1、電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T18894-20021范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會(huì)組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于

2、本標(biāo)準(zhǔn)。3.1電子文件electronicrecords指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.2歸檔電子文件archivalelectronicrecords指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件（3.1）。3.3背景信息context指描述生成電子文件（3.1）的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。3.4元數(shù)據(jù)metadata指描述電子文件（3.1）數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符

3、集等數(shù)據(jù)。3.5邏輯歸檔logicalfiling指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行， 不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件（3.1）的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。3.6物理歸檔physicalfiling指把電子文件（3.1）集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。3.7真實(shí)性authenticity指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息（3.3）進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。3.8完整性integrity指電子文件（3.1）的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息（3.3）和元數(shù)據(jù)（3.4）等無缺損。3.9有效性u(píng)tility指電子文件（3.1）應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、

4、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。3.10捕獲capture指對(duì)電子文件（3.1）進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲(chǔ)的方法與過程。3.11遷移migration指將源系統(tǒng)中的電子文件（3.1）向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程。4總則7.電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。7.應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。7.應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。7.歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、

5、相關(guān)說明及描述上保持一致。7.具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。7.應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對(duì)只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。5電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證5.1應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。5.1.1登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）。5.1.2登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲(chǔ)

6、管理者等）。5.1.3登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。5.1.4登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識(shí)。5.2應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。5.2.1建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制。5.2.2設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。5.2.3對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。5.2.4對(duì)電子簽章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。5.3應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。5.4應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。77-bd287ed

7、760d0-Numbered_607e73d2-bb49-400d-8b48-dbeb96200700-Numbered_bc8b01fa-96b7-4f83-9996-e632385電子文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證，身份識(shí)別方法等。6電子文件的收集與積累77-bd287ed760d0-Numbered_607e73d2-bb49-400d-8b48-dbeb96200700-Numbered_bc8b01fa-96b7-4f83-9996-

8、e632381收集積累要求6.1.1記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。6.1.2當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。6.1.3對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。6.1.4對(duì)用文字處理

9、技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格6.1.5對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。6.1.6對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。6.1.7對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式。6.1.8對(duì)用音頻

10、設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。6.1.9對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。6.1.10計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。6.1.11對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。6.1.12定期制作電子文件的備份。6.2電子文件的

11、登記6.2.1每份電子文件均應(yīng)在電子文件登記表中登記（見附錄A的表A.1和表A.2）。6.2.2電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。5b6-4aa2-a54e-30bef06042e7-Numbered_87f7bb23-0776-4497-b%5593-ee8ec9262421-Numbered_55e224a5-f988-4381-82.3電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。5b6-4aa2-a54e-30bef06042e7-Numbered_87f7bb23-0776-4497-b%5593-ee8e

12、c9262421-Numbered_55e224a5-f988-4381-82.4電子文件稿本代碼：M草稿性電子文件；U非正式電子文件；F正式電子文件。6.2.5電子文件類別代碼：T文本文件；I圖像文件；G圖形文件；V影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈結(jié)文件；P程序文件；D數(shù)據(jù)文件。7電子文件的歸檔1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。ngSong2鑒定2.1電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。2.2歸檔前應(yīng)由文件形成

13、單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填人歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表（見附錄A的表A.3）。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。2.3電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。2.4電子文件保管期限和密級(jí)的劃分工作，參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識(shí)。3歸檔時(shí)間邏輯歸檔可