實戰(zhàn)：產品經理怎樣寫電子郵件更有效？

發(fā)送有效的電子郵件1、提升我們的工作效率——讓郵件更加有效得到反應，讓事情更加有效得到推動；2、增強我們的影響力與專業(yè)性——郵件的覆蓋面更加廣泛，一封簡介利落重點突出的郵件會讓你的合作伙伴對你的印象更加好。一起來學習讓郵件發(fā)送得更加有效吧！今天，就一位同事的Email做出了部分的建議，也分享出來，供各位拍磚。其實，我相信每個人都可以總結出這些顯而易見的道理，只是：“知道容易做到難”。幾個重要的假設前提：1、很少有人愿意閱讀長郵件——除非你告訴他不讀會怎么樣，賦予他責任。2、很少有人愿意無理由主動做什么事情——特別可做可不做時，除非價值觀特別好，喜歡多管閑事。3、很少有人會仔細閱讀你的郵件——千萬不要發(fā)一封面向很多人的郵件，然后指望大家都在里面仔細閱讀找出你期待他做什么事情。不好的郵件特征1、寫成散文，長而枯燥，又期待人去閱讀——這是不現(xiàn)實的。2、重點不突出，反而依賴收件人去提取關鍵信息：時間、行動、目標。3、群發(fā)，導致郵件無針對性——《影響力》一書的觀點時，如此會導致責任感被稀釋和分散，發(fā)送的人越多，真正有價值的回應會越少。4、與此對應，好的電子郵件應該讓收件人一眼就掃到重點：是什么，作為收件人，我需要在什么時間做什么。辦公室郵件的作用(私人郵件不在其列)1、通知事情發(fā)生——如項目發(fā)布通知與預發(fā)布通知，決定我們已經做了，寫郵件只是通知你們，你們是否回應一點都不重要，但是只要沒說沒收到就好。2、征詢意見——決定未正式做，或者只是有個想法，希望大家給出意見和建議，你們的回應與否，尤其是回應的質量對于事情的推動進度非常重要。3、純粹分享——FYI型郵件，我覺得有趣或者有用的東西，發(fā)給各位參考，通常我會期待一個“謝謝”，但是沒有也沒關系。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發(fā)現(xiàn)原來郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。4、要求確認和拍板——重要！一定要得到收件人，尤其是里面的關鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會造成延時和其他后果。5、邀約一般是會議和討論的邀約，會被收件人登記到備忘錄里，建議此類郵件在標注清楚時間、地點、主題、內容的同時，使用OutLook的會議邀請系統(tǒng)發(fā)送。特別說明一般在工作里，“征詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會占多數(shù)。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中，我發(fā)現(xiàn)有些同學容易把“要求確認和拍板”的郵件誤發(fā)送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實，一看原來是確認郵件無人響應，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態(tài)，發(fā)送人又不給力去進行催促。所以到了點，發(fā)現(xiàn)決策無法達成。如果你要發(fā)送的郵件屬于“要求確認和拍板”類型的，請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論，確實已經到了確認階段，其次，請在郵件里標明下一步的行動，若你們不確認，事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答復的時間點。如有必要，請將你期望得到答復的人名附上，并強化指出。發(fā)送之前，你需要做什么知道你的目標——知道你的郵件類型是什么，在什么時間、方式、達到什么樣的目標，你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結果，如果不得到，會對你的工作造成什么影響。篩選收件人——在收件人的名單里，有哪些人是你需要得到明確態(tài)度的，有哪些人是你希望得到建議的(發(fā)郵件后立即征詢他！)，有哪些人是無關緊要的參考者，有哪些人反而不發(fā)表意見比較好(否則你的群回郵件得到了來自無關緊要的人的反對意見，反而會讓你束手無措，因為一旦有反對意見提出，你必須給予響應，因此事情無法推動！原則精簡名單，只發(fā)給關鍵人物，即那些會左右事情進程或能夠給出有價值的建議的人。當然，在項目前期討論階段，你可以發(fā)給更多的人，前提是：你必須有足夠的意見管理能力，不至于被各種意見左右。寫清楚沒有人愿意讀長郵件，除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。清楚不是指字體要放大，而是要注意一下幾點A.這是什么事情？B.計劃在什么時間做？以及原因。C.作為接收方，我要做什么？D.我要在什么時間做？E.我如何不做會如何？我如果做了會有什么價值？更多技巧避免在周一和周五發(fā)送重要郵件：否則你的郵件會被淹沒在垃圾郵件里，有可能被忽視。