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文檔簡介

采購部管理制度采購制度嚴(yán)格按照公司的質(zhì)量體系文件要求。采購過程簡化、程序可循,做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險、降低成本。本制度主要包含以下六點(diǎn)一、采購計劃負(fù)責(zé)公司全部采購計劃,接到采購計劃報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,組織實(shí)施,確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成。其中包括工程采購、物資采購和工具采購等。1、工程采購11建立工程采購檔案將采購相關(guān)資料由電子文檔和書面文檔分項(xiàng)管理。每一年的工程合同與工程清單統(tǒng)一管理;工程詢價單、直接采購清單、設(shè)備報價單統(tǒng)一管理;供應(yīng)商合同根據(jù)具體工程統(tǒng)一管理;直接采購部分根據(jù)具體采購人直接管理。12采購計劃下達(dá)公司工程項(xiàng)目采購計劃由具體工程項(xiàng)目經(jīng)理下工程請購單,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,統(tǒng)一下達(dá)到采購部。13采購計劃變更非該項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)的采購計劃概不采購。請購單中應(yīng)標(biāo)明工程名稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號、及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、備(推)選廠家等。采購部接到采購計劃后,將采購計劃與工程合同進(jìn)行核對,如有更改之處,需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字才予采購(其中包括數(shù)量增減、型號更改、增減項(xiàng)目等)。如項(xiàng)目經(jīng)理出差,可請示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。14采購時效管理所有的采購計劃根據(jù)具體工程情況,確定哪些材料先到位,那些材料訂貨周期長,力爭做到材料不耽誤工程的前提下,材料及時到位,不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達(dá)的采購計劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下按采購計劃規(guī)定時間完成任務(wù),做到及時采購及時跟蹤及時發(fā)貨及時反饋現(xiàn)場收貨情況及材料使用情況。2、機(jī)械物資采購獲得用戶采購計劃后,經(jīng)初步調(diào)查確認(rèn)。可行的采購由采購部報經(jīng)理批準(zhǔn)后,進(jìn)行采購,統(tǒng)一管理備案。21對于物資采購產(chǎn)品根據(jù)市場行情進(jìn)行合理報價。22對所報價產(chǎn)品進(jìn)行及時的溝通,說明價格漲落的原因以及供貨周期,對于用戶指定的、而市場面臨淘汰的產(chǎn)品,應(yīng)推薦新產(chǎn)品,若對方堅持應(yīng)說明存在的質(zhì)量問題以及保修問題,并盡可能有文字依據(jù)。23按具體的發(fā)貨通知單進(jìn)行物資采購。如有更改之處經(jīng)用戶核準(zhǔn)后方可采購,到貨必需有收貨、驗(yàn)貨記錄。3、工具、內(nèi)耗物資的采購工具采購,由使用部門下申購單,經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購,入庫領(lǐng)料后由具體使用人保管;內(nèi)耗物資采購,誰申請,誰下申購單,采購部見批復(fù)后的申購單組織采購并入庫、出庫。4、采購手續(xù)流程41采購單下達(dá)收到具體經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃即確認(rèn)為采購任務(wù)的下達(dá)。采購部具體負(fù)責(zé)人根據(jù)采購任務(wù)單填寫采購單經(jīng)簽字批準(zhǔn)即為采購單下達(dá)。采購單須包含以下信息產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單價、金額、稅金情況、及供應(yīng)商廠家、具體聯(lián)系人、聯(lián)系電話(緊急情況聯(lián)系電話)等信息。42審批程序確定采購的產(chǎn)品由采購負(fù)責(zé)人正確填寫采購單后,由公司經(jīng)理簽字,確定同意采購的廠家以及價格和合同方式,同意付款采購。請購單、申購單見附件1、2二、采購(比價)平時多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn)地等,瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。按時按量按質(zhì)完成采購供應(yīng)計劃指標(biāo),積極開拓貨源市場,做到貨比三家,控制、降低采購成本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購計劃不符,則其損失由具體采購負(fù)責(zé)人承擔(dān)。對特殊產(chǎn)品采購、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測報告。采購活動具體實(shí)施分以詢價、比價、議價、供應(yīng)商管理等四個方面1、詢價詢價可以通過多種方式,包括網(wǎng)絡(luò)查詢,面對直接供應(yīng)商,供應(yīng)商自我推銷,展會等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時,也要不斷開拓新供應(yīng)商,尋找新產(chǎn)品,可采用少量進(jìn)貨的原則不斷改進(jìn)。2、比價對供應(yīng)商所報的產(chǎn)品價格進(jìn)行有效的核對(對具有可比性的廠家產(chǎn)品進(jìn)行比價)。對單項(xiàng)產(chǎn)品做到至少比價三家,以正規(guī)比價格式存于計算機(jī)或手工紀(jì)錄文字資料。在比價同時做出價格分析。3、議價在確定廠家后進(jìn)行產(chǎn)品價格商務(wù)談判,盡量降低采購成本,可通過多種方式進(jìn)行壓價(通??梢砸怨局袠?biāo)價格低,要求降低采購成本為由以多家公司比較后相對競爭為由以拖延時間,給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購意向?yàn)橛梢部梢耘c銷售推心置腹,為對方能給予支持和幫助等等),具體問題需具體分析。4、供應(yīng)商管理通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍,加強(qiáng)老供應(yīng)商管理。每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次評定(其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價格等方面考核),對不合格供應(yīng)商及時進(jìn)行調(diào)整。合格、長期供應(yīng)商要進(jìn)行年度復(fù)核(查看生產(chǎn)能力、供應(yīng)能力、資質(zhì)證書(執(zhí)照年審)、產(chǎn)品證書等)比價表、合格供方評定表附件3、4三、合同管理負(fù)責(zé)與客戶簽訂采購合同,督促合同的正常履行,并催討所欠、退或索賠款項(xiàng)。1、合同簽訂統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)合同樣本,主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細(xì)及價格、質(zhì)保、主要技術(shù)參數(shù)、運(yùn)輸方式、到貨時間、質(zhì)保期等幾個大的方面。如大型設(shè)備盡可能的爭取扣留質(zhì)保金。2、合同管理則按具體工程項(xiàng)目細(xì)分,直接采購部分按人頭細(xì)分,跟蹤供貨周期長的產(chǎn)品執(zhí)行情況(型號、數(shù)量、貨期、運(yùn)輸?shù)龋?、工程合同管理采購依據(jù)工程合同,工程合同歸財務(wù)室統(tǒng)一管理。四、驗(yàn)貨負(fù)責(zé)物資到貨驗(yàn)收,所有采購的物資到貨后必須詳細(xì)查看、清點(diǎn),做到發(fā)票與實(shí)物的數(shù)量、規(guī)格、單價一致。如因清點(diǎn)不詳造成公司一切損失由采購員個人承擔(dān)。如有必要,將填寫進(jìn)貨驗(yàn)證紀(jì)錄。直接由廠方發(fā)貨到用戶的需保存有廠家發(fā)貨記錄清單。六、聯(lián)動責(zé)任1、負(fù)責(zé)與財務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫工作、發(fā)票清理和結(jié)款工作。2、及時與技術(shù)部、工程部,了解項(xiàng)目進(jìn)行情況和緊急情況變動。3、售后服務(wù),由專人負(fù)責(zé)返修產(chǎn)品明細(xì),其中包括產(chǎn)品、廠家、使用用戶、返修時間、及聯(lián)系方式等。由具體采購負(fù)責(zé)人與廠家協(xié)商、跟蹤,保證產(chǎn)品在最短的時間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場。4、做到以公司利益為重,不索取回扣,饋贈物品上繳公司,如發(fā)現(xiàn)以上情況,根據(jù)情節(jié)輕重,扣除13個月工資。5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。6、樹立公司形象,不斷學(xué)習(xí),不斷進(jìn)步,體現(xiàn)自我價值,為公司創(chuàng)造更多效益。7、以上采購標(biāo)準(zhǔn)超出2000元以上的報公司,有公司采購部統(tǒng)一安排采購,2000元以下由項(xiàng)目部現(xiàn)場自行采購辦法。附崗位責(zé)任制采購崗位責(zé)任制一、在部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,采購負(fù)責(zé)公司所有采購范圍內(nèi)的工作,其中包括設(shè)備、設(shè)備備件、材料等。二、采購應(yīng)嚴(yán)格遵守采購程序,有效地進(jìn)行采購,包括采購申請單的審查、詢價、比價、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等三、不斷開辟建立新的物資供應(yīng)渠道,尋找物美價廉的物資,提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量,減少采購費(fèi)用,節(jié)省開支,降低成本,獲得充分的物資供應(yīng)。四、采購合同的起草及審核、其中包括物資、設(shè)備、采購合同、零部件加工改制合同、維修服務(wù)以及其它相關(guān)合同的談判、起草、和審定。五、提高工作效率、縮短采購周期、提高經(jīng)濟(jì)效益。六、對國內(nèi)物資采購工作要及時提出對企業(yè)經(jīng)營管理意見,以及相關(guān)采購的戰(zhàn)略措施,按實(shí)際需要,與供應(yīng)廠商進(jìn)行商務(wù)談判,遵照技術(shù)先進(jìn)可靠、質(zhì)量好、價格低,服務(wù)優(yōu)良、交貨期有利的原則,對大型設(shè)備的采購提出建設(shè)性意見。七、在任職期間,嚴(yán)格履行本崗位的職責(zé),廉潔自律定期向經(jīng)理匯報本部門的月、季、年的統(tǒng)計工作,并提出好的意見和建議。附件一安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司請購單工程名稱編號CGB7404序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量單位單價實(shí)購數(shù)量到貨日期備注合同編號請購人日期采購員日期主管日期附件二安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司設(shè)施配置申請單編號GCB6201設(shè)施名稱購置數(shù)量型號(規(guī)格)單價預(yù)算使用部門到廠時間主要技術(shù)參數(shù)用途說明預(yù)定的訂購廠家及對廠家質(zhì)量控制能力的評價(必要時附各種證明資料)申請人審核(總工)批準(zhǔn)(總經(jīng)理)日期日期日期附件三安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司設(shè)備比價記錄單編號CGB02序號采購項(xiàng)目供應(yīng)商設(shè)備主要參數(shù)、性能價格交貨期售前、售后反應(yīng)速度付款方式備注附件四安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司供方評定記錄表編號CGB7402序號供方名稱地址電話/傳真聯(lián)系人采購的產(chǎn)品質(zhì)量保證能力(包括營業(yè)執(zhí)照、體系、設(shè)備、人員、檢測能力)進(jìn)貨檢驗(yàn)結(jié)果(附檢測報告編號)信譽(yù)及售后服務(wù)評定結(jié)論(是否列入合格供方名錄)主管日期年度業(yè)績復(fù)評記錄年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時間年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時間年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時間安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司供方業(yè)績評定表編號CGB7403供方名稱地址電話傳真聯(lián)系人供應(yīng)產(chǎn)品及類別進(jìn)貨物資質(zhì)量控制方式(在內(nèi)標(biāo)注)進(jìn)貨檢驗(yàn);進(jìn)貨外觀驗(yàn)證;本廠到供方現(xiàn)場驗(yàn)證;顧客到供方現(xiàn)場驗(yàn)證;顧客到本廠現(xiàn)場驗(yàn)證;質(zhì)量得分(占60);(合格批次/到貨總批次)60質(zhì)量評分記錄人/日期按期交貨得分(占20);(按時到貨批次/到貨總批次)20交貨期評分記錄人/日期其他情況(占20);如包裝質(zhì)量、售后服務(wù)、配合度等。其他評分記錄人/日期總評分及處理建議供應(yīng)部經(jīng)理簽名日期總經(jīng)理意見(總分100,低于60分,或質(zhì)量得分低于48分時填此欄)??偨?jīng)理日期博世谷(北京)系統(tǒng)工程技術(shù)有限公司合格供方名錄編號CGB7401序號供方名稱供應(yīng)的產(chǎn)品名稱及類別首次列入日期評定表序號年度復(fù)評結(jié)果編制日期審核/批準(zhǔn)日期附件五安徽世

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