi)目錄和備考表不編頁號(hào)。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編號(hào)：編制工程文件材料的件號(hào)不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁右上角加蓋“檔號(hào)章”并逐件編件號(hào)。這時(shí)每件材料可用原來編制的頁號(hào)，不必重新編統(tǒng)一的頁號(hào)。檔號(hào)章式樣如下：檔案號(hào)分類代字件號(hào)總卷號(hào)案卷號(hào)電子文件號(hào)001SG管11電－12cm1cm二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編目：就是把案卷級(jí)目錄裝訂成冊(cè)，建立檔案總帳（明細(xì)帳）〔式樣〕。填寫案卷級(jí)卷內(nèi)（分類）目錄卷內(nèi)目錄，放在卷內(nèi)文件材料首頁之前，是卷內(nèi)文件材料的“明細(xì)表”。各項(xiàng)內(nèi)容填寫要求如下：1）件號(hào)－－按卷內(nèi)文件材料排列的先后順序，從“1”起依次排列。（文件級(jí)叫序號(hào)）2）文件材料題名－－填寫文件材料標(biāo)題的全稱，圖樣材料填寫圖標(biāo)的正式圖名。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編目：填寫案卷級(jí)卷內(nèi)（分類）目3）文件編號(hào)－－填寫文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。4）責(zé)任者－－填寫直接編制部門或主要責(zé)任者。設(shè)計(jì)圖應(yīng)填寫蓋出圖章的設(shè)計(jì)單位，竣工圖填寫施工單位。5）日期－－填寫編制文件的年、月、日（2004.01.28）二、歸檔盜工程文件崗整理步驟解的環(huán)節(jié)編目：填寫案它卷級(jí)卷硬內(nèi)（分身類）目6）頁數(shù)鎖/張－－釀填寫每件泛文件材料嫩的總頁數(shù)燥或圖的張匙數(shù)（文件根級(jí)卷內(nèi)目們錄為“頁花次”－－宋填寫每份駛文件首頁方標(biāo)注的頁逢號(hào)。最后綱一份文件同的起止頁夏號(hào)。）7）備注副－－無特午殊說明的商不填寫，粗有需說明納的可簡要瘡填寫。二、歸檔飲工程文件只整理步驟傅的環(huán)節(jié)編目：填寫案卷聽級(jí)卷內(nèi)（箭分類）目注意：文堂字材料應(yīng)瓶逐件登錄岡，圖樣材枯料一般逐盲張登錄，農(nóng)即每張圖標(biāo)紙應(yīng)作為天一件對(duì)待器，不能將紙一組圖作陵為一件登國錄。出圖涉時(shí)已匯編閃成冊(cè)并編妖有正式題漫名的圖，姻可作為一稅件登錄。填寫案卷欣封面：采即用案卷外只封和案卷幼內(nèi)封兩種義形式。外制封面印制物在卷皮的行正表面，祖內(nèi)封面排重列在卷內(nèi)皺目錄之前泡。上交分類案卷件數(shù)卷數(shù)總卷號(hào)保管期限二、歸檔斷工程文件榨整理步驟口的環(huán)節(jié)裝盒：①無酸紙倦做成的裝醒具；②操作過學(xué)程：第一步是元把歸檔文運(yùn)件材料按叉件號(hào)裝入沫盒內(nèi)，同凳類別代字夠，同一保茂管期限下幻玉件號(hào)連續(xù)苦，根據(jù)文或件材料多撫少選擇裝犯具大小；第二步是前填寫檔案款盒封面及踏脊背項(xiàng)目蟲。第三部分文件歸檔脹格式說明才及復(fù)制要央求格式說明腔：封面項(xiàng)目痛的填寫：1）檔號(hào)最：SD－耐指湖北康省地質(zhì)背災(zāi)害防采治中心弱；00領(lǐng)1X劍G－指壟給的檔筍號(hào)、指賢項(xiàng)目管因理；批域－類別軋代字；怒－1指撥批字類咸的件號(hào)用。2）案躍卷題名烤：擬寫應(yīng)簡薯明、準(zhǔn)確運(yùn)揭示卷內(nèi)煙檔案材料眼的內(nèi)容。委主要包括謊：項(xiàng)目名余稱+內(nèi)容特征+檔案材料舍名稱（文倆件名稱）煉。項(xiàng)目名稱舌－－應(yīng)采露用規(guī)范的沫全稱，要抵與任務(wù)書偶、說明書貍及有關(guān)設(shè)慕計(jì)文件所黨載明的項(xiàng)里目名稱一游致。第三部分文件歸霸檔格式沾說明及畏復(fù)制要些求格式說明疫：2）案卷麥題名：內(nèi)容特征饅－－如果西某方面的巖全部檔案閃材料組在棒同一案卷慎，其內(nèi)容突特征用上艱位概念標(biāo)冬明。（如魂“抗滑樁盒施工記錄羽”這一上喉位概念來歉概括1.僑3.1、奮1.3.杏2、1.慚3.3、蘭1.3.熟4）檔案材料狠名稱（文川件名稱）旁－－即卷顛內(nèi)文件名笨稱，如說徒明書、計(jì)市算書、施區(qū)工圖、竣剝工圖等。注意：主不要套逐用文書違檔案案撿卷題名板的結(jié)構(gòu)蹤蝶（責(zé)任垂者+問題+文件名稱三）。項(xiàng)目奏名稱可用磚代字或代梳號(hào)反應(yīng)。第三部分文件歸爹檔格式勤說明及倘復(fù)制要權(quán)求格式說明款：3）編制