2026年紙業(yè)公司采購價(jià)格談判與成本控制管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購價(jià)格談判流程，降低采購成本，提高采購資金使用效益，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)高效開展，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司采購管理制度，制定本制度。第二條本制度適用于公司及所屬各部門（含分支機(jī)構(gòu)）所有采購業(yè)務(wù)的價(jià)格談判與成本控制，包括生產(chǎn)用原材料（如紙漿、化工助劑、包裝材料）、輔助生產(chǎn)物資（如設(shè)備配件、工具）、辦公用品及服務(wù)類采購（如物流運(yùn)輸、設(shè)備維修）等。第三條采購價(jià)格談判與成本控制遵循“公平競爭、質(zhì)價(jià)相符、透明高效、權(quán)責(zé)明確”的原則，既要確保采購物資與服務(wù)的質(zhì)量符合要求，又要通過規(guī)范談判與管控降低成本，避免利益輸送或資源浪費(fèi)。第四條公司采購部門是采購價(jià)格談判與成本控制的牽頭部門，負(fù)責(zé)組織價(jià)格談判、建立價(jià)格數(shù)據(jù)庫、實(shí)施成本管控措施；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購成本預(yù)算、監(jiān)督價(jià)格合理性、參與重大采購談判；使用部門（如生產(chǎn)部門、行政部門）負(fù)責(zé)提出采購需求、提供物資技術(shù)參數(shù)與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與相關(guān)采購談判；內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督制度執(zhí)行情況，防范違規(guī)行為。第二章采購價(jià)格談判管理第一節(jié)談判準(zhǔn)備第五條采購部門接到使用部門提交的《采購申請單》后，需先明確采購需求，包括物資名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購數(shù)量、交貨周期、驗(yàn)收要求等，再開展談判準(zhǔn)備工作。第六條采購部門需收集市場價(jià)格信息，建立采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫：通過行業(yè)期刊、電商平臺(tái)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、行業(yè)展會(huì)等渠道，收集同類物資或服務(wù)的市場價(jià)格、成本構(gòu)成（如原材料成本、加工費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)）、價(jià)格波動(dòng)趨勢等信息；對紙漿、化工助劑等核心原材料，需跟蹤國際國內(nèi)市場行情（如紙漿期貨價(jià)格、化工原料供需情況），每周更新價(jià)格數(shù)據(jù)；對輔助物資與辦公用品，每月更新價(jià)格數(shù)據(jù)；整理歷史采購記錄，對比不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、成交價(jià)格及履約情況，分析價(jià)格差異原因，為談判提供參考依據(jù)。第七條采購部門根據(jù)采購金額與物資重要性，確定談判方式與參與人員：單次采購金額低于1萬元的零星采購，可采用電話或線上詢價(jià)方式，由1名采購專員負(fù)責(zé)；單次采購金額1萬-10萬元的采購，需組織至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，由2名采購人員（含1名采購主管）參與談判；單次采購金額超過10萬元的重大采購（如紙漿批量采購、設(shè)備配件采購），需邀請財(cái)務(wù)部門、使用部門共同參與談判，組成3-5人的談判小組，其中采購部門負(fù)責(zé)人任組長，必要時(shí)可邀請外部行業(yè)專家參與。第八條采購部門提前3個(gè)工作日向選定的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請，明確談判時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容及需提交的資料（如報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品質(zhì)量證明、資質(zhì)文件），要求供應(yīng)商在談判前提交書面報(bào)價(jià)。第二節(jié)談判執(zhí)行第九條談判小組需在談判前召開預(yù)備會(huì)議，明確談判目標(biāo)（如目標(biāo)價(jià)格、付款條件、交貨周期）、談判策略（如價(jià)格讓步幅度、重點(diǎn)爭取條款）及分工，避免談判過程混亂。第十條談判過程需遵循以下要求：談判小組需核實(shí)供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、行業(yè)認(rèn)證），確認(rèn)其具備供貨能力與質(zhì)量保障能力，對資質(zhì)不符的供應(yīng)商，取消談判資格；談判圍繞價(jià)格、質(zhì)量、交貨周期、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等核心條款展開，優(yōu)先就價(jià)格進(jìn)行談判，結(jié)合市場價(jià)格數(shù)據(jù)與成本分析，向供應(yīng)商提出合理的價(jià)格要求；對核心原材料（如紙漿），需談判長期合作價(jià)格機(jī)制，約定價(jià)格調(diào)整條款（如根據(jù)市場價(jià)格波動(dòng)幅度，每季度調(diào)整一次價(jià)格，波動(dòng)幅度低于5%時(shí)不調(diào)整）；談判過程需安排專人記錄，形成《采購價(jià)格談判記錄》，注明談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)情況、談判內(nèi)容、達(dá)成的初步意向等，談判結(jié)束后由所有參與人員簽字確認(rèn)。第十一條談判小組需對比不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)與談判結(jié)果，綜合評估價(jià)格、質(zhì)量、履約能力等因素，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商：若單一供應(yīng)商報(bào)價(jià)明顯低于市場價(jià)格，需核實(shí)其價(jià)格是否包含隱性成本（如運(yùn)輸費(fèi)、安裝費(fèi)），或是否存在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，避免低價(jià)低質(zhì)；對長期合作的供應(yīng)商，可在價(jià)格談判中爭取額外優(yōu)惠（如批量采購折扣、預(yù)付款優(yōu)惠），但需確保優(yōu)惠條款明確寫入采購合同。第十二條談判達(dá)成一致后，采購部門需在3個(gè)工作日內(nèi)整理談判結(jié)果，形成《采購談判總結(jié)報(bào)告》，附《談判記錄》《供應(yīng)商報(bào)價(jià)單》等資料，報(bào)分管采購領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購的談判結(jié)果需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議，審批通過后與供應(yīng)商簽訂采購合同。第三節(jié)談判后續(xù)管理第十三條采購部門需將談判結(jié)果與采購合同信息錄入價(jià)格數(shù)據(jù)庫，更新歷史采購記錄，為后續(xù)談判提供參考。第十四條若供應(yīng)商在談判后提出價(jià)格調(diào)整，需重新履行談判流程，嚴(yán)禁未經(jīng)談判擅自同意漲價(jià)；因市場價(jià)格大幅上漲導(dǎo)致供應(yīng)商無法按原價(jià)格供貨的，需供應(yīng)商提供市場價(jià)格上漲的證明材料（如行業(yè)價(jià)格通知、原材料采購憑證），談判小組核實(shí)后重新談判確定新價(jià)格。第三章采購成本控制措施第十五條公司通過集中采購降低成本，對辦公用品、輔助生產(chǎn)物資等通用性物資，由采購部門統(tǒng)一集中采購，通過批量采購獲得更低價(jià)格，避免各部門分散采購導(dǎo)致價(jià)格偏高。第十六條優(yōu)化采購計(jì)劃，減少庫存成本：使用部門需根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，制定月度或季度采購計(jì)劃，避免臨時(shí)緊急采購（緊急采購易導(dǎo)致供應(yīng)商提高價(jià)格）；采購部門結(jié)合庫存水平與生產(chǎn)計(jì)劃，合理確定采購數(shù)量，對紙漿等核心原材料，采用“按需采購+安全庫存”模式，既避免斷供，又減少庫存積壓導(dǎo)致的資金占用成本。第十七條控制采購環(huán)節(jié)其他成本：運(yùn)輸成本：優(yōu)先選擇距離近、運(yùn)費(fèi)低的供應(yīng)商，或與供應(yīng)商談判由其承擔(dān)部分或全部運(yùn)輸費(fèi)；對批量采購，采用整車運(yùn)輸方式，降低單位運(yùn)輸成本；付款成本：與供應(yīng)商談判優(yōu)惠的付款條件，如“貨到驗(yàn)收合格后30天付款”，避免提前付款導(dǎo)致的資金占用；對長期合作供應(yīng)商，可談判“月結(jié)+季度付款折扣”（如付款期內(nèi)付款享受2%折扣）；售后成本：在談判中明確售后服務(wù)條款（如質(zhì)保期、維修響應(yīng)時(shí)間），避免因售后問題產(chǎn)生額外費(fèi)用，對設(shè)備配件采購，要求供應(yīng)商提供免費(fèi)安裝或調(diào)試服務(wù)。第十八條建立供應(yīng)商分級管理制度，對長期合作、價(jià)格優(yōu)惠、履約能力強(qiáng)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，納入“核心供應(yīng)商庫”，在后續(xù)采購中優(yōu)先選擇，并給予更多合作機(jī)會(huì)（如增加采購份額）；對價(jià)格偏高、履約差的供應(yīng)商，逐步減少合作，或取消合作資格，通過優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)降低采購成本。第四章監(jiān)督與考核第十九條財(cái)務(wù)部門需每月審核采購成本執(zhí)行情況，對比實(shí)際采購價(jià)格與預(yù)算價(jià)格、市場價(jià)格的差異，對價(jià)格超出預(yù)算10%以上的采購項(xiàng)目，要求采購部門說明原因，若因談判不到位導(dǎo)致價(jià)格偏高，需責(zé)令整改。第二十條內(nèi)部審計(jì)部門需每半年開展一次采購價(jià)格談判與成本控制專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查：談判流程是否合規(guī)，是否存在未按規(guī)定邀請供應(yīng)商、談判記錄不完整的情況；采購價(jià)格是否合理，是否與市場價(jià)格相符，是否存在高價(jià)采購、利益輸送的行為；成本控制措施是否落實(shí)，采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象。第二十一條公司將采購價(jià)格談判與成本控制情況納入采購部門績效考核：對年度采購成本低于預(yù)算成本5%以上，且采購物資質(zhì)量達(dá)標(biāo)、履約率100%的采購部門，給予績效獎(jiǎng)金上浮10%-15%的獎(jiǎng)勵(lì)；對因談判失誤導(dǎo)致采購價(jià)格高于市場價(jià)格10%以上，或未落實(shí)成本控制措施導(dǎo)致成本超支的，扣減采購部門5%-10%的績效獎(jiǎng)金，對直接責(zé)任人給予警告處分；對在采購談判中弄虛作假、收受供應(yīng)商賄賂的，一經(jīng)查實(shí)，立即解除勞動(dòng)合同，沒收違法所得，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)處理。第二十二條鼓勵(lì)員工監(jiān)督采購價(jià)格談判與成本控制工作，設(shè)立舉報(bào)郵箱與電話，對舉報(bào)屬實(shí)且避免公司重大損失的員工，給予500-2000元的現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)，并為舉報(bào)人保