1、香港證券公司內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制介紹湘財(cái)證券國(guó)際業(yè)務(wù)總部2004年4月證券公司內(nèi)部監(jiān)控系統(tǒng)一 般 來(lái) 說(shuō)， “內(nèi) 部 監(jiān) 控” 指 有 關(guān) 業(yè) 務(wù) 為 著 就 下 列 事 宜 提 供 合 理 保 證 而 採(cǎi) 納 的 安 排 和 運(yùn) 作 方 式： (a) 能 有 秩 序 及 具 效 率 地 經(jīng) 營(yíng) 業(yè) 務(wù)； (b) 保 障 該 業(yè) 務(wù) 及 其 客 戶(hù) 的 資 產(chǎn)； (c) 保 存 完 備 的 紀(jì) 錄， 以 及 確 保 該 業(yè) 務(wù) 內(nèi) 部 所 使 用 的 和 對(duì) 外 公 布 的 財(cái) 務(wù) 和 其 他 資 料 都 是 可 靠 的； 及 (d) 遵 守 所 有 適 用 的 法 規(guī) 和 監(jiān) 管 規(guī) 定。內(nèi)部監(jiān)控制

2、度的主要組成部分I 管理及監(jiān)督II 責(zé)任及職能的劃分III 人事及培訓(xùn)IV 資料管理 V 監(jiān)察事宜VI 審計(jì)事宜VII 運(yùn)作監(jiān)控 VIII 風(fēng)險(xiǎn)管理內(nèi)部監(jiān)控制度：管理及監(jiān)督目的 須 設(shè) 立、 以 文 件 記 錄 及 維 持 有 效 的 管 理 及 組 織 架 構(gòu)， 以 確 保 業(yè) 務(wù) 運(yùn) 作 得 以 健 全 地、 高 效 率 地 和 有 效 地 運(yùn) 作。 監(jiān)控指引 1. 管 理 層 應(yīng) 對(duì) 該 公 司 的 運(yùn) 作 承 擔(dān) 全 部 責(zé) 任 2. 公 司 內(nèi) 部 應(yīng) 有 定 期 和 有 效 的 溝 通 3. 公 司 內(nèi) 部 的 匯 報(bào) 途 徑 應(yīng) 清 楚 界 定， 以 及 監(jiān) 督 和 匯 報(bào) 職

3、責(zé) 應(yīng) 指 派 予 合 適 的 職 員 執(zhí) 行 4. 應(yīng) 清 楚 地 界 定 和 傳 達(dá)與 授 權(quán) 和 審 批 有 關(guān) 的 詳 細(xì) 政 策 和 程 序 5. 管 理 層 應(yīng) 確 保 負(fù) 責(zé) 管 理 及 監(jiān) 督 職 能 的 人 士， 均 具 備 合 適 資 格， 並 且 經(jīng) 驗(yàn) 豐 富 內(nèi)部監(jiān)控制度：管理及監(jiān)督管 理 層 ” 一 詞 可 包 括 該 公 司 的 董 事 局、 獨(dú) 資 經(jīng) 營(yíng) 者、 行 政 總 裁、 董 事 總 經(jīng) 理 或 其 他 負(fù) 責(zé) 運(yùn) 作 管 理 的 高 層 人 員 須 對(duì) 公 司 所 執(zhí) 行 的 內(nèi) 部 監(jiān) 控 制 度 的 完 善程 度 和 效 用 負(fù) 上 最 終 的 責(zé)

4、 任建議的監(jiān)控措施及程序:管理及監(jiān)督主要內(nèi)容包括： 清楚界定員工所需遵守的相關(guān)法律，法規(guī)，及公司內(nèi)部政策，行為守則要求員工及時(shí)跟進(jìn)法律，法規(guī)，公司政策，行為守則的更新管理層的權(quán)限，以及關(guān)鍵崗位的職能范圍定期溝通安排，例如各職能部門(mén)定期提供運(yùn)做報(bào)告，有利益沖突， 或潛在利益沖突的業(yè)務(wù)部門(mén)，職能崗位的分開(kāi)內(nèi)部監(jiān)控制度：責(zé)任及職能的劃分目 的 主 要 的 責(zé) 任 及 職 能 須 適 當(dāng) 地 予 以 劃 分， 特 別 是 當(dāng) 某 些 責(zé) 任 及 職 能 若 由 同 一 人 執(zhí) 行 時(shí)， 可 能 會(huì) 導(dǎo) 致 未 有 察 覺(jué) 的 錯(cuò) 誤， 或 容 易 為 違 規(guī) 者 有 機(jī) 可 乘， 致 令 公 司 或

5、客 戶(hù) 蒙 受 不 適 當(dāng) 的 風(fēng) 險(xiǎn)。 監(jiān) 控 指 引 1. 管 理 層 應(yīng) 確 保 政 策 的 制 定、 監(jiān) 督 及 其 他 內(nèi) 部 覆 核， 或 諮 詢(xún) 職 能 等 責(zé) 任， 均 有 效 地 與 前 線 業(yè) 務(wù) 的 運(yùn) 作 分 立。 2. 運(yùn) 作 職 能 ( 包 括 但 不 限 於 銷(xiāo) 售、 交 易、 會(huì) 計(jì) 及 交 收 等 職 能 ) 應(yīng) 有 效 地 加 以 劃 分。 確 保 在 可 能 存 在 利 益 衝 突 的 情 況 時(shí)， 銷(xiāo) 售 及 交 易 均 與 研 究 的 職 能 分 立。 在 切 實(shí) 可 行 的 情 況 下， 研 究 與 公 司 財(cái) 務(wù) 的 職 能 也 應(yīng) 劃 分， 以

6、維 持 研 究 職 能 的 客 觀 性。 3. 應(yīng) 確 保 監(jiān) 察 及 內(nèi) 部 審 計(jì) 的 職 能 得 以 有 效 地 劃 分， 並 獨(dú) 立 於 運(yùn) 作 及 有 關(guān) 的 監(jiān) 督 職 能 之 外， 以 便 直 接 向 管 理 層 匯 報(bào)。 建議的監(jiān)控措施及程序:責(zé)任及職能的劃分主要內(nèi)容可包括：內(nèi)部稽核相對(duì)與其他部門(mén)的獨(dú)立性公司財(cái)務(wù)與研究部門(mén)的中國(guó)墻設(shè)定自營(yíng)盤(pán)與客戶(hù)盤(pán)的分開(kāi)交收部門(mén)與會(huì)計(jì)部門(mén)的職能分開(kāi)內(nèi)部監(jiān)控制度：人事及培訓(xùn)目的 為 確 保 公 司 的 運(yùn) 作 和 內(nèi) 部 監(jiān) 控 政 策 和 程 序， 及 公 司 本 身 和 其 僱 員 須 遵 守 的 法 律 與 監(jiān) 管 規(guī) 定 在 入 職 時(shí)

7、及 其 後 持 續(xù) 地 獲 得 遵 守， 公 司 須 在 充 分 考 慮 培 訓(xùn) 需 要 後， 制 定 適 當(dāng) 的 招 聘 及 培 訓(xùn) 政 策。 監(jiān)控指引 1 . 管 理 層 應(yīng) 實(shí) 施 適 當(dāng) 的 程 序， 以 確 保 公 司 得 以 聘 請(qǐng) 稱(chēng) 職 的 人 選 2. 所 有 代 表 公 司 提 供 服 務(wù) 的 職 員 及 其 他 人 士， 應(yīng) 獲 得 充 分 及 最 新 的 公 司 政 策 和 程 序 等 文 件 資 料3. 管 理 層 應(yīng) 確 保 職 員 獲 提 供 充 分 的 入 職 及 持 續(xù) 培 訓(xùn)， 以 配 合 職 員 執(zhí) 行 特 定 職 責(zé)。 公 司 的 培 訓(xùn) 計(jì) 劃 應(yīng) 合

8、 理 地 確 保 職 員 擁 有 或 獲 得 適 當(dāng) 而 實(shí) 用 的 經(jīng) 驗(yàn)。 建議的監(jiān)控措施及程序:人事及培訓(xùn)主要方式：法律，法規(guī)，公司政策，行為守則的培訓(xùn)在職訓(xùn)練產(chǎn)品知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)范圍培訓(xùn)內(nèi)部監(jiān)控制度：資料管理 目的 須 制 定 適 當(dāng) 的 政 策 及 程 序， 確 保 所 有 與 公 司 業(yè) 務(wù) 運(yùn) 作 有 關(guān) 的 資 料， 包 括 以 文 件 及 電 子 方 式 存 儲(chǔ) 的 數(shù) 據(jù) 是 完 整、 連 貫、 保 密、 齊 備、 可 靠 和 詳 盡 的。 監(jiān) 控 指 引 1. 無(wú) 論 有 關(guān) 資 料 是 否 以 實(shí) 物 或 電 子 方 式 存 儲(chǔ)， 資 料 的 管 理 應(yīng) 由 具 備 資

9、格 及 有 經(jīng) 驗(yàn) 的 職 員 負(fù) 責(zé)。 2. 管 理 層 應(yīng) 確 保 公 司 的 運(yùn) 作 及 資 料 管 理 系 統(tǒng)， 包 括 電 子 數(shù) 據(jù) 處 理 系 統(tǒng)， 均 配 合 公 司 的 需 要， 並 在 保 密 及 有 充 分 監(jiān) 控 的 環(huán) 境 下 運(yùn) 作。 3. 應(yīng) 明 確 界 定 資 料 管 理 的 匯 報(bào) 的 要 求， 以 確 保 公 司 可 妥 善 和 及 時(shí) 地 預(yù) 備 所 需 的 內(nèi) 部 及 對(duì) 外 報(bào) 告， 包 括 有 關(guān) 監(jiān) 管 機(jī) 構(gòu) 及 自 我 監(jiān) 管 機(jī) 構(gòu) 所 規(guī) 定 呈 交 的 報(bào) 告。 內(nèi)部監(jiān)控制度：資料管理4. 應(yīng) 以 充 分 的 文 件 載 述 資 料 管

10、理 系 統(tǒng) 的 設(shè) 計(jì) 及 施 行 計(jì) 劃 的 重 要 部 分， 並 定 期 加 以 檢 討， 以 確 保 系 統(tǒng) 達(dá) 致 預(yù) 期 效 果。5. 應(yīng) 施 行 適 當(dāng) 而 有 效 的 電 子 數(shù) 據(jù) 處 理 及 保 密 政 策， 以 防 止 或 偵 察 出 任 何 錯(cuò) 誤、 遺 漏 或 有 人 未 經(jīng) 授 權(quán) 而 擅 自 對(duì) 公 司 的 數(shù) 據(jù) 處 理 系 統(tǒng) （電 子 或 其 他 形 式 的 系 統(tǒng)） 及 數(shù) 據(jù) （包 括 所 有 由 公 司 擁 有 的 保 密 資 料， 例 如 客 戶(hù) 的 個(gè) 人 及 財(cái) 務(wù) 資 料、 容 易 引 起 價(jià) 格 波 動(dòng) 的 資 料 等）， 進(jìn) 行 加 插、 更

11、 改、 刪 除 或 侵 入 等 活 動(dòng)。 6. 管 理 層 應(yīng) 建 立 並 維 持 有 效 的 紀(jì) 錄 保 存 政 策， 以 確 保 一 切 有 關(guān) 的 法 律 及 監(jiān) 管 規(guī) 定 均 獲 得 遵 守； 同 時(shí) 令 公 司 本 身、 其 核 數(shù) 師 和 其 他 有 關(guān) 的 機(jī) 構(gòu)， 如 交 易 所、 結(jié) 算 所 和 證 監(jiān) 會(huì) 等， 得 以 定 期 及 就 個(gè) 別 個(gè) 案 進(jìn) 行 全 面 的 檢 討 或 調(diào) 查。建議的監(jiān)控措施及程序:資料管理資料包括：過(guò)往交易記錄 錄音往來(lái)郵件客戶(hù)的開(kāi)戶(hù)協(xié)議書(shū)，及其它客戶(hù)相關(guān)資料內(nèi)部監(jiān)控制度：監(jiān)察事宜 目 的 須 制 定 並 維 持 適 當(dāng) 的 政 策 及 程

12、 序， 以 確 保 公 司 遵 守 所 有 適 用 的 法 律 及 監(jiān) 管 規(guī) 定， 以 及 公 司 本 身 的 內(nèi) 部 政 策 和 程 序。 監(jiān) 控 指 引 1. 管 理 層 應(yīng) 在 公 司 內(nèi) 部 建 立 並 維 持 適 當(dāng) 而 有 效 的 監(jiān) 察 職 能。 除 受 到 公 司 規(guī) 模 所 限， 這 個(gè) 職 能 應(yīng) 獨(dú) 立 於 所 有 運(yùn) 作 及 業(yè) 務(wù) 職 能， 並 直 接 向 管 理 層 匯 報(bào)。 2. 管 理 層 應(yīng) 確 保 執(zhí) 行 有 關(guān) 監(jiān) 察 職 責(zé) 的 職 員 擁 有 所 需 的 技 能、 資 歷 及 經(jīng) 驗(yàn)， 以 便 有 效 地 執(zhí) 行 有 關(guān) 職 責(zé)。 3. 管 理 層

13、應(yīng) 建 立 並 執(zhí) 行 明 確 的 政 策， 以 確 保 監(jiān) 察 職 能 涵 蓋 公 司 運(yùn) 作 的 各 個(gè) 有 關(guān) 層 面， 包 括 有 權(quán) 獲 得 所 需 的 紀(jì) 錄 和 文 件 資 料 而 不 受 制 肘。內(nèi)部監(jiān)控制度：監(jiān)察事宜4. 執(zhí) 行 監(jiān) 察 職 能 的 職 員 應(yīng) 與 管 理 層 攜 手 建 立、 維 持 並 執(zhí) 行 有 效 的 監(jiān) 察 程 序， 而 這 些 程 序 須 涵 蓋 有 關(guān) 的 法 律 及 監(jiān) 管 規(guī) 定， 如 適 用 的 話(huà)， 包 括： 註 冊(cè) / 發(fā) 牌 及 財(cái) 政 資 源 規(guī) 定； 紀(jì) 錄 保 存 ( 作 為 向 管 理 層 及 監(jiān) 管 機(jī) 構(gòu) 作 出 匯 報(bào)、

14、 審 計(jì) 及 調(diào) 查 之 用 ) ； 業(yè) 務(wù) 經(jīng) 營(yíng) 手 法 ( 如 操 守 準(zhǔn) 則； 經(jīng) 紀(jì) 回 傭 及 非 金 錢(qián) 利 益 的 處 理 方 法； 及 研 究 報(bào) 告 的 擬 備、 批 核 及 發(fā) 布 等 ) ； 洗 黑 錢(qián) 活 動(dòng) 的 防 範(fàn)； 內(nèi) 部 監(jiān) 控 事 宜； 有 關(guān) 客 戶(hù)、 公 司 本 身 及 職 員 的 交 易 的 規(guī) 定 等。 5. 管 理 層 應(yīng) 建 立、 維 持 及 執(zhí) 行 政 策 和 程 序， 以 確 保 客 戶(hù) 的 投 訴 能 獲 得 妥 善 處 理， 並 且 迅 速 採(cǎi) 取 合 適 的 補(bǔ) 救 措 施。 投 訴 程 序 必 須 以 書(shū) 面 進(jìn) 行。 在 可 能

15、情 況 下， 負(fù) 責(zé) 就 投 訴 展 開(kāi) 調(diào) 查 的 職 員， 應(yīng) 該 與 投 訴 個(gè) 案 無(wú) 直 接 關(guān) 係。 6. 執(zhí) 行 監(jiān) 察 職 能 的 職 員 如 發(fā) 現(xiàn) 公 司 或 其 職 員 嚴(yán) 重 地 未 能 遵 守 法 律 及 監(jiān) 管 規(guī) 定， 或 公 司 本 身 的 政 策 及 程 序， 應(yīng) 立 即 向 管 理 層 匯 報(bào)， 此 外， 如 管 理 層 發(fā) 現(xiàn) 公 司 或 其 職 員 嚴(yán) 重 地 未 能 遵 守 有 關(guān) 法 律 及 監(jiān) 管 規(guī) 定， 亦 應(yīng) 立 即 通 知 交 易 所、 結(jié) 算 所 及 證 監(jiān) 會(huì)。 內(nèi)部監(jiān)控制度：審計(jì)事宜 目 的 須 制 定 及 維 持 審 計(jì) 政 策 和

16、 有 關(guān) 的 覆 核 職 能 ， 從 而 客 觀 地 就 公 司 的 管 理、 運(yùn) 作 及 內(nèi) 部 監(jiān) 控 的 充 分 程 度、 效 用 和 效 率 作 出 審 視、 評(píng) 估 及 報(bào) 告。 監(jiān) 控 指 引 1 . 在 切 實(shí) 可 行 的 情 況 下， 管 理 層 應(yīng) 設(shè) 立 獨(dú) 立 而 客 觀， 但 沒(méi) 有 運(yùn) 作 責(zé) 任 的 內(nèi) 部 審 計(jì) 職 能， 而 有 關(guān) 人 員 可 以 直 接 與 管 理 層 或 審 計(jì) 委 員 會(huì) ( 如 有 設(shè) 立 的 話(huà) ) 溝 通。 2. 應(yīng) 訂 明 清 楚 的 職 權(quán) 範(fàn) 圍， 明 確 列 出 外 間 審 計(jì) 職 能， 以 及 內(nèi) 部 審 計(jì) 職 能 （如

17、 有 設(shè) 立 的 話(huà)） 的 工 作 範(fàn) 圍、 目 的、 方 法 及 匯 報(bào) 規(guī) 定， 並 清 楚 界 定 內(nèi) 部 及 外 間 核 數(shù) 師 彼 此 的 角 色、 責(zé) 任 及 工 作 關(guān) 係。 內(nèi)部監(jiān)控制度：審計(jì)事宜3. 管 理 層 應(yīng) 確 保 執(zhí) 行 覆 核 職 能 的 人 士 具 備 所 需 的 專(zhuān) 業(yè) 技 能 及 經(jīng)驗(yàn)。 4. 管 理 層 應(yīng) 確 保 所 執(zhí) 行 的 審 計(jì) 及 覆 核 工 作 均 有 充 分 的 策 劃、 控 制 及 紀(jì) 錄； 就 所 有 審 計(jì) 結(jié) 果、 結(jié) 論 及 建 議 向 管 理 層 及 時(shí) 作 出 匯 報(bào)； 以 及 確 保 在 有 關(guān) 的 報(bào) 告 內(nèi) 重 點(diǎn) 指

18、出 的 事 項(xiàng) 或 風(fēng) 險(xiǎn)， 均 獲 得 跟 進(jìn) 及 妥 善 解 決。內(nèi)部監(jiān)控制度：運(yùn)作監(jiān)控 目的 制 定 及 維 持 關(guān) 於 公 司 日 常 業(yè) 務(wù) 運(yùn) 作 的 有 效 政 策、 運(yùn) 作 程 序 和 監(jiān) 控 措 施， 並 確 保 有 關(guān) 政 策、 程 序 及 監(jiān) 控 措 施 獲 得 遵 守。 有 關(guān) 運(yùn) 作 程 序 及 監(jiān) 控 措 施 的 有 效 性， 取 決 於 它 們 能 否 確 保： a) 公 司 與 客 戶(hù) 之 間 有 效 地 交 換 資 料， 包 括 客 戶(hù) 向 公 司 提 供 資 料， 以 及 按 規(guī) 定 向 客 戶(hù) 披 露 資 料； b) 公 司 的 交 易 手 法 的 持 正

19、 程 度， 包 括 以 公 正、 誠(chéng) 實(shí) 及 專(zhuān) 業(yè) 的 態(tài) 度 對(duì) 待 所 有 客 戶(hù)； c) 妥 善 保 管 公 司 與 其 客 戶(hù) 的 資 產(chǎn)； d) 公 司 保 存 完 備 的 紀(jì) 錄， 以 及 確 保 這 些 文 件 的 內(nèi) 容 及 在 公 司 內(nèi) 部 使 用 的 或 對(duì) 外 公 布 的 資 料 是 可 靠 的； 及 e) 公 司 及 代 表 公 司 行 事 的 人 遵 守 有 關(guān) 的 法 律 及 監(jiān) 管 規(guī) 定。 內(nèi)部監(jiān)控制度：運(yùn)作監(jiān)控監(jiān) 控 指 引 1. 管 理 層 應(yīng) 制 定 及 維 持 適 當(dāng) 程 序， 以 便 在 開(kāi) 立 帳 戶(hù) 之 前 取 得 及 確 認(rèn) 關(guān) 於 每 位

20、客 戶(hù) 的 資 料， 從 而 確 定 客 戶(hù)、 帳 戶(hù) 實(shí) 益 持 有 人 及 經(jīng) 授 權(quán) 發(fā) 出 指 示 的 人 的 真 正 身 分、 客 戶(hù) 的 財(cái) 政 狀 況 及 客 戶(hù) 的 投 資經(jīng) 驗(yàn) 與 目 標(biāo)。 2. 凡 公 司 受 全 權(quán) 委 託 處 理 客 戶(hù) 的 帳 戶(hù)， 便 應(yīng) 採(cǎi) 用 適 當(dāng) 程 序， 以 確 保 在 行 使 有 關(guān) 權(quán) 力 時(shí) 所 依 據(jù) 的 條 款 及 條 文， 已 明 確 及 有 效 地 傳 達(dá) 予 該 客 戶(hù)， 以 及 只 會(huì) 代 客 戶(hù) 執(zhí) 行 符 合 該 客 戶(hù) 的 投 資 策 略 和 目 標(biāo) 的 交 易。 3. 如 公 司 透 過(guò) 提 供 投 資 意 見(jiàn)

21、賺 取 酬 金， 或 與 客 戶(hù) 訂 立 合 約 顧 問(wèn) 安 排， 而 在 經(jīng) 營(yíng) 此 等 業(yè) 務(wù) 時(shí)， 會(huì) 作 出 投 資 建 議 或 提 供 投 資 意 見(jiàn)， 則 公 司 應(yīng) 採(cǎi) 用 適 當(dāng) 程 序， 以 確 保 有 關(guān) 的 建 議 和 意 見(jiàn) 是 經(jīng) 過(guò) 深 入 分 析 及 考 慮 過(guò) 各 項(xiàng) 選 擇 後 才 作 出 的， 同 時(shí) 亦 適 合 有 關(guān) 的 客 戶(hù)。 公 司 應(yīng) 記 錄 及 保 存 作 出 有 關(guān) 建 議 和 意 見(jiàn) 背 後 的 理 據(jù) 資 料。 內(nèi)部監(jiān)控制度：運(yùn)作監(jiān)控4. 應(yīng) 制 定 具 體 政 策 和 程 序， 藉 以 減 低 公 司 或 其 職 員 與 客 戶(hù) 之 間

22、 出 現(xiàn) 利 益 衝 突 的 可 能 性， 以 及 當(dāng) 實(shí) 際 或 表 面 的 利 益 衝 突 不 能 合 理 地 避 免 時(shí)， 確 保 客 戶(hù) 掌 握 所 有 關(guān) 於 事 件 的 性 質(zhì) 及 有 關(guān) 利 益 衝 突 可 能 引 起 的 後 果 的 資 料， 以 及 在 所 有 情 況 下 都 得 到 公 平 對(duì) 待。 5. 管 理 層 應(yīng) 制 定 及 維 持 政 策 和 程 序， 以 確 保 當(dāng) 公 司 或 其 職 員 與 客 戶(hù) 的 交 易 涉 及 重 大 的 利 害 關(guān) 係 時(shí)， 這 項(xiàng) 事 實(shí) 得 以 披 露， 而 在 切 實(shí) 可 行 的 情 況 下， 有 關(guān) 事 實(shí) 應(yīng) 在 執(zhí) 行

23、有 關(guān) 交 易 之 前 向 客 戶(hù) 披 露。 6. 管 理 層 應(yīng) 制 定 及 維 持 政 策 和 程 序， 以 確 保 客 戶(hù) 的 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 以 公 平 和 公 正 的 方 式 處 理， 以 及 在 所 有 情 況 下 都 符 合 各 項(xiàng) 守 則 或 法 規(guī) 所 訂 定 有 關(guān) 處 理 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 規(guī) 定。 尤 其 是 應(yīng) 保 留 清 晰 而 全 面 的 審 計(jì) 線 索， 以 便 準(zhǔn) 確 地 記 錄 所 有 客 戶(hù) 及 來(lái) 自 公 司 內(nèi) 部 的 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán)， 由 接 獲 或 發(fā) 出 以 至 獲 得 執(zhí) 行 及 進(jìn) 行 交 收 的 整 個(gè) 過(guò) 程， 包 括 接 獲 或 發(fā) 出 買(mǎi) 賣(mài)

24、盤(pán)、 執(zhí) 行 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 及 交 收 的 時(shí) 間， 例 如 在 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 紙 之 上 按 時(shí) 序 加 上 編 號(hào) 及 打 上 時(shí) 間 印 記。 內(nèi)部監(jiān)控制度：運(yùn)作監(jiān)控7. 管 理 層 應(yīng) 制 定 及 執(zhí) 行 程 序， 以 確 保 備 有 適 當(dāng) 的 防 範(fàn) 措 施， 防 止 公 司 或 其 職 員 利 用 容 易 影 響 價(jià) 格 波 動(dòng) 的 保 密 資 料 謀 取 利 益， 或 以 內(nèi) 幕 人 士 或 其 代 表 的 身 分 執(zhí) 行 交 易， 違 反 證 券 ( 內(nèi) 幕 交 易 ) 條 例 （第 395 章）。 8. 管 理 層 應(yīng) 制 定 及 維 持 適 當(dāng) 及 有 效 的 交 易 及 檢

25、 討 交 易 過(guò) 程 的 程 序， 藉 以 防 止 或 偵 查 錯(cuò) 誤、 遺 漏、 欺 詐 及 其 他 未 經(jīng) 授 權(quán) 或 不 當(dāng) 的 活 動(dòng)， 以 及 確 保 代 客 戶(hù) 進(jìn) 行 的 交 易 獲 得 公 平 而 及 時(shí) 的 分 配。 9. 應(yīng) 制 定 及 遵 守 適 當(dāng) 而 有 效 的 程 序， 以 保 障 公 司 及 其 客 戶(hù) 的 資 產(chǎn) 不 會(huì) 因 盜 竊、 欺 詐 及 其 他 擅 自 挪 佔(zhàn) 的 行 為 而 蒙 受 損 失。 尤 其 是 應(yīng) 清 楚 界 定 公 司 及 其 職 員 在 獲 取、 處 置 及 以 其 他 方 式 調(diào) 動(dòng) 或 使 用 公 司 或 其 客 戶(hù) 資 產(chǎn) 方 面

26、 的 權(quán) 力， 並 嚴(yán) 加 遵 守。 應(yīng) 妥 善 保 管 所 有 在 公 司 處 所 範(fàn) 圍 內(nèi) 的 資 產(chǎn)， 以 及 立 即 將 資 產(chǎn) 存 放 在 適 當(dāng) 的 銀 行 帳 戶(hù) 或 證 券 存 管 處。 此 外， 應(yīng) 維 持 足 夠 及 可 靠 的 審 計(jì) 線 索， 以 便 公 司 防 止、 偵 查 及 調(diào) 查 涉 嫌 的 不 當(dāng) 行 為。 10. 應(yīng) 定 期 將 公 司 的 內(nèi) 部 紀(jì) 錄 及 報(bào) 告 與 由 第 三 者， 例 如 結(jié) 算 所、 銀 行、 託 管 商、 交 易 對(duì) 手 及 執(zhí) 行 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 經(jīng) 紀(jì) 所 發(fā) 出 的 加 以 核 對(duì)， 從 而 識(shí) 別 出 是 否 有 任

27、何 錯(cuò) 誤、 遺 漏 或 資 產(chǎn) 誤 置 的 情 況， 以 便 採(cǎi) 取 行 動(dòng)。 有 關(guān) 的 核 對(duì) 工 作 應(yīng) 由 適 當(dāng) 的 高 級(jí) 職 員 負(fù) 責(zé) 查 對(duì) 覆 核 和 批 準(zhǔn)。建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控A. 運(yùn) 作 監(jiān) 控 開(kāi) 立 及 處 理 客 戶(hù) 帳 戶(hù) 1. 應(yīng) 明 確 界 定 並 遵 照 規(guī) 定 的 開(kāi) 戶(hù) 程 序。 有 關(guān) 程 序 可 包 括： a) 記 錄 並 保 留 所 有 有 關(guān) 的 客 戶(hù) 資 料 ( 例 如 客 戶(hù) 的 真 確 身 分、 帳 戶(hù) 的 實(shí) 益 持 有 人 及 經(jīng) 授 權(quán) 可 發(fā) 出 指 令 的 代 表， 以 及 客 戶(hù) 的 財(cái) 務(wù) 狀 況、 投 資

28、 經(jīng) 驗(yàn)、 目 的 等 ) 、 有 關(guān) 的 簽 署 式 樣 及 證 明 文 件 等， 以 供 日 後 參 照 之 用； b) 按 照 由 管 理 層 批 準(zhǔn) 的 準(zhǔn) 則， 覆 閱 及 確 認(rèn) 所 收 集 的 客 戶(hù) 資 料； c) 確 保 就 公 司 及 公 司 所 提 供 的 服 務(wù) 而 言， 客 戶(hù) 已 獲 提 供 充 分 的 資 料， 並 獲 得 其 他 相 關(guān) 文 件， 例 如 有 關(guān) 的 風(fēng) 險(xiǎn) 披 露 聲 明 ( 特 別 是 當(dāng) 公 司 獲 全 權(quán) 委 託 操 作 客 戶(hù) 的 帳 戶(hù)， 或 將 會(huì) 代 客 戶(hù) 買(mǎi) 賣(mài) 衍 生 金 融 產(chǎn) 品 ) 、 收 費(fèi) 性 質(zhì) 及 範(fàn) 圍、 公

29、 司 可 能 徵 收 的 罰 款 及 其 他 費(fèi) 用 等 資 料；建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控 d) 確 保 客 戶(hù) 充 分 獲 得 有 關(guān) 其 權(quán) 益 的 資 料， 包 括 在 其 中 一 項(xiàng) 投 資 者 賠 償 基 金 安 排 下 所 得 到 的 賠 償 保 障 ( 如 適 用 ) ； e) 根 據(jù) 有 關(guān) 的 法 律、 規(guī) 則、 規(guī) 例 及 守 則， 促 使 客 戶(hù) 簽 署 開(kāi) 戶(hù) 協(xié) 議 書(shū)； 及 f) 由 指 定 的 職 員 覆 核 及 批 準(zhǔn) 新 的 開(kāi) 戶(hù) 申 請(qǐng) 和 對(duì) 現(xiàn) 存 帳 戶(hù) 所 作 的 修 改， 包 括 覆 核 有 關(guān) 的 證 明 文 件。建議的監(jiān)控措施及程序:

30、 運(yùn)作監(jiān)控2. 如 客 戶(hù) 開(kāi) 立 全 權(quán) 委 託 帳 戶(hù)， 應(yīng) 實(shí) 施 及 遵 照 特 別 的 程 序， 這 些 程 序 可 包 括： a) 簽 署 全 權(quán) 委 託 帳 戶(hù) 協(xié) 議 書(shū)， 而 這 些 協(xié) 議 書(shū) 須 載 列 客 戶(hù) 的 投 資 目 的 和 策 略， 以 及 行 使 酌 情 權(quán) 時(shí) 須 依 據(jù) 的 有 關(guān) 條 款 及 條 件； b) 由 指 定 職 員 定 期 檢 視 帳 戶(hù) 的 買(mǎi) 賣(mài) 情 況， 而 這 些 職 員 概 與 處 理 帳 戶(hù) 的 職 員 無(wú) 涉； c) 就 帳 戶(hù) 結(jié) 餘 及 交 易 詳 情， 定 期 向 客 戶(hù) 提 供 結(jié) 單 和 及 時(shí) 的 特 別 報(bào) 告，

31、 尤 其 是 當(dāng) 帳 戶(hù) 結(jié) 餘 跌 低 於 協(xié) 議 的 水 平， 或 當(dāng) 該 帳 戶(hù) 的 大 額 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 正 待 執(zhí) 行 或 剛 執(zhí) 行 完 畢； 及 d) 清 楚 劃 分 投 資 決 策 過(guò) 程 及 交 易 過(guò) 程： 填 妥 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 紙 （類(lèi) 似 非 全 權(quán) 委 託 代 理 業(yè) 務(wù) 所 使 用 的 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 紙） 後， 在 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 紙 上 打 上 時(shí) 間 印 記， 以 記 錄 發(fā) 出 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 真 正 時(shí) 間。建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控提 供 投 資 意 見(jiàn) 3. 如 公 司 透 過(guò) 提 供 投 資 意 見(jiàn) 賺 取 酬 金， 或 與 客 戶(hù) 訂 立 合 約 顧 問(wèn)

32、 安 排， 而 在 經(jīng) 營(yíng) 此 等 業(yè) 務(wù) 時(shí)， 作 出 投 資 建 議 或 提 供 投 資 意 見(jiàn)， 應(yīng) 實(shí) 施 並 遵 照 特 別 的 程 序， 這 些 程 序 可 包 括： a) 就 研 究 工 作 的 充 分 程 度， 及 有 關(guān) 投 資 建 議 及 意 見(jiàn) 所 依 據(jù) 的 文 件 的 擬 備 及 保 存， 制 定 清 晰 的 規(guī) 定 和 程 序； b) 以 書(shū) 面 向 客 戶(hù) 提 供 適 用 於 所 推 介 的 投 資 計(jì) 劃 的 有 關(guān) 費(fèi) 用、 收 費(fèi) 及 罰 款 詳 情； 及 c) 以 文 件 載 明 所 提 供 的 投 資 意 見(jiàn) 或 投 資 建 議 的 依 據(jù)， 並 向 客

33、 戶(hù) 提 供 一 份 副 本， 這 些 意 見(jiàn) 及 建 議 應(yīng) 切 合 客 戶(hù) 本 身 的 投 資 經(jīng) 驗(yàn)、 目 的 和 財(cái) 政 狀 況。建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控交 易 手 法 4. 公 司 應(yīng) 制 定 程 序， 以 確 保 其 職 員 的 交 易 活 動(dòng) 不 會(huì) 損 害 客 戶(hù) 的 利 益。 就 公 司 買(mǎi) 賣(mài) 的 有 關(guān) 證 券、 期 貨 及 其 他 投 資 產(chǎn) 品， 或 公 司 擔(dān) 任 投 資 顧 問(wèn) 或 商 品 交 易 顧 問(wèn) 的 有 關(guān) 投 資 產(chǎn) 品 而 言， 職 員 在 加 入 公 司 後， 應(yīng) 隨 即 並 在 其 後 定 期 （至 少 每 半 年 一 次） 向 公 司

34、披 露 其 在 該 等 產(chǎn) 品 中 的 持 有 量 及 交 易 活 動(dòng) 中 擁 有 的 權(quán) 益 的 詳 情。 倘 若 公 司 本 身 為 交 易 所 會(huì) 員， 或 隸 屬 於 一 個(gè) 集 團(tuán)， 而 該 集 團(tuán) 的 其 中 一 間 成 員 公 司 為 交 易 所 會(huì) 員， 則 該 間 公 司 的 職 員 如 欲 買(mǎi) 賣(mài) 該 交 易 所 的 產(chǎn) 品， 必 須 透 過(guò) 有 關(guān) 的 職 員 帳 戶(hù) 而 進(jìn) 行。 職 員 帳 戶(hù) 的 所 有 買(mǎi) 賣(mài) 必 須 分 開(kāi) 記 錄， 並 由 獨(dú) 立 的 高 層 管 理 人 員 勤 勉 地 進(jìn) 行 監(jiān) 察。 建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控5. 公 司 應(yīng) 明 確

35、 界 定 職 員 或 公 司 從 客 戶(hù) 或 其 他 業(yè) 務(wù) 上 有 接 觸 的 人 士 收 受 禮 物、 回 傭、 實(shí) 物 利 益 或 非 金 錢(qián) 利 益 等 的 準(zhǔn) 則。 有 關(guān) 準(zhǔn) 則 應(yīng) 說(shuō) 明 在 何 種 情 況 下 可 以 接 受 上 述 利 益， 以 及 在 何 種 情 況 下 應(yīng) 要 獲 得 批 準(zhǔn)。 6. 應(yīng) 制 定 有 效 的 程 序， 確 保 當(dāng) 公 司 或 其 職 員 在 與 客 戶(hù) 的 交 易 中 ( 如 對(duì) 盤(pán) 交 叉 盤(pán) 買(mǎi) 賣(mài) ) 有 利 害 關(guān) 係 時(shí)， 有 關(guān) 事 實(shí) 能 夠 在 執(zhí) 行 有 關(guān) 買(mǎi) 賣(mài) 前 向 該 客 戶(hù) 披 露。 例 如， 公 司 可 以

36、 維 持 一 份 對(duì) 盤(pán) 交 叉 盤(pán) 買(mǎi) 賣(mài) 的 紀(jì) 錄， 而 這 份 紀(jì) 錄 同 時(shí) 記 下 客 戶(hù) 名 稱(chēng)、 涉 及 的 公 司 帳 戶(hù)、 所 聯(lián) 絡(luò) 的 人 士 及 取 得 有 關(guān) 同 意 的 時(shí) 間。 這 份 紀(jì) 錄 應(yīng) 由 執(zhí) 行 監(jiān) 察 職 能 的 指 定 職 員， 或 交 易 部 的 一 位 高 級(jí) 職 員 定 期 （至 少 每 月 一 次） 審 核。 建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控7. 應(yīng) 清 楚 地 以 文 件 載 明 處 理 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 程 序， 並 加 以 遵 守。 這 些 程 序 可 包 括： a) 以 劃 一 的 盤(pán) 紙 記 錄 客 戶(hù) 的 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán)， 在 收

37、 發(fā) 後 即 時(shí) 在 盤(pán) 紙 上 打 上 時(shí) 間 印 記， 然 後 須 在 合 理 的 時(shí) 間 內(nèi) （通 常 會(huì) 立 刻 進(jìn) 行） 傳 送 至 交 易 員、 出 市 員 或 自 動(dòng) 交 易 系 統(tǒng) 終 端 機(jī) 的 操 作 員 手 中。 這 程 序 亦 適 用 於 代 客 戶(hù) 處 理 的 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 及 內(nèi) 部 發(fā) 出 的 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) ( 例 如 公 司 帳 戶(hù)、 職 員 帳 戶(hù) 及 公 司 管 理 的 基 金 的 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 及 營(yíng) 運(yùn) 指 令 等 3 ) 。 只 要 能 夠 提 供 審 計(jì) 線 索， 這 項(xiàng) 記 錄 程 序 可 予 以 修 改， 以 顧 及 不 同 市 場(chǎng) 上 各 類(lèi) 型 的

38、 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán)。 b) 接 受 客 戶(hù) 的 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 之 前， 應(yīng) 由 指 定 的 職 員 查 核 以 下 事 項(xiàng)： i. 帳 戶(hù) 狀 況 ( 活 躍、 已 結(jié) 束 或 被 列 入 內(nèi) 部 偵 查 名 單 等 等 ) ； ii. 適 用 的 帳 戶(hù) 限 額 ( 如 買(mǎi) 賣(mài) 限 額 / 持 倉(cāng) 限 額 / 信 貸 限 額 ) ； iii. 有 關(guān) 帳 戶(hù) 內(nèi) 的 可 用 資 金 或 信 貸 是 否 充 裕； iv. 如 屬 賣(mài) 盤(pán)， 則 應(yīng) 查 核 帳 戶(hù) 內(nèi) 是 否 有 充 足 而 可 供 運(yùn) 用 的 證 券， 或 是 否 已 訂 立 所 需 的 證 券 借 貸 安 排 ( 如 適 用 ) ；

39、建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控v. 落 盤(pán) 人 的 權(quán) 力 及 有 關(guān) 的 限 制； vi. 如 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 以 圖 文 傳 真 或 電 傳 方 式 接 收， 該 等 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 會(huì) 經(jīng) 高 級(jí) 職 員 覆 核， 如 有 疑 問(wèn)， 則 會(huì) 在 執(zhí) 行 指 令 前 致 電 有 關(guān) 客 戶(hù) 核 實(shí) 該 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 是 否 有 效， 以 及 該 客 戶(hù) 是 否 有 權(quán) 發(fā) 出 有 關(guān) 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán)； vii. 該 帳 戶(hù) 授 權(quán) 使 用 的 服 務(wù) 及 買(mǎi) 賣(mài) 的 產(chǎn) 品； 及 viii. 客 戶(hù) 協(xié) 議 書(shū) 內(nèi) 是 否 載 有 任 何 特 別 條 文， 或 公 司 內(nèi) 其 他 運(yùn) 作 部 門(mén) 有

40、否 就 任 何 特 別 情 況 作 出 匯 報(bào)， 例 如 保 證 金 情 況。 c) 遵 照 那 些 清 楚 界 定 涉 及 在 何 種 情 況 下， 可 無(wú) 須 即 時(shí) 在 有 關(guān) 市 場(chǎng) 執(zhí) 行 客 戶(hù) 的 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) （例 如 止 蝕 盤(pán)、 賦 予 交 易 員 酌 情 權(quán) 的 指 令） 的 政 策 及 程 序。 這 些 程 序 可 包 括 釐 訂 執(zhí) 行 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 或 部 分 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 可 接 受 價(jià) 格 的 方 法。 建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控d) 管 理 層 應(yīng) 制 定 有 關(guān) 條 件， 涵 蓋 收 發(fā) 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 後 進(jìn) 行 的 覆 核 工 作， 以 確 定 每 項(xiàng)

41、買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 執(zhí) 行 方 法 和 時(shí) 間。 此 外， 亦 應(yīng) 保 存 明 晰 的 審 計(jì) 線 索， 以 顯 示 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 傳 送 的 時(shí) 間 及 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 來(lái) 源。 e) 應(yīng) 就 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 傳 送 至 盤(pán) 房 的 過(guò) 程 制 定 有 效 的 程 序， 並 須 提 供 充 分 資 料， 以 確 定 客 戶(hù) 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 先 後 次 序。 f) 在 切 實(shí) 可 行 的 情 況 下， 應(yīng) 指 派 一 名 獨(dú) 立 於 交 易 員 的 高 級(jí) 職 員， 按 照 客 戶(hù) 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 及 接 獲 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 先 後 次 序， 分 配 已 執(zhí) 行 的 買(mǎi) 賣(mài)。建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控

42、分隔措施 8. 公 司 應(yīng) 建 立 並 維 持 足 夠 的 分 隔 措 施， 例 如 將 處 理 客 戶(hù) 款 項(xiàng) 或 全 權(quán) 委 託 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 交 易 員， 與 處 理 公 司 本 身 帳 戶(hù) 或 職 員 帳 戶(hù) 的 交 易 員 分 開(kāi)， 以 避 免 明 顯 及 潛 在 的 利 益 衝 突。 9. 管 理 層 應(yīng) 建 立 並 維 持 有 關(guān) 分 隔 措 施 的 政 策 和 程 序， 確 保 研 究 部 職 員 或 處 理 公 司 財(cái) 務(wù) 事 宜 職 員 所 獨(dú) 有、 容 易 影 響 價(jià) 格 波 動(dòng) 的 資 料， 如 收 購(gòu) 及 合 併 活 動(dòng) 的 資 料 等， 除 在 “ 有 需 要 知

43、 悉 ” 的 情 況 下， 否 則 不 會(huì) 為 該 等 部 門(mén) 以 外 的 職 員 取 得。建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控後 勤 部 門(mén) 及 會(huì) 計(jì) 事 宜 10. 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 紙 應(yīng) 傳 送 往 指 定 的 後 勤 部 門(mén) 職 員， 待 其 將 買(mǎi) 賣(mài) 詳 情 輸 入 公 司 的 系 統(tǒng) ( 不 論 是 自 動(dòng) 化 或 非 自 動(dòng) 化 的 系 統(tǒng) ) 。 每 個(gè) 營(yíng) 業(yè) 日 結(jié) 束 後， 上 述 後 勤 部 門(mén) 的 職 員 應(yīng) 將 來(lái) 自 交 易 所 或 結(jié) 算 所 的 交 易 / 結(jié) 算 清 單， 以 及 由 交 易 對(duì) 手 和 執(zhí) 行 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 經(jīng) 紀(jì) 所 發(fā) 出 的 確 認(rèn) 文

44、 件 ( 如 適 用 ) ， 與 公 司 本 身 的 交 易 紀(jì) 錄 互 相 核 對(duì)， 以 確 定 兩 者 是 否 相 符。 公 司 應(yīng) 擬 備 用 以 識(shí) 別 出 錯(cuò) 配 及 不 尋 常 交 易 的 特 殊 交 易 報(bào) 告， 並 加 以 審 查， 如 有 需 要， 應(yīng) 採(cǎi) 取 跟 進(jìn) 行 動(dòng)。 11. 應(yīng) 就 代 客 戶(hù) 執(zhí) 行 的 所 有 交 易 迅 速 向 客 戶(hù) 覆 盤(pán)。 至 於 在 交 易 所 以 外 進(jìn) 行 的 交 易， 公 司 應(yīng) 迅 速 利 用 可 靠 及 預(yù) 先 協(xié) 定 的 方 式 （如： 環(huán) 球 銀 行 財(cái) 務(wù) 電 信 協(xié) 會(huì) 所 提 供 的 通 信 系 統(tǒng) 或 經(jīng) 測(cè) 試

45、 的 電 報(bào) 通 信 方 式） 向 交 易 對(duì) 手 覆 盤(pán)。 建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控12. 所 有 交 易 上 出 現(xiàn) 的 錯(cuò) 誤 應(yīng) 向 公 司 內(nèi) 負(fù) 責(zé) 交 易 事 務(wù) 的 人 員 匯 報(bào)， 並 應(yīng) 將 這 些 錯(cuò) 誤 歸 入 “ 誤 差 ” 或 “ 暫 記 ” 帳 戶(hù) 內(nèi)， 以 便 及 早 糾 正 錯(cuò) 誤 或 安 排 平 倉(cāng)。 這 帳 戶(hù) 內(nèi) 的 買(mǎi) 賣(mài) 應(yīng) 全 部 有 文 件 紀(jì) 錄， 清 楚 闡 釋 引 致 錯(cuò) 誤 的 情 況， 並 由 公 司 內(nèi) 執(zhí) 行 監(jiān) 察 及 內(nèi) 部 審 計(jì) 職 能 的 職 員 負(fù) 責(zé) 審 查。 如 發(fā) 現(xiàn) 有 任 何 不 尋 常 情 況 或 模

46、 式， 應(yīng) 展 開(kāi) 調(diào) 查。建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控資 產(chǎn) 的 保 障 13. 公 司 在 調(diào) 撥 公 司 及 客 戶(hù) 的 資 產(chǎn) 時(shí)， 應(yīng) 制 定 及 遵 守 有 效 的 程 序： a) 清 楚 界 定 哪 些 公 司 職 員 及 管 理 有 關(guān) 客 戶(hù) 資 產(chǎn) 的 客 戶(hù) 代 表 有 權(quán) 獲 取、 處 置、 貸 出、 抵 押 或 以 其 他 方 式 放 棄 持 有 公 司 及 客 戶(hù) 的 資 產(chǎn) 及 該 項(xiàng) 權(quán) 力 的 範(fàn) 圍。 每 次 運(yùn) 用 上 述 權(quán) 力 調(diào) 撥 資 產(chǎn) 及 處 理 客 戶(hù) 取 回 資 產(chǎn) 的 要 求 時(shí)， 均 應(yīng) 檢 查 該 項(xiàng) 權(quán) 力 是 否 運(yùn) 用 得

47、宜。 b) 採(cǎi) 用 統(tǒng) 一 及 按 編 號(hào) 順 序 排 列 的 收 據(jù) 及 派 送 憑 單 或 以 其 他 適 當(dāng) 方 法， 以 確 認(rèn) 及 解 釋 資 產(chǎn) 的 調(diào) 撥。c) 應(yīng) 妥 善 存 放 在 公 司 處 所 範(fàn) 圍 內(nèi) 的 公 司 及 客 戶(hù) 資 產(chǎn) 及 其 他 重 要 文 件 及 受 管 制 的 固 定 式 樣 文 件， 例 如： 支 票 簿、 成 交 單 據(jù) 等； 以 及 應(yīng) 迅 速 將 支 票、 銀 行 本 票 及 其 他 可 轉(zhuǎn) 讓 票 據(jù) 及 證 券 存 入 公 司 在 銀 行 或 證 券 存 管 處 開(kāi) 立 的 適 當(dāng) 帳 戶(hù)。 在 實(shí) 物 證 券 或 現(xiàn) 金 儲(chǔ) 存 在

48、公 司 處 所 範(fàn) 圍 內(nèi) 的 期 間， 公 司 應(yīng) 進(jìn) 行 例 行 點(diǎn) 算， 以 確 保 公 司 及 客 戶(hù) 的 資 產(chǎn) 均 獲 得 妥 善 保 管。 d) 備 存 可 靠 及 充 足 的 審 計(jì) 線 索， 以 便 公 司 能 夠 徹 底 地 調(diào) 查 涉 嫌 的 不 當(dāng) 行 為。 建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控14. 公 司 應(yīng) 只 發(fā) 出 “ 只 供 存 入 收 款 人 帳 戶(hù) ” 的 支 票 向 客 戶(hù) 支 付 款 項(xiàng)， 而 該 支 票 的 收 款 人 則 應(yīng) 為 該 帳 戶(hù) 的 實(shí) 益 擁 有 人 或 根 據(jù) 持 續(xù) 適 用 的 客 戶(hù) 書(shū) 面 指 示 所 指 明 的 授 權(quán) 代 表

49、。 同 樣 地， 公 司 亦 應(yīng) 要 求 客 戶(hù) 發(fā) 出 只 以 該 公 司 為 收 款 人 的 劃 線 支 票。 15. 第 三 者 發(fā) 出 的 支 票 概 不 受 理， 但 按 規(guī) 定 獲 得 指 定 高 級(jí) 職 員 批 準(zhǔn) 的 則 除 外。 16. 備 存 登 記 冊(cè)， 藉 以 更 新 客 戶(hù) 資 產(chǎn) 分 類(lèi) 帳 帳 戶(hù) 的 紀(jì) 錄。 有 關(guān) 的 客 戶(hù) 資 產(chǎn) 分 類(lèi) 帳 是 用 作 編 製 定 期 發(fā) 給 客 戶(hù) 的 帳 戶(hù) 結(jié) 單， 而 公 司 則 按 客 戶(hù) 資 料 檔 案 記 錄 的 地 址， 將 結(jié) 單 直 接 寄 給 客 戶(hù)。 此 外， 客 戶(hù) 資 產(chǎn) 分 類(lèi) 帳 亦 用

50、作 核 對(duì) 由 第 三 者 （如 結(jié) 算 所、 銀 行、 託 管 商） 發(fā) 出 的 資 產(chǎn) 結(jié) 存 單 據(jù)， 及 由 交 易 對(duì) 手 或 執(zhí) 行 買(mǎi) 賣(mài) 盤(pán) 的 經(jīng) 紀(jì) 提 供 的 確 認(rèn) 文 件 （如 適 用）。 在 適 用 的 情 況 下， 客 戶(hù) 可 以 透 過(guò) 公 司 在 中 央 結(jié) 算 及 交 收 系 統(tǒng) （“ 中 央 結(jié) 算 系 統(tǒng) ”） 開(kāi) 設(shè) 個(gè) 別 股 份 帳 戶(hù)， 以 便 直 接 獲 得 香 港 中 央 結(jié) 算 有 限 公 司 （“ 香 港 結(jié) 算 ”） 寄 發(fā) 股 數(shù) 變 動(dòng) 及 每 月 結(jié) 存 的 結(jié) 單。建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控17. 管 理 層 應(yīng) 建 立

51、並 維 持 政 策 及 程 序， 確 保 客 戶(hù) 確 實(shí) 提 出 免 寄 定 期 帳 戶(hù) 結(jié) 單 的 要 求， 且 經(jīng) 客 戶(hù) 簽 妥 以 書(shū) 面 提 出， 並 獲 該 名 客 戶(hù) 定 期 （至 少 每 年 一 次） 再 次 加 以 確 認(rèn)。 18. 如 公 司 屬 中 央 結(jié) 算 系 統(tǒng) 的 參 與 人， 管 理 層 應(yīng) 建 立 並 維 持 政 策 及 程 序， 確 保 進(jìn) 入 中 央 結(jié) 算 系 統(tǒng) 的 過(guò) 程 受 到 嚴(yán) 密 監(jiān) 控， 尤 其 是 中 央 結(jié) 算 系 統(tǒng) 的 “ 免 付 款 ” 轉(zhuǎn) 帳 指 示 （交 收 及 交 付 指 示）， 必 須 事 先 獲 得 批 準(zhǔn)。 公 司 內(nèi)

52、 部 或 外 間 的 核 數(shù) 師， 或 執(zhí) 行 監(jiān) 察 職 能 的 指 定 職 員， 應(yīng) 定 期 檢 討 該 等 業(yè) 務(wù)， 並 審 閱 中 央 結(jié) 算 系 統(tǒng) 活 動(dòng) 的 重 要 報(bào) 告 及 處 理 其 他 事 務(wù)。建議的監(jiān)控措施及程序: 運(yùn)作監(jiān)控19. 明 確 界 定 授 權(quán) 規(guī) 定、 授 權(quán) 支 票 簽 署 人 及 適 用 的 權(quán) 力 範(fàn) 圍， 並 傳 達(dá) 予 有 關(guān) 銀 行； 例 如： 考 慮 是 否 需 要 規(guī) 定 公 司 支 票 應(yīng) 由 兩 名 或 以 上 授 權(quán) 簽 署 人 簽 署。 除 非 公 司 的 支 票 已 填 妥 發(fā) 票 日 期、 指 定 收 款 人 及 付 款 金 額，

53、 否 則， 在 任 何 情 況 下 均 不 應(yīng) 簽 署 有 關(guān) 支 票。 20. 制 定 適 當(dāng) 的 監(jiān) 控 措 施， 以 限 制 使 用 電 腦 系 統(tǒng)、 圖 文 傳 真 及 電 報(bào) 通 信 器 材 傳 送 重 要 資 料， 例 如： 轉(zhuǎn) 帳 指 示、 交 收 指 示 及 確 認(rèn) 交 易 通 知。 公 司 應(yīng) 就 傳 送 系 統(tǒng) 的 通 行 密 碼 的 保 密 事 宜 制 定 明 晰 的 政 策， 例 如： 定 期 更 改 通 行 密 碼 及 在 職 員 離 職 後 取 消 其 沿 用 的 通 行 密 碼。 21. 定 期 檢 討 監(jiān) 察 事 宜 和 進(jìn) 行 審 計(jì)， 以 便 偵 察 公 司

54、 的 業(yè) 務(wù) 或 運(yùn) 作 情 況 會(huì) 否 違 反 或 導(dǎo) 致 公 司 及 職 員 未 有 遵 守 法 律 和 監(jiān) 管 規(guī) 定， 及 公 司 本 身 訂 立 的 政 策 和 程 序。內(nèi)部監(jiān)控制度：風(fēng)險(xiǎn)管理 目 的 須 建 立 並 維 持 有 效 的 政 策 及 程 序， 以 確 保 公 司 及 （如 適 用） 其 客 戶(hù) 所 承 受 的 風(fēng) 險(xiǎn) 獲 得 適 當(dāng) 的 管 理， 特 別 是 關(guān) 於 如 何 識(shí) 別 和 量 化 這 些 風(fēng) 險(xiǎn) （不 論 這 些 風(fēng) 險(xiǎn) 屬 財(cái) 務(wù) 風(fēng) 險(xiǎn) 或 其 他 形 式 的 風(fēng) 險(xiǎn)） 的 政 策 及 程 序； 同 時(shí) 亦 確 保 管 理 層 取 得 及 時(shí) 而 充

55、 分 的 資 料， 以 便 採(cǎi) 取 適 當(dāng) 而 及 時(shí) 的 行 動(dòng) 去 規(guī) 限， 或 妥 善 地 管 理 有 關(guān) 的 風(fēng) 險(xiǎn)。 監(jiān) 控 指 引 1. 應(yīng) 由 風(fēng) 險(xiǎn) 管 理 職 能 制 定 適 當(dāng) 及 有 效 的 風(fēng) 險(xiǎn) 管 理 政 策， 並 監(jiān) 察 其 執(zhí) 行。 視 乎 個(gè) 別 公 司 的 情 況 而 定， 這 個(gè) 部 門(mén) 應(yīng) 由 足 夠 數(shù) 目 的、 符 合 資 歷 且 經(jīng) 驗(yàn) 豐 富 的 專(zhuān) 業(yè) 人 士 組 成。 2. 應(yīng) 建 立 並 遵 照 適 當(dāng) 而 有 效 的 程 序， 以 合 理 地 確 保 公 司 因 客 戶(hù) 失 責(zé) 或 市 場(chǎng) 情 況 改 變 而 蒙 受 財(cái) 務(wù) 或 其 他

56、損 失 的 風(fēng) 險(xiǎn)， 得 以 維 持 在 可 接 受 及 適 當(dāng) 的 水 平。 公 司 應(yīng) 只 在 其 擁 有 所 需 的 財(cái) 政 及 管 理 能 力 的 情 況 下 才 可 持 倉(cāng)。內(nèi)部監(jiān)控制度：風(fēng)險(xiǎn)管理3. 公 司 如 本 身 亦 參 與 買(mǎi) 賣(mài)， 則 應(yīng) 訂 立 適 當(dāng) 的 買(mǎi) 賣(mài) 限 額 及 持 倉(cāng) 限 額， 並 且 應(yīng) 視 乎 公 司 業(yè) 務(wù) 規(guī) 模 每 隔 適 當(dāng) 時(shí) 候 便 加 以 監(jiān) 控， 以 及 在 每 日 收 市 後 加 以 覆 核， 以 作 為 例 行 處 理 程 序 的 其 中 一 環(huán)； 應(yīng) 及 時(shí) 檢 查 及 覆 核 適 用 的 買(mǎi) 賣(mài) 及 持 倉(cāng) 限 額 及 其 他 風(fēng) 險(xiǎn) 管 理 措 施， 以 確 保 有 關(guān) 措 施 得 以 發(fā) 揮 效 力。 4. 應(yīng) 每 隔 適 當(dāng) 時(shí) 候 進(jìn) 行 全 面 的 檢 討， 如 業(yè) 務(wù)、 運(yùn) 作 或 主 要 職 員 出 現(xiàn) 重 大 變 動(dòng)， 必 須 確 保 公 司 因 欺 詐、 錯(cuò) 誤 及 遺 漏、 干 擾