1、山東益康集團(tuán)（藥業(yè)）公司文件收發(fā)管理規(guī)定一、目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司各類文件資料的收發(fā)管理工作，提高工作效率，并明確管理職責(zé)；結(jié)合公司實際情況，制定本管理規(guī)定。二、適用范圍公司所有文件資料，包括工程資料、圖紙、內(nèi)外部文件、函件等。三、職責(zé)公司所有文件資料，由公司各職能部門專人負(fù)責(zé)擬發(fā)、收集、整理后，統(tǒng)一交公司辦公室檔案室歸檔保管，具體操作根據(jù)檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；四、發(fā)文管理規(guī)定及流程 （一）發(fā)文規(guī)定各類文件擬稿后進(jìn)行審核簽發(fā)。公司各類發(fā)文均由所屬部門負(fù)責(zé)擬稿排版及校對，送公司主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。以公司名義對外文件由行政副總經(jīng)理核稿；各部門對外文件由分管經(jīng)理核稿；公司各部門間的往來文件由行政副總經(jīng)理核稿

2、；公司各種一般事務(wù)性文件，由下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；公司各種規(guī)章制度由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理會審，總經(jīng)理定稿。其次進(jìn)行會簽、發(fā)送。文稿審核會簽后，分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。公司行政公文、規(guī)章制度，在行政副總經(jīng)理、總經(jīng)理署意見后，由總經(jīng)理或董事長簽發(fā)；公司一般事務(wù)性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送辦公室存檔。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文編號由辦公室文員按年份依流水號碼一文一號編列。（二）發(fā)文字號編排 1.以公司名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號統(tǒng)一編排為以下格式：（1）公司簡稱的大寫英文縮寫（YK）+發(fā)布年號（四

3、位數(shù)）+順序號（三位數(shù)）；（2）以公司名義發(fā)文，統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)擬文及編號，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，董事長批準(zhǔn)后發(fā)出；（3）以部門名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號統(tǒng)一編排為以下格式：發(fā)文部門名稱發(fā)文字號編排備注技術(shù)部YKJS+（發(fā)布年號）（四位數(shù)）+文件分類+順序號（三位數(shù)）質(zhì)量部YKZL+（發(fā)布年號)（四位數(shù)）+文件分類+順序號（三位數(shù)）財務(wù)部YKCW+（發(fā)布年號）（四位數(shù)）+文件分類+順序號（三位數(shù)）經(jīng)營部YKJY+（發(fā)布年號）（四位數(shù)）+文件分類+順序號（三位數(shù)）外貿(mào)部YKWM+（發(fā)布年號）（四位數(shù)）+文件分類+順序號（三位數(shù)）行政部YKXZ+（發(fā)布年號）（四位數(shù)）+文件分類+順序號（三位數(shù)）生

4、產(chǎn)部YKSC+（發(fā)布年號）（四位數(shù)）+文件分類+順序號（三位數(shù)）工程部YKGC+（發(fā)布年號）（四位數(shù)）+文件分類+順序號（三位數(shù)）（三）文件分類1.制度、規(guī)定：根據(jù)公司經(jīng)營管理的實際需要，由公司職能部門提出建立和完善的各類管理規(guī)章制度；2.決定：對重大事項做出的決定按排；3.通知：發(fā)布或公布公司各項制度，傳達(dá)相關(guān)部門、人員或單位需要周知的事項；4.通報：表彰先進(jìn)，批評錯誤，借以教育員工；傳達(dá)重要精神或情況；5.通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項；6.報告：下級向上級匯報工作，反映情況、提出建議意見或答復(fù)上級的詢問；7.請示：向上級部門請求請示、批準(zhǔn)；8.批復(fù)：答復(fù)相關(guān)部門（單位）的請

5、示；9.意見：對相關(guān)問題提出意見或處理辦法；10.函：相關(guān)部門（單位）之間的相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或相關(guān)部門（單位）的請求批準(zhǔn)和審批事項；11.會議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會議情況。（四）發(fā)文格式發(fā)文格式參照山東益康集團(tuán)（藥業(yè)）公司公文規(guī)范及管理辦法執(zhí)行。五、收文管理規(guī)定文件的接收，應(yīng)依如下原則接收：5.1檢查文件的文本及附件是否完整，做好簽收登記；5.2文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦；5.3登記接收文件時應(yīng)注意記錄清楚來文單位，接收時間，主送部門等；5.4文件接收后應(yīng)及時送達(dá)相關(guān)人員傳閱或辦理；5.5將最后處理過的文件分類、整理、及時歸檔保管。附表3：文件收發(fā)登記表六、附則本規(guī)定由辦公室負(fù)責(zé)擬訂及相關(guān)解析。山東益康集團(tuán)（藥業(yè)）公司文件呈批表發(fā)文部門單位文件編號發(fā)文日期擬稿人文件標(biāo)題【內(nèi)容摘要】【部門審核意見】【分管領(lǐng)導(dǎo)意見】總經(jīng)理審批呈批經(jīng)辦： 存檔部門：附