2026年紙業(yè)公司采購物資出庫管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司采購物資出庫管理流程，確保物資出庫真實(shí)、準(zhǔn)確、合規(guī)，避免物資錯發(fā)、漏發(fā)、私用等問題，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動有序開展，維護(hù)公司物資安全與庫存管理清晰，結(jié)合公司采購物資類型（原材料、生產(chǎn)耗材、設(shè)備配件、辦公物資等）及使用特點(diǎn)，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有采購物資的出庫管理，包括生產(chǎn)用原材料（紙漿、化學(xué)品）、生產(chǎn)耗材（油墨、包裝材料、勞保用品）、設(shè)備配件、辦公物資（文具、電腦耗材）等，涵蓋物資出庫申請、審核、發(fā)放、記錄、庫存核對等全流程，涉及倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、設(shè)備管理部門、行政部門、財務(wù)部門及所有領(lǐng)用物資的相關(guān)人員。第三條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《企業(yè)會計準(zhǔn)則》等國家法律法規(guī)，以及公司《采購管理制度》《庫存管理制度》《財務(wù)核算管理制度》等內(nèi)部規(guī)定制定。第四條出庫原則憑單出庫原則：所有物資出庫必須以經(jīng)審批的《物資領(lǐng)用單》或《出庫單》為依據(jù)，無有效單據(jù)不得辦理出庫，杜絕無單出庫或口頭通知出庫。按需領(lǐng)用原則：物資領(lǐng)用需符合生產(chǎn)計劃、設(shè)備維修需求或辦公實(shí)際需要，不得超額領(lǐng)用、領(lǐng)用與業(yè)務(wù)無關(guān)的物資，避免物資浪費(fèi)。準(zhǔn)確核對原則：出庫前需核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號與領(lǐng)用單據(jù)一致，檢查物資質(zhì)量（如是否破損、過期），確保發(fā)放物資符合領(lǐng)用要求。及時記錄原則：物資出庫后，倉庫管理部門需立即更新庫存臺賬，記錄出庫時間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、物資信息、數(shù)量等，確保賬實(shí)相符。責(zé)任追溯原則：明確出庫各環(huán)節(jié)（申請、審核、發(fā)放、記錄）的責(zé)任人，確保每筆出庫業(yè)務(wù)可追溯，出現(xiàn)問題時能及時定位責(zé)任主體。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第五條倉庫管理部門職責(zé)制定物資出庫操作細(xì)則，明確出庫單據(jù)填寫規(guī)范、物資核對要求、臺賬登記流程，確保出庫管理標(biāo)準(zhǔn)化；審核領(lǐng)用部門提交的《物資領(lǐng)用單》，檢查單據(jù)審批手續(xù)是否完整、領(lǐng)用信息是否清晰，符合要求后方可辦理出庫；按領(lǐng)用單據(jù)準(zhǔn)確發(fā)放物資，出庫前核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號，確保與單據(jù)一致；對易碎、易損物資，發(fā)放時需提醒領(lǐng)用人員檢查質(zhì)量；建立物資出庫臺賬，按日期順序記錄每筆出庫業(yè)務(wù)，包括單據(jù)編號、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、出庫時間、庫存余額等信息；定期盤點(diǎn)庫存，每月與財務(wù)部門核對應(yīng)物資庫存數(shù)量，及時發(fā)現(xiàn)并處理賬實(shí)差異；妥善保管出庫單據(jù)，按編號整理歸檔，作為庫存核算與審計的依據(jù)。第六條領(lǐng)用部門職責(zé)生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃制定原材料、生產(chǎn)耗材領(lǐng)用計劃，領(lǐng)用物資時填寫《物資領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用用途（如某批次產(chǎn)品生產(chǎn)）、物資規(guī)格、數(shù)量，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交倉庫管理部門；領(lǐng)用后負(fù)責(zé)物資的合理使用，避免浪費(fèi)；設(shè)備管理部門：根據(jù)設(shè)備維修計劃或故障處理需求，填寫《物資領(lǐng)用單》申請?jiān)O(shè)備配件，注明配件型號、對應(yīng)設(shè)備編號、維修用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)用；領(lǐng)用后及時反饋配件使用效果，如是否適配、是否解決故障；行政部門：根據(jù)辦公需求統(tǒng)一申請辦公物資領(lǐng)用，填寫《物資領(lǐng)用單》注明領(lǐng)用物資名稱、數(shù)量、領(lǐng)用部門（如銷售部門、財務(wù)部門），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)取并分發(fā)；定期統(tǒng)計辦公物資使用情況，避免超額領(lǐng)用；其他領(lǐng)用部門：按實(shí)際業(yè)務(wù)需求填寫《物資領(lǐng)用單》，確保領(lǐng)用信息真實(shí)、準(zhǔn)確，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交倉庫管理部門，領(lǐng)用物資后按規(guī)定用途使用。第七條審批人員職責(zé)領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人：審核本部門《物資領(lǐng)用單》，確認(rèn)領(lǐng)用需求真實(shí)、領(lǐng)用數(shù)量合理（是否符合生產(chǎn)計劃或辦公需求）、用途合規(guī)，審批通過后簽字確認(rèn)；倉庫管理部門負(fù)責(zé)人：復(fù)核《物資領(lǐng)用單》審批手續(xù)，檢查領(lǐng)用物資是否在庫存范圍內(nèi)，對大額領(lǐng)用（如單次領(lǐng)用原材料金額超過[X]元）或特殊物資（如危險化學(xué)品）的出庫進(jìn)行最終審核，確保出庫合規(guī)。第八條財務(wù)部門職責(zé)監(jiān)督物資出庫流程的合規(guī)性，定期抽查出庫單據(jù)、庫存臺賬，核實(shí)出庫記錄與財務(wù)核算的一致性；參與月度、季度庫存盤點(diǎn)，核對倉庫管理部門的出庫臺賬與財務(wù)部門的庫存明細(xì)賬，檢查賬實(shí)是否相符，分析差異原因并督促整改；根據(jù)出庫臺賬與領(lǐng)用單據(jù)，進(jìn)行成本核算（如生產(chǎn)用原材料計入生產(chǎn)成本、辦公物資計入管理費(fèi)用），確保財務(wù)核算準(zhǔn)確。第三章物資出庫流程第九條出庫申請與單據(jù)填寫領(lǐng)用部門需領(lǐng)用物資時，由領(lǐng)用人員填寫《物資領(lǐng)用單》，單據(jù)需包含以下信息：基礎(chǔ)信息：領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員姓名及聯(lián)系方式；物資信息：物資名稱、規(guī)格、型號、單位、領(lǐng)用數(shù)量、用途（如“生產(chǎn)A產(chǎn)品用”“維修2號設(shè)備用”“辦公用”）；審批信息：領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人簽字欄、倉庫管理部門審核簽字欄。《物資領(lǐng)用單》填寫需清晰、規(guī)范，不得涂改；物資名稱、規(guī)格、型號需與倉庫庫存臺賬一致，避免因信息模糊導(dǎo)致錯發(fā)；領(lǐng)用數(shù)量需填寫阿拉伯?dāng)?shù)字與中文大寫，確保金額（如有）計算準(zhǔn)確。第十條出庫單據(jù)審批領(lǐng)用人員填寫完《物資領(lǐng)用單》后，提交本部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)用需求的真實(shí)性、數(shù)量的合理性，確認(rèn)無誤后簽字；審批通過的《物資領(lǐng)用單》提交至倉庫管理部門，倉庫管理員審核單據(jù)：審批手續(xù)是否完整（是否有領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人簽字）；物資信息是否清晰（名稱、規(guī)格、型號是否明確）；領(lǐng)用數(shù)量是否在庫存可用范圍內(nèi)（通過庫存臺賬查詢確認(rèn)）；對特殊物資（如危險化學(xué)品、大額原材料），需提交倉庫管理部門負(fù)責(zé)人復(fù)核，復(fù)核通過后簽字。第十一條物資發(fā)放與核對倉庫管理員審核《物資領(lǐng)用單》通過后，根據(jù)單據(jù)信息到對應(yīng)貨位領(lǐng)取物資，領(lǐng)取時需做到“三核對”：核對物資名稱：確認(rèn)領(lǐng)取的物資名稱與單據(jù)一致，避免因名稱相似導(dǎo)致錯拿（如“A型號油墨”與“B型號油墨”）；核對規(guī)格型號：檢查物資規(guī)格、型號、單位與單據(jù)匹配（如“10kg/桶的化學(xué)品”與“20kg/桶的化學(xué)品”）；核對數(shù)量：按單據(jù)數(shù)量清點(diǎn)物資，對計件物資（如設(shè)備配件）逐件計數(shù)，對計重物資（如紙漿）稱重確認(rèn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確。物資核對無誤后，倉庫管理員將物資交予領(lǐng)用人員，領(lǐng)用人員需現(xiàn)場檢查物資質(zhì)量（如是否有破損、過期、包裝完好），確認(rèn)無問題后在《物資領(lǐng)用單》“領(lǐng)用確認(rèn)”欄簽字；若發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題，需立即向倉庫管理員反饋，暫停出庫流程，待問題解決后再辦理領(lǐng)用。對危險化學(xué)品、易燃易爆物資等特殊物資，出庫時需額外提醒領(lǐng)用人員注意安全運(yùn)輸與儲存要求，必要時提供安全使用說明書；領(lǐng)用人員需具備相應(yīng)的安全操作資質(zhì)，無資質(zhì)者不得領(lǐng)用。第十二條出庫記錄與臺賬更新物資發(fā)放完成后，倉庫管理員在《物資領(lǐng)用單》上填寫實(shí)際出庫時間、倉庫管理員姓名，加蓋倉庫管理部門印章，將單據(jù)分為兩聯(lián)：一聯(lián)交領(lǐng)用人員作為領(lǐng)用憑證，一聯(lián)由倉庫管理部門留存歸檔；倉庫管理員在當(dāng)日內(nèi)更新物資庫存臺賬，在對應(yīng)物資的“出庫記錄”欄填寫出庫信息（單據(jù)編號、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、數(shù)量、出庫時間），計算并更新庫存余額（原庫存余額-出庫數(shù)量）；臺賬登記需字跡清晰、信息完整，不得隨意涂改，涂改處需簽字確認(rèn)；每日下班前，倉庫管理員需核對當(dāng)日所有出庫單據(jù)與臺賬記錄，確保單據(jù)數(shù)量與臺賬記錄筆數(shù)一致，無漏記、錯記；每周對出庫臺賬進(jìn)行匯總，形成《周出庫匯總表》，報倉庫管理部門負(fù)責(zé)人審核。第四章特殊物資出庫管理第十三條生產(chǎn)用原材料出庫生產(chǎn)部門根據(jù)月度生產(chǎn)計劃制定《原材料領(lǐng)用計劃》，報生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審批；領(lǐng)用原材料時，按計劃填寫《物資領(lǐng)用單》，注明對應(yīng)生產(chǎn)批次、產(chǎn)品名稱，經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審批后提交倉庫管理部門；倉庫管理部門審核單據(jù)時，需額外核對《原材料領(lǐng)用計劃》，確保領(lǐng)用數(shù)量在計劃范圍內(nèi)；出庫時需按“先進(jìn)先出”原則發(fā)放原材料（優(yōu)先發(fā)放入庫時間早的物資），避免原材料積壓過期；原材料出庫后，倉庫管理部門需將《物資領(lǐng)用單》復(fù)印件提交財務(wù)部門，財務(wù)部門作為生產(chǎn)成本核算的依據(jù)，按領(lǐng)用數(shù)量與單價計算直接材料成本。第十四條危險化學(xué)品出庫危險化學(xué)品（如生產(chǎn)用化學(xué)品、清潔劑）領(lǐng)用需單獨(dú)填寫《危險化學(xué)品領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用用途、使用地點(diǎn)、安全防護(hù)措施，領(lǐng)用人員需提供安全操作培訓(xùn)合格證明；領(lǐng)用單需經(jīng)領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、安全管理部門負(fù)責(zé)人雙重審批，審批通過后提交倉庫管理部門；倉庫管理部門需檢查領(lǐng)用人員的防護(hù)用品（如防護(hù)服、手套、護(hù)目鏡）是否齊全，無防護(hù)用品不得發(fā)放；危險化學(xué)品發(fā)放時，倉庫管理員需與領(lǐng)用人員共同核對物資名稱、濃度、數(shù)量，講解安全使用注意事項(xiàng)與應(yīng)急處理方法，雙方在《危險化學(xué)品領(lǐng)用登記本》上簽字確認(rèn)；危險化學(xué)品出庫后，倉庫管理部門需每日跟蹤使用情況，確保物資按審批用途使用，無擅自轉(zhuǎn)借、挪用；使用完畢后，領(lǐng)用部門需將剩余物資退回倉庫，倉庫管理員核對后登記入庫。第十五條設(shè)備配件出庫設(shè)備管理部門因設(shè)備維修或保養(yǎng)領(lǐng)用配件時，填寫《物資領(lǐng)用單》，注明設(shè)備編號、維修項(xiàng)目、配件型號，附設(shè)備故障維修單或保養(yǎng)計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交倉庫管理部門；倉庫管理部門審核時，需核對配件型號與設(shè)備匹配性（可參考設(shè)備臺賬），對特殊型號配件，需與設(shè)備管理部門共同確認(rèn)后再發(fā)放；配件出庫后，若維修后剩余未使用的配件（如更換下來的舊配件仍可使用），領(lǐng)用部門需在[3]個工作日內(nèi)退回倉庫，倉庫管理員檢查配件完好性后登記入庫，更新臺賬。第五章庫存核對與監(jiān)督第十六條庫存日常核對倉庫管理員每日下班前，對當(dāng)日出庫的物資進(jìn)行“小盤點(diǎn)”，核對庫存臺賬余額與實(shí)際庫存數(shù)量是否一致，重點(diǎn)核對高價值物資（如設(shè)備配件）、易損耗物資（如辦公耗材），發(fā)現(xiàn)差異及時查找原因（如是否漏記、錯記、錯發(fā)）；倉庫管理部門每周組織一次“周盤點(diǎn)”，對所有物資的庫存數(shù)量進(jìn)行抽查（抽查比例不低于30%），填寫《周庫存抽查表》，記錄抽查結(jié)果與差異情況，報倉庫管理部門負(fù)責(zé)人審核；差異金額超過[X]元的，需立即上報公司管理層。第十七條月度與季度盤點(diǎn)每月月底，倉庫管理部門組織月度庫存盤點(diǎn)，邀請財務(wù)部門、領(lǐng)用部門（如生產(chǎn)部門、設(shè)備管理部門）參與，對所有物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)，按物資類別填寫《月度庫存盤點(diǎn)表》，記錄實(shí)際庫存數(shù)量、臺賬余額、差異金額及原因；每季度結(jié)束后[10]個工作日內(nèi)，開展季度庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)流程與月度盤點(diǎn)一致，但需增加對物資質(zhì)量的檢查（如是否過期、變質(zhì)、損壞），對不合格物資單獨(dú)記錄，制定處理方案（如報廢、退回供應(yīng)商）；盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門與財務(wù)部門共同編制《庫存盤點(diǎn)差異報告》，分析差異原因（如出庫記錄錯誤、物資損耗、丟失），提出整改措施，明確整改責(zé)任人與完成時限，報公司管理層審批后執(zhí)行。第十八條監(jiān)督檢查倉庫管理部門負(fù)責(zé)人每月抽查出庫單據(jù)與臺賬，檢查單據(jù)審批手續(xù)是否完整、臺賬登記是否及時準(zhǔn)確、物資發(fā)放是否符合制度要求，對發(fā)現(xiàn)的問題督促整改；財務(wù)部門每季度對物資出庫管理進(jìn)行專項(xiàng)檢查，核實(shí)出庫記錄與財務(wù)核算的一致性（如出庫數(shù)量與成本結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)量是否匹配），檢查庫存盤點(diǎn)差異的整改情況，形成檢查報告；審計部門每年開展一次物資出庫管理審計，檢查出庫流程合規(guī)性、單據(jù)完整性、庫存管理準(zhǔn)確性，對審計發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為（如無單出庫、超額領(lǐng)用）提出處理建議，跟蹤整改落實(shí)。第六章責(zé)任追究與獎懲第十九條責(zé)任追究領(lǐng)用部門存在以下行為的，責(zé)令限期整改，給予通報批評；情節(jié)嚴(yán)重的，扣減部門績效分?jǐn)?shù)，追究部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員責(zé)任；造成公司物資損失的，按損失金額的一定比例承擔(dān)賠償責(zé)任：填寫虛假《物資領(lǐng)用單》，領(lǐng)用與業(yè)務(wù)無關(guān)的物資或超額領(lǐng)用；無審批手續(xù)或?qū)徟掷m(xù)不全，強(qiáng)行要求倉庫管理部門出庫；領(lǐng)用物資后擅自轉(zhuǎn)借、挪用，或造成物資丟失、損壞；危險化學(xué)品領(lǐng)用后未按安全要求使用，導(dǎo)致安全隱患或事故。倉庫管理部門存在以下行為的，給予相關(guān)人員通報批評、績效處罰；造成公司損失的，追究賠償責(zé)任：無《物資領(lǐng)用單》或單據(jù)不合規(guī)，擅自辦理物資出庫；發(fā)放物資時未核對信息，導(dǎo)致錯發(fā)、漏發(fā)，影響生產(chǎn)或辦公；出庫后未及時更新臺賬，或臺賬記錄錯誤，導(dǎo)致賬實(shí)不符；未按規(guī)定開展庫存盤點(diǎn)，或發(fā)現(xiàn)差異后未及時處理。審批人員未核實(shí)情況隨意審批，導(dǎo)致違規(guī)出庫或超額領(lǐng)用的，給予通報批評；情節(jié)嚴(yán)重的，追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第二十條獎勵倉庫管理部門連續(xù)[6]個月無出庫錯誤、無賬實(shí)差異、無違規(guī)出庫記錄的，給予部門通報表揚(yáng)及現(xiàn)金獎勵；領(lǐng)用部門嚴(yán)格按制度領(lǐng)用物資，無超額領(lǐng)用、無浪費(fèi)、無違規(guī)行為的，在年度評優(yōu)評先中優(yōu)先考慮；員工發(fā)現(xiàn)出庫管理中的違規(guī)行為（如無單出庫、虛假領(lǐng)用）并及時舉報，避免公司物資損失的，給予專項(xiàng)獎勵，獎勵金額按