1、 農(nóng)信社會計(jì)檔案管理調(diào)研對策 農(nóng)信社會計(jì)檔案管理調(diào)研對策農(nóng)村信用社會計(jì)檔案是農(nóng)村信用社歷年各項(xiàng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門資金活動的重要資料，在一定時(shí)期內(nèi)起著會計(jì)檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會計(jì)檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問題，嚴(yán)重制約了農(nóng)村信用社會計(jì)管理水平和資源利用，因而建立科學(xué)的會計(jì)檔案管理方法，夯實(shí)會計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作顯得尤為必要。一、當(dāng)前農(nóng)村信用社會計(jì)檔案管理中存在的主要問題：1、重視會計(jì)檔案的日常歸檔管理，輕視會計(jì)檔案的管理制度建設(shè)。目前，農(nóng)村信用社的會計(jì)檔案管理制度主要執(zhí)行財(cái)政部財(cái)會字199832號會計(jì)檔案

2、管理辦法和中國人民銀行銀發(fā)20xx374號銀行會計(jì)檔案管理辦法，并沒有建立一套適合各單位自身的會計(jì)檔案管理制度的實(shí)施細(xì)則，沒有統(tǒng)一管理會計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。許多農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)現(xiàn)存會計(jì)檔案都已分類造冊，但部分會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時(shí)，實(shí)施會計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計(jì)檔案信息載體，目前還沒有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法，多數(shù)應(yīng)歸檔的會計(jì)數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會計(jì)檔案歸檔資料不完整。2、重視有形會計(jì)資料歸檔，輕視無形會計(jì)檔案管理。近年來，農(nóng)村信用社電子化

3、建設(shè)日新月異，會計(jì)電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實(shí)行會計(jì)電算化后，由計(jì)算機(jī)生成的會計(jì)資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會計(jì)檔案管理之中，但是對會計(jì)軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會計(jì)檔案的管理范疇，由此造成此類會計(jì)檔案的缺項(xiàng)，其后果是在很大程度上影響了會計(jì)檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率，從而使會計(jì)電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計(jì)報(bào)表等簡單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲蓄業(yè)務(wù)為例，每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)每年跟儲蓄有關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，其過程和耗費(fèi)的精

4、力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當(dāng)然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來看，這方面的工作確實(shí)做得不夠。同時(shí)，由于農(nóng)村信用社點(diǎn)多面廣，尤其是多級法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會計(jì)軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級機(jī)構(gòu)對淘汰或更新了的應(yīng)用程序和軟件疏于管理，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，給今后的會計(jì)核算工作造成一定的損失。3、重視本單位會計(jì)檔案管理，輕視下屬機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理。按會計(jì)檔案管理辦法規(guī)定：當(dāng)年形成的會計(jì)檔

5、案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實(shí)際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案是由會計(jì)部門兼管，部分會計(jì)機(jī)構(gòu)管理人員對會計(jì)檔案及時(shí)、按期歸檔的重要性認(rèn)識不足，至使下屬機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案不能及時(shí)催收、歸檔到位，即使下級機(jī)構(gòu)上交會計(jì)檔案，所移交的會計(jì)檔案也未得到與本單位會計(jì)檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理。4、重視會計(jì)數(shù)據(jù)的交接,忽視會計(jì)檔案的移交。會計(jì)檔案的移交本應(yīng)是會計(jì)人員工作調(diào)動和網(wǎng)點(diǎn)合并等業(yè)務(wù)交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在實(shí)際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)

6、點(diǎn)會計(jì)人員辦理業(yè)務(wù)交接時(shí)，往往只辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對會計(jì)檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計(jì)檔案保管登記簿代理移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計(jì)人員對網(wǎng)點(diǎn)合并的會計(jì)檔案移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，造成所移交的會計(jì)檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計(jì)檔案遺失而無從追責(zé)。5、重視對會計(jì)檔案的收集、存放管理，忽視對會計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定、及時(shí)的銷毀工作。會計(jì)檔案管理既包括全面、完整的收集，科學(xué)的整理保管階段，也包括后期的科學(xué)鑒定與及時(shí)銷毀階段。不同類型的會計(jì)檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經(jīng)超過保管期限且無保管必要的會計(jì)檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信

7、用社經(jīng)濟(jì)活動十分頻繁，會計(jì)檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實(shí)際工作中，農(nóng)村信用社會計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費(fèi)。二、規(guī)范農(nóng)村信用社會計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議1、加快制訂科學(xué)規(guī)范的會計(jì)檔案管理辦法并組織實(shí)施，確保會計(jì)檔案管理有 章可依、職責(zé)分明。農(nóng)村信用社財(cái)務(wù)部門要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財(cái)政部會計(jì)檔案管理辦法和人民銀行銀行會計(jì)檔案管理辦法制定切實(shí)可行的會計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會計(jì)檔案管理要求。會計(jì)檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔

8、、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂出會計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，并將會計(jì)電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管，確保會計(jì)檔案收集的齊全完整。2、加強(qiáng)會計(jì)檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會計(jì)檔案歸檔及時(shí)、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計(jì)檔案各級財(cái)務(wù)部門要集中組織人員進(jìn)行全面清理，通過搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會計(jì)檔案完整、規(guī)范，使新增會計(jì)檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。其次，財(cái)務(wù)部門要抓好會計(jì)人員調(diào)動和網(wǎng)點(diǎn)撤并時(shí)會計(jì)檔案的移交工作，會計(jì)檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負(fù)責(zé)

9、清點(diǎn)核對，會計(jì)檔案交接不清的會計(jì)人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會計(jì)檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會計(jì)檔案的遺失。再次，要嚴(yán)格遵守會計(jì)檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會計(jì)檔案丟失和泄密，并定期檢查會計(jì)檔案，及時(shí)對破損、變質(zhì)會計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對超過保管期限且無保管必要的會計(jì)檔案及時(shí)組織銷毀。3、加強(qiáng)會計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。無論多么好的制度、多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范

10、化整理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。4、加大會計(jì)檔案管理硬件投入，提高會計(jì)檔案利用效率。存放會計(jì)檔案的場所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財(cái)務(wù)部門要及時(shí)為會計(jì)檔案保管提供有利條件。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運(yùn)用會計(jì)電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時(shí)對會計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享，只有這樣，會計(jì)檔案利用工作才會躍上一個(gè)新的臺階

11、。5、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)會計(jì)檔案管理崗位職責(zé)，提高會計(jì)檔案管理水平。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好單位會計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)各級會計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明確崗位職責(zé)，量化崗位責(zé)任，實(shí)行責(zé)任追究，才能使會計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。農(nóng)村信用社在會計(jì)檔案管理人員聘用上要從整體利益出發(fā)，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好會計(jì)檔案管理人員入口關(guān)。要將那些有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、有專長、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的會計(jì)人員選聘到會計(jì)檔案管理崗位。通過他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神提高會計(jì)檔案管理水平。對會計(jì)檔案管理人員設(shè)立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質(zhì)獎勵(lì)、精神獎勵(lì)與相應(yīng)處罰同步，鼓勵(lì)會計(jì)檔案管理人員積極參與相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，堅(jiān)持崗前培訓(xùn)，合格上崗。通過競爭激勵(lì)機(jī)制的引入，使會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)始終處于動態(tài)