1、123秘書學(xué)是一門獨(dú)立的科學(xué)是源于秘書工作又指導(dǎo)秘秘書學(xué)是一門獨(dú)立的科學(xué)是源于秘書工作又指導(dǎo)秘書工作的科學(xué)理論書工作的科學(xué)理論秘書學(xué)是研究秘書工作使其科學(xué)化理論化并充分秘書學(xué)是研究秘書工作使其科學(xué)化理論化并充分發(fā)揮其效能的學(xué)問(wèn)發(fā)揮其效能的學(xué)問(wèn)秘書的研究對(duì)象有秘書的研究對(duì)象有 秘書人員秘書人員 秘書部門秘書部門秘書工作秘書工作4秘書工作分為群體及個(gè)體以秘書工作分為群體及個(gè)體以“為領(lǐng)導(dǎo)者的工作運(yùn)轉(zhuǎn)為領(lǐng)導(dǎo)者的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)和決策服務(wù)”為宗旨為宗旨秘書人員從事助理性參謀性工作諸如秘書人員從事助理性參謀性工作諸如起草核對(duì)文件起草核對(duì)文件列印遞送文件列印遞送文件調(diào)查研究信息調(diào)查研究信息查証解決問(wèn)題查証

2、解決問(wèn)題電話交際接待電話交際接待會(huì)議日程安排會(huì)議日程安排重點(diǎn)事務(wù)提點(diǎn)重點(diǎn)事務(wù)提點(diǎn)文檔資料管理文檔資料管理應(yīng)答回應(yīng)咨詢應(yīng)答回應(yīng)咨詢其它等其它等5秘書工作是秘書學(xué)的來(lái)源和基礎(chǔ)秘書工作是秘書學(xué)的來(lái)源和基礎(chǔ)秘書學(xué)又指導(dǎo)引發(fā)秘書工作的發(fā)展是秘書工作秘書學(xué)又指導(dǎo)引發(fā)秘書工作的發(fā)展是秘書工作的科學(xué)化理論化體現(xiàn)的科學(xué)化理論化體現(xiàn)秘書工作與秘書學(xué)關(guān)系密切又不相同把兩者分割秘書工作與秘書學(xué)關(guān)系密切又不相同把兩者分割開來(lái)或混為一談均不正確開來(lái)或混為一談均不正確秘書工作秘書學(xué)來(lái)源/基礎(chǔ)指導(dǎo)/引發(fā)6樞紐作用樞紐作用處于各方中心位通過(guò)文件會(huì)議或其它方式承上啟處于各方中心位通過(guò)文件會(huì)議或其它方式承上啟下溝通左右下溝通左右助

3、手作用助手作用為上司辦事令上司有更多精力及時(shí)間應(yīng)對(duì)更重要的為上司辦事令上司有更多精力及時(shí)間應(yīng)對(duì)更重要的事事參謀作用參謀作用草擬文件處理信息提供參考建議為上司決策服草擬文件處理信息提供參考建議為上司決策服務(wù)務(wù)7耳目作用耳目作用將所聽所見的情況反映上司為上司決策工作將所聽所見的情況反映上司為上司決策工作指導(dǎo)提供參考信息指導(dǎo)提供參考信息協(xié)調(diào)作用協(xié)調(diào)作用如會(huì)議安排活動(dòng)安排等如會(huì)議安排活動(dòng)安排等門面窗口作用門面窗口作用秘書部門或人員的工作態(tài)度工作質(zhì)量辦事效率秘書部門或人員的工作態(tài)度工作質(zhì)量辦事效率等等8n因日常處理上司文件參與各類會(huì)議故了解公司投資資訊因日常處理上司文件參與各類會(huì)議故了解公司投資資訊 運(yùn)

4、作方針運(yùn)作方針/政策政策/制度而任何資訊在出臺(tái)之前需要經(jīng)過(guò)反復(fù)制度而任何資訊在出臺(tái)之前需要經(jīng)過(guò)反復(fù)的修正故未發(fā)布實(shí)施之前不可過(guò)早泄漏否則造成負(fù)面影響的修正故未發(fā)布實(shí)施之前不可過(guò)早泄漏否則造成負(fù)面影響n尤其對(duì)于人事調(diào)動(dòng)投資策略重大決策改變等敏感資料更尤其對(duì)于人事調(diào)動(dòng)投資策略重大決策改變等敏感資料更應(yīng)守口如瓶應(yīng)守口如瓶910基礎(chǔ)基礎(chǔ) 知識(shí)面廣知識(shí)面廣 頭腦清楚頭腦清楚 思維敏捷思維敏捷 手腳勤快手腳勤快 經(jīng)驗(yàn)豐富經(jīng)驗(yàn)豐富能力能力n專業(yè)能力專業(yè)能力n理解和領(lǐng)會(huì)能力理解和領(lǐng)會(huì)能力n條理和駕馭能力條理和駕馭能力n口語(yǔ)表達(dá)能力口語(yǔ)表達(dá)能力n應(yīng)變能力應(yīng)變能力n交際能力交際能力n精明的辦事本領(lǐng)精明的辦事本領(lǐng)1

5、1文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功幾乎整天與文字打交道文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功幾乎整天與文字打交道如草擬文件會(huì)議記錄等如草擬文件會(huì)議記錄等秘書人員的文字表達(dá)能力不是單純文筆技巧問(wèn)題它實(shí)際秘書人員的文字表達(dá)能力不是單純文筆技巧問(wèn)題它實(shí)際是較高的政治理論水平豐富的科學(xué)文化知識(shí)較強(qiáng)的分析是較高的政治理論水平豐富的科學(xué)文化知識(shí)較強(qiáng)的分析問(wèn)題能力以及流暢的文筆等綜合能力問(wèn)題能力以及流暢的文筆等綜合能力文字表達(dá)能力的形成和提高賴于長(zhǎng)期反復(fù)刻苦的寫作文字表達(dá)能力的形成和提高賴于長(zhǎng)期反復(fù)刻苦的寫作實(shí)踐由實(shí)踐中加以消化做到心領(lǐng)神會(huì)下筆才能左右逢實(shí)踐由實(shí)踐中加以消化做到心領(lǐng)神會(huì)下筆才能左右逢源源n較強(qiáng)的文字表

6、達(dá)能力較強(qiáng)的文字表達(dá)能力12 電腦操作電腦操作 資料復(fù)印資料復(fù)印 攝影技術(shù)攝影技術(shù) 錄音錄像技術(shù)錄音錄像技術(shù) 打字技術(shù)打字技術(shù) 速記技術(shù)速記技術(shù) 書法藝術(shù)書法藝術(shù) 編輯校對(duì)技能編輯校對(duì)技能 其它等其它等 n特殊技能特殊技能13 知識(shí)積累知識(shí)積累積累意味著積少成多意味著勤奮好學(xué)絕不是聽積累意味著積少成多意味著勤奮好學(xué)絕不是聽其自然坐待知識(shí)進(jìn)門其自然坐待知識(shí)進(jìn)門 思維訓(xùn)練思維訓(xùn)練語(yǔ)言能力語(yǔ)言能力(語(yǔ)言是表達(dá)思想進(jìn)行交際的工具語(yǔ)言是表達(dá)思想進(jìn)行交際的工具)邏輯能力邏輯能力思辨能力思辨能力 (邏輯思辯認(rèn)識(shí)能力認(rèn)識(shí)事物本質(zhì)邏輯思辯認(rèn)識(shí)能力認(rèn)識(shí)事物本質(zhì))認(rèn)識(shí)能力認(rèn)識(shí)能力領(lǐng)會(huì)能力領(lǐng)會(huì)能力(對(duì)上級(jí)指意反應(yīng)快領(lǐng)

7、會(huì)準(zhǔn)對(duì)上級(jí)指意反應(yīng)快領(lǐng)會(huì)準(zhǔn))14臨機(jī)應(yīng)變能力臨機(jī)應(yīng)變能力 即臨機(jī)處置能力不只是應(yīng)變而且表現(xiàn)于反應(yīng)即臨機(jī)處置能力不只是應(yīng)變而且表現(xiàn)于反應(yīng)迅速思路敏捷處置泰然機(jī)智靈活的智能迅速思路敏捷處置泰然機(jī)智靈活的智能 以上思維的開發(fā)一靠思維開發(fā)以上思維的開發(fā)一靠思維開發(fā) 二是要在實(shí)際二是要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉做到靈機(jī)泉涌左右逢源分工作中學(xué)習(xí)和鍛煉做到靈機(jī)泉涌左右逢源分秒不誤毫厘不差秒不誤毫厘不差15 記憶訓(xùn)練記憶訓(xùn)練 秘書人員必須善于認(rèn)人記人記事強(qiáng)記博取秘書人員必須善于認(rèn)人記人記事強(qiáng)記博取應(yīng)付自如應(yīng)付自如 記人除了要掌握方法訣竅之外主要的還得記人除了要掌握方法訣竅之外主要的還得靠平時(shí)勤下功夫多動(dòng)腦子靠平時(shí)

8、勤下功夫多動(dòng)腦子反思反思(自省自省)能力能力 要善于隨時(shí)回顧自己的言行善于總結(jié)自己的成要善于隨時(shí)回顧自己的言行善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)特別要善于發(fā)現(xiàn)自己過(guò)失和功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)特別要善于發(fā)現(xiàn)自己過(guò)失和不足不足16多些樂(lè)觀和幽默多些樂(lè)觀和幽默樂(lè)觀和幽默是自信心的表現(xiàn)樂(lè)觀和幽默是自信心的表現(xiàn)培植自信心培植自信心既要看到自己的長(zhǎng)處也要看到自己的短處既不滿既要看到自己的長(zhǎng)處也要看到自己的短處既不滿足不陶醉于長(zhǎng)處也不忌諱短處足不陶醉于長(zhǎng)處也不忌諱短處鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)精神防止嫉妒心理鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)精神防止嫉妒心理正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)帶來(lái)的是積極成果是進(jìn)步的動(dòng)力嫉妒是正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)帶來(lái)的是積極成果是進(jìn)步的動(dòng)力嫉妒是一種消極因素有百弊

9、而無(wú)一利一種消極因素有百弊而無(wú)一利1718 辦事的職能辦事的職能 辦事是秘書工作的兩大職能之一辦事是秘書工作的兩大職能之一 協(xié)助上司的工作運(yùn)轉(zhuǎn)以提高上司工作效率協(xié)助上司的工作運(yùn)轉(zhuǎn)以提高上司工作效率19怎樣提高辦事效率怎樣提高辦事效率1. 領(lǐng)導(dǎo)要有權(quán)威員工要有紀(jì)律領(lǐng)導(dǎo)要有權(quán)威員工要有紀(jì)律2. 機(jī)制要優(yōu)化體制要合理機(jī)制要優(yōu)化體制要合理3. 工作環(huán)節(jié)安排合理緊湊工作環(huán)節(jié)安排合理緊湊4. 文件要發(fā)得少些再少些文件要發(fā)得少些再少些5. 文件寫得短些再短些文件寫得短些再短些6. 合理安排會(huì)議填平合理安排會(huì)議填平“會(huì)海會(huì)?！?. 堅(jiān)持評(píng)審?fù)晟拼咿k制度堅(jiān)持評(píng)審?fù)晟拼咿k制度8. 實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化9.

10、 工作人員的訓(xùn)練有素和工作的快節(jié)奏工作人員的訓(xùn)練有素和工作的快節(jié)奏10. 培養(yǎng)效率意識(shí)進(jìn)行習(xí)俗革命培養(yǎng)效率意識(shí)進(jìn)行習(xí)俗革命20n起草核對(duì)文稿中的參謀作用起草核對(duì)文稿中的參謀作用n資訊信息搜集研究的參謀作用資訊信息搜集研究的參謀作用n會(huì)務(wù)安排的參謀作用會(huì)務(wù)安排的參謀作用n公務(wù)活動(dòng)中的參謀作用公務(wù)活動(dòng)中的參謀作用n制度評(píng)審?fù)晟频膮⒅\作用制度評(píng)審?fù)晟频膮⒅\作用n協(xié)調(diào)工作中的參謀作用協(xié)調(diào)工作中的參謀作用n信訪工作中的參謀作用信訪工作中的參謀作用n議事制度超前預(yù)后工作中的參謀作用議事制度超前預(yù)后工作中的參謀作用2122 定義一個(gè)人向另一人或多人傳遞信息并獲理解的過(guò)程 表現(xiàn)形式談話(組織機(jī)構(gòu)處理日常事物的

11、主要方式)書面肢體(表情/手勢(shì)/臉色/眼神/語(yǔ)氣)2324接受指示接受指示v 認(rèn)真聽不明白的地方一定要問(wèn)明白認(rèn)真聽不明白的地方一定要問(wèn)明白v 如有不同看法及時(shí)提出商量如有不同看法及時(shí)提出商量v 表明如何落實(shí)執(zhí)行表明如何落實(shí)執(zhí)行25匯報(bào)工作匯報(bào)工作M 先說(shuō)結(jié)果再敘過(guò)程先說(shuō)結(jié)果再敘過(guò)程M 條理清晰簡(jiǎn)潔明了條理清晰簡(jiǎn)潔明了切勿提出瑣碎或不相關(guān)的事情切勿提出瑣碎或不相關(guān)的事情26M反映工作問(wèn)題反映工作問(wèn)題 實(shí)事求是實(shí)事求是 準(zhǔn)備好解決方案準(zhǔn)備好解決方案M提出工作意見以請(qǐng)教方式提出提出工作意見以請(qǐng)教方式提出M提出對(duì)上司個(gè)人的建議提出對(duì)上司個(gè)人的建議 方式委婉方式委婉 注意場(chǎng)合注意場(chǎng)合 27M 接受批評(píng)接

12、受批評(píng) 不要反駁真心道歉不要反駁真心道歉 如有必要可適當(dāng)解釋如有必要可適當(dāng)解釋M 接受表?yè)P(yáng)接受表?yè)P(yáng) 感謝並表明會(huì)繼續(xù)努力感謝並表明會(huì)繼續(xù)努力 功勞歸下屬如有其他人幫助過(guò)要提起功勞歸下屬如有其他人幫助過(guò)要提起28M 工作配合工作配合 禮貌待人不卑不亢禮貌待人不卑不亢 以解決問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)平等互助以解決問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)平等互助 學(xué)習(xí)和欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)學(xué)習(xí)和欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)M 其它其它 接受同事幫助后要表示感謝並告知結(jié)果接受同事幫助后要表示感謝並告知結(jié)果 同事受批評(píng)時(shí)要給予安慰和鼓勵(lì)同事受批評(píng)時(shí)要給予安慰和鼓勵(lì)29同事受表?yè)P(yáng)時(shí)表示祝賀同事受表?yè)P(yáng)時(shí)表示祝賀委婉指出同事的缺點(diǎn)委婉指出同事的缺點(diǎn)多贊美同事多贊美同事

13、自己不小心做錯(cuò)事時(shí)要真心道歉自己不小心做錯(cuò)事時(shí)要真心道歉不談?wù)撏碌膫€(gè)人隱私不談?wù)撏碌膫€(gè)人隱私不說(shuō)有損他人形象或自尊心的話不說(shuō)有損他人形象或自尊心的話 30思考及討論思考及討論 我們公司常用溝通方式有哪些我們公司常用溝通方式有哪些 你認(rèn)為自己在工作中應(yīng)如何選擇溝通方式才能你認(rèn)為自己在工作中應(yīng)如何選擇溝通方式才能達(dá)到最佳的溝通效果達(dá)到最佳的溝通效果 過(guò)去在你的工作中有沒(méi)有不願(yuàn)意和同事溝通的過(guò)去在你的工作中有沒(méi)有不願(yuàn)意和同事溝通的想法或做法為什么會(huì)有你現(xiàn)在如何看待想法或做法為什么會(huì)有你現(xiàn)在如何看待3132禮貌禮節(jié)禮儀禮貌禮節(jié)禮儀 v 禮貌禮貌指在人際交往中通過(guò)言語(yǔ)動(dòng)作向交往對(duì)象表示謙指在人際交往

14、中通過(guò)言語(yǔ)動(dòng)作向交往對(duì)象表示謙虛和恭敬虛和恭敬v 禮節(jié)禮節(jié) 指人們?cè)诮浑H場(chǎng)合相互表示尊重友好的慣用形式指人們?cè)诮浑H場(chǎng)合相互表示尊重友好的慣用形式v 禮儀禮儀指在人際交往之中自始至終地以一定的約定俗成指在人際交往之中自始至終地以一定的約定俗成的程序方式來(lái)表現(xiàn)的律己敬人的完整行為的程序方式來(lái)表現(xiàn)的律己敬人的完整行為 33禮儀特征禮儀特征一一規(guī)范性規(guī)范性 約束人們?cè)谝磺袌?chǎng)合的言談話語(yǔ)行為舉止使之合乎禮儀約束人們?cè)谝磺袌?chǎng)合的言談話語(yǔ)行為舉止使之合乎禮儀是衡量他人判斷自己是否自是衡量他人判斷自己是否自 律敬人的一種尺度律敬人的一種尺度二二限定性限定性 主要適用于交際場(chǎng)合適合于普通情況之下一般的人際交往主

15、要適用于交際場(chǎng)合適合于普通情況之下一般的人際交往與應(yīng)酬與應(yīng)酬三三可操作性可操作性 切實(shí)有效實(shí)用可行規(guī)則簡(jiǎn)明易學(xué)易用便于操作切實(shí)有效實(shí)用可行規(guī)則簡(jiǎn)明易學(xué)易用便于操作34禮儀原則禮儀原則1遵守遵守 每一位參與者無(wú)論身份高低都必須自覺(jué)自願(yuàn)遵守禮儀以禮每一位參與者無(wú)論身份高低都必須自覺(jué)自願(yuàn)遵守禮儀以禮儀去規(guī)范自己在交際活動(dòng)中的一言一行一舉一動(dòng)儀去規(guī)范自己在交際活動(dòng)中的一言一行一舉一動(dòng)2自律自律 要自我要求自我約束自我控制自我對(duì)照自我反省自要自我要求自我約束自我控制自我對(duì)照自我反省自我檢點(diǎn)我檢點(diǎn)3敬人敬人 要求日常要互謙互讓互尊互敬友好相待和睦共處要求日常要互謙互讓互尊互敬友好相待和睦共處4寬容寬容 多

16、容忍他人多體諒他人多理解他人多容忍他人多體諒他人多理解他人355平等平等 禮儀允許因人而宜但對(duì)任何人必須一視同人禮儀允許因人而宜但對(duì)任何人必須一視同人 給給予同等程度的禮遇予同等程度的禮遇6適度適度 要求應(yīng)用禮儀時(shí)為保証取得成效必須注意技巧要求應(yīng)用禮儀時(shí)為保証取得成效必須注意技巧合乎規(guī)范把握分寸認(rèn)真得體合乎規(guī)范把握分寸認(rèn)真得體36 對(duì)公司職員在辦公地點(diǎn)內(nèi)的儀容儀表言談言語(yǔ)舉止行為和對(duì)公司職員在辦公地點(diǎn)內(nèi)的儀容儀表言談言語(yǔ)舉止行為和待人接物所作的基本規(guī)范待人接物所作的基本規(guī)范 儀容干淨(jìng)儀容干淨(jìng), ,整潔整潔( (但私人梳理但私人梳理, ,避免公開的操作避免公開的操作) ) 舉止與動(dòng)作要大方得體舉

17、止與動(dòng)作要大方得體 非必要的合作非必要的合作, ,同事之間不能允許說(shuō)閑話同事之間不能允許說(shuō)閑話, ,開玩笑開玩笑 對(duì)上級(jí)要尊重對(duì)上級(jí)要尊重, ,支持支持, ,理解和不卑不亢理解和不卑不亢. . 對(duì)同事要真誠(chéng)合作對(duì)同事要真誠(chéng)合作, ,公平競(jìng)爭(zhēng)公平競(jìng)爭(zhēng), ,寬以待人寬以待人. .平等交往平等交往, ,沒(méi)有貴賤之分沒(méi)有貴賤之分. .37a.a.聯(lián)系實(shí)際聯(lián)系實(shí)際b.b.重復(fù)漸進(jìn)重復(fù)漸進(jìn)c.c.自我監(jiān)督自我監(jiān)督d.d.多頭并進(jìn)多頭并進(jìn)38v有助于提高人的自身修養(yǎng)v有助于人們美化自身,美化生活v有助于促進(jìn)人們的社會(huì)交往,改善人們的人際關(guān)系3940檔案范團(tuán)信函文件合同會(huì)議記錄計(jì)劃法律文件檔案范團(tuán)信函文件合同

18、會(huì)議記錄計(jì)劃法律文件媒介報(bào)道廣告人事記錄財(cái)務(wù)報(bào)表原始賃証等媒介報(bào)道廣告人事記錄財(cái)務(wù)報(bào)表原始賃証等檔案分類方法檔案分類方法v按人名分按人名分v按主題分按主題分v按區(qū)域分按區(qū)域分排列存檔法排列存檔法v按字母按字母/代號(hào)代號(hào)/顏色排列有利歸檔和檢索顏色排列有利歸檔和檢索v按數(shù)字排列有利于計(jì)算機(jī)應(yīng)用和檢索按數(shù)字排列有利于計(jì)算機(jī)應(yīng)用和檢索41有條理地進(jìn)行歸檔分類資料端正地放在工作臺(tái)上有條理地進(jìn)行歸檔分類資料端正地放在工作臺(tái)上對(duì)齊邊沿對(duì)齊邊沿資料按一定順序排列便于查找資料按一定順序排列便于查找避免資料又厚又重避免資料又厚又重每份文件標(biāo)上日期或代號(hào)以表明這份文件的保存時(shí)每份文件標(biāo)上日期或代號(hào)以表明這份文件的

19、保存時(shí)間及入檔時(shí)間間及入檔時(shí)間42 熟悉運(yùn)用適合自己部門的特殊編索以便在提取使用時(shí)迅速熟悉運(yùn)用適合自己部門的特殊編索以便在提取使用時(shí)迅速準(zhǔn)確而代號(hào)則便于歸檔和檢索資料比如準(zhǔn)確而代號(hào)則便于歸檔和檢索資料比如以個(gè)人姓名編制索引以個(gè)人姓名編制索引以部門名稱編制索引以部門名稱編制索引以文件項(xiàng)目編制索引以文件項(xiàng)目編制索引 索引首先分成條目（標(biāo)題和頁(yè)碼）條目可依次分為次條目索引首先分成條目（標(biāo)題和頁(yè)碼）條目可依次分為次條目次次條目次次條目4344用途用途記載傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)記載傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)45寫作要求寫作要求根據(jù)會(huì)議主要精神進(jìn)行歸納根據(jù)會(huì)議主要精神進(jìn)行歸納 會(huì)議往往人多議論多意見不盡一致不

20、能兼收并蓄所會(huì)議往往人多議論多意見不盡一致不能兼收并蓄所謂會(huì)議紀(jì)要顧名思義就是謂會(huì)議紀(jì)要顧名思義就是“紀(jì)實(shí)其要紀(jì)實(shí)其要”要根據(jù)會(huì)議的要根據(jù)會(huì)議的精神進(jìn)行整理歸納精神進(jìn)行整理歸納要使內(nèi)容條理化要使內(nèi)容條理化 大型會(huì)議多項(xiàng)議題體現(xiàn)會(huì)議精神的材料縱橫交錯(cuò)頭緒大型會(huì)議多項(xiàng)議題體現(xiàn)會(huì)議精神的材料縱橫交錯(cuò)頭緒紛繁會(huì)議紀(jì)要要綜合分析按事物內(nèi)部聯(lián)系分門別類紛繁會(huì)議紀(jì)要要綜合分析按事物內(nèi)部聯(lián)系分門別類使問(wèn)題集中觀點(diǎn)鮮明條理清晰使問(wèn)題集中觀點(diǎn)鮮明條理清晰要準(zhǔn)確具體要準(zhǔn)確具體 議定事項(xiàng)是有關(guān)部門議定事項(xiàng)是有關(guān)部門/人員執(zhí)行的依據(jù)具很強(qiáng)政策性表人員執(zhí)行的依據(jù)具很強(qiáng)政策性表述必須準(zhǔn)確具體特別是研究財(cái)力物力指標(biāo)分配述必須

21、準(zhǔn)確具體特別是研究財(cái)力物力指標(biāo)分配人員編制等數(shù)字更要寫得準(zhǔn)確無(wú)誤人員編制等數(shù)字更要寫得準(zhǔn)確無(wú)誤46具體寫法具體寫法標(biāo)題會(huì)議全稱加上標(biāo)題會(huì)議全稱加上“紀(jì)要紀(jì)要”如如配件短數(shù)控制會(huì)議紀(jì)要配件短數(shù)控制會(huì)議紀(jì)要開頭介紹會(huì)議概況包括召開會(huì)議目的時(shí)間人員主開頭介紹會(huì)議概況包括召開會(huì)議目的時(shí)間人員主要活動(dòng)和收獲等要活動(dòng)和收獲等主體集中表述會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)主體集中表述會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)按問(wèn)題寫先主后次鋪排開來(lái)按問(wèn)題寫先主后次鋪排開來(lái)按議定事項(xiàng)寫按議程的先后順序分條列項(xiàng)按議定事項(xiàng)寫按議程的先后順序分條列項(xiàng)摘引與會(huì)者的發(fā)言講話要點(diǎn)通過(guò)具體言論反映會(huì)議摘引與會(huì)者的發(fā)言講話要點(diǎn)通過(guò)具體言論反映會(huì)議精神精神結(jié)

22、尾提出貫徹執(zhí)行的意見和要求或提出希望或意結(jié)尾提出貫徹執(zhí)行的意見和要求或提出希望或意盡則止不另寫結(jié)尾盡則止不另寫結(jié)尾47書刊部書刊部超額物料領(lǐng)用申請(qǐng)超額物料領(lǐng)用申請(qǐng)David Leung本部門6月份箱頭筆用量配額為50盒因咭書生產(chǎn)量大增至今日(25日)已用盡指標(biāo)特向您申請(qǐng)?jiān)兕I(lǐng)用10盒以應(yīng)對(duì)生產(chǎn)需要敬請(qǐng)批準(zhǔn) 書刊部 2002年6月25日48嚴(yán)禁在工作崗位進(jìn)食的通告嚴(yán)禁在工作崗位進(jìn)食的通告全體職工近來(lái)發(fā)現(xiàn)不少職工在工作崗位進(jìn)食造成影響環(huán)境衛(wèi)生影響公司形象招引蟲蟻老鼠有機(jī)會(huì)誘發(fā)傳染病其它等鑒此公司全體職工嚴(yán)禁在工作崗位進(jìn)食任何食物一旦發(fā)現(xiàn)有違將追究責(zé)任特此通告 簽署 _ 2002年2月20日49會(huì)議通

23、知會(huì)議通知各部門主管請(qǐng)出席今日下午由本人主持的會(huì)議詳情如下a. 時(shí)間2:00pmb. 地點(diǎn)三樓培訓(xùn)課室c. 參加各部主管d. 主旨施政報(bào)告宣傳敬請(qǐng)所有人員準(zhǔn)時(shí)出席特此通知 簽署 _ 2002年2月20日50打印機(jī)使用告示打印機(jī)使用告示政策部全體人員為減少打印機(jī)故障延長(zhǎng)使用壽命請(qǐng)政策部所有人員留意以下事項(xiàng)請(qǐng)勿使用單面紙列印請(qǐng)勿使用硬咭紙列印裝紙前將紙張松散篤齊列印時(shí)請(qǐng)選用正確的紙張size請(qǐng)勿擅自按打印面板掣以免程序出錯(cuò)特此告示 政策秘書及支援部示 2003年2月20日51警告信警告信據(jù)觀察近向你工作表現(xiàn)十分之差表現(xiàn)在上班遲到/早退工作懶散不能跟上進(jìn)度完成預(yù)計(jì)工作工作錯(cuò)誤頻頻發(fā)生現(xiàn)發(fā)此警告信望即

24、刻改善以上惡劣行為否則將予以嚴(yán)厲處罰特此警告 簽署_ 2003年2月20日52(例文例文1)廣東省日用工業(yè)品展銷會(huì)定于4月5日上午9時(shí)在鶴山市體育館舉行開幕式敬請(qǐng)光臨 此致先生 廣東省日用工業(yè)品展銷會(huì)籌備組 200年月日于鶴山市 (開幕后5天內(nèi)全部商品按九五折優(yōu)惠價(jià)供應(yīng))53(例文例文2)謹(jǐn)定于公歷2002年5月日(星期)下午5時(shí)在賓館為舉行結(jié)婚典禮敬備薄酌 恭候光臨送呈 先生 女士 席設(shè)閣下午6時(shí)入席恕乏價(jià)催敬約54雅圖仕歡樂(lè)嘉年華雅圖仕歡樂(lè)嘉年華歡迎詞歡迎詞各位領(lǐng)導(dǎo)各位來(lái)賓雅圖仕全體職工 表示歡迎-最后預(yù)祝活動(dòng)取得圓滿成功祝各位身體健康 200年月日55祝詞祝詞鴻圖百貨商場(chǎng)正值我市被定為沿

25、海開放城市之際貴商場(chǎng)落成開業(yè)這是我們商業(yè)界也是全市人民生活中的一件喜事借此向貴商場(chǎng)同仁致以熱烈的祝賀祝開業(yè)大吉生意興隆 公司全體職工 200年月日5657版面設(shè)定邊界(快捷鍵Alt-F-U)檔案檔案選擇版面設(shè)定選擇版面設(shè)定版面設(shè)定內(nèi)容邊界版面設(shè)定內(nèi)容邊界為文字與紙邊的距離為文字與紙邊的距離通常上通常上/下左下左/右對(duì)稱右對(duì)稱58版面設(shè)定紙張大小版面設(shè)定紙張大小選擇版面設(shè)定選擇版面設(shè)定選擇打印紙張大小選擇打印紙張大小設(shè)定打迎方向設(shè)定打迎方向特別介紹當(dāng)?shù)谔貏e介紹當(dāng)?shù)?頁(yè)為縱向第頁(yè)為縱向第2頁(yè)需橫向時(shí)將光標(biāo)移至第頁(yè)需橫向時(shí)將光標(biāo)移至第1頁(yè)頁(yè)最后最后1個(gè)字節(jié)處依次選擇檔案版面設(shè)定紙張大小橫向個(gè)字節(jié)處依

26、次選擇檔案版面設(shè)定紙張大小橫向套于用插入點(diǎn)之后套于用插入點(diǎn)之后選擇插入點(diǎn)之后選擇插入點(diǎn)之后59編輯剪下復(fù)制貼上方法一點(diǎn)擊“檔案”進(jìn)行選擇方法二直擊“快速列”方法三鍵盤快捷鍵剪下Ctrl-X復(fù)制Ctrl-C貼上Ctrl-V編輯編輯60編輯尋找編輯尋找/取代取代此功能適用于將文章中某個(gè)字取代為另一個(gè)字比如將此功能適用于將文章中某個(gè)字取代為另一個(gè)字比如將“工程工程師師”取代為取代為“技術(shù)員技術(shù)員”尋找目標(biāo)輸入尋找目標(biāo)輸入“工程師工程師”取代為輸取代為輸入入“技術(shù)員技術(shù)員”再選擇再選擇“全部取代全部取代”61檢視工具列根據(jù)日常需要設(shè)定常根據(jù)日常需要設(shè)定常用之工具欄選定所需用之工具欄選定所需的項(xiàng)目的項(xiàng)目

27、檢視檢視62插入特殊符號(hào)插入特殊符號(hào)部份不能輸入或較難輸入的符號(hào)可通過(guò)設(shè)定部份不能輸入或較難輸入的符號(hào)可通過(guò)設(shè)定“特殊符號(hào)特殊符號(hào)”來(lái)來(lái)解決選擇解決選擇“插入插入”“特殊符號(hào)特殊符號(hào)”選擇所需求的符號(hào)按選擇所需求的符號(hào)按“顯示符號(hào)表顯示符號(hào)表”覆蓋不需要或較少用的符號(hào)最后按覆蓋不需要或較少用的符號(hào)最后按“確定確定”文件編輯需用特殊符號(hào)時(shí)直接點(diǎn)擊符號(hào)表即可文件編輯需用特殊符號(hào)時(shí)直接點(diǎn)擊符號(hào)表即可插入插入63 插入圖片插入圖片為了令文字與圖案相結(jié)合增強(qiáng)文件視覺(jué)感有時(shí)需為了令文字與圖案相結(jié)合增強(qiáng)文件視覺(jué)感有時(shí)需加插圖片方法如下加插圖片方法如下64格式字型格式字型格式格式65格式項(xiàng)目符號(hào)格式項(xiàng)目符號(hào)令

28、文字對(duì)齊且可選擇不同符合進(jìn)行有層次的表述令文字對(duì)齊且可選擇不同符合進(jìn)行有層次的表述66格式首字放大格式首字放大67格式主題只能在電腦上只能在電腦上觀效果打印觀效果打印唔到唔到68表格插入表格表格表格69表格表格設(shè)定選取表格選擇選取表格選擇“表格自動(dòng)設(shè)定表格自動(dòng)設(shè)定”中所需的表格形式中所需的表格形式70依次選擇1. 工具列2. 指令3. 插入4. 選定方程式編輯器向編輯欄移動(dòng)特別介紹(1)方程式特別介紹特別介紹71kikififixi11.掌握了以上功能任何方程式都迎刃而解掌握了以上功能任何方程式都迎刃而解72特別介紹特別介紹(2)文字藝術(shù)師文字藝術(shù)師依次選擇1. 檢視2. 工具列3. 文字藝術(shù)

29、師4. 插入文字藝術(shù)師73可根據(jù)需要對(duì)可根據(jù)需要對(duì)文字藝術(shù)進(jìn)行文字藝術(shù)進(jìn)行編輯編輯(形狀間形狀間距方向等距方向等)7475(一一) 鍵盤快捷鍵鍵盤快捷鍵擊鍵功能CtrlX剪下CtrlC復(fù)制CtrlV粘上CtrlF尋找CtrlH替代CtrlZ復(fù)原CtrlY取消復(fù)原Ctrl數(shù)字健盤“”增加列/欄Ctrl數(shù)字健盤“”刪除列/欄右左上下一個(gè)單元格Ctrl到當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)的邊緣Page UpPage Down向上向下一個(gè)窗口(頁(yè)面)Home到行頭End到行尾CtrlHome到工作表的A1(左上角)CtrlEnd到工作表的右下角End在當(dāng)前列或行移動(dòng)一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)76舉例輸入舉例輸入“1月份月份” 鼠標(biāo)選中鼠標(biāo)選

30、中 “1月份月份”儲(chǔ)存格并指住此儲(chǔ)存儲(chǔ)存格并指住此儲(chǔ)存格右下角待出現(xiàn)格右下角待出現(xiàn)“”符號(hào)符號(hào) 按住鼠標(biāo)左鍵不放向下按住鼠標(biāo)左鍵不放向下/向右拖向右拖快速輸入快速輸入“連續(xù)日期連續(xù)日期(星期星期/月份月份)”(二二) 錄入技巧錄入技巧77舉例輸入舉例輸入“1” 鼠標(biāo)選中鼠標(biāo)選中 “1”儲(chǔ)存格指住此儲(chǔ)存格右下角待出儲(chǔ)存格指住此儲(chǔ)存格右下角待出現(xiàn)現(xiàn)“”符號(hào)同時(shí)按符號(hào)同時(shí)按“Ctrl”鍵鍵 按住鼠標(biāo)左鍵和按住鼠標(biāo)左鍵和“Ctrl”鍵鍵不放向下不放向下/向右拖向右拖2. 快速輸入快速輸入“連續(xù)數(shù)字連續(xù)數(shù)字”(二二) 錄入技巧錄入技巧781. 錄入基本資料并做好錄入基本資料并做好“存檔存檔”功夫功夫數(shù)字

31、格式整理選范圍數(shù)字格式整理選范圍鼠標(biāo)點(diǎn)擊鼠標(biāo)點(diǎn)擊“” 點(diǎn)擊點(diǎn)擊“增加或減少小數(shù)位增加或減少小數(shù)位數(shù)數(shù)”(三三) 表格繪制表格繪制792. 繪制表格繪制表格方法一選擇表格范圍方法一選擇表格范圍 選菜單選菜單“格式格式” “儲(chǔ)存格儲(chǔ)存格” “外框外框”方法二選擇表格范圍方法二選擇表格范圍 按鼠標(biāo)右鍵按鼠標(biāo)右鍵 “儲(chǔ)存格儲(chǔ)存格” “外框外框”(三三) 表格繪制表格繪制803. 設(shè)定列高設(shè)定列高選擇范圍選擇范圍(需放大需放大/縮小的列縮小的列)選菜單選菜單“格式格式” “列高列高” 輸入合適數(shù)輸入合適數(shù)字字技巧將鼠標(biāo)放在兩個(gè)列標(biāo)號(hào)之間當(dāng)其變成黑色十字時(shí)就可以通過(guò)鼠標(biāo)左右拖動(dòng)來(lái)縮小或擴(kuò)大列的寬度(三三)

32、 表格繪制表格繪制814. 設(shè)定欄寬設(shè)定欄寬選擇范圍選擇范圍(需放大需放大/縮小的欄縮小的欄)選菜單選菜單“格式格式” “欄寬欄寬” 輸入合適數(shù)字輸入合適數(shù)字技巧將鼠標(biāo)放在兩個(gè)欄標(biāo)號(hào)之間當(dāng)其變成黑色十字時(shí)就可以通過(guò)鼠標(biāo)左右拖動(dòng)來(lái)縮小或擴(kuò)大欄的寬度(三三) 表格繪制表格繪制825. 表格格式整理數(shù)字表格格式整理數(shù)字/對(duì)齊對(duì)齊/字體字體方法一選擇表格范圍方法一選擇表格范圍 選菜單選菜單“格式格式” “儲(chǔ)存格儲(chǔ)存格” 方法二選擇表格范圍方法二選擇表格范圍 按鼠標(biāo)右鍵按鼠標(biāo)右鍵 “儲(chǔ)存格儲(chǔ)存格”(三三) 表格繪制表格繪制836. 設(shè)置底紋和背景設(shè)置底紋和背景技巧選擇范圍技巧選擇范圍 點(diǎn)擊點(diǎn)擊“填滿色彩

33、填滿色彩”快捷鍵選擇顏色快捷鍵選擇顏色(三三) 表格繪制表格繪制847. 刪除或插入列刪除或插入欄刪除或插入列刪除或插入欄刪除技巧選擇需刪除范圍(列或欄)按Ctrl數(shù)字鍵盤“”插入插入技巧將光標(biāo)移到所需位置按Ctrl數(shù)字鍵盤“”(三三) 表格繪制表格繪制858. 版面設(shè)定版面設(shè)定(三三) 表格繪制表格繪制869. 預(yù)覽列印預(yù)覽列印注意當(dāng)表格所有資料錄入完畢后要重新選擇表格字體注意當(dāng)表格所有資料錄入完畢后要重新選擇表格字體/字號(hào)框線字號(hào)框線(三三) 表格繪制表格繪制8710. 設(shè)定列印范圍設(shè)定列印范圍設(shè)定設(shè)定選擇列印范圍選擇列印范圍 選選“檔案檔案” “列印范圍列印范圍” “設(shè)定設(shè)定列印范圍列印

34、范圍”清除清除選選“檔案檔案”(不用選范圍不用選范圍) “列印范圍列印范圍” “取消取消列印范圍列印范圍”(三三) 表格繪制表格繪制8811. 列印列印選選“檔案檔案” “列印列印” (或者直按快速鍵或者直按快速鍵CtrlP或格式上的列印標(biāo)志或格式上的列印標(biāo)志)(三三) 表格繪制表格繪制89快捷鍵快捷鍵復(fù)原復(fù)原CtrlZ 取消復(fù)原取消復(fù)原CtrlY1. 復(fù)原和取消復(fù)原復(fù)原和取消復(fù)原(四四) 功能使用功能使用90尋找尋找CtrlF2. 尋找和取代尋找和取代取代取代CtrlH公式也可以使用取代公式也可以使用取代(四四) 功能使用功能使用91選選“資料資料” “排序排序” 選條件選條件(從高到低為遞

35、減從低到高為遞從高到低為遞減從低到高為遞增增)3. 排序排序快捷鍵只適合以選擇范圍中第一欄為快捷鍵只適合以選擇范圍中第一欄為“關(guān)鍵關(guān)鍵”排序如上圖排序如上圖A欄欄(四四) 功能使用功能使用92自動(dòng)篩選自動(dòng)篩選(根據(jù)條件要求篩選根據(jù)條件要求篩選)選資料表頭選資料表頭 “篩選篩選” 自動(dòng)篩選自動(dòng)篩選 進(jìn)階篩選進(jìn)階篩選(不選重復(fù)記錄不選重復(fù)記錄)選定欄選定欄 “篩選篩選” 進(jìn)階篩選進(jìn)階篩選按按“確定確定”4. 篩選篩選未達(dá)條件的記錄不是被刪除而是被隱藏未達(dá)條件的記錄不是被刪除而是被隱藏(四四) 功能使用功能使用93凍結(jié)凍結(jié)將光標(biāo)放在需要位置將光標(biāo)放在需要位置選選“視窗視窗” “凍結(jié)窗格凍結(jié)窗格” 取

36、消取消選選“視窗視窗” “取消凍結(jié)窗格取消凍結(jié)窗格” 5. 窗口凍結(jié)窗口凍結(jié)(四四) 功能使用功能使用94功能僅複製數(shù)值、公式、註解或儲(chǔ)存格格式功能僅複製數(shù)值、公式、註解或儲(chǔ)存格格式6. 選擇性貼上選擇性貼上(四四) 功能使用功能使用選取要復(fù)制的儲(chǔ)存格選取要復(fù)制的儲(chǔ)存格按復(fù)制按復(fù)制“選擇性貼上選擇性貼上” 選擇要求選項(xiàng)選擇要求選項(xiàng)95隱藏隱藏選取整欄選取整欄/列列 按鼠標(biāo)右鍵按鼠標(biāo)右鍵 選擇選擇“隱藏隱藏” 取消選取被隱藏之左右欄取消選取被隱藏之左右欄/列列 按鼠標(biāo)右鍵按鼠標(biāo)右鍵 選擇選擇“取消隱藏取消隱藏” 7. 隱藏隱藏(四四) 功能使用功能使用968. 符號(hào)符號(hào)(四四) 功能使用功能使用

37、97電腦默認(rèn)設(shè)定電腦默認(rèn)設(shè)定3個(gè)工作表日?？梢愿鶕?jù)實(shí)際工作需要改變預(yù)設(shè)個(gè)數(shù)個(gè)工作表日?？梢愿鶕?jù)實(shí)際工作需要改變預(yù)設(shè)個(gè)數(shù)1. 工作表個(gè)數(shù)設(shè)定工作表個(gè)數(shù)設(shè)定(五五) 工作表工作表98(1)復(fù)制用鼠標(biāo)指定要復(fù)制的工作表名稱復(fù)制用鼠標(biāo)指定要復(fù)制的工作表名稱按鼠標(biāo)按鼠標(biāo)“左鍵左鍵”“Ctrl”鍵拖動(dòng)工作表鍵拖動(dòng)工作表(2)移動(dòng)用鼠標(biāo)指定要復(fù)制的工作表名稱移動(dòng)用鼠標(biāo)指定要復(fù)制的工作表名稱按鼠標(biāo)按鼠標(biāo)“左鍵左鍵”拖動(dòng)工作表拖動(dòng)工作表(3) 顯示菜單用鼠標(biāo)指住某一工作表名稱擊鼠標(biāo)右鍵顯示菜單用鼠標(biāo)指住某一工作表名稱擊鼠標(biāo)右鍵2. 工作表編輯工作表編輯(五五) 工作表工作表991. 加法加法逐個(gè)加總用逐個(gè)加總用

38、“”號(hào)逐個(gè)相加號(hào)逐個(gè)相加自動(dòng)加總自動(dòng)加總套用公式套用公式a.用鍵盤直接鍵入用鍵盤直接鍵入SUM（B4:B15)(六六) 公式公式1002. 減法減法也可用鍵盤輸入也可用鍵盤輸入B4-C4(六六) 公式公式1013. 乘法乘法也可用鍵盤直接輸入也可用鍵盤直接輸入B4*C4(六六) 公式公式1024. 除法除法也可用鍵盤直接輸入也可用鍵盤直接輸入B4/C4(六六) 公式公式1035. 平均值平均值用鼠標(biāo)點(diǎn)擊后選擇核算范圍用鼠標(biāo)點(diǎn)擊后選擇核算范圍(六六) 公式公式1046. IF使用使用(六六) 公式公式1057. 公式絕對(duì)引用和相對(duì)引用公式絕對(duì)引用和相對(duì)引用如果不鎖定如果不鎖定“絕對(duì)引用方式絕對(duì)引

39、用方式”當(dāng)復(fù)制公式時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤當(dāng)復(fù)制公式時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤(因?yàn)橐驗(yàn)镋xcel會(huì)自動(dòng)作了調(diào)整會(huì)自動(dòng)作了調(diào)整)(六六) 公式公式1068. 跨工作表公式設(shè)定跨工作表公式設(shè)定(內(nèi)部引用和鏈接內(nèi)部引用和鏈接)(六六) 公式公式1079. 跨檔案公式設(shè)定跨檔案公式設(shè)定(外部引用和鏈接外部引用和鏈接)當(dāng)被鏈接的工作表關(guān)閉時(shí)完整路徑就出現(xiàn)在外部工作表引用上當(dāng)被鏈接的工作表關(guān)閉時(shí)完整路徑就出現(xiàn)在外部工作表引用上(六六) 公式公式1081. 走勢(shì)圖走勢(shì)圖整理格式整理格式(七七) 圖表繪制圖表繪制1092. 分布圖分布圖(1)由高到低排序由高到低排序(七七) 圖表繪制圖表繪制選定圖表樣式選定圖表樣式選定范圍選定范圍1

40、102. 分布圖分布圖(2)設(shè)定表頭設(shè)定表頭(七七) 圖表繪制圖表繪制圖表檢視設(shè)定圖表檢視設(shè)定格式整理格式整理1113. 柏拉圖柏拉圖(1)(七七) 圖表繪制圖表繪制由高到低排序由高到低排序累計(jì)百分比累計(jì)百分比選定模型選定模型1123. 柏拉圖柏拉圖(2)(七七) 圖表繪制圖表繪制選定范圍選定范圍表頭設(shè)定表頭設(shè)定整理格式整理格式1134. 復(fù)制到復(fù)制到Word編輯編輯(七七) 圖表繪制圖表繪制選定圖表復(fù)制選定圖表復(fù)制貼到貼到Word整理格式整理格式114115單擊工具欄中的“新建”快捷按鈕開啟新幻燈片開啟新幻燈片116選擇空白幻燈片版式117單擊文字框輸入文字單擊美工圖案框選取圖片幻燈片編輯幻

41、燈片編輯118幻燈片母片幻燈片母片選取“檢視”中的“母片”顯示如下圖樣式此時(shí)輸入某些文字或圖片將令每一頁(yè)產(chǎn)生效果119選擇“檢視”中的“頁(yè)首及頁(yè)尾”產(chǎn)生下圖樣式在投影片編號(hào)前的框內(nèi)確定最后選擇“全部套用”投影片編號(hào)投影片編號(hào)120選擇“插入”欄中的“圖片”選取需要插入的類型插入圖片插入圖片121選擇“插入”欄中的“表格”插入表格插入表格將光標(biāo)定位于縱欄線可自由調(diào)整其寬度將光標(biāo)定位于縱欄線可自由調(diào)整其寬度122選擇“格式”欄中的“項(xiàng)目符號(hào)”項(xiàng)目符號(hào)項(xiàng)目符號(hào)選取選取“圖片圖片”可選擇更多的符號(hào)可選擇更多的符號(hào)123投影片背景投影片背景選擇“格式”欄中的“背景”可直接點(diǎn)擊色彩可直接點(diǎn)擊色彩可選擇填滿

42、效果可選擇填滿效果124選擇“格式”欄中的“套用簡(jiǎn)報(bào)設(shè)計(jì)范本”套用簡(jiǎn)報(bào)設(shè)計(jì)范本套用簡(jiǎn)報(bào)設(shè)計(jì)范本選后其中的一個(gè)范本按選后其中的一個(gè)范本按“套用套用”125選擇“檢視”欄中的“投影片瀏覽”出現(xiàn)以下圖示投影片播放效果投影片播放效果選擇播放方式選擇播放方式126選擇“投影片放映”欄中的“自訂動(dòng)畫”或選取需設(shè)定動(dòng)畫之文字框或圖案單擊右鍵選擇“自訂動(dòng)畫”投影片動(dòng)畫效果投影片動(dòng)畫效果127選取投影片中需動(dòng)畫效果之物件播放順序播放效果128129(一一 ) 建立新郵件建立新郵件(Ctrl+N)(1) 電郵選取電郵選取130(一一 ) 建立新郵件建立新郵件(Ctrl+N)(2) 期限設(shè)定期限設(shè)定 設(shè)定期限功能當(dāng)

43、此郵件到期時(shí)設(shè)定期限功能當(dāng)此郵件到期時(shí)電腦會(huì)自動(dòng)提醒電腦會(huì)自動(dòng)提醒 但是如果所設(shè)的期限已過(guò)期但是如果所設(shè)的期限已過(guò)期電腦則不會(huì)自動(dòng)作出提醒因?yàn)榘创_電腦則不會(huì)自動(dòng)作出提醒因?yàn)榘创_定時(shí)電腦則會(huì)彈出貼示定時(shí)電腦則會(huì)彈出貼示指定的資料指定的資料與時(shí)間已是過(guò)去將不設(shè)定任何提醒與時(shí)間已是過(guò)去將不設(shè)定任何提醒確定嗎確定嗎 此功能類似此功能類似“工作工作”指派功能但不同的是此功能可以有許多收件者指派功能但不同的是此功能可以有許多收件者131(一一 ) 建立新郵件建立新郵件(Ctrl+N)(3) 主旨輸入主旨輸入相信大部份同事在日常工作中曾經(jīng)遇到過(guò)類相信大部份同事在日常工作中曾經(jīng)遇到過(guò)類似左圖一樣的情況輸入郵件

44、時(shí)都有輸入似左圖一樣的情況輸入郵件時(shí)都有輸入“主主旨旨”內(nèi)容但是當(dāng)郵件發(fā)出后卻不完整或睇不內(nèi)容但是當(dāng)郵件發(fā)出后卻不完整或睇不到到似右圖的郵件發(fā)出時(shí)瞬定是沒(méi)有顯示似右圖的郵件發(fā)出時(shí)瞬定是沒(méi)有顯示“主旨主旨”內(nèi)容的內(nèi)容的解決辦法輸入郵件時(shí)發(fā)現(xiàn)解決辦法輸入郵件時(shí)發(fā)現(xiàn)Outlook左左上方最頂位置未顯示上方最頂位置未顯示“主旨主旨”內(nèi)容將光標(biāo)移內(nèi)容將光標(biāo)移到到“主旨主旨”欄最前面欄最前面按空格鍵按空格鍵按儲(chǔ)存按儲(chǔ)存見見到顯示到顯示“主旨主旨” 內(nèi)容后刪除空格內(nèi)容后刪除空格132(二二) 插入檔案插入檔案/項(xiàng)目項(xiàng)目光標(biāo)位置路徑選擇路徑選擇123檔案插入硬盤或公司網(wǎng)絡(luò)檔案插入硬盤或公司網(wǎng)絡(luò)的檔案如圖的檔案

45、如圖項(xiàng)目插入郵件如圖項(xiàng)目插入郵件如圖 133(三三) 簽名設(shè)置簽名設(shè)置213134(四四) 查電郵姓名和內(nèi)線電話查電郵姓名和內(nèi)線電話(方法一方法一)(方法二方法二)按按“新增新增” 選擇選擇“寄件者寄件者/收件者收件者/副本副本” 輸入需查電郵的第一個(gè)字母輸入需查電郵的第一個(gè)字母或者選擇或者選擇“工具工具”欄之欄之“通訊錄通訊錄”(CtrlShiftB)135(五五) 回復(fù)回復(fù)/轉(zhuǎn)寄郵件轉(zhuǎn)寄郵件回覆原來(lái)的寄件者會(huì)自動(dòng)成為回覆郵件的收件者但是原來(lái)的副回覆原來(lái)的寄件者會(huì)自動(dòng)成為回覆郵件的收件者但是原來(lái)的副本收件者不會(huì)自動(dòng)成為回覆郵件的副本收件者原來(lái)所附的檔本收件者不會(huì)自動(dòng)成為回覆郵件的副本收件者原

46、來(lái)所附的檔案也不能打開而需要重新選擇副本收件者和插入檔案案也不能打開而需要重新選擇副本收件者和插入檔案(見右見右上圖上圖)136(五五) 回復(fù)回復(fù)/轉(zhuǎn)寄郵件轉(zhuǎn)寄郵件全部回覆原來(lái)的寄件者及副本收件者會(huì)自動(dòng)成為新郵件的收件者但全部回覆原來(lái)的寄件者及副本收件者會(huì)自動(dòng)成為新郵件的收件者但是原來(lái)所附的檔案卻不能打開而需要重新插入是原來(lái)所附的檔案卻不能打開而需要重新插入(見左上見左上圖圖)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn) 寄需重新選擇正本副本收件者及加密副本件者但是原來(lái)寄需重新選擇正本副本收件者及加密副本件者但是原來(lái)所附的檔案可以正常打開所附的檔案可以正常打開(見右上圖見右上圖)137(六六) 回收郵件回收郵件在在“寄件備份寄件備份

47、”打開要回收的郵件打開要回收的郵件選擇選擇“執(zhí)行執(zhí)行”欄中欄中“回收這封郵件回收這封郵件”確定回收形式確定回收形式138(七七) 重寄郵件重寄郵件打開打開“寄件備份寄件備份”中要重寄的郵件中要重寄的郵件選擇選擇“執(zhí)行執(zhí)行”欄中欄中“重寄這個(gè)信息重寄這個(gè)信息”注當(dāng)有多份不同的注當(dāng)有多份不同的資料需要派發(fā)相同人資料需要派發(fā)相同人仕時(shí)可使用此功能仕時(shí)可使用此功能選擇選擇“重寄重寄”按鈕后按鈕后只需更新所傳的資料只需更新所傳的資料而不需再重新選擇而不需再重新選擇收件者收件者139(八八) 預(yù)設(shè)特定字體字號(hào)預(yù)設(shè)特定字體字號(hào)2134140(九九) 工作建立工作建立方法一進(jìn)入方法一進(jìn)入“工作工作”直接在直接在“主旨主旨”欄輸入內(nèi)容后按欄輸入內(nèi)容后按“回車鍵回車鍵”如要設(shè)定如要設(shè)定“期限期限”和和“提醒提醒”需要雙擊進(jìn)入需要雙擊進(jìn)入方法二進(jìn)入方法二進(jìn)入“工作工作”按按“新增新增”在在“主旨主旨”欄輸入內(nèi)容欄輸入內(nèi)容141(十十) 工作指派工作指派/完成完成注注“指派工作指派工作”只能限定派給一只能限定派給一個(gè)人收否則會(huì)失去自動(dòng)追蹤功個(gè)人收否則會(huì)失去自動(dòng)追蹤功能能“工作完成工作完成”當(dāng)此份工作完成后在前面當(dāng)此份工作完成后在前面“ ”打打“ ”(或者增或者增加加“狀態(tài)狀態(tài)”欄目直接在欄目直接在“狀態(tài)狀態(tài)”欄選擇相應(yīng)狀態(tài)欄選擇相應(yīng)狀態(tài))142(十一十一) 行事歷行事歷作用預(yù)約會(huì)議作用預(yù)約會(huì)議12對(duì)