目的：

文件與資料管理流程

版 本：A/0為保障公司內(nèi)部管理的所有文件與資料均能達(dá)到有效管制，并確保所有文件與資料的充分性、適宜性和有效性，杜絕無(wú)效或過(guò)時(shí)作廢的文件出目前作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)，特制定本流程。適用范圍：適用于公司各管理體系的手冊(cè)、流程、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、技術(shù)文件、記錄表單、外使用、廢止、銷毀的全部經(jīng)過(guò)。相關(guān)責(zé)任方：本文件的責(zé)任者：人事行政部系統(tǒng)組DCC本文件的顧客：文件的使用者本文件的相關(guān)方：最高管理者、管理者代表、各部門定義：管理體系：建立并實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)方針和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的體系。等。規(guī)則。規(guī)范：闡明要求的文件，是對(duì)各管理流程中，某些活動(dòng)進(jìn)行的細(xì)化規(guī)定。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：詳細(xì)工位的作業(yè)方式描述文件。ECNBOM資料：非文件但有必要保存的書(shū)面資料。記錄：依據(jù)手冊(cè)、流程、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的各類數(shù)據(jù)和表單均屬記錄。集中歸檔保存的，稱為檔案。受控文件：為本公司管理體系運(yùn)作中的依據(jù)文件（包括內(nèi)/外部文件需作發(fā)放、回收記錄及變更修訂管理，發(fā)放前加蓋“受控文件”印章標(biāo)識(shí)。收記錄，不列入變更修訂管理，不維護(hù)其有效性，發(fā)放前加蓋“參考文件”印章。失效文件：已經(jīng)注銷或作廢的文件。DCC：文件控制中心DCCDCC負(fù)責(zé)制定文件管理流程與規(guī)范。對(duì)文件管理流程執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)控與改進(jìn)。放、回收、報(bào)廢、銷毀)。（發(fā)布、修改、管制。對(duì)流程、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的文件（書(shū)面及電子檔）進(jìn)行管理。內(nèi)容：2008 06 01 第1頁(yè)/共7頁(yè)序號(hào) 開(kāi)頭

文件與資料管理流程責(zé)任崗位 工作要求

文件編號(hào)：YYD-HR-001版 管理者代表經(jīng)過(guò)組織對(duì)公司管的策劃，包括：質(zhì)量/環(huán)境手冊(cè)、文件的策劃

作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、技術(shù)規(guī)范、記錄文件、

《受控文件一表》《外來(lái)文件控制清管理者代表 單》外部文件等。為確保管理體系文件在使用中得到有效控制，經(jīng)過(guò)《受控文管理者代表應(yīng)制定文件編寫(xiě)規(guī)劃，明確編寫(xiě)進(jìn)度和責(zé)任。文件的編寫(xiě)：1.1管理體系文件應(yīng)由對(duì)該文件所涉及的工作內(nèi)容及管理要求較熟悉的人員來(lái)編寫(xiě)。1.2文件內(nèi)容涉及單一部門的由該部門負(fù)責(zé)編寫(xiě)。1.3文件內(nèi)容涉及多個(gè)部門3文件的編寫(xiě)編寫(xiě)責(zé)任人的，由主要職能部門主持編寫(xiě)。文件編寫(xiě)要求：文件編寫(xiě)內(nèi)容必需符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)。文件編寫(xiě)格式須符合《文文件編寫(xiě)進(jìn)度必需符合有關(guān)要求。

《表單管制總覽表》《文件與資料管理規(guī)范》序號(hào) 流程 責(zé)任崗位 工作要求 相關(guān)文件/記錄2008 06 01 第2頁(yè)/共7頁(yè)文件與資料管理流程文件的審核：

版 本：A/0文件的評(píng)審

總經(jīng)辦體系專員稽查專員部門經(jīng)理編寫(xiě)責(zé)任人

6.1要求，由審核者在文件的“審核”欄簽字。審核的重點(diǎn)應(yīng)側(cè)重在文件的充分性、適宜性、可操作程度、工作接口、文字表述等方面。文件的評(píng)審：涉及多個(gè)部門的文件（如公共流程門將文件草案給各相關(guān)部門評(píng)審。文件評(píng)審目的在于確定各相關(guān)部門之間的職責(zé)與接口是否準(zhǔn)確、清晰。評(píng)審的項(xiàng)目包括：文件格可操作程度、記錄表格、文字表述及其他。文件評(píng)審可經(jīng)過(guò)開(kāi)會(huì)或經(jīng)過(guò)文評(píng)審中的異議處理：在評(píng)審經(jīng)過(guò)中若有異議，由文件責(zé)任部門針對(duì)持有個(gè)案異議的人員進(jìn)行單獨(dú)辯論修改，無(wú)異議后送核準(zhǔn)人核準(zhǔn)。若持有異議的人數(shù)超過(guò)會(huì)1/2任部門可再次組織專題辯論會(huì)評(píng)審。

《文件評(píng)審表》核準(zhǔn)Y

N 部門負(fù)責(zé)人1.文件的核準(zhǔn)：文件的核準(zhǔn)按6.1管理者代表 規(guī)定由核準(zhǔn)者在文件的“核準(zhǔn)”總經(jīng)辦 欄簽字。序號(hào) 流程 責(zé)任崗位 工作要求 相關(guān)文件/記錄2008 06 01 第3頁(yè)/共7頁(yè)文件與資料管理流程

文件編號(hào)：YYD-HR-001DCC版 本：A/0確定發(fā)放范圍

DCC

/回收/作廢記錄使用文件的人員能夠得到其有效版本。

《文件分發(fā)/收/作廢記錄表》文件的規(guī)范 DCC

DCC范》對(duì)文件格式進(jìn)行審核和調(diào) 《文件與資料管理整。 規(guī)范》DCC/回收/作《文件分發(fā)/回收/份數(shù)。文件的發(fā)放

DCC 1. 6.2文件的管理

DCC文件使用者

1.6.310

文件使用者文件責(zé)任者1.依據(jù)6.4文件相關(guān)方文件廢止申請(qǐng)

文件責(zé)任者

當(dāng)文件已不需要時(shí),由文件的責(zé)任部門填寫(xiě)《文件制訂/修訂/6.1人核準(zhǔn)。

《文件制訂/訂/廢止申請(qǐng)表》核準(zhǔn)Y

6.1N 2.如同意廢止，簽署廢止意見(jiàn)。廢止核準(zhǔn)人3.如不同意廢止，簽署核準(zhǔn)意見(jiàn)（說(shuō)明是繼續(xù)使用還是修改后再使用）返回申請(qǐng)人。序號(hào) 流程 責(zé)任崗位 工作要求 相關(guān)文件/記錄2008 06 01 第4頁(yè)/共7頁(yè)文件與資料管理流程

文件編號(hào)：YYD-HR-001文件廢止處理

DCC

文件廢止后，DCC版副本本：A/0進(jìn)行銷毀，正本上蓋“注銷”印章，作為歷史資料予以保留。DCC將字體轉(zhuǎn)為藍(lán)色。文件銷毀申請(qǐng)

DCC文件保管部門

文件超過(guò)法律追溯的有效期或已無(wú)保留價(jià)值需要銷毀時(shí)，由DCC銷毀申請(qǐng)表》申請(qǐng)銷毀。

《文件銷毀申請(qǐng)表》核準(zhǔn)Y

文件銷毀核準(zhǔn)人依6.1權(quán)責(zé)表N 執(zhí)行。銷毀核準(zhǔn)人2.如同意銷毀，簽署銷毀意見(jiàn)。3.如不同意銷毀，簽署核準(zhǔn)意見(jiàn)，返回申請(qǐng)人。文件銷毀處理 DCC結(jié)束

機(jī)密文件銷毀時(shí)采納粉碎方式，其他文件可作再生紙使用。作廢文件不得流入使用現(xiàn)場(chǎng)。相關(guān)規(guī)定：文件與資料的制定、歸檔、使用、發(fā)放、修訂、廢止、銷毀管制權(quán)責(zé)表：文件與資料的類型文件與資料的類型核準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)/ECN/BO/會(huì)簽審核制訂/經(jīng)辦發(fā)行管制各部門管理者代表人事行政部DCC管理者代表各部門部門負(fù)責(zé)人部門責(zé)任人DCC管理者代表相關(guān)部門部門負(fù)責(zé)人部門責(zé)任人DCC部門負(fù)責(zé)人相關(guān)部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人部門責(zé)任人DCC文件的發(fā)放規(guī)定：受控文件的發(fā)放：2008 06 01 第5頁(yè)/共7頁(yè)文件與資料管理流程

文件編號(hào)：YYD-HR-001DCC版 本：A/0受控文件的發(fā)放時(shí)，文件領(lǐng)用人在《文件分發(fā)/回收/作廢記錄表》的“分發(fā)部門”中簽名。參考文件的控制和發(fā)放：能作為工作和審核的依據(jù)。不理解或不明確的，應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)輔導(dǎo)，并繳銷發(fā)覺(jué)的文件。者代表的核準(zhǔn)，并蓋“參考文件”章。破損文件的換發(fā)：DCCDCC應(yīng)將破損文件立刻銷毀。丟失文件補(bǔ)發(fā)：外來(lái)文件的發(fā)放：DCC傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)。文件管理的相關(guān)規(guī)定：正本文件的管理：經(jīng)核準(zhǔn)的正本文件由DCC歸檔，所有電子檔也由DCC同時(shí)備案。正本文件一律不外借。文件貯存：防蟲(chóng)的條件。磁、防靜電、防高溫柔機(jī)械損壞的環(huán)境中。使用文件的管理：丟失和損壞。的責(zé)任部門統(tǒng)一組織宣導(dǎo)和學(xué)習(xí)。了文件的內(nèi)容。文件使用、稽核、改進(jìn)與評(píng)價(jià)規(guī)定：文件的使用：文件的使用者應(yīng)當(dāng)遵循“文件管理”中的有關(guān)規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行管理。文件使用經(jīng)過(guò)中使用者應(yīng)著重評(píng)價(jià)文件內(nèi)容是否具有可操作性。文件的稽核：2008 06 01 第6頁(yè)/共7頁(yè)文件與資料管理流程

文件編號(hào)：YYD-HR-001內(nèi)審、管理評(píng)審等經(jīng)過(guò)中，主要著重文件是否滿足管理體系的要求，版 本：A/0著重文件的充分性和適宜性方面的情況。文控應(yīng)組織人員進(jìn)行日常稽核，以確認(rèn)文件的受控狀態(tài)和管理狀況。發(fā)覺(jué)文件有問(wèn)題時(shí)，發(fā)覺(jué)者可提出修改申請(qǐng)。文件的修改：文件修改應(yīng)獲得相關(guān)方的認(rèn)可才能夠申請(qǐng)修改。/修訂/6.1/核準(zhǔn)人核準(zhǔn)。/修訂/廢止申請(qǐng)表》的審核意見(jiàn)欄填寫(xiě)相關(guān)的理由，退回申請(qǐng)人。/修訂/廢止申請(qǐng)表》簽署意見(jiàn)（可包括對(duì)內(nèi)容的修改意見(jiàn)。示標(biāo)明修改部分（紅色字體加下劃線，同時(shí)應(yīng)記錄于修改記錄。審。行換版?！妒芸匚募挥[表》中的版本號(hào)和生效時(shí)間。文件修改后，應(yīng)收回舊文件，并依據(jù)文件的發(fā)放要求再分發(fā)。文件的持續(xù)改進(jìn):適時(shí)改進(jìn)。文件控制的改進(jìn)應(yīng)與本文件的編寫(xiě)目的全都。支持性附件：《電子文檔管理流程》《機(jī)密文件管理流程》《技術(shù)文件管理流程》支持性表單：《受控文件一覽表》 YYD-HR-001-001《外來(lái)文件控制清單》 YYD-HR-001-002《表單管制總覽表》 YYD-HR-001-003《文件評(píng)審表