第二十七章簡單高效，迅速行動第二十七章

1、追求完美：追求每一個細(xì)節(jié)，眼里容不下半點(diǎn)瑕疵，那么，面面俱到會讓你抓不住重點(diǎn)，把簡單的事情搞復(fù)雜。

2、目標(biāo)不明：如果在做事情之前沒有把握好大方向，走了很多彎路之后又回到原點(diǎn)，事情能不復(fù)雜嗎？

3、無效溝通：信息浩如煙海，溝通有無限種可能，理解偏差在所難免，于是各種各樣的復(fù)雜狀況出現(xiàn)了……

4、不夠整潔：你的東西總是一堆堆的沒有次序，永遠(yuǎn)不能一下子找到自己想要的，一切都是那么復(fù)雜。

5、任務(wù)模糊：上級下達(dá)的指令是含糊的，員工在迷惑中做事，事情能不復(fù)雜嗎？

6、文山會海：如果一個小的指令都需要幾頁紙，一個小的決策都需要開幾次動員大會，這樣必然會導(dǎo)致復(fù)雜。簡單高效，迅速行動前言

是什么導(dǎo)致一件事變得復(fù)雜？拒絕完美主義

也許，很多人都不知道，IBM這個藍(lán)色巨人，曾經(jīng)也開發(fā)過Windows這樣的電腦操作界面，叫做OS/2，如果IBM能追求簡單一點(diǎn)的話，微軟的命運(yùn)尚未可知。當(dāng)初，IBM的OS/2和微軟的Win95展開爭奪戰(zhàn)時，在兩個操作系統(tǒng)中都存在很多不完美，然而，Win95率先推出來了，并迅速占領(lǐng)市場，Win95很快升級到Win97，不到一年又推出了Win98，接下來又推出WinMe、WinXP,而微軟總是剛剛在新版本中修復(fù)了幾千個舊BUG，又同時制造了幾千個新的BUG，以至于后來Windows都自帶了自動更新功能，三天兩頭安裝一個補(bǔ)丁。但是市場接受了微軟，現(xiàn)在已經(jīng)沒有多少人知道曾經(jīng)有過視窗界面的OS/2,據(jù)說界面比Win95漂亮。簡單高效，迅速行動拒絕完美主義

挑刺兒、挑剔細(xì)節(jié)、看不得半點(diǎn)瑕疵，這些癥狀，就是確診的完美主義。完美主義就像一個放大鏡，芝麻大的事情都能放大到西瓜大的體積！再簡單的問題也會“渾身長刺”，讓你無從下手！世界根本不存在徹底的完美，丘吉爾說過：“追求完美主義，就等于讓自己處于癱瘓狀態(tài)?！庇腥秉c(diǎn)？很好，這樣才會不斷改進(jìn)！不完美往往才是真正的完美。千萬別做為了100分，最終只拿到0分的笨蛋！簡單高效，迅速行動拒絕完美主義

找準(zhǔn)目標(biāo)

我從早忙到晚，但是沒有一件事情是完成的。我這么的拼命，結(jié)果卻是白忙一場，沒有什么成果。感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什么呢？”你的忙亂不是因?yàn)楣ぷ魈?，而是因?yàn)闆]有重點(diǎn)、目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得愈來愈復(fù)雜，時間愈來愈不夠用。問清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)與減少錯誤的機(jī)會。簡單高效，迅速行動找準(zhǔn)目標(biāo)

目前擔(dān)任溝通管理顧問公司詹森集團(tuán)(JensenGroup)總裁兼執(zhí)行長的比爾·詹森，自1992年開始至今，持續(xù)進(jìn)行一項(xiàng)名為“追求簡單”(TheSearchforSimplerWay)的研究調(diào)查，長期觀察企業(yè)員工的工作模式，探討造成工作過量、效率低落的原因。最初的調(diào)查對象包括了來自460家企業(yè)的2500名人士，持續(xù)至今已經(jīng)擴(kuò)大到1000家企業(yè)，人數(shù)達(dá)到35萬人，其中包括了美國銀行(BankofAmerica)、花旗銀行(Citibank)、默克(Merck)、與迪士尼(WaltDisney)等知名的大型企業(yè)。

根據(jù)他多年的研究調(diào)查結(jié)果，現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因?yàn)椴磺宄繕?biāo)，總是浪費(fèi)時間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的訊息，卻浪費(fèi)太多時間在不重要的訊息上；抓不到重點(diǎn)，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。簡單高效，迅速行動找準(zhǔn)目標(biāo)

——我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？

目標(biāo)清楚不是要解釋公司的目標(biāo)或是策略，而是這個目標(biāo)對你的意義是什么，公司的目標(biāo)與你個人目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)是什么。如果老板重新設(shè)定公司未來一年的營運(yùn)策略與目標(biāo)，你可以問說：“我的工作目標(biāo)應(yīng)該做出哪些調(diào)整？是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式？”舉例來說，如果公司預(yù)計(jì)提升10％的營業(yè)額，那么行銷部門必須達(dá)成什么樣的部門目標(biāo)或是個別業(yè)務(wù)員必須達(dá)到多少的業(yè)績，才能完成公司整體的目標(biāo)。簡單高效，迅速行動找準(zhǔn)目標(biāo)

你必須理清的問題包括：——可否建議我，要從哪個地方開始？

你要知道的不是工作細(xì)節(jié)的問題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級。例如，應(yīng)該先確認(rèn)好哪些事項(xiàng)，才能開始進(jìn)行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應(yīng)該排在最后，以避免其它流程的變動而必須一再的重做；各項(xiàng)流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等?！覒?yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？

可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應(yīng)該要如何避免；根據(jù)過去的經(jīng)驗(yàn)，曾經(jīng)發(fā)生過哪些意料之外的情形，必須預(yù)做準(zhǔn)備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當(dāng)然更能增加成功的機(jī)會。

——有哪些可用的工具與資源？

你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時間以及工作進(jìn)度。簡單高效，迅速行動找準(zhǔn)目標(biāo)

有效溝通

有個朋友公司剛結(jié)束一個大項(xiàng)目，打算搞一個慶功會。于是老總讓秘書通知下去，晚上就辦，讓現(xiàn)場的施工人員也來參加。秘書打電話給各部門經(jīng)理，讓他們叫下屬穿的正式一些，來參加慶功會。部門經(jīng)理轉(zhuǎn)告助理，助理再通知組長，組長通知各個員工，等層層傳達(dá)到了施工人員那里，已經(jīng)是下班時間了。慶功會開始的時間到了，可是員工們稀稀拉拉地只到了三成。老總很驚訝，向到場的一名員工詢問原因。員工扯扯身上剛換過的衣服，說到：“老板，大伙兒都去找正式的衣服去了，馬上就來！”原來，員工最后聽到的通知是：必須穿正式的衣服來參加慶功會，會上要進(jìn)行批評和表揚(yáng)。大家都很無奈，紛紛借衣服了！老總哭笑不得。簡單高效，迅速行動有效溝通

“溝通常常是無底洞?！惫芾泶髱煖贰け说萌缡钦f。一個公司的溝通成本是最難計(jì)算的，也是最容易被無限放大的。無效溝通把一個企業(yè)人為地變得復(fù)雜了許多，它表現(xiàn)在：正確的指令傳不下去；部門間的想法互相理解不了；員工不知道客戶的意圖……所以，在工作中我們要完成一次有效的溝通，我們會把它分為六個步驟：簡單高效，迅速行動有效溝通

第一個步驟是事前準(zhǔn)備。了解溝通對象的背景、喜好、性格、脾氣等，了解溝通事項(xiàng)的具體內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、人物、要求等。第二個步驟是確認(rèn)需求。確認(rèn)雙方的需求，明確雙方的目的是否是一致的。第三個步驟是闡述觀點(diǎn)。即如何發(fā)送你的信息，表達(dá)你的信息。第四個步驟是處理異議。溝通中的異議就是沒有達(dá)成協(xié)議，對方不同意你的觀點(diǎn)，或者你不同意對方的觀點(diǎn)，這個時候應(yīng)該如何處理。第五個步驟是達(dá)成協(xié)議。就是完成了溝通的過程形成了一個協(xié)議，實(shí)際在溝通中，任何一個協(xié)議并不是一次工作的結(jié)束而是溝通的結(jié)束，意味著一項(xiàng)工作的開始。第六個步驟是共同實(shí)施。

溝通，并不需要正襟危坐，也不需要促膝長談，這些只是形式上的東西。溝通的關(guān)鍵是：怎么樣溝通更有效，如何能夠通過溝通達(dá)成結(jié)果。跟下屬交代工作，最好都是用語言，一次性說清楚，讓對方重復(fù)一遍，確認(rèn)無誤就可以馬上執(zhí)行了。用不著報告、審閱、詢問、修改、簽字這么麻煩！企業(yè)內(nèi)外部的溝通，絕大多數(shù)都是信息交流，所以，沒必要考慮形式上的東西，不管是在電梯里，還是在衛(wèi)生間，或是在餐廳里，不管是用書面報告還是口頭報告，不管時間長短，只要能達(dá)到溝通想要的結(jié)果就可以了。簡化溝通的最優(yōu)效方法就是越過過程，只說結(jié)果。過程固然重要，但如果什么事情都把過程的來龍去脈講清楚，時間不允許，機(jī)會也不等你。簡單高效，迅速行動有效溝通

溝通簡化——說結(jié)果，越過過程

麥肯錫曾為一家大客戶做咨詢，結(jié)束時，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯里遇見對方的董事長，董事長問負(fù)責(zé)人：“你能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果呢？”由于沒準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備，也無法在電梯從30層到1層的短短時間里把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一客戶。從此，麥肯錫要求員工凡事要在最短時間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚。因?yàn)槿藗冏疃嘤浀米∫欢?，所以凡事要?dú)w納在三條以內(nèi)。這就是流傳甚廣的——

“電梯30秒理論”簡單高效，迅速行動有效溝通

簡潔而精辟的表達(dá)，給你帶來的效果不僅僅是節(jié)省雙方的時間，還提高了達(dá)成目的的幾率，為成功創(chuàng)造了更多的機(jī)會。如果一個員工在30秒以內(nèi)講不清楚所要表達(dá)的意思，講不清楚他自己的任務(wù)和權(quán)責(zé)，那么，這不是一個稱職的員工。簡單高效，迅速行動有效溝通

能口頭報告的不要書面報告。能一句話說清楚的絕不要兩句話，更不要一張紙。要求匯報工作時，開門見山說重點(diǎn)，不說套話、廢話、拍馬屁的話。要求對話時有條理化，一、二、三、四、五……想清楚再發(fā)言。任何的溝通都要緊緊抓住目的。只說大白話，不要生僻的、華而不實(shí)的字眼。時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容、要求，幾個要素交代清楚就可以了。找對方法

一家大型連鎖超市，將在“東華”小區(qū)附近設(shè)立新店。為了查清小區(qū)的購買力情況，銷售部分成四個小組，分頭調(diào)查。用時最短、信息準(zhǔn)確的小組將贏得這個市場。各組的調(diào)查方法可謂五花八門：A組采取了抽樣調(diào)查法：選取小區(qū)22棟樓中的單數(shù)，再取每棟樓的一個單元，每單元取兩個房號，進(jìn)行入室調(diào)查，查明每戶家庭的人口、收入、消費(fèi)支出與結(jié)構(gòu)，根據(jù)這個數(shù)字再得出總體結(jié)論。耗時三天。B組用的是電話調(diào)查法：把電話打到每個家庭，征得主人同意后，逐項(xiàng)詢問。耗時一天半，看上去時間節(jié)省了很多，但是電話費(fèi)沒少花。C組用的是直接問詢法：站在小區(qū)門口，采訪進(jìn)出院門的住戶。耗時一天。D組最特別，只用了半天便得出了和以上幾組大致相同的結(jié)論。新超市開業(yè)時，D組的組長說出了自己的秘密：我們沒有接觸小區(qū)的任何一個人，只是查看了小區(qū)里所有的垃圾箱，根據(jù)垃圾的數(shù)量、包裝、品牌，分析出了這個小區(qū)的總體消費(fèi)水平。簡單高效，迅速行動找對方法

通向成功的路，往往越簡單越快捷。簡單的方法往往是抓住了事情本質(zhì)之后采取的手段，所以就像著名管理咨詢公司麥肯錫80年的工作實(shí)踐所得的結(jié)果一樣：執(zhí)行得難易程度決定效果的好壞！麥肯錫方法主張：以最快捷的方式、最少的時間、資源來解決工作中遇到的問題。就像是世界上出現(xiàn)鎖以后，就必然有與之相應(yīng)的鑰匙一樣，問題與方法是共存的。所以，如何找到最合適、最簡單高效的方法，是每一個成功人士都需要認(rèn)真對待的問題。簡單高效，迅速行動找對方法

簡單能帶來高效，能帶來利潤，能帶來成效，所以我們每個人要把簡單作為一項(xiàng)戰(zhàn)略、一種常態(tài)，而不是可有可無的東西！在這里，給大家提供一些簡化定律，幫助各位從不同角度、不同方面入手，讓自己的工作變得簡單、變得高效！

定律1：思維簡化——凡事都從簡單的角度去考慮。

定律2：20/80法則——抓住重點(diǎn)，牽牛只牽牛鼻子。

定律3：制度和流程簡化——制度簡單明了，權(quán)責(zé)明確，方法簡單易行。

定律4：組織結(jié)構(gòu)簡化——管理層級越簡單越有效。

定律5：產(chǎn)品和服務(wù)簡化——把精力投入到創(chuàng)造80%利潤的20%的產(chǎn)品和服務(wù)中。

定律6：管理簡化——從每一個細(xì)節(jié)杜絕不必要的消耗。

定律7：環(huán)境簡化——建立一個整潔的工作環(huán)境，養(yǎng)成一種有序的生活習(xí)慣。簡單高效，迅速行動找對方法

簡單高效7定律你有什么好方法，說出來與大家分享一下？簡單高效，迅速行動找對方法

接待簡化對來訪客人進(jìn)行篩選，節(jié)省自己的時間，也節(jié)省對方的時間。接待來客不拐彎抹角，直截了當(dāng)，詢問來訪目的，希望得到什么結(jié)果。一開始就說明談話時間，例如：“你希望談多長時間，15分鐘夠不夠？”“我接下來已經(jīng)約了別人，現(xiàn)在只剩下10分鐘時間?！笨词直砗汪[鐘，或者站起來。該拒絕的要堅(jiān)決拒絕，“不”只有一個字，說出來沒有你想象的那么難！交際簡化可去可不去的堅(jiān)決不去。交通工具選擇簡便快捷，經(jīng)濟(jì)實(shí)用型。一個人能搞定的，絕對不要兩個人。精簡過程，少寒暄，少客套，少花樣，直奔主題。簡單高效，迅速行動找對方法

溝通簡化能口頭報告的不要書面報告。能一句話解決的絕不要兩句話。匯報工作時，開門見山說重點(diǎn)。條理清晰，一、二、三……想清楚再說。任何的溝通都要達(dá)成結(jié)果。文案簡化目標(biāo)簡單，想象你要溝通的人就坐在你對面，他只有3分鐘的時間聽你的想法，你會說什么？每次只準(zhǔn)備一張紙。少說雙關(guān)語、優(yōu)雅句子、形容詞、不用文字游戲。只要短句、直截了當(dāng)、用通俗的話敘述重點(diǎn)。簡單高效，迅速行動找對方法

立即行動

有個農(nóng)夫新購置了一塊農(nóng)田，可他發(fā)現(xiàn)在農(nóng)田的中間有一塊大石頭。

“為什么不鏟除它呢？”農(nóng)夫問。

“哦，它太大了?！辟u主為難地回答說。農(nóng)夫二話不說，立即找來一根大鐵棍，撬開石頭的一端，意外的發(fā)現(xiàn)這塊石頭的厚度還不及一尺，農(nóng)夫一會兒就解決掉了這塊石頭。有時候困難沒有我們想象的那么嚴(yán)重，先行動起來，然后再去想下一步怎么做，有時候船到橋頭自然直。簡單高效，迅速行動立即行動

我們正處于一個講究效率的時代，在風(fēng)云變幻的現(xiàn)代社會中，存在著很多不確定因素，稍有遲疑，就可能使原來非常精妙的構(gòu)想在片刻之間變得一文不值。因此，我們必須及時行動，絕不拖延。

簡單高效，迅速行動立即行動

立即行動，絕不拖延

在山叢林間種，一只老虎前來覓食。茂密的叢林遮住了老虎的視線，他不知道此時獵人布置的陷阱就在附近。這時，老虎似乎看到前方似乎有獵物出現(xiàn)，于是奮力追趕，忽然老虎的腳掌被一個鐵圈勾住了。老虎想掙脫縛束，但是鐵圈把他牢牢固定在了原地。這時，手拿獵槍的獵人出現(xiàn)了，他一步步向老虎逼近，老虎似乎感覺到了死亡的預(yù)兆。眼看著就要端起獵槍的獵人，老虎不再猶豫，它用盡全身的力氣，猛的掙脫了鐵鏈。但是老虎的腳掌卻留在了鐵圈上。老虎忍痛的離開了這個危機(jī)四伏的危險地帶。

老虎斷了一只腳自然是很痛苦的，但因此而保存了性命，就是聰明的選擇。當(dāng)你遇到困難的時候，怎么反應(yīng)是一個很重要的問題，當(dāng)機(jī)立斷，方能轉(zhuǎn)危為安。機(jī)會可遇不可求。要明白“機(jī)會永遠(yuǎn)不會主動來敲你的門?！?/p>

簡單高效，迅速行動立即行動

在現(xiàn)實(shí)生活中碰到的問題，一般有兩種處理方法：一是果斷處理，二是猶豫不決。前者能夠及時解決問題，為下一步工作做好充分的準(zhǔn)備。而后者在做事上既耽誤了時間，又失去了做事的最佳時機(jī)。正如馬丁·科爾所說：“世間最可憐的，是那些做事舉棋不定，猶豫不決、不知所措的人，是那些自己沒有主意、不能抉擇的人。這種主意不定、意志不堅(jiān)的人，難以得到別人的信任，也就無法使自己的事業(yè)獲得成功。”如果該當(dāng)機(jī)立斷的時候沒有當(dāng)機(jī)立斷，不但會錯過渡過危機(jī)的最佳時機(jī)，而且會造成更大的損失。所以在處理問題時，要當(dāng)機(jī)立斷，控制事態(tài)的發(fā)展。任何猶豫不決、等待觀望的行為都將是問題變得更大、更難處理。簡單高效，迅速行動立即行動

當(dāng)機(jī)立斷，抓住最佳解決時機(jī)

聯(lián)邦快遞公司，其創(chuàng)始人史密斯提出專門經(jīng)營“隔天送貨服務(wù)“的想法，但這個想法剛提出來的時候，所有的人都說不可能，有人告訴他，如果可行，美國有那么多航空公司為什么不做？而你現(xiàn)在連一架飛機(jī)都沒有，是不是太異想天開了？果然，開始時并不順利，第一架飛機(jī)的任務(wù)僅載送了5個包裹，其中3個是史密斯先生自己的，這時嘲笑的聲音更大了，但是史密斯先生并未動搖，繼續(xù)堅(jiān)持別人認(rèn)為不可能成功的事業(yè)，最后聯(lián)邦快遞終于成為世界上第一大