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合同管理模板與范本使用指南一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)范圍本合同管理模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的日常業(yè)務(wù)場(chǎng)景,具體包括但不限于:采購(gòu)與銷售合作:如原材料采購(gòu)、產(chǎn)品銷售、服務(wù)外包等商業(yè)合作;項(xiàng)目開發(fā)與實(shí)施:如軟件開發(fā)、工程建設(shè)、咨詢顧問等項(xiàng)目類業(yè)務(wù);租賃與借用:如設(shè)備租賃、場(chǎng)地租賃、資產(chǎn)借用等財(cái)產(chǎn)關(guān)系約定;勞務(wù)與雇傭:如短期勞務(wù)合作、兼職服務(wù)、項(xiàng)目制用工等(需注意與勞動(dòng)合同的區(qū)分);保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán):如技術(shù)保密協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)、競(jìng)業(yè)限制等專項(xiàng)約定。模板可根據(jù)具體業(yè)務(wù)類型調(diào)整條款,保證合同內(nèi)容與實(shí)際權(quán)利義務(wù)一致。二、合同全流程操作步驟(一)需求確認(rèn)與前期準(zhǔn)備明確合作內(nèi)容:業(yè)務(wù)部門與對(duì)方溝通,確定合作標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款、履行期限等核心要素,形成《合同事項(xiàng)確認(rèn)單》(內(nèi)部用)。主體資格審查:對(duì)方為企業(yè)的,需核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照(是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合作內(nèi)容)、法定代表人證件號(hào)碼明;對(duì)方為自然人的,需核實(shí)其證件號(hào)碼信息及完全民事行為能力;涉及特殊行業(yè)的(如醫(yī)療、建筑),需核實(shí)對(duì)方相應(yīng)資質(zhì)許可。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估:法務(wù)或合規(guī)部門對(duì)合作背景、對(duì)方履約能力、行業(yè)政策等進(jìn)行初步風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,形成《風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表》。(二)合同起草與內(nèi)容填充選擇基礎(chǔ)模板:根據(jù)業(yè)務(wù)類型從《標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫(kù)》中選擇對(duì)應(yīng)模板(如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》),避免直接套用無(wú)關(guān)模板導(dǎo)致條款遺漏。填寫核心條款:合同主體:填寫雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/證件號(hào)碼號(hào)、地址、法定代表人/負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式(人名用代替,如“甲方:有限公司,法定代表人:*”);標(biāo)的描述:明確產(chǎn)品名稱、型號(hào)規(guī)格、服務(wù)內(nèi)容或項(xiàng)目范圍,避免模糊表述(如“提供辦公設(shè)備”需具體到“品牌、型號(hào)、數(shù)量*臺(tái)”);數(shù)量與質(zhì)量:約定具體數(shù)量、計(jì)量單位及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(如“符合國(guó)家GB標(biāo)準(zhǔn)”“雙方確認(rèn)的樣品質(zhì)量”);價(jià)款與支付:明確總價(jià)款、幣種、支付方式(轉(zhuǎn)賬/支票)、支付節(jié)點(diǎn)(如“驗(yàn)收合格后7個(gè)工作日內(nèi)支付90%質(zhì)保金10%”)、賬戶信息(戶名、開戶行、賬號(hào),需與合同主體一致);履行期限與地點(diǎn):約定具體起止時(shí)間、交付/服務(wù)地點(diǎn)(如“2024年12月31日前完成交付,地點(diǎn)為甲方市區(qū)*號(hào)”);違約責(zé)任:明確違約情形及賠償標(biāo)準(zhǔn)(如“逾期交付每日按總價(jià)款0.05%支付違約金,上限不超過總金額10%”);爭(zhēng)議解決:約定協(xié)商、仲裁(明確仲裁機(jī)構(gòu))或訴訟(明確管轄法院,如“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”)。附件補(bǔ)充:對(duì)技術(shù)參數(shù)、圖紙、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等復(fù)雜內(nèi)容,可作為附件補(bǔ)充,注明“附件為本合同組成部分,與具有同等法律效力”。(三)內(nèi)部審核與修訂部門會(huì)簽:合同起草完成后,提交業(yè)務(wù)部門(確認(rèn)內(nèi)容真實(shí)性)、財(cái)務(wù)部門(確認(rèn)價(jià)款、支付條款)、法務(wù)部門(審核合法性、合規(guī)性)依次會(huì)簽,填寫《合同會(huì)簽審批表》。修改完善:針對(duì)會(huì)簽意見修訂合同,如需重大調(diào)整(如變更金額、履行期限),需重新與對(duì)方溝通確認(rèn),避免單方面修改導(dǎo)致合同無(wú)效。最終審批:根據(jù)合同金額及重要性,提交對(duì)應(yīng)層級(jí)負(fù)責(zé)人(如部門總監(jiān)、總經(jīng)理)審批,審批通過后形成合同終稿。(四)合同簽署與用印文本核對(duì):簽署前核對(duì)合同文本是否與終稿一致,頁(yè)碼是否連續(xù),騎縫章處是否已密封(多頁(yè)合同需加蓋騎縫章)。簽署規(guī)范:企業(yè)主體:由法定代表人或授權(quán)代表簽字,并加蓋企業(yè)公章或合同專用章(“公章”需為備案公章,避免使用財(cái)務(wù)章、項(xiàng)目部章等非正式印章);自然人主體:由本人簽字并按捺手印,附證件號(hào)碼復(fù)印件;授權(quán)代表簽署的:需提供《授權(quán)委托書》(載明授權(quán)范圍、權(quán)限、期限),作為合同附件。簽署份數(shù):合同一式*份(通常至少兩份,雙方各執(zhí)一份),正本為加蓋騎縫章的原件,復(fù)印件無(wú)效。(五)履行跟蹤與歸檔履行監(jiān)控:業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度(如交付時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收),填寫《合同履行記錄表》,發(fā)覺對(duì)方違約風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)上報(bào)。驗(yàn)收與結(jié)算:履行完成后,按合同約定進(jìn)行驗(yàn)收(如產(chǎn)品需出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》),財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收憑證及合同條款辦理結(jié)算。歸檔管理:合同簽署后個(gè)工作日內(nèi),將原件(含附件、會(huì)簽表、授權(quán)委托書等)移交檔案管理部門,按“年份-合同類型-編號(hào)”規(guī)則歸檔,電子版同步存入合同管理系統(tǒng),保存期限不少于合同履行完畢后年。三、標(biāo)準(zhǔn)合同模板框架(以《服務(wù)合同》為例)服務(wù)合同合同編號(hào):*甲方(服務(wù)接受方):*有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼:*地址:市區(qū)*號(hào)法定代表人:*聯(lián)系方式:*乙方(服務(wù)提供方):*有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼:*地址:市區(qū)*號(hào)法定代表人:*聯(lián)系方式:*鑒于:甲方需委托乙方提供*服務(wù),雙方根據(jù)《_________民法典》及相關(guān)法律法規(guī),達(dá)成如下協(xié)議:第一條服務(wù)內(nèi)容與范圍乙方為甲方提供服務(wù),具體包括:(如“系統(tǒng)開發(fā)需求分析、方案設(shè)計(jì)、代碼編寫及測(cè)試”),詳見附件1《服務(wù)清單》。第二條服務(wù)期限自年月日起至年月日止,共計(jì)*天/月。第三條服務(wù)費(fèi)用與支付總費(fèi)用:人民幣元(大寫:),含增值稅稅率,發(fā)票類型為發(fā)票。支付方式:(1)首付款:合同簽訂后個(gè)工作日內(nèi),甲方向乙方支付總費(fèi)用的%,即*元;(2)尾款:服務(wù)驗(yàn)收合格后個(gè)工作日內(nèi),甲方向乙方支付剩余%,即*元。賬戶信息:開戶名:*開戶行:*賬號(hào):*第四條驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方式驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn):以附件2《技術(shù)要求》及雙方確認(rèn)的《驗(yàn)收方案》為準(zhǔn)。驗(yàn)收方式:乙方完成服務(wù)后,向甲方提交驗(yàn)收申請(qǐng),甲方應(yīng)在*個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收,逾期未驗(yàn)收視為合格。第五條雙方權(quán)利義務(wù)甲方權(quán)利:有權(quán)要求乙方按約定提供服務(wù),對(duì)服務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)督;義務(wù):按時(shí)支付費(fèi)用,提供必要的工作條件。乙方權(quán)利:按時(shí)收取服務(wù)費(fèi)用;義務(wù):按標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù),保守甲方商業(yè)秘密,服務(wù)成果不得侵犯第三方權(quán)益。第六條違約責(zé)任甲方逾期付款,每逾期一日按應(yīng)付未付金額的0.05%支付違約金;乙方逾期交付服務(wù),每逾期一日按總費(fèi)用的0.05%支付違約金,逾期超過*日的,甲方有權(quán)解除合同;乙方服務(wù)不符合標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)免費(fèi)返工,造成甲方損失的,承擔(dān)賠償責(zé)任。第七條爭(zhēng)議解決因本合同引起的爭(zhēng)議,雙方應(yīng)友好協(xié)商;協(xié)商不成的,提交*仲裁委員會(huì)仲裁/甲方所在地人民法院訴訟。第八條其他本合同自雙方簽字蓋章之日起生效,一式份,雙方各執(zhí)份,具有同等法律效力;未盡事宜,可簽訂補(bǔ)充協(xié)議,補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等效力。甲方(蓋章):*有限公司法定代表人/授權(quán)代表(簽字):*日期:年月*日乙方(蓋章):*有限公司法定代表人/授權(quán)代表(簽字):*日期:年月*日附件1:《服務(wù)清單》附件2:《技術(shù)要求》附件3:《授權(quán)委托書》(如需)四、管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示條款明確性:避免使用“大概”“盡量”“合理”等模糊詞匯,涉及時(shí)間、金額、數(shù)量等需量化約定(如“個(gè)工作日”“人民幣元”),防止履行爭(zhēng)議。主體資質(zhì)審核:簽約前務(wù)必核實(shí)對(duì)方主體資格,避免與無(wú)民事行為能力人、超越經(jīng)營(yíng)范圍的企業(yè)或被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照的主體簽約,導(dǎo)致合同無(wú)效。印章規(guī)范性:嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張上加蓋公章,合同騎縫章需覆蓋所有頁(yè)碼,保證文本完整性;印章類型需與合同性質(zhì)匹配(如簽訂合同需用“合同專用章”或“公章”)。履約證據(jù)留存:履行過程中,雙方溝通記錄(郵件、函件)、驗(yàn)收文件、付款憑證等需書面化并
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