技術檔案管理制度1總則：技術檔案管理制度（適合于公司、工廠、研究院等）1為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司建設和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術部門服務。特制訂本管理制度。2本公司技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產(chǎn)技術、科研成果、質(zhì)量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。3公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業(yè)務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。4按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術主管的直接領導下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2技術文件資料的歸檔：2.1每一個技術工程完成或告一段落后，都要有完整、準確、體系的技術文件資料，并按公司形成技術文件資料的歸檔規(guī)模和要求，將所形成的技術文件資料加以體系的收拾整頓，組成保管單元（卷、代、冊、盒），由技術主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。2各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)（參見PD423《文件控制程序》表PD423-02）,簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。3凡需歸檔的技術文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。4凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，并經(jīng)技術責任簽字后，向檔案室移交歸檔。5凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3綜合檔案室的任務和管理人員的職責：3.1綜合檔案室的任務：3.1.1集中、統(tǒng)1、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、體系、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、罅漏、污損破壞至沒法使用、借出沒法收回等，管理人員應負主要義務，嚴重者調(diào)離崗位。1.2輔佐各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和精確地收拾整頓、立卷歸檔工作。1.3承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。2技術檔案管理人員的職責：2.1認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。主動自動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術資料。2.2科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。3.2.3遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。3.2.4嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。2.5保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復制。4技術檔案的鑒定和銷毀：1認真做好技術檔案的內(nèi)容、保管限期的鑒定工作。因破損或蛻變的檔案，復制后，原檔案保管限期為半年。因點竄內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管限期為一年。2凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。5技術檔案的保管和借閱：1對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。2認真執(zhí)行技術檔案的保管搜檢制度，每一年年末全面搜檢、清理一次，做到帳檔同等。并于12月30日以前收拾整頓出搜檢敷陳，交技術主管審查。技術主管按照搜檢敷陳的結果，對出現(xiàn)的題目迫令檔案管理員舉行整改，并對搜檢敷陳的真實性舉行復查。3做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。5.4技術檔案的保密4.1全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。4.2技術檔案若有丟失、被盜、泄密等情形，應立刻上報并采取措施作妥帖處理。4.3非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術檔案。5技術檔案的借閱：5.1凡本公司技術人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5.2技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術主管批準方能借出。5.5.3經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報技術主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能a5.4借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。6技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放：1凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。2需加工制造的工裝類圖紙文件，應曬制三套。一套用于技術員作工藝后發(fā)放采購部備料，和轉交質(zhì)量部舉行木模、坯料搜檢，其中裝配圖發(fā)放于模具保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。3用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應曬制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、分管技術員及檔案室存檔。經(jīng)會簽后的鑄件圖還應至少發(fā)放一份至顧客處，其中，重油廠需發(fā)放三份。4用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的泥芯圖，應曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。5用作指導生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)功課指導書等，應曬制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術員及檔案室存檔。6作為驗收依據(jù)的檢驗卡片，應曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術員及檔案室存檔。7因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術資料，應在技術檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未劃定發(fā)放場所的文件應體例《文件發(fā)放清單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-01）,發(fā)放清單由文件體例部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有吸收人員簽字。其它需要文件的單元或個人，應提出申請，填寫《文件領用申請單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-06）,經(jīng)主管領導審查、文件體例部門主管批準后，可署名領取。a8發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術主管審查，總經(jīng)理批準后，送交公司財務部。7技術檔案和受控技術文件的更改：7.1當文件體例部門需對技術檔案施行更改或彌補時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料舉行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員按照通知單的內(nèi)容對技術檔案施行更改。點竄時統(tǒng)一做好點竄標志，堅持技術義務簽字，標明日期。同時點竄清單中的更改級別，并將點竄通知保留備查。7.2技術檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。3為防止各使用場所的受控文件失控，各種受控技術文件自發(fā)放之日起，其使用限期為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經(jīng)文件歸管理部門審查后，蓋上確認”印章，審查人員簽字認可前方可再次使用。工程技術檔案管理制度?目的：標準工程資料的編寫、收集、收拾整頓、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿意工程施工和移交、歸檔要求。2.名詞解釋各專業(yè)指：鍋爐專業(yè)、汽機專業(yè)、電氣專業(yè)、熱控專業(yè)、焊接專業(yè)。3.歸管理和劃分3.1工程部為項目部工程資料歸管理部門。工程部各部門為各自本能機能規(guī)模內(nèi)的資料管理對義務部門，負責本能機能規(guī)模內(nèi)的工程資料分階段或竣工時向資料管理人員提交歸檔，由資料管理人員統(tǒng)一向業(yè)主移交和向公司檔案室歸檔。3.2工程資料的存檔分別：3.2.工程管理文件資料：1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結束時歸檔資料管理人員）；3）行政文件，歸綜合管理部；4）工程施工技術及管理資料（音像資料等除外），歸工程部；3.3工程資料管理網(wǎng)絡和人員網(wǎng)絡工程項目中標后一個月內(nèi)由項目總工組織，建立項目工程資料管理網(wǎng)絡（應包括各部、室、專業(yè)組、專業(yè)公司等），明確負責人（負責人應為本現(xiàn)場技術負責人）、管理人員和各單位資料管理員。4.文件的編寫文件資料的編寫按以下規(guī)定執(zhí)行