試論秘書的語言表達能力的重要性摘要:語言表達能力是秘書人員憑借口頭語言和文字語言為做好秘書工作而互相傳遞信息、交流思想、組織活動、協(xié)調(diào)工作，以提高工作質(zhì)量的一種基本能力。作為秘書，必須加強語 言藝術(shù)修養(yǎng)。在秘書工作語言中，如果能夠注意形象性、準(zhǔn)確性、生動性，并融入飽滿的情感， 則能使秘書語言異彩紛呈，富有感染力。本文主要探討了在秘書工作中語言的要求、作用等。并 從書面語言與口頭語言的角度來研究秘書工作中的語言藝術(shù)。 關(guān)鍵詞:秘書;語言藝術(shù);溝通;語言表達 語言是人類交流思想、表達情感、傳遞信息、進行交際的重要工具。古語有“一 人之辯重于九鼎之寶，三寸之舌強于百萬之師”之論。語言大師葉圣陶說:“誰的說 話能力差，不僅是他個人吃虧，往往間接又造成社會的損失”。良好的語言表達能力 是新時期秘書人員所必須具備的基本素質(zhì)之一。而伴隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，社會對秘 書專業(yè)人才的需求驟然增加，對秘書也提出了新的更高的要求，語言作為思想交流的 工具，也是文化的載體。作為一名秘書，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況、調(diào)查研究、出謀劃策、 聯(lián)系接待、辦文辦會、上傳下達、商洽工作、文字錄入、信息處理、組織協(xié)調(diào)等等， 除了必須具備良好的文化素質(zhì)、道德素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)，還必須熟練運用祖國的語言文 字，具備良好的語言知識能力和語言交際能力。既要具備文書工作中的遣詞造句、布 局謀篇的書面語言運用能力，還要具備在不同的社交場合運用語言的口頭表達能力。 秘書人員的語言表達能力的高低，常常直接關(guān)系到工作的成敗，甚至還可能影響到一 個單位的整體形象。 一、 秘書要善于語言表達 一個稱職的秘書，要口能言行之，不一定要像個雄辯家，但要有一定的表達力 1(P68) 思路敏捷、口齒清晰、語言流暢、修辭恰當(dāng)、中肯動聽、能給人留下深刻的印象。(一) 語言表達是秘書人員必備的能力 西方人對語言表達十分重視，他們認(rèn)識到在市場經(jīng)濟和信息社會中，良好的語言 表達是追求成功的重要技能。他們常常也是根據(jù)一個人講話水平和交際風(fēng)度來判斷其 學(xué)識、修養(yǎng)和能力。 在我國，提高大眾的語言表達力已顯示出迫切性。長期以來，部分人們把善于表 達認(rèn)為是耍嘴皮子或是把口才與詭辯聯(lián)系起來，這是一種偏激的認(rèn)知。其實，語言表達力是一個人的綜合能力的體現(xiàn)。一個善于言談的人，必須具備敏銳的觀察能力，能 夠深刻地把握認(rèn)識事物、準(zhǔn)確地反映事物，必須具有辯證的科學(xué)思維能力，能夠全面 的分析、準(zhǔn)確的判斷、合乎邏輯的推理;必須具有廣博的知識，能夠旁征博引，言之 有物，有理有據(jù)，還必須有良好的應(yīng)變技巧，通過豐富的詞匯使語言條理清晰且風(fēng)趣 幽默，所以語言表達即是衡量一個人學(xué)識的重要尺度，更是衡量一個人實際能力的重 要尺度。市場經(jīng)濟離不開公平競爭，而競爭離不開語言。在各種活動中，適當(dāng)?shù)恼Z言 表達，可以讓來賓滿意;相反，說話生硬、不得體，反而遭人厭惡。 (二)語言表達的藝術(shù)性 在赤壁之戰(zhàn)中，魯肅見諸葛亮的第一句話是:“我，子瑜友也?！弊予?，就是諸 葛亮的哥哥諸葛瑾，他是魯肅的同事?lián)从?。短短的一句話就定下了魯肅跟諸葛亮之間 的交情。由此可見，說話真的是一門藝術(shù)。有的管理者講:我招聘人的時候，我不看 他能力高低，就看他的語言表達能力。在這人聲鼎沸的世界讓別人專心聆聽你說話本 就不易，再讓大家為你的話而鼓掌喝彩更是難上加難。我們生活在這個社會中，離不 開與人的溝通交流。語言表達可以成為別人判斷其人的依據(jù)，他的教育水平，修養(yǎng)程 度及能力、性格等都將受到檢驗。高明、巧妙的語言表達，實在可謂是一門綜合藝術(shù)。 (三)語言表達中的審美價值 語言的力量能征服世界上最復(fù)雜的東西-人的心靈。 杰出人士能征服人的心靈，他們往往都是好口才，具備駕馭語言的高超能力，說出的話具有很高的語言價值。 語言表達是一種藝術(shù)美，作為一名秘書從業(yè)人員，秘書的語言表達是種特殊的社 會實踐活動，表現(xiàn)出特殊的社會美。它具有藝術(shù)性，要用心、用情去進行語言表達， 在這些滿溢真情的語言中，秘書人員的道德品格、精神風(fēng)貌得到展現(xiàn)。美麗附于道德 精神，所以要看言談中表現(xiàn)的精神品格是否高尚美好。 秘書語言表達的審美價值，對于秘書本人及其所在單位，都有不可忽視的作用。 對秘書本人來說，談吐動人，會使之風(fēng)度翩翩，美麗倍增。風(fēng)度，指人的言談、舉止、 態(tài)度、儀容。 P27)總之，一名合格的秘書，在思想修養(yǎng)、知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)才能以及工作作風(fēng)等方面 均有嚴(yán)格的要求。善于表達，是不可缺少的業(yè)務(wù)能力。秘書要做到“三勤”即腦勤、 口勤、腿勤。其中“口勤”，常開口說話而且要會說話。但只是說不會做不是個稱職 的秘書，稱職的秘書，必然是肯干又善于表達的。 二、秘書語言表達的要求 (一)秘書在語言表達時要注重情感的真實性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性 真情實感才能夠感染人，比如，秘書在匯報內(nèi)容時，不得添加華麗的辭藻去修飾， 要講究實事求是，防止信息失真所帶來的麻煩。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，工作在領(lǐng) 導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，無論是提供信息、協(xié)調(diào)矛盾，還是處理日常事務(wù)，不但要 講求真情、還要內(nèi)容準(zhǔn)確，首先要用詞準(zhǔn)確，詞是用來表達概念的，我們在撰寫公文 時，對所用詞要認(rèn)真推敲，看能否準(zhǔn)確表達概念所反映的事物的本質(zhì)屬性。 P98)其次，人名、地名、時間、簡縮要準(zhǔn)確。在書寫公文時，若該公文是以為領(lǐng)導(dǎo)或 代為領(lǐng)導(dǎo)行文時，在署名處必須寫上發(fā)文機關(guān)具體負(fù)責(zé)人，必要時寫上頭銜，不得只 寫姓不寫名，如:中華人民共和國主席習(xí)近平。在公文中出現(xiàn)地名一律用全稱，如“上 ?！薄氨本薄吧綎|”不能寫成“滬”“京”“魯”。對于公文出現(xiàn)的時間必須注明 年月日，并且年份一律用全數(shù)，不能省略。例如:“二一四”不能寫成“一四”。 公文中特別生僻的詞語，其意義多為讀者不能理解，也應(yīng)當(dāng)做必要的解釋。 再次，標(biāo)點符號要準(zhǔn)確。標(biāo)點符號是公文中重要組成部分。使用準(zhǔn)確與否，會直 接影響到公文內(nèi)容的表達。在公文中，經(jīng)常使用逗號和句號，我們要防止一逗到底的 現(xiàn)象。如:“一周內(nèi)寧夏回族自治區(qū)有連續(xù)降雪”，本來，在“一周內(nèi)”后邊應(yīng)該有 逗號，這樣，語義就十分明確，但若缺少這一逗號后，語義就會大大改變，甚至帶來 嚴(yán)重的錯誤。 (二)秘書在語言表達時要注重語言的簡潔性和清晰性 公文的簡潔性，歷來受到人們的重視和贊揚。不少仁人志士主張國家的公文應(yīng)寫 的短些，反對拖沓冗長、反對做表面文章。朱元璋責(zé)打刑部主事茹太素，就因為他把 本來五百多字就能說清的奏疏寫成萬字長篇。秦李斯的諫逐客書、三國諸葛亮的 出師表等奏議，都是古人為我們留下的即短又好的公文名篇。在現(xiàn)在的社會活動 中，簡潔的語言常常能比繁冗的話題更吸引人，它體現(xiàn)出說話者分析問題的快捷與深 刻，是其認(rèn)識能力和思維能力高超的表現(xiàn)，在語言表達簡潔明了，使聽者容易明白所 要表達的意思，反之，如果內(nèi)容冗長，既浪費時間又降低工作效率。 因此，秘書人員要在日常表達時加強訓(xùn)練說話的簡潔性，在語言表達時能夠抓住 目的和主要內(nèi)容進行表達，不偏離要達到的目的和內(nèi)容;語言表達要條理清晰、口齒 清晰。表達清晰性是做秘書工作的基本條件，如果表達不夠清晰，也就無法進行有效 的溝通與協(xié)調(diào)，日常工作也就很難有效地完成，要求秘書人員在工作與交流中，盡量總結(jié)，多使用普通話，減少方言發(fā)音對自己的影響，讓人一聽就懂，一目了然，使秘 書工作順利進行。 (三)秘書在語言表達中要注重語言的深入性和嚴(yán)密性 對于秘書而言，在進行語言表達時，首先要進行深入性的思考，能夠及時為領(lǐng)導(dǎo) 提出合理化的建議，如果思考的不夠深入，不能與領(lǐng)導(dǎo)形成有效的互補，無法將秘書 的作用體現(xiàn)出來。因此，秘書在思考問題時，要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，不斷深入思考，培 養(yǎng)思維的深入性。 其次，秘書的語言表達要嚴(yán)密。秘書人員在進行口頭語言表達和書面語言表達時， 選詞要恰當(dāng)、合理，語法組織形式要準(zhǔn)確、有效。秘書人員在替領(lǐng)導(dǎo)寫稿子時，思維 邏輯要嚴(yán)密，考慮事情應(yīng)該周全，把握所要寫的事物的主要矛盾的主要方面，還要顧 及次要矛盾的次要方面，運用恰當(dāng)而嚴(yán)密的語言表達出來。秘書人員在日常工作中， 要不斷訓(xùn)練思維的深入性和嚴(yán)密性，做事情之前要考慮周全，使得溝通與協(xié)調(diào)更加順 利，高效的完成自己的工作，達到最佳效果，更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。 三、秘書語言藝術(shù)在工作中的作用 (一)秘書的書面語言表達 秘書的書面表達就是為領(lǐng)導(dǎo)起草文書、寫公文等各種實用文體。 P5)在企事業(yè) 單位中，秘書完成撰稿后，其寫作的主體不是秘書本人。公文書面表達的主體是依法 成立并以自己名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的單位。公文內(nèi)容代表的是單位的意志，它必 須以單位的名義或其法定代表人的名義制發(fā)。但是秘書的書面表達與一般的書面表達 仍然有許多的共性:秘書能否寫出好的公文，發(fā)揮預(yù)期的功效，與秘書的理論水平、 思想素質(zhì)、寫作技巧等有著密切的關(guān)系，也與秘書駕馭書面語言的能力有著直接關(guān)系， 這就意味著它們都是思維化意識和成文的結(jié)合，都是表明技法與各種智力與非智力因 素的綜合運用。 1.書面語言的技巧美，提高工作效率 書面語言的運用，是秘書辦公工作中主要工作內(nèi)容，使用好書面語言更是一種技 巧美，能夠提高工作效率。規(guī)范、確切、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅嬲Z言是我們處理公文必須遵守的 原則。學(xué)校的時候，我們相關(guān)公文寫作培訓(xùn)提高了我們書面表達的技巧，在處理信函、 郵件等材料的時候，可以有依可循。平時工作中，起草相關(guān)材料，切實作好調(diào)查研究， 盡量掌握第一手材料，對材料中需要反映的數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確無誤，確保文字的準(zhǔn)確性， 避免出錯，這些是最基本的要求，所以書面表達時一定要有高度的責(zé)任感，嚴(yán)謹(jǐn)處理，不放過哪怕是十分微小的錯誤，萬一不慎出了差錯，也要及時糾正，并吸取教訓(xùn)。 有邏輯有重點的書面語言，也能提高工作效率。比如秘書的信息整理，涉及的范 圍很寬泛，內(nèi)容變化較快，繁雜的內(nèi)容很容易導(dǎo)致混亂，影響工作效率，所以，秘書 要注意信息整理的邏輯性，強調(diào)重點，注重細節(jié)，采取與之相對應(yīng)的措施，使整理內(nèi) 容盡可能地條理清晰，格式規(guī)范，從而提高工作質(zhì)量和效率，達到最佳效果。 2.特殊書面語言表達的作用 (1)會議紀(jì)要。作為一名秘書，要學(xué)會如何做好會議紀(jì)要。記錄一般圍繞會議 中心議題以及中心議題展開的活動記錄、會議討論的焦點及其他各方面的主要見解、 權(quán)威人士或代表人士的言論、會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論、會議 已決議的或未決議的事項、對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。突出重點、層次 分明、格式規(guī)范的高質(zhì)量會議記錄可以提高工作質(zhì)量，便于信息查找及應(yīng)用。 (2)負(fù)責(zé)本單位信件和郵件的撰寫回復(fù)。作為秘書人員，經(jīng)常要處理收發(fā)郵件、 賀卡的問題，對于不同級別、不同部門的工作人員，如何書寫郵件及回件，都需要秘 書人員細心琢磨，巧妙構(gòu)思。對于很多注重禮節(jié)禮儀的公司老總，書寫有技巧的賀卡、 郵件會給商業(yè)企業(yè)交往注入濃烈的人情味。 (3)信息和檔案管理工作。秘書人員應(yīng)運用各種信息搜集的渠道和方法，對所 搜集到的原始信息進行全面挖掘，綜合分析和概括提煉，把經(jīng)過加工處理的信息提供 給領(lǐng)導(dǎo)和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作;熟悉檔案管理的程序，對需要進 一步條理化的檔案進行分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。在此過程中，秘書人員必須 把握信息與檔案管理的準(zhǔn)確性、真實性、可靠性，對每個加工整理環(huán)節(jié)嚴(yán)格把握，并 做好最終的整理保存工作，便于以后快速查詢，有效利用。 (二)秘書的口頭語言 秘書在工作中每天與同事、領(lǐng)導(dǎo)之間都要溝通。說什么、怎么說，什么話能說， 什么話不能說，都應(yīng)“講究”，可以說，在工作中“說話”就是一種語言藝術(shù)。 1.迎接與接待。“有朋自遠方來，不亦樂乎”。迎接與接待是秘書工作中最基 本的社交活動，它們往往是相互關(guān)聯(lián)的社交行為。迎接與接待使用的恰當(dāng)與否，又會 直接影響到社交效應(yīng)的好壞。 2.感謝與道歉。古人云“滴水之恩，當(dāng)涌泉相報”、 “人誰無過，過而能改， 善莫大焉”。在秘書與人交往中，常常受到他人的幫助與恩惠，此時應(yīng)馬上向他人表 示感謝，使對方感到自我價值的實現(xiàn)，從而產(chǎn)生自豪感;自己的言行難免會給他人帶來麻煩和不便，此時就應(yīng)立即使用道歉語向他人致歉，表達自己的歉意。 3.電話接聽與應(yīng)答。由于電話溝通，雙方彼此“不識廬山真面目”，所以打電 話的藝術(shù)，溝通的效果，主要體現(xiàn)在語言上。要想有效提高公務(wù)電話的績效，應(yīng)注意 以下幾點:第一，控制響鈴的時間，一般情況下，對于公務(wù)電話應(yīng)該在電話鈴響三聲 之內(nèi)接聽;第二，說好起始語，起始語即招呼語，要盡量簡潔、親切;第三，規(guī)范應(yīng) 答語，如果秘書接聽的是一個咨詢電話，應(yīng)答時要盡量使用專業(yè)、規(guī)范的語言，給對 方一個滿意答復(fù);第四，傾聽要耐心，在接電話時，秘書要成為忠實的聽眾，耐心傾 聽，適時地給予客戶回應(yīng)，表明我們很關(guān)注他(她)的話語;第五，控制語氣語調(diào)， 公務(wù)電話，不僅要特別注意使用好“十字”禮貌用語:“您好”、“請”、“謝謝”、 “對不起”、“再見”，還要注意接聽、應(yīng)答電話時的語氣語調(diào)。 4.寒暄與聊天。(1)寒暄。寒暄這個詞，現(xiàn)代漢語詞典解釋為:見面時談天氣 冷暖之類的應(yīng)酬話。寒暄的意思簡單來說，就是問寒問暖。寒暄是雙向的感情交流， 其基本功能是聯(lián)絡(luò)感情。在向人致意時注入了關(guān)懷，能給對方帶來溫暖。我們在工作 和生活中，無論遇到生人還是熟人，都需要說上幾句寒暄的話，用以溝通彼此之間的 感情，創(chuàng)造出和諧的氣氛。與生人第一次接觸，它是為展開交往活動建立感情聯(lián)絡(luò)的 良好開端;與熟人反復(fù)接觸，它是維持和增進感情聯(lián)絡(luò)，保持廣泛社會聯(lián)系的持續(xù)焊 點。寒暄是交談的“導(dǎo)語”，具有拋磚引玉的作用，是秘書人際交往中不可缺少的重 要一環(huán)。(2)聊天。清人敦誠將聊天分為“上乘、中乘、下乘、最下