辦公室主任崗位職責(zé)有哪些? 怎樣才能做好辦公室主任工作_第1頁
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文檔簡介

1、辦公室主任崗位職責(zé)有哪些? 怎樣才能做好辦公室主任工作? 辦公室處于承上啟下的地位,是聯(lián)結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和基層的橋梁,協(xié)調(diào)各有關(guān)部門關(guān)系的紐帶,保持站內(nèi)工作正常運轉(zhuǎn)的中樞,在日常工作中具有十分重要的一位和作用。辦公室主任崗位職責(zé)實踐說明,高管局、公司、站的各項決策能否在基層不折不扣地得到貫徹落實,站內(nèi)后勤工作是否保障有力,職工文化生活開展工作得是否有聲有色,很大程度上取決于有沒有一個合格、稱職的辦公室主任,更進一步說是辦公室主任崗位職責(zé)的履行程度。那么辦公室主任崗位職責(zé)具體是什么呢? 過來人談辦公室主任崗位職責(zé)本人自投身高速公路事業(yè)以來,一直擔(dān)任基層辦公室后勤工作。時值河北高速公路管理局成立十五周年慶典

2、,借此時機,根據(jù)自身積累的一些經(jīng)驗,就基層單位辦公室主任職能、素質(zhì)與修養(yǎng)問題,談一點粗淺的看法。一、辦公室主任的根本職能概括的講,辦公室主任的主要職能就效勞,為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和決策的正確執(zhí)行效勞。服從具體的講,其根本職能大體有四項,即參謀職能、承辦職能、管理職能和協(xié)調(diào)職能。1、參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多的圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策進行的。主要表現(xiàn)在:第一,在決策形成過程中,在幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解基層情況、確定工作方向和重點、范圍及程度上發(fā)揮參謀作用。第二,在決策實施過程中,在幫助領(lǐng)導(dǎo)及時了解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發(fā)揮參謀作用。第三,在決策實施過程結(jié)束后,在幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗、進行新的決策活

3、動上發(fā)揮參謀作用。2、承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來自三個方面。一是來自上級部門的。主要是指上級領(lǐng)導(dǎo)部門交付的事項,如工作調(diào)研、信息反應(yīng)、工作總結(jié)等,需要認真對待,按期完成。二是來自站領(lǐng)導(dǎo)的。對于站班子的決策,辦公室主任要帶著工作人員不折不扣地去落實,負有領(lǐng)導(dǎo)、組織、指揮和管理的責(zé)任是第一責(zé)任人。三是來自站內(nèi)各科室和班組的。站內(nèi)職工需辦理有關(guān)事項或?qū)φ緝?nèi)的意見建議,按程序應(yīng)先和辦公室取得聯(lián)系,這就需要辦公室主任根據(jù)實際情況去處理。總之,辦公室主任對所負責(zé)的事項要高度負責(zé)。一絲不茍,一辦到底,落到實處。3、管理職能。管理職能主要是針對辦公室內(nèi)部而言,集中表達在以下三個方面。一是文書管理。盡

4、管站內(nèi)文件并不太多,但圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印制、收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)是必不可少的。辦公室主任負責(zé)對文書工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一組織安排,負責(zé)催促、檢查,把好質(zhì)量關(guān),防止濫抄亂送和形式主義。二是事務(wù)管理。辦公室作為站內(nèi)事務(wù)性辦事機構(gòu),辦公室主任作為這個機構(gòu)的負責(zé)人,應(yīng)該說是事無巨細,都要認真操辦。如會議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車、對處接待、辦公用具以及為站內(nèi)職工提供生活效勞的有關(guān)事項。使辦公室真正成不站內(nèi)工作的樞紐。4、協(xié)調(diào)職能。辦公室主任履行協(xié)調(diào)職能,主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。所謂縱向協(xié)調(diào),即指致辭力于上下級之間關(guān)系流融洽,上令下行,下情上曉,上下緊密配合、步調(diào)一致

5、辭的協(xié)調(diào)工作。所謂橫向協(xié)調(diào),即指致于票證、監(jiān)控、財務(wù)等各科室融洽和諧的協(xié)調(diào)工作。辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)與修養(yǎng)收費工作的順利開展,需要站內(nèi)后勤工作的有力保障,也就是說需要一個得力的辦公室主任。“得力,就是素質(zhì)高、修養(yǎng)好。辦公室主任應(yīng)具備哪些素質(zhì)呢?危言聳聽為大致辭包括政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識素質(zhì)四個方面。政治素質(zhì)是辦公室主任的首要素質(zhì)。就是政治上絕對可靠,具有堅決的共產(chǎn)主義理想信念能經(jīng)得起執(zhí)政、改革開放和反“和平演變?nèi)罂简?,是堅決的馬克思主義者,是“三個代表重要思想的忠實實踐者。品德素質(zhì)是除了政治素質(zhì)以外最根本、最要緊的素質(zhì)之一。要求做到光明磊落,忠實老實;服從組織,顧全大局;關(guān)心他

6、人,助人為樂;公正正派,謙虛謹慎;嚴以律已,廉潔奉公。心理素質(zhì)主要包括穩(wěn)定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅強的意志。要求做到:急而不躁怒而不形,喜而不亢;隨和而不盲從,自信而不固執(zhí),忍讓而不獻媚,直率而不粗暴,多思而不多疑,謹慎而不圓滑。同時,還要從本職工作出發(fā),不以個人愛好為取舍,培養(yǎng)廣泛的興趣,培養(yǎng)興趣的多樣性,以適應(yīng)工作需要。此外,在工作中不僅要雷厲風(fēng)行的作風(fēng),還要有善始善終的毅力;不僅在取得成績的時候保持清醒的頭腦,也能為顧全大局而忍辱負重。知識素質(zhì)主要包括三方面。一是深厚的理論功底。要求熟知馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的根本理論和根本知識,掌握其思想體系,特別是“三個代表重要思

7、想的根本內(nèi)涵。二是專業(yè)知識。不僅要具有人事辦公室工作的根本知識還要熟知交通管理的各項法律法規(guī)等專業(yè)知識,努力成為一個“多在手。三是寬廣的根底知識,如歷史知識、自然科學(xué)知識等輔助知識,力爭使自己成為一個知識淵博的人。辦公室主任除了需要具備以上四種素質(zhì)和不斷加強自身修養(yǎng)外,在工作中還要樹立三種意識。 一、要樹立敬業(yè)意識所謂敬業(yè)意識,也就是人們平常所說的干一行、愛一行、專一行,這是做好工作的前提。首先是要愛這一行,喜歡這一行,要有濃厚的興趣,帶著感情去做這項工作。辦公室主任的工作,即辛苦又枯燥,沒有一定的愛心,沒有濃厚的興趣,沒有誠摯的感情,是做不好的。應(yīng)該看到,辦公室主任是個很重要的崗位。能夠為站

8、領(lǐng)導(dǎo)和同志們效勞,是一件很榮耀的事。對于這樣一項重要而又有意義 的工作,不能妄自菲薄,不能見異思遷,而要懷著強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感,全身心投入進去,努力把工作干好。其次要鉆這一行,專這一行。第一個“鉆是鉆研的“鉆,就是要鉆進去,潛心研究;第二個專是專業(yè)的“專,就是通過鉆研學(xué)習(xí)到達很高的專業(yè)水平。有人說辦公室主任無非是一些效勞性工作,專業(yè)性不強,不需要很高的專業(yè)水平,這是不正確的。沒有一定的專業(yè)知識,盡管有良好的愿望,工作也是干不好的。例如,交通管理的各項法規(guī),公文寫作的各項知識,后勤設(shè)施 的使用保養(yǎng)知識,怎樣使我們的工作保持與日俱進的狀態(tài)等等,這些都不得是一個辦公室主任應(yīng)該了解、熟悉和掌握

9、的。只有這樣,才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,才能在工作中有所建樹。而要做到這一點,就必須認真學(xué)習(xí),刻苦鉆研不斷提高思想政治工作水平和專業(yè)水平,增強使命感和工作能力。二、要樹立公樸意識公仆意識,也可以說是效勞意識,就是要當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)的公仆,當(dāng)好廣闊職工的公仆,當(dāng)好司乘人員的公仆,全心全意地為他們效勞。當(dāng)好“公仆要做到“三心、“四勤?!叭氖菬嵝?、誠心、耐心,“四勤是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。熱心,就是要有一付熱心腸,滿腔熱情地效勞,自學(xué)自愿地效勞,盡心盡力地效勞。當(dāng)辦公室主任,不是為了應(yīng)付差事,不能敷衍了事,得過且過,當(dāng)一天和尚撞一天鐘,而是要認真負責(zé)、積極努力、克已奉公埋頭苦干,以濃厚的興趣、高度的熱

10、情、負責(zé)的精神,去干好每一項工作。誠心,就是要有一顆真誠的心,真心實意地、實實在在地干事情,不弄虛作假,不懈怠,不自滿。一方面,我們反映情況、提供資料,要實事求是,真實可靠,有一是一,有二是二,不能瞎估計,想當(dāng)然,模糊其詞,似是而非,以免貽誤工作。耐心,就是不怕麻煩,不辭辛苦,謙虛謹慎,不驕不躁。辦公室的工作單調(diào)而瑣碎,而是要對全站職工效勞,難免有眾口難調(diào)的現(xiàn)象出現(xiàn),所以當(dāng)好辦公室主任要有較高的修養(yǎng),要有毅力,有韌性,有忍辱負重的精神。接受任務(wù)、聽取意見、匯報情況、開展工作,都必須有耐心,不可急躁冒進,不可粗枝大葉,更不可三天打魚兩天曬網(wǎng)。腦勤,就是要勤于動腦,善于思考。如何使我們的工作適應(yīng)形

11、勢開展,表達時代特征,更有針對性和實效性;怎樣在工作用中貫徹“三個代表重要思想,怎樣為經(jīng)濟建設(shè)這個中心效勞,為實現(xiàn)全面建設(shè)小康社會這個宏偉目標(biāo)效勞;怎樣才能做到貼近實際、貼近生活、貼近職工,所有這此問題都不得是我們應(yīng)該經(jīng)??紤]的。嘴勤,包括兩個方面,一方面要多請示匯報,及時得到領(lǐng)導(dǎo)的指示、支持和幫助;一方面要多做宣傳工作。宣傳先進的管理經(jīng)驗,宣傳交通戰(zhàn)線廣闊職工的感人事跡,爭取廣泛的社會不良分子同和輿論支持。手勤,就是要勤于動手動筆寫文章,這是辦公室主任的一項根本功。工作總結(jié)、情況匯報、調(diào)研文章、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗等等,都是勤于動手撰寫,不能懶惰。腿勤,要邁開雙腿,不辭辛苦在上跑下跑。上跑就是

12、往領(lǐng)導(dǎo)同志那跑,及是請示工作、匯報情況、征求意見;下跑就是深入職工中搞好調(diào)查研究,了解情況、發(fā)現(xiàn)典型、總結(jié)經(jīng)驗,掌握第一手材料;左跑右跑就是踴躍兄弟單位勤聯(lián)系、多溝通、學(xué)習(xí)優(yōu)秀經(jīng)驗,取長補短,不斷改良自身工作。三、要樹立奉獻意識實實在在地說,當(dāng)好一名辦公室主任是不容易的。上呈下達、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、撰寫文稿、謀劃工作、制訂方案、總結(jié)經(jīng)驗、請示匯報,后勤效勞,工作具價格政策 而繁雜,平凡而枯燥。我們所做的工作大者無形的,不像工人生產(chǎn)一件產(chǎn)品就是一件產(chǎn)品,也不像農(nóng)民春天播下種子,秋天收獲糧食。為趕寫一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵達旦,為了組織好一次會議或開展好一項活動不知要說多少話、跑多少腿。所

13、以我們必須樹立無私奉獻的意識,不計名利,不講報酬,任勞任怨,甘于奉獻,在辦公室主任這個平凡的崗位上做出不平凡的成績來。辦公室主任職責(zé)剖析辦公室主任的職責(zé)大致包括承辦職責(zé)、參謀職責(zé)、管理職責(zé)、協(xié)調(diào)職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)指揮職責(zé)五個方面。一承辦職責(zé)承辦職責(zé)指辦公室主任對領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹、實施,承辦各職能部門乃至下級機關(guān)、基層群眾轉(zhuǎn)辦事項等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。從其承辦的工作內(nèi)容來看,大體有三個方面:1.承辦領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個人交辦的事項領(lǐng)導(dǎo)決策有時是統(tǒng)一研究,分頭落實,有時是領(lǐng)導(dǎo)個人決斷。作為負責(zé)本機關(guān)、本單位綜合辦事機構(gòu)的辦公室主任,對領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個人交辦事項負有直接的承辦責(zé)任。即使是

14、領(lǐng)導(dǎo)同志交由其他部門或其他人辦理的事項,辦公室主任亦有協(xié)助辦理的責(zé)任;有時,一些牽涉面較廣、歸屬不太明確且其他有關(guān)職能部門不便也不宜承辦的事項,那么須由辦公室主任具體承當(dāng)、落實。2.承辦上級部門主辦的事項辦公室既是本級黨政機關(guān)的綜合辦事機構(gòu),是獨立存在的個體;又是從中央到地方整個辦公系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),是依存于大整體的局部。各級辦公室之間通過加強聯(lián)系,既各自為陣,又協(xié)同作戰(zhàn),充分發(fā)揮辦公機構(gòu)的系統(tǒng)作用和整體效能,以便更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)效勞,這是不少地方總結(jié)、創(chuàng)造出來的成功經(jīng)驗。上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公室向下級機關(guān)辦公室交辦一些事情,辦公室主任應(yīng)主動牽頭承辦,或催促所屬工作人員從速辦理。上一級辦公機關(guān)及

15、其負責(zé)人向下級辦公機關(guān)及其負責(zé)人交辦事項的范圍較廣,除了調(diào)研任務(wù)之外,還有諸如信息反應(yīng)、來信來訪以及系統(tǒng)內(nèi)部自身業(yè)務(wù)建設(shè)等具體事宜,都需要下一級承辦者認真辦理。3.承辦同級各職能部門和下級單位轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項為了保持領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作的正常秩序,各職能部門和下級單位向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志匯報請示工作,往往不直接去找領(lǐng)導(dǎo)同志本人,而是先找辦公室主任。辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶,經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機關(guān)轉(zhuǎn)辦的事項。例如,某部門要興辦一項事業(yè),須專題行文報請領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準(zhǔn);行文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公室登記后,工作人員要交由主任批辦,辦公室主任要負責(zé)與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系,商討是否召開會議研究,要開何種

16、會議,讓哪些人參加等等。待領(lǐng)導(dǎo)指示后,辦公室主任即可將領(lǐng)導(dǎo)指示意見轉(zhuǎn)告各職能部門和下級有關(guān)單位和部門具體貫徹執(zhí)行。辦公室主任承辦的具體形式,主要有主辦、會辦、轉(zhuǎn)辦、催辦等。主辦即直接負責(zé)具體辦理;會辦即會同有關(guān)部門和單位聯(lián)合辦理;轉(zhuǎn)辦即轉(zhuǎn)由其他有關(guān)部門和負責(zé)人辦理;催辦作為會辦、轉(zhuǎn)辦的有益補充,它是指催促、協(xié)助有關(guān)單位、部門和人員從速辦理有關(guān)事項。無論是主辦、會辦,還是轉(zhuǎn)辦、催辦,辦公室主任都應(yīng)嚴肅認真,切不可敷衍塞責(zé),草率從事。二參謀職責(zé)參謀職責(zé)指辦公室主任在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。決策是指導(dǎo)者的根本職能,社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的新形勢,要求各級領(lǐng)導(dǎo)干部努力實現(xiàn)決策民主化???/p>

17、學(xué)化,這除對領(lǐng)導(dǎo)干部本身提出更高、更嚴的要求外,還需要各級辦公室成為卓有成效的智囊團參謀部,辦公室主任應(yīng)當(dāng)理所當(dāng)然地成為參謀長,積極主動地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,認真地履行自己的職責(zé)。這既是領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的迫切需要,又是新時期賦予辦公室主任工作的一項重要任務(wù)。辦公室主任履行其參謀職責(zé),有其獨特的便利和優(yōu)勢:1辦公室主任工作與領(lǐng)導(dǎo)層的工作同步運行與操作。由于辦公室的工作有著同其他部門明顯不同的附屬性特點,領(lǐng)導(dǎo)層確定要抓的工作,也多是辦公室主任著力要辦的事情,正是由于這種思維共振,使得辦公室主任的工作能力與領(lǐng)導(dǎo)的工作合拍,從而為辦公室主 任輔助領(lǐng)導(dǎo)決策提供了便利。2辦公室主任與領(lǐng)導(dǎo)層之間具有經(jīng)常接觸

18、的便利條件,可以隨時找時機向領(lǐng)導(dǎo)陳述自己的見解和主張。3辦公室主任接觸面大,信息較為靈通,對外聯(lián)系廣泛,客觀上為領(lǐng)導(dǎo)提供咨詢效勞,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀提供了便利條件。為正確履行參謀職責(zé),辦公室主任要依據(jù)黨和國家政策,緊緊圍繞本地區(qū)、本部門、本單位的工作目標(biāo)和主要任務(wù)以及需要領(lǐng)導(dǎo)決策的重大問題,積極主動地組織和參與各種調(diào)查研究,做好信息的收集、篩選、傳遞工作,把調(diào)查中獲得的大量第一手資料,進行綜合分析,去粗取精,去偽存真,由此及彼,由表及里,從而提出完成各項工作任務(wù)和進行決策的有利因素和不利因素,及時向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施科學(xué)的宏觀決策和有效的指揮,保證各項工作目標(biāo)和任務(wù)的圓滿完成。要正確發(fā)揮辦公室

19、主任的參謀職責(zé),應(yīng)當(dāng)注意如下兩點:1.在一定情況下與領(lǐng)導(dǎo)唱對臺戲辦公室主任是一個雙重性的角色,他既是秘書班子的大班長,又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀長。作為大班長和參謀長,他是以貫徹和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖為使命,并以領(lǐng)會和貫徹的準(zhǔn)確性和徹底性作為評價其工作優(yōu)劣的根本指標(biāo);作為參謀長,那么要依靠獨立的科學(xué)研究成果為領(lǐng)導(dǎo)效勞,以提出多少真知灼見作為評價其工作優(yōu)劣的根本標(biāo)志。辦公室主任既要認真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,又要勇于直言,使領(lǐng)導(dǎo)兼聽而明。2.領(lǐng)導(dǎo)決策前多參謀,領(lǐng)導(dǎo)決策后多反應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)決策前,辦公室主任要通過調(diào)查研究,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)廣泛收集同決策密切相關(guān)的各種信息,然后進行縱向、橫向的可行性研究,經(jīng)過加工和篩選,為領(lǐng)導(dǎo)提供選擇

20、的方案;在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中,辦公室主任要通過調(diào)查研究,收集和整理方方面面的意見反應(yīng),為領(lǐng)導(dǎo)進行冷靜周密的思考提供準(zhǔn)確的依據(jù),堅決領(lǐng)導(dǎo)決策的信心和決心;在領(lǐng)導(dǎo)決策后,辦公室主任要通過調(diào)查研究,了解和掌握決策意見的貫徹執(zhí)行情況,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好跟蹤反應(yīng),保證決策順利地貫徹落實,或根據(jù)變化了的客觀形勢及時進行調(diào)整。在領(lǐng)導(dǎo)決策的全過程中,辦公室主任的參謀職責(zé)是十分重要的。從對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮作用的方向上看,辦公室主任的參謀職能可以分為三種類型:一是順向參謀,即緊隨領(lǐng)導(dǎo)決策的方向所進行的輔助性參謀;二是逆向參謀,即當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖不符合實際情況時,辦公室主任所進行的勸阻性參謀;三是側(cè)向參謀,即當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)集中主要精力考

21、慮某一方面工作時,辦公室主任為防止領(lǐng)導(dǎo)顧此失彼而進行的提示性參謀。三管理職責(zé)指辦公室主任在對行政事務(wù)進行管理方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和辦公室工作的實踐,辦公室主任的管理職責(zé)主要有兩個方面:1.文書管理文書工作是機關(guān)日常工作的組成局部,是實現(xiàn)機關(guān)職能的重要手段之一。黨政機關(guān)的公文工作,即指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構(gòu)成的整個運轉(zhuǎn)流程。辦公室作為單位的綜合辦事機構(gòu)的樞紐機構(gòu),承當(dāng)文書工作是其主要任務(wù)之一。一般來說,辦公室內(nèi)部均設(shè)有秘書科股、資料室、機要室、文印室、收發(fā)室等,分別負責(zé)辦理公文工作各個環(huán)

22、節(jié)的具體事宜。辦公室主任對文書工作的管理,主要表達在參照各級黨政機關(guān)制定的機關(guān)公文處理方法,結(jié)合本單位的具體情況,建立、健全各項有關(guān)制度;指導(dǎo)、催促各文書處理部門的工作,確保公文擬制的適用、準(zhǔn)確、周密,確保文書處理的及時、準(zhǔn)確、迅速,防止拖拉、積壓而貽誤工作。2.信息管理辦公室主任輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策,發(fā)揮參謀職能,主要是通過向領(lǐng)導(dǎo)提供適用信息和依據(jù)信息出謀獻策而實現(xiàn)的。嚴格地說,信息工作也屬文書工作范疇,但鑒于它是各級辦公室的一項新興事業(yè),而且十分重要,需要辦公室主任予以特別重視。所以有必要將其單列為辦公室主任管理職能中的一項。在這種情況下,辦公室主任應(yīng)從如下方面對信息工作進行管理。1加強對信息網(wǎng)絡(luò)

23、的管理。目前,各單位已根本形成以該單位辦公室的信息機構(gòu)為中心包括下級各辦公室信息機構(gòu)在內(nèi)的信息網(wǎng)絡(luò)當(dāng)然,該級信息機構(gòu)又同時以上級的信息機構(gòu)為中心。辦公室主任首先應(yīng)當(dāng)加強對網(wǎng)絡(luò)中心即該辦公室內(nèi)的信息處科、組的管理,使其在信息網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)揮帶頭、促進作用。其次,還要注意對整個網(wǎng)絡(luò)的管理。如健全制度,對下級或同級其他信息機構(gòu)進行業(yè)務(wù)指導(dǎo),組織共同行動等等。2加強對信息傳遞方向的管理。信息傳遞的方向如何,即與領(lǐng)導(dǎo)決策的需求是順應(yīng),還是相逆,這是辦公室主任應(yīng)當(dāng)控制、管理的。一般說來,領(lǐng)導(dǎo)決策所需的信息可分為兩種類型:一是追蹤型信息,即指領(lǐng)導(dǎo)決策形成并付諸實施以后,通過跟蹤追擊迅速反映實施范圍以內(nèi)的有關(guān)動態(tài);

24、二是超前型信息,即指領(lǐng)導(dǎo)決策之前,向領(lǐng)導(dǎo)提供的能夠反映該決策的根底、趨向及效應(yīng)的資料信息,或某個較重要的問題發(fā)生之前反映其跡象、趨勢的信號性信息。四協(xié)調(diào)職責(zé)指辦公室主任在聯(lián)系內(nèi)外關(guān)系、溝通上下左右等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決策、指令、指示要通過辦公室向各專業(yè)主管部門、職能部門、下屬單位以及全社會傳遞。單位所屬各部門和其他方面反應(yīng)回來的信息經(jīng)過綜合聚集到辦公室,辦公室對反應(yīng)回來的信息經(jīng)過綜合、分析、篩選,供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。作為各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位辦事機構(gòu)的負責(zé)人的辦公室主任,在承上啟下、協(xié)調(diào)各方面的工作中起著重要的作用。辦公室主任

25、要全面履行其協(xié)調(diào)職責(zé),要著力做好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面的工作??v向協(xié)調(diào),即致力于上下級之間關(guān)系溝通,上令下行,下情上達,上下緊密配合,步調(diào)一致的協(xié)調(diào)工作。辦公室主任在這方面的職責(zé)主要表達在:當(dāng)上級的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達,使之得以認真貫徹執(zhí)行,以保證政令暢通,上令下行;當(dāng)下級對上級的某一決定、指示不理解或不完全理解時,要以認真負責(zé)的精神去做解釋說服工作;當(dāng)下級對上級的指示、決定、命令有不同意見時,要及時、準(zhǔn)確地予以反映,使下情得以上達,以利于上下溝通,步調(diào)一致;當(dāng)下級某一單位某項工作領(lǐng)先時,應(yīng)積極組織力量去調(diào)研,認真總結(jié)經(jīng)驗,及時予以推廣以點帶面。當(dāng)下級某一單

26、位某項工作處于落后狀態(tài)時,要積極主動地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行重點幫助,以面促點,以面帶點,使之盡快迎頭趕上;橫向協(xié)調(diào),即致力于左鄰右舍、同級各業(yè)務(wù)部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。業(yè)務(wù)部門的一些部門性文件、規(guī)定,一般均須先報送辦公室主任修改、審閱,進行協(xié)調(diào),以免對同一事項的規(guī)定不盡吻合,使下級難以適從;業(yè)務(wù)部門的一些重要工作安排,如召開請領(lǐng)導(dǎo)參加的會議、開展由領(lǐng)導(dǎo)同志掛帥的突擊性、臨時性工作任務(wù)等,一般也須經(jīng)辦公室主任統(tǒng)一協(xié)調(diào),以防止部門之間撞車和領(lǐng)導(dǎo)超負荷現(xiàn)象的發(fā)生;當(dāng)各業(yè)務(wù)部門、各單位因認識和處理問題的角度不同引起矛盾時,辦公室主任更應(yīng)充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)職責(zé),對過去已有明文規(guī)定的事項,要維護政策的嚴肅性,催促有關(guān)方面

27、或協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)催促有關(guān)方面加以認真貫徹落實;對過去尚無明文規(guī)定的,要在認真 聽取各方意見的根底上,處理好各有關(guān)政策精神的銜接,并向領(lǐng)導(dǎo)提出解決的意見和建議,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出裁決,把各方的意見統(tǒng)一到總政策上來;內(nèi)部協(xié)調(diào),即以辦公室內(nèi)部的人員、工作為對象,使其和諧、協(xié)調(diào)地開展工作。辦公室主任要著力于室領(lǐng)導(dǎo)成員和室內(nèi)各單位處、 室、科、組之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。在室領(lǐng)導(dǎo)班子內(nèi),要注意發(fā)揮副職的作用,要按照合理分工、分層次管理的原那么,根據(jù)其特長,讓副職負責(zé)某方面或幾方面的工作,以充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)班子的整體效能。五領(lǐng)導(dǎo)指揮職責(zé)統(tǒng)一指揮是發(fā)揮組織作用,貫徹執(zhí)行決策的最重要條件。要真正發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的指揮作用,必須有日常的統(tǒng)一指

28、揮。所謂日常指揮,具體地講,就是領(lǐng)導(dǎo)者按照既定的決策和方案,對所屬組織的人員合理地分配任務(wù)或布置工作,及時指導(dǎo)和處理發(fā)生的問題。領(lǐng)導(dǎo)者的日常指揮,大體可以分為兩種,即執(zhí)行性指揮和應(yīng)變性指揮。執(zhí)行性指揮他可以叫做調(diào)度性指揮。這種指揮是在目標(biāo)既定、方案現(xiàn)成的情況下,主。要解決貫徹落實的問題。領(lǐng)導(dǎo)者在執(zhí)行這種指揮時,應(yīng)當(dāng)思考的重點是怎么干、什么時間干,成功的關(guān)鍵在于堅強的毅力和組織技巧。工作中必須注意把握住兩點:一是人、財、物各種力量的調(diào)配、組合要科學(xué)、合理,力求到達投人少、收效大;二是行動時機的抉擇,要順乎時勢,挑選最正確時刻,避開各種阻力和不利因素,利用一切助力和有利條件。比方一個軍事指揮員指揮

29、一場運動戰(zhàn),就有一個捕捉作戰(zhàn)時機的問題。不能抓住敵人的薄弱環(huán)節(jié)時,不戰(zhàn);不是占據(jù)有利的地形條件時,也不戰(zhàn);倘假設(shè)自己的優(yōu)勢兵力尚未集結(jié)起來時,還是不戰(zhàn)??傊粋€高明的指揮員決不打無準(zhǔn)備無把握之仗,戰(zhàn)那么必勝,攻那么必克。應(yīng)變性指揮,這是指在領(lǐng)導(dǎo)活動過程中遇到了新情況,或者出現(xiàn)了不測事件,針對客觀環(huán)境的變化靈活機動地實施指揮。領(lǐng)導(dǎo)者在進行應(yīng)變性指揮時,首先要考慮的是繼續(xù)干還是不干,是按原方案干下去還是改變方案。取勝的決竅在于審時度勢和機動靈活。?孫子兵勢篇?中說:善戰(zhàn)者,求之于勢。又說:善戰(zhàn)人之勢,如轉(zhuǎn)回石于千切之山者。這就是說,善于指揮作戰(zhàn)的將軍,總是憑借天時、地利等客觀情勢去求得勝利。他們

30、依托客觀形勢而采取自己的行動,猶如在高山上滾動一塊圓形的石頭一樣,石圓那么易移,山高那么勢大。領(lǐng)導(dǎo)者在工作過程中遇到情況變化,就得因時制宜、因地制宜地進行靈活指揮,切不可固守原定方案,一成不變,堅持蠻干。辦公室主任崗位職責(zé)制度化1.協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)擬定和貫徹執(zhí)行各種相關(guān)方針政策。2.建立公司行政辦公管理流程和制度體系。3.組織與協(xié)調(diào)辦公室日常事務(wù),如采購辦公用品、控制公關(guān)費用等。4.負責(zé)管理各種文件資料或檔案,以及相關(guān)文字處理。5.組織召開辦公室各種工作會議,如周例會、總結(jié)會。6.擬寫各種對外的文案與匯報材料。7.起草各種合同,如業(yè)務(wù)合同、商業(yè)合同、勞動合同等。8.參與上級領(lǐng)導(dǎo)各種重要的商務(wù)談判及

31、重要工作和重要經(jīng)濟事項的決策。9.負責(zé)相關(guān)的外聯(lián)和接待工作事務(wù),如政府公關(guān)、業(yè)務(wù)攻關(guān)、來賓接待等。10.負責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)貫徹與監(jiān)督落實各項會議決議。11.負責(zé)招聘、培養(yǎng)、鼓勵和考核部屬員工。12.負責(zé)其他后勤保障工作。勞動合同 一、雙方在簽訂本合同前,應(yīng)認真閱讀本合同書。本合同一經(jīng)簽訂,即具有法律效力,雙方必須嚴格履行。二、本合同必須由用人單位(甲方)的法定代表人(或者委托代理人)和職工(乙方)親自簽章,并加蓋用人單位公章(或者勞動合同專用章)方為有效。三、本合同中的空欄,由雙方協(xié)商確定后填寫,并不得違反法律、法規(guī)和相關(guān)規(guī)定;不需填寫的空欄,劃上“。四、工時制度分為標(biāo)準(zhǔn)工時、不定時、綜合計算工時三

32、種。實行不定時、綜合計算工時工作制的,應(yīng)經(jīng)勞動保障部門批準(zhǔn)。五、本合同的未盡事宜,可另行簽訂補充協(xié)議,作為本合同的附件,與本合同一并履行。六、本合同必須認真填寫,字跡清楚、文字簡練、準(zhǔn)確,并不得擅自涂改。七、本合同(含附件)簽訂后,甲乙雙方各保管一份備查。 甲方(用人單位): 乙方(職工): 名稱: 姓名: 法定代表人: 身份證號碼: 地址: 現(xiàn)住址: 經(jīng)濟類型: 聯(lián)系 : 聯(lián)系 : 根據(jù)(中華人民共和國勞動法?和國家及省的有關(guān)規(guī)定,甲乙雙方按照平等自愿、協(xié)商一致的原那么訂立本合同。一、合同期限(一)合同期限雙方同意按以下第 種方式確定本合同期限:1、有固定期限:從 年 月 日起至 年 月 日

33、止。2、無固定期限:從 年 月 日起至本合同約定的終止條件出現(xiàn)時止(不得將法定解除條件約定為終止條件)。3、以完成一定的工作為期限:從 年 月 日起至 工作任務(wù)完成時止。(二)試用期限雙方同意按以下第 種方式確定試用期期限(試用期包括在合同期內(nèi)):1、無試用期。2、試用期從 年 月 日起至 年 月 日止。(試用期最長不超過六個月。其中合同期限在六個月以下的,試用期不得超過十五日;合同期限在六個月以上一年以下的。試用期不得超過三十日;合同期限在一年以上兩年以下的,試用期不得超過六十日。)二、工作內(nèi)容(一)乙方的工作崗位(工作地點、部門、工種或職務(wù))為 (二)乙方的工作任務(wù)或職責(zé)是 (三)甲方因生

34、產(chǎn)經(jīng)營需要調(diào)整乙方的工作崗位,按變更本合同辦理,雙方簽章確認的協(xié)議或通知書作為本合同的附件。(四)如甲方派乙方到外單位工作,應(yīng)簽訂補充協(xié)議。三、工作時間(一)甲乙雙方同意按以下第 種方式確定乙方的工作時間:1、標(biāo)準(zhǔn)工時制,即每日工作 小時,每周工作 天,每周至少休息一天。2、不定時工作制,即經(jīng)勞動保障部門審批,乙方所在崗位實行不定時工作制。3、綜合計算工時工作制,即經(jīng)勞動保障部門審批,乙方所在崗位實行以 為周期,總工時 小時的綜合計算工時工作制。(二)甲方因生產(chǎn)(工作)需要,經(jīng)與工會和乙方協(xié)商后可以延長工作時間。除(勞動法)第四十二條規(guī)定的情形外,一般每日不得超過一小時,因特殊原因最長每日不得

35、超過三小時,每月不得超過三十六小時。四,工資待遇(一)乙方正常工作時間的工資按以下第( )種形式執(zhí)行,不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)。1、乙方試用期工資 元月;試用期滿工資 元月(元日)。2、其他形式:。(二)工資必須以法定貨幣支付,不得以實物及有價證券替代貨幣支付。(三)甲方根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營狀況和依法制定的工資分配方法調(diào)整乙方工資,乙方在六十日內(nèi)未提出異議的視為同意。(四)甲方每月 日發(fā)放工資。如遇節(jié)假日或休息日,那么提前到最近的工作日支付。(五)甲方依法安排乙方延長工作時間的,應(yīng)按(勞動法)第四十四條的規(guī)定支付延長工作時間的工資報酬。五、勞動保護和勞動條件(一)甲方按國家和省有關(guān)勞動保護規(guī)定提供符

36、合國家勞動衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的勞動作業(yè)場所,切實保護乙方在生產(chǎn)工作中的平安和健康。如乙方工作過程中可能產(chǎn)生職業(yè)病危害,甲方應(yīng)按?職業(yè)病防治法?的規(guī)定保護乙方的健康及其相關(guān)權(quán)益。(二)甲方根據(jù)乙方從事的工作崗位,按國家有關(guān)規(guī)定,發(fā)給乙方必要的勞動保護用品,并按勞動保護規(guī)定每 (年季月)免費安排乙方進行體檢。(三)乙方有權(quán)拒絕甲方的違章指揮、強令冒險作業(yè),對甲方及其管理人員漠視乙方平安和健康的行為,有權(quán)要求改正并向有關(guān)部門檢舉、控告。六、社會保險和福利待遇(一)合同期內(nèi),甲方應(yīng)依法為乙方辦理參加養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險的手續(xù),社會保險費按規(guī)定的比例,由甲乙雙方負責(zé)。(二)乙方患病或非因工負傷,甲方應(yīng)按國家和地方的規(guī)定給予醫(yī)療期和醫(yī)療待遇,按醫(yī)療保險及其他相關(guān)規(guī)定報銷醫(yī)療費用,并在規(guī)定的醫(yī)療期內(nèi)支付病假工資或疾病救濟費。(三)乙方患職業(yè)病、因工負傷或者因工死亡的,甲方應(yīng)

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