《辦公自動化》主講：劉勁宇華南師范大學政治與行政學院第一講緒論關(guān)鍵概念解析：辦公與自動化辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展關(guān)于辦公自動化的課題一、關(guān)鍵概念解析1、什么是“辦公”？人類社會的“辦公”：緣起與發(fā)展相關(guān)概念：辦公室與辦公人員2、關(guān)于“自動化”辦公領(lǐng)域的自動化：電子化時期的辦公結(jié)構(gòu)1.1關(guān)于“辦公”詞典中的解釋：處理公事（1）“公”事成為一種常態(tài)（2）處理公事，成為一種職業(yè)辦公室工作“職業(yè)化”成因：社會分工細化、人際關(guān)系處理的復雜程度加深1.1.2“辦公”內(nèi)涵的演化社會形態(tài)工作任務(wù)特征早期社會處理簡單的公共事務(wù)有專人負責，但不是一種“職能”農(nóng)業(yè)社會輔助官僚服從國家管理需要，集中于政府部門，具有職業(yè)化趨勢工業(yè)社會生產(chǎn)與社會管理領(lǐng)域的事務(wù)職業(yè)化，具有高度組織化特種的部門、企業(yè)中現(xiàn)代社會社會生活中各種管理事務(wù)職業(yè)化、專業(yè)化，各部門、社會群體中普遍存在1.1.3-1現(xiàn)代的“辦公”要做些什么？非專業(yè)化的視角文員、秘書類工作信息處理：打字，接收、登記、發(fā)放文件資料，辦公設(shè)備操作接待（前臺）：接聽電話，來訪登記，記錄考勤后勤保障：清潔衛(wèi)生，茶水，車輛1.1.3-2現(xiàn)代的“辦公”要做些什么？專業(yè)化的視角社會發(fā)展導致所有崗位的工作趨向高度的專業(yè)化、職業(yè)化，強調(diào)了專業(yè)知識與職業(yè)技能的重要性信息管理、人事（人力資源）管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)（物業(yè)、設(shè)備）管理、安全管理……關(guān)于辦公領(lǐng)域?qū)I(yè)化分工的探討歷史上，一般只有在具有結(jié)構(gòu)化環(huán)境的制造業(yè)和工業(yè)組織中才需要專業(yè)化工分。早期辦公室中，一般不進行專業(yè)化分工，因為辦公室的工作是根據(jù)需要而定的，很少受到監(jiān)督，而且開支不大。20世紀中葉以來，“全面辦事系統(tǒng)”原理，將工作高度集中在幾個職位上，從而形成了各種專業(yè)人員?！叭孓k事系統(tǒng)”原理一定量的專門性工作分派給具有相應能力的人員。紙制的文書、檔案管理，辦公用品（耗材）倉庫管理，機要通訊，保密室、印章室設(shè)備操作：打字室、復印機室電子文件管理：磁帶光盤磁盤管理，數(shù)碼攝影攝像（后期處理），網(wǎng)站信息發(fā)布1.2“辦公”的執(zhí)行者辦公人員（白領(lǐng)）：以工資為基本生活來源的非直接生產(chǎn)人員各種稱謂：辦事員、文員、文書、文秘、秘書不同同層層級級辦辦公公人人員員的的主主要要事事務(wù)務(wù)通用用型型辦辦公公人人員員初級級辦辦事事員員：：整整理理文文件件、、攝攝影影攝攝像像、、接接聽聽電電話話、、收收發(fā)發(fā)信信件件、、打打字字、、跑跑腿腿等等辦公公室室主主管管：：協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)領(lǐng)領(lǐng)導導分分管管的的項項目目、、部部門門事事務(wù)務(wù)，，起起草草文文件件議議案案，，管管理理本本部部門門等等專職職型型辦辦公公人人員員負責責具具體體專專業(yè)業(yè)事事務(wù)務(wù)，，辦辦文文、、保保密密、、后后勤勤等等向?qū)Ｈ巳素撠撠熦煟ǎ孛貢鴷?，，安安排排會會議議、、會會議議記記錄錄、、安安排排差差旅旅、、處處理理郵郵件件、、文文檔檔匯匯編編、、檔檔案案保保管管等等1.3““辦辦公公””機機構(gòu)構(gòu)————辦辦公公室室傳統(tǒng)統(tǒng)意意義義的的辦辦公公室室概念念：：完完成成一一個個機機構(gòu)構(gòu)的的業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)工工作作的的房房間間人員員構(gòu)構(gòu)成成：：主主管管、、秘秘書書、、速速記記員員、、打打字字員員和和一一般般辦辦事事員員職能能：：輔輔助助管管理理人人員員，，支支持持專專業(yè)業(yè)部部門門開開展展工工作作辦辦公公室室的的設(shè)設(shè)置置依據(jù)據(jù)組組織織的的層層次次、、規(guī)規(guī)模模來來設(shè)設(shè)置置公共共部部門門：：政政府府辦辦公公廳廳、、秘秘書書處處、、綜綜合合科科企業(yè)業(yè)：：行行政政部部、、綜綜合合事事務(wù)務(wù)科科思考考題題：：請比比較較以以下下部部門門的的““辦辦公公室室””的的組組織織結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)，，并并探探討討其其構(gòu)構(gòu)成成原原理理。。省級級人人民民政政府府辦辦公公廳廳職能能部部門門，，如如教教育育廳廳（（局局））的的““廳廳辦辦公公室室””社區(qū)區(qū)管管理理機機構(gòu)構(gòu)，，如如街街道道辦辦事事處處的的““黨黨政政辦辦””國有有企企事事業(yè)業(yè)單單位位，，如如華華南南師師范范大大學學““校校辦辦””民營營企企業(yè)業(yè)，，總總經(jīng)經(jīng)理理辦辦公公室室、、行行政政部部小結(jié)結(jié)：：““辦辦公公””內(nèi)內(nèi)涵涵及及其其外外延延的的演演變變“辦辦公公””成成為為一一種種職職業(yè)業(yè)“辦辦公公室室””的的專專門門化化辦公公領(lǐng)領(lǐng)域域的的專專業(yè)業(yè)化化發(fā)發(fā)展展1.2關(guān)于于““自自動動化化””自動動化化：：最最高高度度的的機機械械化化。。機器器、、設(shè)設(shè)備備和和儀儀器器能能全全部部自自動動地地按按規(guī)規(guī)定定的的要要求求和和既既定定的的程程序序進進行行生生產(chǎn)產(chǎn)，，人人只只需需要要確確定定控控制制的的要要求求和和程程序序，，不不用用直直接接操操作作。。不不同同領(lǐng)領(lǐng)域域自自動動化化的的比比較較生產(chǎn)產(chǎn)領(lǐng)領(lǐng)域域機器器設(shè)設(shè)備備，，替替代代人人力力無無法法達達成成的的活活動動，，如如深深海海開開采采、、大大宗宗運運輸輸；；替替代代人人力力完完成成重重復復性性的的活活動動，，如如流流水水線線上上的的軋軋制制零零件件等等。。科研研領(lǐng)領(lǐng)域域大量量數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)的的計計算算，，多多維維視視圖圖表表達達，，微微分分子子探探測測，，太太空空探探索索等等等等。。辦公公領(lǐng)領(lǐng)域域的的自自動動化化在辦辦公公領(lǐng)領(lǐng)域域里里，，引引入入機機械械（（電電子子））設(shè)設(shè)備備，，引引入入設(shè)設(shè)備備操操作作技技能能，，引引入入流流程程化化、、程程序序化化管管理理全部部或或部部分分替替代代辦辦公公人人員員的的業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)活活動動優(yōu)質(zhì)質(zhì)、、高高效效地地處處理理辦辦公公信信息息和和辦辦公公事事務(wù)務(wù)。。辦辦公公自自動動化化的的特特點點多學學科科綜綜合合：：文文秘秘、、行行為為科科學學、、管管理理科科學學、、系系統(tǒng)統(tǒng)工工程程學學、、社社會會學學和和人人機機工工程程等等融合合人人、、機機器器、、信信息息資資源源三大大類類設(shè)設(shè)備備：：計計算算機機類類、、通通信信類類、、辦辦公公用用機機電電類類四大大支支持持技技術(shù)術(shù)：：計計算算機機技技術(shù)術(shù)、、現(xiàn)現(xiàn)代代通通信信技技術(shù)術(shù)、、信信息息處處理理技技術(shù)術(shù)和和自自動動化化技技術(shù)術(shù)辦辦公公自自動動化化系系統(tǒng)統(tǒng)的的組組成成要要素素依據(jù)據(jù)““系系統(tǒng)統(tǒng)理理論論””，，5個基基本本要要素素人：：決決策策、、管管理理、、專專業(yè)業(yè)技技術(shù)術(shù)、、輔輔助助人人員員設(shè)備備（（硬硬件件））：：計計算算機機及及其其外外部部設(shè)設(shè)備備，，通通信信設(shè)設(shè)備備，，復復印印設(shè)設(shè)備備等等軟件件：：操操作作系系統(tǒng)統(tǒng)、、數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)庫庫、、文文字字處處理理等等信息息：：文文本本、、超超文文本本、、多多媒媒體體環(huán)境境：：場場地地設(shè)設(shè)施施辦辦公公設(shè)設(shè)備備設(shè)設(shè)施施的的發(fā)發(fā)展展石器器時時代代：：工工作作場場所所與與居居室室分分離離，，有有了了獨獨立立的的““辦辦公公場場所所””公元元前前3200年年，，埃埃及及人人發(fā)發(fā)明明了了墨墨水水公元元前前3000年年，，中中國國人人發(fā)發(fā)明明了了算算盤盤公元元前前600年年，，亞亞述述人人發(fā)發(fā)明明了了圖圖書書館館公元元前前444年年，，希希臘臘人人發(fā)發(fā)明明了了信信件件投投遞遞系系統(tǒng)統(tǒng)公元元前前105年年，，蔡蔡倫倫發(fā)發(fā)明明了了紙紙1450年年，，德德國國人人蓋蓋丁丁堡堡發(fā)發(fā)明明了了印印刷刷機機1516年年，，維維也也納納與與柏柏林林建建立立了了第第一一個個公公共共郵郵件件系系統(tǒng)統(tǒng)1795年年，，法法國國人人杰杰克克斯斯發(fā)發(fā)明明了了““鉛鉛筆筆””1848年年，，英英國國人人貝貝恩恩發(fā)發(fā)明明了了傳傳真真機機1875年年，，愛愛爾爾蘭蘭人人格格里里發(fā)發(fā)明明了了現(xiàn)現(xiàn)代代速速記記方方法法，，英英文文拼拼寫寫記記錄錄達達到到每每分分鐘鐘120個個單單詞詞1876年年，，貝貝爾爾發(fā)發(fā)明明了了電電話話1937年年，，靜靜電電復復印印技技術(shù)術(shù)出出現(xiàn)現(xiàn)1946，，世世界界上上第第一一臺臺計計算算機機出出現(xiàn)現(xiàn)1969年年，，網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)出出現(xiàn)現(xiàn)現(xiàn)代代辦辦公公自自動動化化設(shè)設(shè)備備計算算機機類類（（信信息息處處理理））設(shè)設(shè)備備：：輸輸入入輸輸出出通信信類類（（信信息息傳傳輸輸））設(shè)設(shè)備備：：交交換換機機、、傳傳真真機機、、網(wǎng)網(wǎng)卡卡、、視視頻頻采采集集卡卡辦公公用用機機電電（（信信息息復復制制））設(shè)設(shè)備備：：復復印印、、速速印印其它它（（輔輔助助））設(shè)設(shè)備備：：錄錄音音、、攝攝影影攝攝像像、、空空調(diào)調(diào)、、碎碎紙紙機機、、裝裝訂訂機機、、不不間間斷斷電電源源辦公公自自動動化化設(shè)設(shè)備備的的發(fā)發(fā)展展趨趨勢勢微型型化化：：設(shè)設(shè)備備的的體體積積越越來來越越小小一體體化化：：多多種種功功能能集集成成，，通通過過各各種種方方式式與與計計算算機機連連接接多媒媒體體化化：：多多媒媒體體文文件件格格式式互互轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)越越來來越越容容易易網(wǎng)絡(luò)絡(luò)化化：：支支持持遠遠程程操操作作移動動辦辦公公：：手手持持設(shè)設(shè)備備、、無無線線設(shè)設(shè)備備，，無無固固定定辦辦公公桌桌智能能化化：：信信息息管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)、、大大型型關(guān)關(guān)系系數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)庫庫應應用用小結(jié)：辦公自自動化的基礎(chǔ)礎(chǔ)社會分工細化化科學發(fā)展：信信息科學、管管理科學等技術(shù)進步：大大型機械的發(fā)發(fā)明、電力系系統(tǒng)的發(fā)明意義和作用：：人力資源優(yōu)優(yōu)化配置，辦辦公效率、質(zhì)質(zhì)量提高，促促進信息處理理水平發(fā)展，，辦公組織結(jié)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化二、辦公自動動化系統(tǒng)1.代際發(fā)展個體工作自動動化、工作流流自動化、以以知識管理為為核心2.功能層次事務(wù)層、管理理層、決策支支持層2.1辦公公自動化的代代際劃分劃分依據(jù)：硬件設(shè)備應用用廣度，辦公公設(shè)備與組織織管理之間的的融合程度，，數(shù)據(jù)開發(fā)利利用的深度計算機進入辦辦公領(lǐng)域約60多年的歷史，，可以劃分為為3代不同代際的辦辦公自動化系系統(tǒng)在不同的的組織、國家家內(nèi)還在同時時使用第一代：個體體工作自動化化20世紀60年代中期以個人電腦和和辦公套件應應用為主要特特征實現(xiàn)從手工式式的文書工作作，轉(zhuǎn)變?yōu)榛谟嬎銠C機系統(tǒng)數(shù)據(jù)處處理的“信息息”職責強調(diào)效率提升升，對信息資資源管理、業(yè)業(yè)務(wù)流程、組組織結(jié)構(gòu)等改改善涉及較少少。第一代辦公自自動化系統(tǒng)框框架辦公自動化群眾來訪接待電話傳真等服務(wù)檔案管理會議管理公文管理人事管理資產(chǎn)管理財政預算計劃管理第二代：工作作流自動化20世紀80年代在局域的基礎(chǔ)礎(chǔ)上，建立跨跨單位、跨地地域的聯(lián)機系系統(tǒng)，實現(xiàn)了了辦公業(yè)務(wù)綜綜合管理的自自動化，協(xié)同同化辦公組織結(jié)構(gòu)發(fā)生生轉(zhuǎn)變：實施施流程再造，，基于流程而而非職能的組組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變變。第二代辦公自自動化系統(tǒng)框框架綜合信息應用用通用辦公自動動化互聯(lián)網(wǎng)信息集成信息發(fā)布信息交互信息管理綜合管理公共信息協(xié)同辦公個人信息辦公自動化第三代：以知知識管理為核核心20世紀末期興起起知識經(jīng)濟背景景下，如何有有效利用信息息系統(tǒng)中的大大量數(shù)據(jù)，化化隱性知識為為顯性知識，，實現(xiàn)創(chuàng)新。。建立學習型組組織。第三代辦公自自動化系統(tǒng)框框架決策支持系統(tǒng)統(tǒng)知識庫管理信息系統(tǒng)統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)信息資源規(guī)劃劃業(yè)務(wù)應用系統(tǒng)統(tǒng)員工工作環(huán)境境知識與交流平平臺信息化環(huán)境2.2功能層次劃分依據(jù)：內(nèi)內(nèi)在工作特性性、外在關(guān)系系，工程結(jié)構(gòu)構(gòu)水平、技術(shù)術(shù)水平等。3個層次的綜合合應用，構(gòu)成成了完整的辦辦公自動化系系統(tǒng)。事務(wù)層辦公自自動化系統(tǒng)面向具體的辦辦公事務(wù)。操作人員的系系統(tǒng)使用權(quán)限限有限，只能能處理與自己己所負責業(yè)務(wù)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)據(jù)存儲了大量的的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)數(shù)據(jù)硬件依賴為主主，例如超市市的收款機。。管理層辦公自自動化系統(tǒng)面向中層管理理人員具有較強的管管理信息能力力，具有一定定的業(yè)務(wù)處理理和管理功能能滿足于辦公與與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的的信息處理一一體化要求，，支持軟件、、硬件及信息息資源共享決策層辦公自自動化系統(tǒng)面向高層管理理人員，授權(quán)權(quán)解決特定問問題的決策人人員建立在前兩個個層級基礎(chǔ)之之上，可以獲獲得組織內(nèi)的的各種統(tǒng)計數(shù)數(shù)據(jù)具有決策支持持系統(tǒng)模塊，，包含了知識識庫、決策模模型、方法等等內(nèi)容。小結(jié)：“電電子化”時期期的辦公結(jié)構(gòu)構(gòu)辦公結(jié)構(gòu)的““轉(zhuǎn)型”將以往分散的的、按職能分分列的辦公室室人員，以““系統(tǒng)方式””結(jié)合“人-機”，形成成辦公自動化化系統(tǒng)基本思路：按按照信息流程程，執(zhí)行“輸輸入—處理—輸出”的過程程三、辦公自動動化的課題辦公管理領(lǐng)域域的質(zhì)疑：辦辦公室在勞動動成本增加的的同時，其每每一工時的產(chǎn)產(chǎn)量反而下降降了。自動化領(lǐng)域的的質(zhì)疑：“到到處都看到計計算機，惟獨獨在生產(chǎn)率統(tǒng)統(tǒng)計中看不到到”。案例1，打字字室的沉浮某學院于80年代中期購置置了打字機與與打印機，設(shè)設(shè)置了打字室室，文件試卷卷等處理實現(xiàn)現(xiàn)電子化，后后來還配置了了復印機等。。老師們常去去打字室，那那里非常熱鬧鬧。90年代中期學院院建立了一個個計算機房，，有10臺電腦，希望望更多教師使使用，但教師師們?nèi)韵矚g去去打字室。幾幾年后設(shè)備老老舊，沒繼續(xù)續(xù)更新而淘汰汰了。90年代中后期，，各辦公室陸陸續(xù)安裝了空空調(diào)和電腦。。教師們開始抱抱怨打字員錯錯誤率高而效效率低。打字字員自己也抱抱怨網(wǎng)絡(luò)、設(shè)設(shè)備問題多、、總出錯。2002年打字室被撤撤消，但仍有有辦事員為領(lǐng)領(lǐng)導打字。同年，文印室室建立，主要要用來打印、、復印和速印印。提問環(huán)節(jié)：1．新設(shè)備的投投入，引起了了關(guān)注，形成成了一個熱點點，為什么人人們愿意使用用電子化的文文件？2．但技術(shù)應用用沒有得到推推廣與普及，，相反制造了了浪費，是技技術(shù)還是制度度問題？3．90年代后期，為為什么技術(shù)普普及的那么快快？4．教師們?yōu)槭彩裁撮_始抱怨怨，難道以往往就沒有錯誤誤？打字員為為什么自己也也覺得煩惱？？5．打字室被撤撤消，為什么么崗位職責并并沒有消失？？6．你能預測文文印室的未來來嗎？案例2，老編編輯的固執(zhí)某期刊編輯室室有一位老編編輯他使用的電腦腦已經(jīng)超過6年了，單位位為他所在部部門更新了一一臺電腦，盡盡管新電腦不不是直接配置置給他，但使使用率非常低低他的電腦由于于老舊，容易易出問題，維維護人員經(jīng)常常抱怨，“有有新電腦不用用，用舊的，，折騰人”他曾提出更換換自己的電腦腦，但被領(lǐng)導導以“該部門門已經(jīng)更新