合同管理審核流程及歸檔標(biāo)準(zhǔn)一、標(biāo)準(zhǔn)制定背景與目標(biāo)為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，明確合同審核各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款嚴(yán)謹(jǐn)可行，同時提升合同歸檔效率與完整性，降低企業(yè)運營風(fēng)險，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實現(xiàn)合同起草、審核、審批、履行、歸檔各環(huán)節(jié)的有序銜接，為合同管理提供清晰指引。二、應(yīng)用范圍與適用對象本標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)內(nèi)部所有類型合同的管理流程，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、租賃合同、保密協(xié)議等。涉及部門包括業(yè)務(wù)發(fā)起部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政管理部門及相關(guān)審批負(fù)責(zé)人，覆蓋合同從需求提出至歸檔保管的全過程管理。三、合同管理審核全流程操作細(xì)則（一）合同起草與部門初審發(fā)起需求與資料準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，收集合作方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明等）、合作意向書、技術(shù)規(guī)格書、過往合作記錄（如有）等基礎(chǔ)資料，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行期限、違約責(zé)任等核心要素。合同文本起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)收集的資料，參照企業(yè)《合同示范文本庫》（如有）起草合同初稿，保證內(nèi)容完整、條款清晰，重點約定雙方權(quán)利義務(wù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、爭議解決方式等關(guān)鍵條款。若涉及特殊業(yè)務(wù)（如涉外合同、技術(shù)合作等），可協(xié)調(diào)法務(wù)部門提前提供起草指引。部門內(nèi)部審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組織內(nèi)部審核，重點核對合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的一致性、條款的可行性、數(shù)據(jù)計算的準(zhǔn)確性（如價格、數(shù)量、金額等），并簽字確認(rèn)《合同審批單》（詳見模板一）中“部門審核意見”欄。審核通過后，將合同初稿及附件材料提交至法務(wù)部門。（二）法務(wù)部門專業(yè)審核審核內(nèi)容與重點法務(wù)部門收到合同材料后，應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成審核，重點關(guān)注以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否具備相應(yīng)的民事行為能力，經(jīng)營范圍是否符合合同內(nèi)容，是否存在法定代表人越權(quán)、無權(quán)代理等風(fēng)險；合法性：合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定及企業(yè)內(nèi)部制度，是否存在無效條款或可撤銷風(fēng)險；條款嚴(yán)謹(jǐn)性：合同條款是否明確、無歧義，違約責(zé)任是否具體、可執(zhí)行，爭議解決方式（如仲裁/訴訟管轄地）是否明確且對企業(yè)有利；合規(guī)性：涉及數(shù)據(jù)安全、知識產(chǎn)權(quán)、反商業(yè)賄賂等特殊領(lǐng)域的，是否符合相關(guān)專項法規(guī)要求。審核意見反饋與修改法務(wù)部門對審核中發(fā)覺的問題，應(yīng)在《合同審批單》“法務(wù)審核意見”欄中明確標(biāo)注修改建議，并反饋至業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門需根據(jù)意見進(jìn)行修改，重大爭議條款應(yīng)組織法務(wù)、業(yè)務(wù)及合作方溝通協(xié)商，達(dá)成一致后重新提交法務(wù)復(fù)核。法務(wù)復(fù)核通過后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）財務(wù)與專項部門審核財務(wù)部門審核法務(wù)審核通過后，合同提交至財務(wù)部門，財務(wù)部門在2個工作日內(nèi)重點審核以下內(nèi)容：價格條款：價格構(gòu)成是否合理，是否符合企業(yè)定價政策，是否存在虛高報價或價格變動風(fēng)險；付款方式：付款條件、進(jìn)度、比例是否與合同履行節(jié)點匹配，資金支付安排是否符合企業(yè)財務(wù)制度；稅務(wù)條款：發(fā)票類型、稅率、開票時間等約定是否清晰，是否符合稅務(wù)法規(guī)要求；財務(wù)風(fēng)險：是否涉及大額預(yù)付款、質(zhì)保金等條款，資金安全風(fēng)險是否可控。審核通過后，財務(wù)負(fù)責(zé)人在《合同審批單》“財務(wù)審核意見”欄簽字確認(rèn)。其他專項部門審核（如需）若合同涉及技術(shù)、人力資源、安全生產(chǎn)等專項內(nèi)容（如技術(shù)服務(wù)合同需技術(shù)部門確認(rèn)技術(shù)參數(shù)，勞動合同需人力資源部門審核薪酬結(jié)構(gòu)等），由法務(wù)或業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同性質(zhì)提報至對應(yīng)專項部門，專項部門在2個工作日內(nèi)完成專項審核并反饋意見。（四）審批權(quán)限與用印管理分級審批根據(jù)合同金額、類型及風(fēng)險等級，實行分級審批制度（示例）：一般合同（金額≤50萬元）：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批后，報分管副總簽字；重大合同（50萬元＜金額≤200萬元）：在一般合同審批基礎(chǔ)上，需報總經(jīng)理審批；特別重大合同（金額＞200萬元或涉外/重大戰(zhàn)略合作合同）：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，由董事長（或授權(quán)代表）最終審批。審批人需在《合同審批單》中明確簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的明確意見，不得模棱兩可。用印申請與登記合同審批通過后，由業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》（詳見模板二），連同審批完成的《合同審批單》及合同最終文本，提交至行政管理部門用印。行政管理部門核對審批手續(xù)齊全性后，方可加蓋合同專用章或公章，并記錄用印時間、用印人、合同編號等信息。嚴(yán)禁在空白合同或?qū)徟掷m(xù)不全的合同上用印。（五）合同履行與跟蹤管理履行交底與責(zé)任落實業(yè)務(wù)部門在合同生效后，應(yīng)及時向內(nèi)部履行團隊（如項目組、交付團隊）進(jìn)行合同交底，明確履行節(jié)點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款條件、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容，指定專人作為合同履行負(fù)責(zé)人，全程跟蹤合作方履約情況。履行過程監(jiān)控履行負(fù)責(zé)人需建立《合同履行跟蹤表》（詳見模板三），定期記錄合同履行進(jìn)度（如交付時間、驗收情況、付款節(jié)點等），收集對方履約證明材料（如驗收報告、發(fā)票、付款憑證等）。若發(fā)覺對方存在違約風(fēng)險（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等），應(yīng)在24小時內(nèi)上報部門負(fù)責(zé)人，并啟動溝通協(xié)商或爭議解決程序。變更與解除管理合同履行過程中如需變更或解除，應(yīng)參照原合同審批流程重新履行審核審批手續(xù)，簽訂《合同補充協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》，明確變更/解除后的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任處理及后續(xù)事宜。（六）合同歸檔與保管歸檔材料收集合同履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在15個工作日內(nèi)完成歸檔材料收集，包括：合同正本及附件（如補充協(xié)議、附件清單、技術(shù)附件等）；審批材料（《合同審批單》《合同用印申請表》等）；合作方主體資格證明文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）；履行過程材料（驗收報告、付款憑證、往來函件、爭議解決文書等）；其他與合同相關(guān)的證明材料（如招投標(biāo)文件、談判記錄等）。歸檔整理與移交業(yè)務(wù)部門對歸檔材料進(jìn)行分類整理、編寫頁碼、填寫目錄后，向行政管理部門（或檔案管理部門）移交。行政管理部門核對材料完整性后，在《合同歸檔清單》（詳見模板四）中簽字確認(rèn)，并按企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號、登記、入庫保管。保管期限與查閱權(quán)限合同保管期限根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定（示例）：一般合同：保管期限不少于10年；重大合同、勞動合同：保管期限不少于20年；涉及不動產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)等長期權(quán)利的合同：保管期限至合同權(quán)利義務(wù)終止后10年。合同查閱需履行內(nèi)部審批手續(xù)，由查閱人填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員陪同下查閱，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳涉密合同內(nèi)容。四、常用模板與填寫指引模板一：合同審批單合同基本信息合同名稱合同編號合作方名稱合同類型合同金額￥履行期限業(yè)務(wù)部門起草人審核流程審核意見審核人簽字部門審核法務(wù)審核財務(wù)審核專項審核（如有）分管副總審批總經(jīng)理審批（如有）董事長審批（如有）備注模板二：合同用印申請表申請部門申請日期年月日合同名稱合同編號用印類型□合同專用章□公章□其他用印份數(shù)用印用途說明附件清單□合同審批單□合同文本正本份□其他部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：行政管理部門意見簽字：日期：模板三：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行情況說明預(yù)付款支付年月日貨物/服務(wù)交付年月日驗收合格年月日尾款支付年月日備注（如違約情況、爭議處理等）負(fù)責(zé)人簽字日期模板四：合同歸檔清單歸檔編號合同名稱歸檔材料名稱份數(shù)頁碼備注合同正本合同附件合同審批單合作方資質(zhì)文件履行過程材料其他材料移交部門移交人歸檔日期年月日五、關(guān)鍵風(fēng)險點與操作提醒（一）合同起草環(huán)節(jié)風(fēng)險風(fēng)險提示：條款模糊、責(zé)任不清、遺漏關(guān)鍵要素（如違約責(zé)任、爭議解決方式），易導(dǎo)致履約爭議或維權(quán)困難。操作提醒：嚴(yán)格使用企業(yè)示范文本，非標(biāo)文本需經(jīng)法務(wù)審核；核心條款（如金額、履行期限、違約金）需數(shù)據(jù)明確、無歧義；涉及專業(yè)術(shù)語的，需附定義說明。（二）審核環(huán)節(jié)風(fēng)險風(fēng)險提示：審核流于形式、超時限審核、遺漏重大法律或財務(wù)風(fēng)險點。操作提醒：審核人需對審核意見負(fù)責(zé)，對發(fā)覺的問題需明確標(biāo)注修改要求；業(yè)務(wù)部門需及時響應(yīng)審核意見，避免因拖延導(dǎo)致合同簽訂延誤；法務(wù)、財務(wù)部門需建立審核臺賬，跟蹤合同審核進(jìn)度。（三）用印環(huán)節(jié)風(fēng)險風(fēng)險提示：用印手續(xù)不全、在空白合同上用印、用印后合同文本未及時管理。操作提醒：行政管理部門需嚴(yán)格核對審批材料與合同文本的一致性，嚴(yán)禁“先蓋章后補手續(xù)”；用印后的合同文本正本由業(yè)務(wù)部門專人保管，副本按需分發(fā)并記錄分發(fā)情況。（四）歸檔環(huán)節(jié)風(fēng)險風(fēng)險提示：歸檔材料不完整、歸檔超期、檔案保管不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p毀或泄密。操作提醒：業(yè)務(wù)部門需指定專人負(fù)責(zé)歸檔工作，建立歸檔時限提醒機制；檔案管理部門需定期檢查檔案保管環(huán)境（如溫濕度、防火防潮設(shè)施），對涉密合同實行單獨保管并限制查閱權(quán)限。（五）其他注意事項