采購(gòu)與銷售合同管理的流程第一 采購(gòu)1.1 采購(gòu)的定義是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè) 資源， 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。1.2 采購(gòu)流程1.2.1采購(gòu)前，技術(shù)部或生產(chǎn)部會(huì)填寫(xiě)一張采購(gòu)申請(qǐng)表，該申請(qǐng)表需要副總審批簽字和總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后才可以實(shí)施采購(gòu)。在收到申請(qǐng)表時(shí)要注意采購(gòu)單上是否注明采購(gòu)件是用在哪個(gè)工程項(xiàng)目上的，品名、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求等是否詳細(xì)，否則要求采購(gòu)申請(qǐng)人填寫(xiě)清楚。1.2.2收到采購(gòu)單后需要做好電子版的登記，登記時(shí)對(duì)其進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)方法以“CG08001”的樣式，依次編下去。1.2.3再次確定采購(gòu)件的詳細(xì)資料，包括品名、規(guī)格型號(hào)、材質(zhì)、產(chǎn)地、數(shù)量以及技術(shù)要求，避免采購(gòu)后的不適用或錯(cuò)誤。1.2.4根據(jù)采購(gòu)件的要求尋找合格的供應(yīng)商。1.2.5和供應(yīng)商聯(lián)系并以采購(gòu)件的技術(shù)要求和對(duì)方進(jìn)行溝通和確定最初的報(bào)價(jià)。1.2.6對(duì)報(bào)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行比較，通過(guò)供應(yīng)商在該行業(yè)里的業(yè)績(jī)、口碑以及貨物的質(zhì)保、售后、價(jià)格、付款方式等全方位的進(jìn)行考核，從而選擇出最合適自己的供應(yīng)商。1.2.7確定供應(yīng)商后要對(duì)其資料進(jìn)行電腦登記，方便日后聯(lián)系。1.2.8對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行“砍價(jià)”，可以采取用同行的報(bào)價(jià)壓對(duì)方的價(jià)格。如果以前采購(gòu)過(guò)的，需要參考原價(jià)格。1.2.9根據(jù)采購(gòu)件金額的大小、重要性確定是否要簽購(gòu)銷合同。例如，采購(gòu)一些車間耗材、辦公用品就不需要簽訂合同，可以憑采購(gòu)單直接采購(gòu)。采購(gòu)球閥、流量計(jì)等涉及到需要質(zhì)量保證和售后的問(wèn)題，就必須和對(duì)方簽訂購(gòu)銷合同，從而對(duì)其進(jìn)行必要的約束。1.2.10對(duì)于重要的采購(gòu)件，合同的起草權(quán)一定是我方。而一些很小的采購(gòu)件根據(jù)實(shí)際情況而定，也可以由對(duì)方起草，這樣可以節(jié)省時(shí)間做別的工作。1.2.11起草購(gòu)銷合同，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一 采購(gòu)合同簽訂的地點(diǎn)一定是我方公司所在地；第二 對(duì)供應(yīng)商提供的貨物質(zhì)量進(jìn)行約束；第三 對(duì)交貨期進(jìn)行約束，延期交貨應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任；第四 對(duì)供應(yīng)商提供的貨物售后三包進(jìn)行約束；第五 合同貨款結(jié)算方式應(yīng)本著貨到付款的基本原則去簽訂，在無(wú)法滿足基本原則時(shí)應(yīng)盡可能的靠近。例如：預(yù)付30%（預(yù)付款金額盡可能的?。嗫?0%貨到后再支付等； 第六 合同中的“預(yù)付款”不可以更改，因?yàn)楹贤ㄖ幸?guī)定預(yù)付款是可以退還的；第七 合同要是通過(guò)傳真機(jī)確認(rèn)，就需要在合同后注明“本合同傳真件有效”。1.2.12合同起草完經(jīng)仔細(xì)核對(duì)后，填寫(xiě)一張行政公章蓋章審批表同合同一并交到副總處審核，副總審核通過(guò)后在行政公章蓋章審批表簽字，再將行政公章蓋章審批表同合同一并交到總經(jīng)理處批準(zhǔn)簽字。簽完字的行政公章蓋章審批表儲(chǔ)存在相關(guān)的文件夾內(nèi)保存。1.2.13完成以上手續(xù)后，在購(gòu)銷合同上簽字蓋章，傳給供應(yīng)商。要求供應(yīng)商在最短的時(shí)間里在合同上簽字蓋章，最終合同生效。1.2.14生效后的合同，復(fù)印一份同采購(gòu)單一塊交給倉(cāng)庫(kù)管理人員。倉(cāng)管在收到合同和采購(gòu)單后會(huì)對(duì)采購(gòu)件進(jìn)行ERP軟件編碼，如果以前編過(guò)的，則可省略編碼工作，同一規(guī)格型號(hào)的貨物只能有一個(gè)編碼。1.2.15合同原件儲(chǔ)存在采購(gòu)合同文件夾內(nèi)，依次放好。1.2.16 ERP軟件編碼后需要將采購(gòu)件按照采購(gòu)編碼輸入到EPR采購(gòu)訂單系統(tǒng)里去，這樣貨物到后倉(cāng)庫(kù)才可以辦理ERP入庫(kù)手續(xù)。1.2.17合同在執(zhí)行過(guò)程中經(jīng)常和供應(yīng)商聯(lián)系，了解采購(gòu)件的進(jìn)展情況，確保交貨期。在這期間與供應(yīng)商之間往來(lái)的紙文件要進(jìn)行儲(chǔ)存，附在采購(gòu)合同后面；1.2.18支付貨款時(shí)盡可能避免現(xiàn)金交易，通過(guò)公司對(duì)公司的方式進(jìn)行銀行電匯。支付付款時(shí)，填寫(xiě)一張支票領(lǐng)用單上面注明支付的采購(gòu)合同編號(hào)、項(xiàng)目指令號(hào)、采購(gòu)件的品名（概括）、支付金額交副總審核簽字，審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，批準(zhǔn)后交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字后，復(fù)印件儲(chǔ)存在合同后面，原件交給財(cái)務(wù)出納進(jìn)行電匯。1.2.19財(cái)務(wù)匯款后的銀行匯款憑證復(fù)印傳儲(chǔ)存在合同后面，傳真一份給供應(yīng)商并電話通知對(duì)方款已匯出，沒(méi)發(fā)貨的要求對(duì)方發(fā)貨。1.2.20付款后做好電子版的登記工作，每個(gè)月的月底匯總成一張報(bào)表并做好下個(gè)月采購(gòu)資金預(yù)計(jì)表，一塊交給副總。1.2.21運(yùn)輸公司在將貨物送到公司要求簽收時(shí)，將發(fā)來(lái)的貨物打開(kāi)查看數(shù)量是否和運(yùn)輸單上一致，另外查看貨物是否有在運(yùn)輸途中被損壞的情況。如果有，那就不能在收貨單上簽字，及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系。1.2.22貨物簽收后在電腦里做好登記幾月幾日收到多少貨物。收到貨物后及時(shí)的辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)要及時(shí)的報(bào)檢，如果發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系，是返工還是退貨處理。1.2.23收到貨物后要求對(duì)方將發(fā)票盡快開(kāi)來(lái)。收到發(fā)票后，先在電腦里登記好發(fā)票編號(hào)，在記賬聯(lián)后面簽字“已登記”。交倉(cāng)管辦理發(fā)票入庫(kù)手續(xù)，手續(xù)辦完后，倉(cāng)管會(huì)將發(fā)票和發(fā)票入庫(kù)單一塊交給你。其中采購(gòu)聯(lián)按照月份保存好，財(cái)務(wù)聯(lián)和發(fā)票交到總經(jīng)理處確認(rèn)簽字，簽字后交財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字，最后在發(fā)票轉(zhuǎn)交登記本上登記幾月幾日將某某供應(yīng)商的發(fā)票轉(zhuǎn)交給了誰(shuí)，要求接受人簽字。1.2.24采購(gòu)時(shí)要注意，有些采購(gòu)件本身就是要輕工公司采購(gòu)的，但由于采購(gòu)力量的不足或是別的什么原因，可以讓興源物流部的個(gè)人幫助采購(gòu)，單發(fā)票開(kāi)具輕工公司的，由輕工公司付款。有些采購(gòu)件本身就是興源采購(gòu)的，輕工公司可以代為采購(gòu)，但發(fā)票開(kāi)具興源，由興源付款。也可以填寫(xiě)一張興源公司的采購(gòu)單交給生產(chǎn)部的廠長(zhǎng)，由他安排。第二 銷售合同2.1 輕工公司的銷售模式：客戶向公司訂購(gòu)設(shè)備，公司在對(duì)外采購(gòu)零部件進(jìn)行組裝，其中最特殊、最大的供應(yīng)商就是興源。2.2 公司簽訂的大金額合同，原件交給總經(jīng)理保管。銷售合同文件夾內(nèi)只保留去掉金額的原合同復(fù)印件。2.3 合同簽訂后要安排生產(chǎn)指令號(hào)并在合同上注明，同時(shí)也要做好電子版的登記工作。2.4 指令號(hào)的編法：整機(jī)是PZ，其中08代表年，05代表月份，004代表今年簽訂的第幾個(gè)銷售合同；整機(jī)樣是PZ樣；配件是PP，其中08代表年，0004代表今年簽訂的第幾個(gè)配件合同；配件樣是PP樣。2.5 銷售人員填寫(xiě)整機(jī)訂貨單或是配件訂貨單，交興源客服中心負(fù)責(zé)人安排生產(chǎn)，復(fù)印件儲(chǔ)存在銷售合同里。這里要注意，訂貨單位應(yīng)該寫(xiě)成“杭州興源輕工機(jī)械有限公司”。可以理解成：客戶向輕工公司訂購(gòu)了一臺(tái)設(shè)備，輕工公司再向杭州興源采購(gòu)機(jī)架、濾板等零部件。同時(shí)和興源簽訂采購(gòu)合同，當(dāng)采購(gòu)金額很小時(shí)，可以直接和興源簽訂合同，合同金額根據(jù)杭州興源報(bào)價(jià)表上的價(jià)格下降5%；當(dāng)采購(gòu)金額很大時(shí)，需要總經(jīng)理和興源簽訂采購(gòu)合同。前面提到了訂貨單就相當(dāng)于是采購(gòu)合同的技術(shù)要求。2.6 設(shè)備在興源安排生產(chǎn)后，經(jīng)常去看看采購(gòu)件的生產(chǎn)進(jìn)度。保證按時(shí)交貨。 2.7 當(dāng)設(shè)備具備發(fā)貨條件時(shí)，先到興源客服中心開(kāi)具設(shè)備發(fā)貨單，經(jīng)興源領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后才可以將貨物發(fā)到輕工公司，輕工公司在收到采購(gòu)件后，將其入到輕工公司的倉(cāng)庫(kù)。2.8 從興源提回的采購(gòu)件入庫(kù)后，并不再需要任何組裝，具備發(fā)貨給供應(yīng)商時(shí)，通過(guò)EPR發(fā)貨軟件，打出發(fā)貨單，經(jīng)副總審核簽字、財(cái)務(wù)到款情況簽字、總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，再將發(fā)貨單分別送到各個(gè)部門儲(chǔ)存。憑發(fā)貨單，到倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)領(lǐng)料單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后才可以將貨物發(fā)給供應(yīng)商。2.9 從興源提回的采購(gòu)件入庫(kù)后，還需要組裝才具備發(fā)貨給供應(yīng)商時(shí)，由生產(chǎn)部門到倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)領(lǐng)料單領(lǐng)出，進(jìn)行組裝或其他加工。具備發(fā)貨后，通過(guò)EPR發(fā)貨軟件，打出發(fā)貨單，經(jīng)副總審核簽字、財(cái)務(wù)到款情況簽字、總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，再將發(fā)貨單分別送到各個(gè)部門儲(chǔ)存。憑發(fā)貨單，到倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)領(lǐng)料單（指的是這臺(tái)設(shè)備上其他零部件入庫(kù)后而沒(méi)被生產(chǎn)車間領(lǐng)出的部分），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后才可以將貨