投資未來，促進發(fā)展！*****投資控股有限公司制度*****投資控股有限公司制度編輯：項目：公司：時間：

檔案管理辦法第一章總則第一條為加強**投資控股有限公司（以下簡稱公司）檔案工作的科學管理，有效保護和利用檔案,更好地為公司的各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《****科技集團公司檔案工作管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司檔案工作實際，制訂本辦法。第二條本辦法所稱檔案是指公司在投資、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。檔案門類包括文書檔案、經(jīng)營檔案、項目檔案、會計檔案、人事檔案、基本建設檔案、紀檢監(jiān)察檔案、審計檔案、特殊載體檔案及其他門類檔案。第三條公司檔案工作的基本任務是貫徹國家和集團公司關(guān)于檔案工作的方針、政策，遵循檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導、集中統(tǒng)一管理的原則，維護公司檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。第四條公司檔案工作在業(yè)務上接受集團公司有關(guān)部門的指導、監(jiān)督和檢查。第五條本辦法適用于公司本部，全資、控股子公司參照執(zhí)行。第二章管理體制與職責第六條總經(jīng)理辦公室是公司檔案工作的業(yè)務歸口管理部門，履行檔案工作的雙重職能，既是公司檔案工作的管理部門，又是收集、保管檔案和提供利用服務的部門；對公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，對檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導，科學管理各門類檔案并開展利用服務。其主要職責是：（一）貫徹、執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī)，組織制定、修訂公司檔案工作的規(guī)章、制度，并對執(zhí)行情況實施監(jiān)督、檢查；（二）負責公司年度檔案工作的計劃下達、工作開展、總結(jié)等工作；（三）負責組織公司檔案的接收、保管、安全保密、開發(fā)利用和統(tǒng)計上報；（四）負責公司檔案現(xiàn)代化管理及檔案信息化管理的研究及應用；（五）負責公司的檔案宣傳、檔案學術(shù)交流等工作；（六）負責向集團公司相關(guān)部門報送檔案統(tǒng)計材料和統(tǒng)計工作情況報告。第七條總經(jīng)理辦公室配備檔案工作人員，對各部門檔案工作進行督促和協(xié)調(diào)，并專職負責公司文件、項目材料等的歸檔和檔案保管工作。檔案工作人員的職責是：（一）認真貫徹執(zhí)行本辦法相關(guān)規(guī)定，遵守保密紀律，認真履行職責，做好檔案管理工作；（二）負責收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計檔案資料，對檔案的接收、移出、出入庫、利用進行登記，督促、檢查、落實公司檔案管理執(zhí)行情況；（三）負責建立年度檔案管理基本情況臺賬（包含總賬、明細帳等）。第八條文件材料的形成部門是立卷、預立卷責任部門，對文件材料的完整性、有效性、系統(tǒng)性負責；檔案部門負責文件材料的接收、利用、歸檔等工作，各立卷、預立卷部門分工如下：（一）投資部門負責公司投資項目檔案資料的預立卷和歸檔工作。（二）戰(zhàn)略發(fā)展部負責公司戰(zhàn)略規(guī)劃、滾動規(guī)劃等基礎材料檔案的預立卷和歸檔工作；（三）財務部負責公司會計檔案的立卷歸檔和管理工作。（四）人力資源部負責公司人事檔案、企業(yè)文化等工作立卷歸檔和管理工作；（五）黨群工作部負責公司黨群主要活動方案文件資料、黨內(nèi)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、黨員發(fā)展資料及黨員信息資料、黨委紅頭文件等工作的立卷歸檔和管理工作；（六）風險控制與法律部、紀檢監(jiān)察部（審計部）負責風險管控、法律、紀檢監(jiān)察和審計檔案的預立卷和歸檔工作；（七）總經(jīng)理辦公室負責公司各類基礎文件、三會文件等的立卷歸檔和保管工作，負責投資項目、公司經(jīng)營和其他公司文件材料的管理工作?；A文件材料包括：公司各類資質(zhì)、紅頭文件、總經(jīng)理辦公會（專題）會議紀要、請示、合同、光盤音像資料等；三會文件檔案是指公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的議案、決議和會議記錄等。第三章文件材料的管理與歸檔立卷第九條在經(jīng)營、投資、管理等各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，均應向檔案部門歸檔，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第十條文件歸檔時間：（一）經(jīng)營管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后歸檔。（二）投資項目文件應在項目立項時預立卷，在項目盡職調(diào)查、投資可行性論證、投資審議、投資審批、投資執(zhí)行、投后管理、股權(quán)退出等環(huán)節(jié)分階段歸檔。所投資項目涉及的文件完整后，應當在七個工作日內(nèi)填寫《項目文件交接清單》（附件1）交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔；（三）戰(zhàn)略規(guī)劃、滾動規(guī)劃應在決策機構(gòu)審議通過后七個工作日內(nèi),與總經(jīng)理辦公室檔案管理人員辦理移交手續(xù)；（四）會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由財務部立卷或裝訂成冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由公司財務部自行保管一年；期滿之后，3月底前，由財務部編制《會計檔案交接清單》（附件2）,與總經(jīng)理辦公室檔案管理人員辦理移交手續(xù)；（五）風險管控、法律、紀檢監(jiān)察和審計材料應在相關(guān)事項辦理完畢后七個工作日內(nèi),填寫《風險/法律/紀檢/審計文件交接清單》（附件3），與總經(jīng)理辦公室檔案管理人員辦理移交手續(xù)存檔；（六）磁帶、照片、實物等載體形式的文件應在工作結(jié)束后隨時歸檔，或與相應內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。（七）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應隨時歸檔；更新、補充的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。第十一條文件歸檔要求：（一）歸檔的文件材料，應完整、準確、系統(tǒng)、有效，簽署手續(xù)齊全，歸檔部門應填寫相關(guān)《文件交接清單》并履行交接手續(xù)；（二）歸檔的文件材料必須做到制成材料優(yōu)良、用筆用紙符合規(guī)定、字跡線條和圖像清晰，粘貼、裝訂符合檔案保存要求；（三）歸檔的文件材料，按照年度和文件形成過程及文件的內(nèi)容聯(lián)系等特征分類整理立卷，按照文件形成的時間排列。按照批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后的方式立卷；（四）不同年度的文件，原則上不一起立卷（項目檔案除外）；（五）熱敏紙傳真件不得立卷，必須制成復印件后方可立卷歸檔。第十二條檔案立卷的要求為：（一）每一檔案卷內(nèi)具有文件目錄，卷內(nèi)文件目錄包括序號、密級、頁數(shù)、成文日期、責任者、文號、文件名稱等（附件五《卷內(nèi)文件目錄》）。卷內(nèi)文件目錄按文件的排列順序的內(nèi)容編寫，文件標題應完整、準確；目錄編號應連續(xù)，不存在漏編或錯編現(xiàn)象等。卷內(nèi)文件目錄需與檔案實體名稱一致；合同目錄（附件5）要求合同金額單位統(tǒng)一，審批單和合同內(nèi)容、時間吻合；（二）卷內(nèi)文件凡有內(nèi)容字跡的頁面用鉛筆編頁號（阿拉伯數(shù)字標注在文件右上頁），破損的文件應予修補后再編入檔案卷內(nèi)；（三）公司檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。凡是記述和反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司的經(jīng)濟建設、經(jīng)營管理和歷史研究有長遠價值的重要文件材料，列為永久保管；凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為定期30年保管；只在短期內(nèi)對公司有參考利用價值的文件材料，列為定期10年保管。第十三條檔案工作人員于每年一季度對上年檔案進行全面清查，及時解決歸檔、立卷工作中的問題，保證檔案工作的銜接和完成。第十四條公司員工崗位調(diào)整、離職或離退休時，必須將屬于歸檔范圍的文件材料全部歸檔，不得私自處理。第四章檔案管理第十五條總經(jīng)理辦公室應對歸檔文件材料進行系統(tǒng)整理、登記、統(tǒng)計和安全保管；做好檔案的統(tǒng)計工作，掌握檔案總數(shù)和變化情況，對檔案的接收、移出、利用情況要及時登記。第十六條應用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)改進檔案管理和利用方式，嚴格按照國家和集團公司制定的技術(shù)標準，做好電子檔案的管理工作，并采取有效防護措施，確保檔案信息安全。第十七條定期對檔案安全、保管情況進行檢查，檢查時以案卷目錄為準，逐卷核對，掌握檔案變化情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施予以處理。第十八條檔案鑒定小組對公司保存的各類檔案定期進行鑒定。第十九條對于保存期限已滿的檔案，按規(guī)定進行清銷，對需要銷毀的檔案，在《銷毀清冊》上登記，并出具書面情況報告，經(jīng)總經(jīng)理辦公室負責人審查，報檔案鑒定小組審議批準后按規(guī)定銷毀。檔案銷毀要由2人以上并在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。第二十條密級檔案根據(jù)秘級程度分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種。密級檔案的管理和使用按照公司《\t"main2"保密工作管理暫行辦法》（航投辦【2012】3號）執(zhí)行。第五章檔案利用第二十一條總經(jīng)理辦公室應積極創(chuàng)造條件，開發(fā)利用檔案及檔案信息資源，為公司經(jīng)營、管理服務。第二十二條公司人員因工作需要查閱、復印檔案，必須履行檔案查閱、復印登記手續(xù)。借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》（附件6），經(jīng)部門負責人、檔案部門負責人審批同意后進行。重要項目檔案、會計檔案和密級檔案原則上不予借出。第二十三條原則上公司檔案不對外部單位借閱。特殊情況需借閱時，須經(jīng)檔案部門主管領(lǐng)導批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱完畢后及時歸還。第二十四條查閱檔案要愛惜檔案資料，嚴禁在檔案上批注、涂改、圈點、折疊、污損。如有損壞、丟失，根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。第二十五條借閱檔案必須妥善保存，按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。第六章檔案人員管理第二十六條檔案管理人員須為公司正式員工，應具備良好的政治素質(zhì)、保密意識、法律意識，具備大學本科以上學歷。第二十七條檔案管理人員必須經(jīng)過有關(guān)專業(yè)知識的培訓考核，合格后才能上崗。第七章檔案庫房管理第二十八條公司設立檔案專用庫房，并由檔案工作人員負責日常管理工作。第二十九條檔案庫房內(nèi)采取有效的防護措施，確保檔案的安全和有效利用，檔案庫房管理應做到“八防”要求，具體為：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。根據(jù)上述要求，檔案庫房安全管理應具有如下的控制措施：（一）檔案庫房設門禁，非檔案人員未經(jīng)許可不得擅自進入庫房。檔案工作人員應在下班前關(guān)好門窗，關(guān)閉電源；（二）檔案庫房應防止陽光直射庫內(nèi)；（三）檔案庫房應采取一定措施控制庫內(nèi)溫度；（四）檔案庫房周圍要滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴禁吸煙。庫房或周邊配備消防滅火器材。檔案工作人員應會使用滅火器。庫房不得有明火裝置，不得在庫房存放易燃易爆物品；（五）庫房的相對濕度應控制在45%到60%之間；（六）為防止灰塵對檔案的損害，及時清除檔案柜架上的灰塵；（七）庫房內(nèi)應采取防蟲、防鼠措施，定期投放防蟲藥物，若發(fā)現(xiàn)鼠、蟲害，及時采取措施消除。第三十條庫房內(nèi)應保持清潔，經(jīng)常清掃，不得隨意堆放檔案、不得堆放與檔案無關(guān)的物品。第八章附則第三十一條有下列行為之一的，責令限期改正；構(gòu)成犯罪的，提請司法機關(guān)追究刑事責任。（一）損毀、丟失密級檔案的；（二）將職務活動中形成的應歸檔的文件、資料占為己有，拒不歸檔或不按規(guī)定期限向檔案部門移交檔案的；（三）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案的；（四）涂改、偽造檔案的；（五）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；（六）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給國外的；（七）明知所保存的檔案面臨危機而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。第三十二條本辦法由總經(jīng)理辦公室負責解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

附件1:《項目文件交接清單》（一）發(fā)起設立新公司項目文件交接清單文件類型序號文件名稱備注必要文件B1《立項建議書》及審批文件公司內(nèi)部文件B2《投資可行性報告》、《投資方案》公司內(nèi)部文件B3《投資項目風險分析報告》公司內(nèi)部文件B4《投資項目財務分析報告》公司內(nèi)部文件B5總經(jīng)理辦公會紀要復印件B6董事會決議復印件B7集團公司批復復印件B8出資協(xié)議原件B9驗資報告原件B10營業(yè)執(zhí)照（正副本）復印件加蓋公章B11組織機構(gòu)代碼證（副本）復印件加蓋公章B12出資證明書原件B13公司章程原件其他文件1資產(chǎn)評估報告復印件加蓋公章2投資決策與風險控制評議會專家意見和《評審報告》公司內(nèi)部文件3請選擇4請選擇5請選擇6請選擇7請選擇交接記錄移交人：接收人：交接日期：延期檔案記錄收到延期存檔文件項，序號；尚有項文件未存檔；移交人：日期：接收人：日期：備注1、“必要文件”是投資部存檔項目資料時必須存檔的文件，如有特殊原因需要延后存檔或不能存檔，請在備注中說明。2、延后存檔的文件應在備注欄列明計劃存檔時間，由辦公室檔案管理人員負責定期催收。3、投資部門取得的非“必要文件”列示在“其他文件”欄。

附件1:（二）增資/受讓股權(quán)項目文件交接清單文件類型序號文件名稱備注必要文件B1營業(yè)執(zhí)照（正本、副本）復印件加蓋公章B2組織機構(gòu)代碼證（副本）復印件加蓋公章B3稅務登記證（副本）復印件加蓋公章B4近三年審計報告復印件加蓋公章B5資產(chǎn)評估報告原件B6《立項建議書》及審批文件公司內(nèi)部文件B7《投資可行性報告》、《投資方案》公司內(nèi)部文件B8《投資項目風險分析報告》公司內(nèi)部文件B9《投資項目財務分析報告》公司內(nèi)部文件B10董事會決議復印件B11總經(jīng)理辦公會紀要復印件B12集團公司批復復印件B13增資協(xié)議/出資協(xié)議原件B14驗資報告原件B15營業(yè)執(zhí)照（正本、副本）（投資后）復印件加蓋公章B16組織機構(gòu)代碼證（副本）（投資后）復印件加蓋公章B17出資證明書原件B18公司章程（出資后）原件B19營業(yè)執(zhí)照（出資后）復印件加蓋公章其他文件1投資決策與風險控制評議會專家意見、《評審報告》公司內(nèi)部文件2重要固定資產(chǎn)/無形資產(chǎn)所有權(quán)憑證復印件加蓋公章3正在履行的借款合同、擔保合同復印件加蓋公章4正在履行的銷售合同、采購合同范本復印件加蓋公章5稅收優(yōu)惠政策批文復印件加蓋公章6項目可行性研究報告/商業(yè)計劃書復印件加蓋公章7請選擇交接記錄移交人：接收人：移交日期：延期檔案記錄收到延期存檔文件項，序號；尚有項文件未存檔；移交人：接收人：備注1、“必要文件”是投資部存檔項目資料時必須存檔的文件，如有特殊原因需要延后存檔或不能存檔，請在備注中說明。2、延后存檔的文件應在備注欄列明計劃存檔時間，由辦公室檔案管理人員負責定期催收；3、投資部門取得的非“必要文件”列示在“其他文件”欄。（三）投后項目管理文件交接清單文件類型序號文件名稱備注必要文件B1每年年審的營業(yè)執(zhí)照（副本）復印件加蓋公章B2每年年審的組織機構(gòu)代碼證（副本）復印件加蓋公章B3每年年審的稅務登記證（副本）復印件加蓋公章B4年度審計報告復印件B5三會審查意見及請示公司內(nèi)部文件B6相關(guān)的會議紀要公司內(nèi)部文件B7三會文件及決議原件或復印件B8B9B10B11B12B13B14其他文件12345678交接記錄移交人：延期檔案記錄收到延期存檔文件項，序號；尚有項文件未存檔；交接人：接交人：備注1、“必要文件”是投資部存檔項目資料時必須存檔的文件，如有特殊原因需要延后存檔或不能存檔，請在備注中說明。2、延后存檔的文件應在備注欄列明計劃存檔時間，由辦公室檔案管理人員負責定期催收；3、投資部門取得的非“必要文件”列示在“其他文件”欄。附件1：附件1：（四）退出項目文件交接清單文件類型序號文件名稱備注必要文件B1退出方案及審批文件公司內(nèi)部文件B2總經(jīng)理辦公會紀要公司內(nèi)部文件B3對方董事會決議復印件B4公司董事會決議復印件B5股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同或產(chǎn)權(quán)交易合同、法律意見書原件B6集團公司批復復印件B7修訂過的公司章程（適用于部分退出項目）復印件加蓋公章B8國有資產(chǎn)評估項目備案表原件B9企業(yè)國有產(chǎn)權(quán)交易憑證（適用于掛牌交易項目）原件其他文件123交接記錄移交人：接收人：交接日期：延期檔案記錄收到延期存檔文件項，序號；尚有項文件未存檔；移交人：接收人：備注1、“必要文件”是投資部門存檔項目資料時必須存檔的文件，如有特殊原因需要延后存檔或不能存檔，請在備注中說明。2、延后存檔的文件應在備注欄列明計劃存檔時間，由辦公室檔案管理人員負責定期催收；3、投資部門取