行政公文寫作與格式規(guī)范工具集引言行政公文是政機關、企事業(yè)單位在社會管理中具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹方針政策、部署指導工作、請示答復問題、交流溝通情況的重要工具。本工具集旨在為公文寫作人員提供系統(tǒng)化的格式規(guī)范、操作流程及模板參考，幫助提升公文寫作效率與規(guī)范性，保證公文內容準確、格式合規(guī)、流轉順暢。一、適用對象與常見應用場景（一）適用對象機關單位文秘人員：負責政機關、事業(yè)單位公文的擬稿、審核、印發(fā)等工作；企業(yè)行政人員：處理企業(yè)內部通知、請示、報告等管理類公文；基層工作人員：需向上級單位報送工作總結、請示事項或向下級傳達工作部署；新入職人員：對公文格式、寫作規(guī)范不熟悉，需系統(tǒng)學習參考。（二）常見應用場景向上級請示工作：如《關于申請舉辦培訓班的請示》《關于解決項目經費的請示》；向下級部署工作：如《關于開展專項工作的通知》《2024年度工作要點》；平行單位商洽事務：如《關于商請協(xié)助開展調研的函》；匯報工作進展：如《2024年第一季度工作總結》《關于項目實施情況的報告》；發(fā)布規(guī)章制度：如《公司公文處理管理辦法》《社區(qū)議事規(guī)則》。二、公文寫作全流程操作指南（一）第一步：明確公文文種與適用范圍根據(jù)行文目的和內容，選擇正確文種（依據(jù)《政機關公文處理工作條例》規(guī)定，常用文種有15種）。常見文種適用場景文種適用場景核心特征通知批轉、轉發(fā)公文，部署工作，告知事項適用范圍廣，具有執(zhí)行性請示向上級請求指示、批準一文一事，需上級批復報告向上級匯報工作、反映情況、答復詢問不需批復，陳述性為主函不相隸屬機關商洽工作、詢問答復問題靈活性強，平行或不相隸屬機關間使用紀要記載會議主要情況和議定事項具備紀實性和約束力示例：若需向市財政局申請增加年度預算，應使用“請示”；若需向兄弟單位交流工作經驗，應使用“函”。（二）第二步：收集整理素材與依據(jù)政策依據(jù)：收集與公文內容相關的法律法規(guī)、上級文件、會議紀要等，保證內容符合政策要求；事實依據(jù)：梳理具體數(shù)據(jù)、案例、工作進展等，保證內容真實準確（如涉及數(shù)據(jù)需標注來源，如“據(jù)2024年3月統(tǒng)計，項目完成率85%”）；領導指示：記錄領導對公文內容的具體要求（如重點強調的事項、需調整的方向），保證符合工作部署。注意：素材需分類整理，標注關鍵信息，避免遺漏重要內容。（三）第三步：規(guī)范擬寫公文公文一般由“標題—主送機關——附件說明—發(fā)文機關署名—成文日期—印章”等要素構成，各部分需嚴格遵循格式規(guī)范。1.標題格式：發(fā)文機關+事由+文種（如“市人民關于開展全市安全生產大檢查的通知”）。要求：事由明確，概括公文核心內容（不超過20字）；標題居中排布，字體為小標宋簡體二號，不加書名號；若轉發(fā)文件，可簡化為“發(fā)文機關+轉發(fā)+原發(fā)文機關+原標題+文種”（如“廳轉發(fā)《財政部關于加強管理的通知》的通知”）。2.主送機關格式：頂格書寫，后加冒號，多個機關用頓號分隔（如“各縣（市、區(qū)）人民，市各部門：”）。要求：主送機關是公文的主要受理機關，需準確、單一（如“請示”只寫一個主送機關，不抄送下級）；若主送機關過多導致一行寫不下，可回行頂格，與上一機關對齊。3.結構：開頭（緣由）—主體（事項）—結尾（要求或總結）。開頭：簡明說明發(fā)文目的或依據(jù)（如“為貫徹落實會議精神，現(xiàn)就事項通知”）；主體：條理清晰，分點闡述（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分層次，最多不超過四級）；結尾：根據(jù)文種規(guī)范表述（如通知用“特此通知”，請示用“妥否，請批示”，報告用“以上報告，請審閱”）。要求：語言莊重、準確、簡潔，避免口語化（如“把”改為“將”，“差不多”改為“基本完成”）；數(shù)字用法：日期用“2024年5月20日”，金額用“￥10,000元”（或“人民幣壹萬元整”），百分比用“85%”。4.附件說明格式：“附件：1.X2.X”（附件名稱后不加標點）。要求：附件是的補充說明，需在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱；若有多個附件，用阿拉伯數(shù)字標注序號（如“附件：1.項目實施方案2.經費預算表”）。5.發(fā)文機關署名與成文日期發(fā)文機關署名：全稱或規(guī)范化簡稱（如“市人民”“公司”），居中排布，字體為仿宋GB2312三號；成文日期：阿拉伯數(shù)字標注（如“2024年5月20日”），右空四字編排，字體為仿宋GB2312三號；要求：成文日期以領導人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文時署名機關順序按、政、軍、群排列。（四）第四步：嚴格審核與修改公文擬稿完成后，需經“擬稿人自審—科室負責人審核—分管領導簽發(fā)”三級審核流程，重點檢查以下內容：政策合規(guī)性：是否符合法律法規(guī)和上級文件要求；內容準確性：數(shù)據(jù)、事實、表述是否準確無誤；格式規(guī)范性：要素是否齊全，排版是否符合標準；邏輯嚴謹性：結構是否清晰，條理是否分明；語言規(guī)范性：有無錯別字、標點錯誤、口語化表達。修改技巧：可先通讀整體框架，再逐段核對細節(jié)，多人交叉審核避免盲區(qū)。（五）第五步：標準排版與定稿公文排版需遵循《政機關公文格式》（GB/T9704-2012）要求，主要規(guī)范要素格式要求頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm字體小標宋簡體二號；仿宋GB2312三號；一級黑體三號；二級楷體GB2312三號加粗行距行距28磅，段前段后間距0行頁碼四號宋體阿拉伯數(shù)字，頁腳居中，頁碼“-1-”（單頁），“-2-”（雙頁）印章成文日期上居中編排發(fā)文機關署名，印章用紅色，上不壓、下壓成文日期（“騎年蓋月”）定稿要求：經審核無誤后，用A4紙雙面打印，左側裝訂，保證頁面整潔、無涂改。三、常見公文模板與要素對照表（一）通知模板關于開展專項工作的通知各縣（市、區(qū)）人民，市各部門：為貫徹落實《省人民關于的通知》（X政發(fā)〔2024〕X號）要求，切實解決問題，現(xiàn)就開展專項工作通知一、工作目標到2024年12月底前，全面完成任務，實現(xiàn)目標（如：全市覆蓋率提升至95%以上）。二、主要任務（一）排查整治階段（2024年5-6月）：各單位組織自查，重點排查問題，建立整改臺賬；（二）督導檢查階段（2024年7-9月）：市領導小組辦公室組織專項督查，通報進展情況；（三）總結提升階段（2024年10-12月）：總結工作經驗，完善長效機制。三、工作要求（一）加強組織領導。各單位要成立專項工作小組，明確責任人，于5月30日前將工作方案報送市領導小組辦公室（聯(lián)系人：；電話：）；（二）強化責任落實。嚴格落實“誰主管、誰負責”原則，保證各項任務落地見效；（三）及時報送信息。每月25日前報送工作進展（含電子版），重大情況隨時報告。問題自查清單市人民2024年5月20日（二）請示模板關于申請舉辦培訓班的請示局領導：為提升我市工作人員業(yè)務能力，根據(jù)2024年度培訓計劃，擬于2024年6月舉辦“業(yè)務培訓班”。現(xiàn)將有關事項請示一、培訓時間2024年6月10日-6月14日（共5天），6月10日上午9:00報到。二、培訓地點市行政學院多功能報告廳（路號）。三、參訓人員各縣（市、區(qū)）局負責人、業(yè)務骨干，共計50人（名單附后）。四、培訓內容政策解讀（主講人：*教授）；實務操作（主講人：*專家）；經驗交流（先進單位發(fā)言）。五、經費預算共計萬元，主要用于場地租賃、講師費、資料費、餐費等（預算明細表見附件）。妥否，請批示。培訓班經費預算表局2024年5月15日（三）函模板關于商請協(xié)助開展調研的函大學：為做好我市產業(yè)發(fā)展規(guī)劃編制工作，根據(jù)市部署，我局擬于2024年6月上旬組織專題調研。貴校在領域研究深入，擁有豐富專家資源，特商請協(xié)助以下事項：一、提供領域專家2-3名（需具有高級職稱），參與調研座談；二、協(xié)助提供產業(yè)發(fā)展相關數(shù)據(jù)、案例資料（如2020-2023年行業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、典型企業(yè)調研報告等）。如蒙協(xié)助，請于5月30日前反饋專家名單及資料清單。聯(lián)系人：，電話：。專此函達，盼復。市發(fā)展和改革局2024年5月10日（四）報告模板2024年第一季度工作總結報告局：2024年第一季度，我局緊緊圍繞年度工作目標，扎實推進各項工作，現(xiàn)將情況報告一、主要工作及成效（一）重點任務完成情況：完成項目立項、政策制定等重點工作，其中項目提前10天完成階段性目標；（二）創(chuàng)新舉措：推行“工作法”，解決群眾反映強烈的問題，滿意度提升至98%；（三）存在問題：部分工作進度滯后（如項目因資金問題未按計劃推進），基層人員業(yè)務能力有待提升。二、下一步工作計劃（一）加快項目資金落實，保證6月底前完成階段性任務；（二）組織業(yè)務培訓，計劃培訓100人次；（三）開展專項調研，形成高質量報告供領導決策參考。局2024年4月5日四、公文寫作易錯點與避坑指南（一）文種使用錯誤常見問題：將“請示”與“報告”混用（如“請示報告”）、“函”與“通知”混用（如向不相隸屬機關發(fā)文用“通知”）。正確做法：“請示”需上級批復，“報告”只需知曉，不混用；向不相隸屬機關商洽工作用“函”，不使用“通知”（通知用于下級或所屬范圍）。（二）格式要素缺失常見問題：缺少成文日期、附件說明未標注、印章未壓成文日期。正確做法：成文日期是公文生效時間，必須標注（阿拉伯數(shù)字，不寫“零”，如“2024年5月20日”）；有附件需在下注明“附件：X”，并在附件首頁左上角標注“附件1：X”；印章需端正、居中，上不壓、下壓成文日期（“騎年蓋月”）。（三）語言表達不規(guī)范常見問題：口語化（如“把材料交上來”）、模糊表述（如“大概”“可能”）、錯別字（如“再”與“在”“的”“得”“地”混用）。正確做法：使用書面語，如“請于2024年5月30日前報送材料”；表述準確，如“預計完成率85%”而非“差不多完成85%”；核對錯別字，特別是“的、得、地”的使用（名詞前用“的”，動詞前用“地”，形容詞前用“得”）。（四）附件標注錯誤常見問題：附件名稱與實際內容不符、附件序號標注混亂（如“附件：1.X3.X”漏序號2）。正確做法：附件名稱需與附件內容完全一致，如附件是“經費預算表”，不可簡寫為“預算表”；附件序號用阿拉伯數(shù)字依次標注，如“附件：1.X2.X3.X”，不跳號、不重號。（五）審批流程遺漏常見問題：未經領導簽