房地產公司會議制度目的和范圍會議是公司內部溝通的最有效方式之一，建立會議制度目的在于規(guī)范各種會議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會議記錄、會議紀要發(fā)放、會后跟蹤落實等工作，以提高會議效率、形成順暢的溝通渠道，從而有利于持續(xù)有效的制度會改進。其范圍涵蓋公司內的各種會議以及公司員工外出參加的會議。職責2.1總經理/副總經理主持經理例會、公司專題會議、管理評審會議、全體員工大會；指定專人追蹤經理例會事項的落實情況；經理例會后，指定專人整理會議記錄，形成并發(fā)放會議紀要；參加相關會議。2.2總經理室1總經理秘書負責經理例會的通知、召集；總經理室有關人員參加經理例會。總經理室通知召開公司員工大會；組織召公司專題會議；負責組織與質量管理體系有關的會議；總經理室副主任負責經理例會和公司專題會議的會議記錄、會議紀要發(fā)放、會議布置工作執(zhí)行情況的追蹤、落實和反饋等工作。3各部門1經理例會前向總經理室遞交本部門工作周記，部門正職經理和項目部正職經理參加經理例會，布置執(zhí)行會議安排工作；部門經理主持召本部門周會，負責周會精在本部門內部的溝通；業(yè)務主管部門負責業(yè)務專題會議的召，并組織相關部門參加；指定專人做會議記錄，發(fā)放會議紀要、追蹤落實會議布置工作；部門經理、人力資源部經理審繪并批準員工外出參加外部會議（高級員工由總經理批準）；人力資源部負責么司員工大會等會議的具體會務安排。工作流程3.1會議類別例會，包括經理例會、各部室周會。項目部例會、施工監(jiān)理例會等；專題會議，包括公司專題會議和部門業(yè)務專題會議（針對專題由業(yè)務主管部門牽頭組織有關人員召開，如圖紙會審會議、開標評審會議、合同評審會議等）；與質量管理體系有關的會議，包括內外審首末次會議，內外部審核會議，管理評審會議等；全體員工大會，包括各種動員大會、年初計劃動員會、年終總結表彰會等；其他內部會議；外部會議：指公司員工外出參加的由政府、行業(yè)協會和其他組織機構主辦的各種會議。3.2會議組織流程例會經理例會經理例會由總經理/副總經理主持，總經理秘書負責召集，原則上每兩周一次。與會人員為各部室正職經理、總經理室有關人員以及總經理指定的其他員工。原則上每三個月召一次經理例會擴大會議，與會人員范圍擴大至公司本部以及各分支機構的所有中、高級職員。在例會前，各部室應向總經理室遞交部門工作周記一式四份（分發(fā)至總經理、兩位副總、記錄存檔各一份〕。周記包括“本周工作主要情況”、“存在的問題及改進意見”、“下周主要工作計劃”三個欄目?？偨浝硎抑付▽Ｈ俗粉櫳洗谓浝砝龝马椀穆鋵嵡闆r，并整理成“經理例會落實情況”一式四份（分發(fā)范圍同部門工作周記〕。在經理例會上，由副總經理通報上次例會已落實事項和未落實或正在辦理中的事項；總經理主持討論各部室周記“存在的問題及改進意見”欄目中提出的問題，并確定改進意見；總經理主持討論會上提出的其他問題。D?在經理例會后，由總經理室副主任整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要送呈副總經理審閱后，及時發(fā)放至各與會者手中。與會者應向本部門員工傳達會議精神，安排落實會議布置工作。會議紀要必須編號，標明“機密”字樣，注明會議時間、地點、參加人員、缺席人員。經理例會紀要共分“上次例會未完事項”和“本周例會事項”兩個欄目。總經理室保存經理例會紀要、各部室周記、“經理例會落實情況”，并按年度整理成冊，按規(guī)定，每兩年向公司圖書檔案室移交一次。各部室周會由各部室經理負責主持召，會議內容包括傳達經理例會精神、安排執(zhí)行經理例會上布置的工作、通報本周工作主要情況、討論存在的問題及改進意見、安排下周主要工作計劃等等。原則上每隔一至二周一次，與會人員為各部室全體員工。各部室周會應形成書面紀要或以周記的形式體現，以適當的形式（如在部門辦公室的看板上張貼）在部門內部傳遞，并在當周經理例會前呈送總經理室。項目部例會和項目部參與的施工監(jiān)理例會項目部例會和項目部參與的施工監(jiān)理例會的有關制度參見《施工管理程序》專題會議3.2.2.1公司專題會議總經理/副總經理根據公司業(yè)務運作的需要確定公司專題會議議題、議程時間、地點、與會人員等，由總經理室根據總經理的意見負責召集有關人員召開專題會議，并負責會議記錄、會議紀要發(fā)放（發(fā)放范圍：每一位與會者）和會議布置工作的追蹤落實等。公司專題會議根據具體情況不定期舉行?？偨浝硎冶４鎸ｎ}會議紀要，并按年度整理成冊，定期送公司圖書檔案室存檔。業(yè)務專題會議由業(yè)務主管部室負責召集，與會者為各有關部室人員。會議應形成書面紀要分發(fā)至所有與會部門的主管手中，并由專人對會議布置的工作進行追蹤。業(yè)務專題會議根據業(yè)務開展情況不定期舉行，必要時可針對同一專題舉行多次會議，形成系列紀要。會議紀要的發(fā)放和存檔同的有關規(guī)定。與質量管理體系有關的會議與質量管理體系有關的會議，包括內外審首末次會議、內外部審核會議、管理評審會議等，其有關規(guī)定參見《工作改進管理程序》。全體員工大會員工大會由總經理/副總經理主持，總經理室通知召，并布置有關部室準備會議資料，人力資源部負責具體會務安排。員工大會不形成會議紀要，但總經理室應保存會議有關材料，并定期整理歸檔。其他內部會議其他內部會議的有關制度參照上述適用的條款執(zhí)行。外部會議公司員工外出參加由政府、行業(yè)協會和其他組織機構主辦的各種會議，必須征得部門主管同意，如需出差，必須按照《人力資源管理》辦理出差申請手續(xù)。員工外出會期間，必須做好會議記錄，返回公司后，必須在一周內整理有關資料，向部門主管或總經理室提交報告，必要時召集有關會議進