合同管理審批標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板一、引言為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高合同審批效率，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化流程。本流程適用于各類業(yè)務(wù)合同的發(fā)起、審核、審批、用印及歸檔管理，保證合同簽訂的合規(guī)性、完整性與可追溯性。二、適用范圍本流程適用于企業(yè)內(nèi)部所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同的審批管理，包括但不限于：采購合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等）銷售合同（產(chǎn)品、服務(wù)銷售）租賃合同（場(chǎng)地、設(shè)備租賃）服務(wù)合同（技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、外包服務(wù)等）合作協(xié)議（項(xiàng)目合作、代理合作等）不適用范圍：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、單方聲明等無需多方簽署的簡(jiǎn)易文件。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備操作角色：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)需求明確后，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*根據(jù)合作方初步溝通結(jié)果，起草合同文本（建議使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，無模板時(shí)需參考行業(yè)通用范本）。準(zhǔn)備配套材料清單，包括：（1）合作方主體資格證明材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明等，需加蓋合作方公章）；（2）合同背景說明（如立項(xiàng)批復(fù)、需求申請(qǐng)單、招投標(biāo)結(jié)果等）；（3）技術(shù)附件或服務(wù)方案（如涉及）；（4）其他與合同相關(guān)的證明文件（如價(jià)格審批單、預(yù)算表等）。通過企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程發(fā)起“合同審批申請(qǐng)”，合同文本及配套材料，填寫合同基本信息（合同名稱、對(duì)方主體、金額、履行期限等）。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：合同文本需內(nèi)容完整（含雙方基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款），材料齊全后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。2.部門業(yè)務(wù)審核操作角色：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*操作內(nèi)容：接收審批申請(qǐng)后，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：（1）合同業(yè)務(wù)真實(shí)性（是否符合部門年度計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)要求）；（2）合同條款與業(yè)務(wù)需求一致性（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、交付標(biāo)準(zhǔn)等是否匹配需求）；（3）合作方履約能力評(píng)估（通過歷史合作記錄、資信調(diào)查等方式初步判斷）；（4）合同金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。審核通過后，在OA系統(tǒng)中提交至下一環(huán)節(jié)（法務(wù)審核）；若需修改，注明修改意見并退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*調(diào)整。完成時(shí)限：1個(gè)工作日內(nèi)。3.法務(wù)合規(guī)審核操作角色：法務(wù)專員*操作內(nèi)容：重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：（1）合同主體合法性（合作方是否為依法設(shè)立、存續(xù)的企業(yè)，法定代表人是否有效）；（2）合同條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款）；（3）權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任是否明確、對(duì)等）；（4）爭(zhēng)議解決方式（約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否明確、有效）；（5）知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等特殊條款的合規(guī)性。審核通過后，在OA系統(tǒng)中提交至財(cái)務(wù)審核；若存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)，需出具書面修改意見，退回業(yè)務(wù)部門重新談判或調(diào)整合同文本。完成時(shí)限：2個(gè)工作日內(nèi)（復(fù)雜合同可延長(zhǎng)至3個(gè)工作日）。4.財(cái)務(wù)審核操作角色：財(cái)務(wù)經(jīng)理*操作內(nèi)容：重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：（1）合同金額準(zhǔn)確性（價(jià)款、稅費(fèi)、支付方式等是否計(jì)算無誤）；（2）付款條件合理性（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例是否符合財(cái)務(wù)制度，是否附有明確的付款節(jié)點(diǎn)憑證要求）；（3）資金安排與預(yù)算匹配度（是否納入年度/月度預(yù)算，超預(yù)算部分是否履行預(yù)算調(diào)整流程）；（4）發(fā)票類型及稅務(wù)合規(guī)性（發(fā)票開具內(nèi)容、稅率是否符合稅法規(guī)定）。審核通過后，在OA系統(tǒng)中提交至對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批；若涉及資金風(fēng)險(xiǎn)，需提出財(cái)務(wù)意見并退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。完成時(shí)限：1個(gè)工作日內(nèi)。5.領(lǐng)導(dǎo)審批操作角色：根據(jù)合同金額及類型，由對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理*等）審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：部門總監(jiān)*審批；5萬元＜金額≤50萬元：分管副總*審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理*審批。操作內(nèi)容：重點(diǎn)審核合同的戰(zhàn)略匹配性、資源投入合理性及整體風(fēng)險(xiǎn)可控性。審批通過后，在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)至用印環(huán)節(jié)；若未通過，注明審批意見并退回至發(fā)起部門。完成時(shí)限：2個(gè)工作日內(nèi)（高層領(lǐng)導(dǎo)審批可根據(jù)日程適當(dāng)延長(zhǎng)）。6.合同用印管理操作角色：行政專員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*憑OA系統(tǒng)中“審批通過”的記錄，到行政部門申請(qǐng)用印。行政專員*核對(duì)以下信息：（1）合同文本與審批版本是否一致（未經(jīng)審批擅自修改的，拒絕用?。?；（2）用印登記表信息（合同名稱、編號(hào)、份數(shù)、用印日期等）是否完整；（3）合同雙方簽字/蓋章頁是否齊全（我方需加蓋公章或合同專用章，合作方需加蓋公章及法定代表人簽字/蓋章）。核對(duì)無誤后，加蓋印章，并在用印登記表中記錄。用印后，合同文本正本交業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*，副本由行政部門留存。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上用印，用印文件需與審批材料完全一致。7.合同歸檔與跟蹤操作角色：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、檔案管理員操作內(nèi)容：歸檔：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份）、審批流程單、配套材料等整理成冊(cè)，提交至檔案管理員歸檔。檔案管理員*按“合同編號(hào)-年份-類型”規(guī)則分類存放，建立電子臺(tái)賬（含合同基本信息、履行狀態(tài)、歸檔日期等）。跟蹤：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，定期（如每月）更新合同履行進(jìn)度（如交付情況、付款節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收結(jié)果等），并在OA系統(tǒng)中記錄；若出現(xiàn)違約風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)專員*處理。歸檔要求：合同材料需完整、清晰，電子版與紙質(zhì)版同步歸檔，保存期限不少于合同履行完畢后5年。四、常用模板表格表1：合同審批流程表流程步驟操作角色操作內(nèi)容完成時(shí)限備注合同發(fā)起業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*起草合同，準(zhǔn)備材料，發(fā)起審批申請(qǐng)-材料需完整至OA系統(tǒng)部門業(yè)務(wù)審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*審核業(yè)務(wù)真實(shí)性、需求匹配度、合作方履約能力1個(gè)工作日需注明“同意”或修改意見法務(wù)合規(guī)審核法務(wù)專員*審核主體合法性、條款合規(guī)性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性2-3個(gè)工作日重大風(fēng)險(xiǎn)需書面反饋財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)經(jīng)理*審核金額準(zhǔn)確性、付款條件合理性、預(yù)算匹配度1個(gè)工作日涉及資金風(fēng)險(xiǎn)需退回調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)審批對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)*審核戰(zhàn)略匹配性、資源投入合理性、風(fēng)險(xiǎn)可控性2個(gè)工作日按金額分級(jí)審批合同用印行政專員*核對(duì)審批記錄與合同文本，加蓋公章即時(shí)嚴(yán)禁空白合同用印合同歸檔與跟蹤業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*提交正本及材料歸檔，履行跟蹤5個(gè)工作日電子臺(tái)賬需同步更新表2：合同基本信息表字段名稱填寫要求示例合同編號(hào)按規(guī)則編制：HT-年份-部門代碼-序號(hào)（如HT-2024-CG-001）HT-2024-CG-001合同名稱明確合同類型及核心內(nèi)容（如“設(shè)備采購合同”）設(shè)備采購合同我方主體填寫公司全稱，與公章一致科技有限公司合作方主體填寫合作方全稱，與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致商貿(mào)有限公司合同金額大小寫一致（大寫：人民幣壹萬元整；小寫：￥10,000.00）￥50,000.00履行期限起止日期（如2024年1月1日至2024年12月31日）2024.01.01-2024.12.31合同類型采購/銷售/租賃/服務(wù)等采購主要內(nèi)容摘要簡(jiǎn)述標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、交付/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等核心條款采購設(shè)備10臺(tái)，單價(jià)5000元，30日內(nèi)交付附件清單列明所有附件名稱（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單）1.技術(shù)協(xié)議；2.報(bào)價(jià)單審批狀態(tài)待審核/審核通過/已駁回/已用印/已歸檔審核通過五、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性避免使用“大概”“約”“左右”等模糊表述，金額、數(shù)量、履行期限等需明確具體數(shù)值；違約責(zé)任條款需量化（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定“我方所在地有管轄權(quán)的人民法院”，避免約定管轄不明確的仲裁機(jī)構(gòu)。2.審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，無正當(dāng)理由逾期未審批的，視為默認(rèn)通過；緊急合同（如需即時(shí)履行的采購合同）可啟動(dòng)“綠色通道”，但需由部門負(fù)責(zé)人注明“緊急”原因，并同步抄送分管領(lǐng)導(dǎo)。3.用印與印章管理企業(yè)公章、合同專用章需由行政部門專人保管，用印前必須核對(duì)審批記錄，嚴(yán)禁帶出公司外使用（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*書面批準(zhǔn)）；合作方印章需核對(duì)其預(yù)留印鑒，保證與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書中的印章一致。4.合同變更與終止合同履行過程中需變更條款的，應(yīng)參照原審批流程重新提交審批，簽訂《合同變更協(xié)議》；合同終止的，需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*提交《合