合同審批管理標準化操作手冊前言本手冊旨在規(guī)范公司合同審批全流程，明確各環(huán)節(jié)職責與操作要求，保證合同簽訂的合規(guī)性、嚴謹性與效率，有效防范合同風險，保障公司合法權(quán)益。手冊適用于公司各部門、子公司及所有涉及合同發(fā)起、審核、用印、歸檔的人員，涵蓋各類業(yè)務合同（采購、銷售、服務、租賃、合作等）的審批管理。一、適用業(yè)務場景本手冊適用于以下需通過公司內(nèi)部審批流程的合同管理場景：對外簽訂合同：公司與外部法人、其他組織或個人簽訂的各類業(yè)務合同，包括但不限于采購合同（原材料、設(shè)備、服務等）、銷售合同、服務外包合同、房屋租賃合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等。合同變更與補充：已簽訂合同的實質(zhì)性變更（如金額、履行期限、主體、權(quán)利義務調(diào)整等）或補充協(xié)議，需重新履行審批流程。合同解除與終止：因故需解除或終止的合同，需提交審批并明確后續(xù)責任處理方案。重大合同專項審批：達到公司重大合同標準（如單筆金額超過[具體金額，可根據(jù)公司實際填寫]萬元、涉及核心業(yè)務或長期合作）的合同，需額外啟動專項評審程序。二、標準化操作流程合同審批流程遵循“發(fā)起-初審-復審-終審-用印-歸檔”的閉環(huán)管理，各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，保證流程高效、責任可追溯。（一）合同發(fā)起與申請操作主體：合同經(jīng)辦人（一般為業(yè)務部門對接人員）。操作內(nèi)容：（1）準備合同材料：根據(jù)業(yè)務需求起草合同文本，保證內(nèi)容完整（包括但不限于合同雙方主體信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方式等），并收集對方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書等，加蓋對方公章）。（2）填寫《合同審批申請表》：明確合同名稱、編號、合同類型、對方主體、合同金額、履行期限、核心業(yè)務條款、需特別說明的風險點等，并附上合同草案、對方主體資料、相關(guān)業(yè)務依據(jù)（如立項批復、招投標結(jié)果、會議紀要等）。注意事項：合同文本需使用公司標準模板（無標準模板的，需經(jīng)法務部門審核格式）；對方主體資格需核實有效性（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、是否屬于經(jīng)營范圍等）；合同編號按公司《合同管理辦法》統(tǒng)一規(guī)則編制，避免重復。（二）業(yè)務部門初審操作主體：經(jīng)辦人所在部門負責人。操作內(nèi)容：（1）審核業(yè)務合理性：確認合同內(nèi)容是否符合部門業(yè)務規(guī)劃、公司戰(zhàn)略目標，是否經(jīng)過必要的內(nèi)部決策（如部門會議討論）。（2）審核條款完整性：檢查合同核心要素（如標的、金額、履行期限、違約責任等）是否明確，是否存在業(yè)務風險（如交貨周期、質(zhì)量標準不明確可能導致履約爭議）。（3）審核材料完整性：核對《合同審批申請表》及附件是否齊全，與合同內(nèi)容是否一致。操作時限：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核。注意事項：對業(yè)務風險較高的合同（如新合作方、首次合作業(yè)務），需組織部門內(nèi)部專項討論；審核通過后，在《合同審批申請表》“部門審核意見”欄簽字確認，并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（法務部門）；審核不通過的，需注明理由并退回經(jīng)辦人修改。（三）法務合規(guī)審核操作主體：法務部門專員/法務負責人。操作內(nèi)容：（1）審核合法性：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等相關(guān)法律法規(guī)，是否存在法律風險（如格式條款是否無效、違約責任是否顯失公平、爭議解決方式是否約定明確等）。（2）審核合規(guī)性：確認合同內(nèi)容是否符合公司內(nèi)部管理制度（如采購合同是否經(jīng)過招投標流程、對外擔保是否符合規(guī)定等）。（3）審核表述嚴謹性：規(guī)范合同文本中的法律術(shù)語，避免歧義表述（如“定金”與“訂金”的區(qū)別、“不可抗力”的界定等）。操作時限：收到申請后2個工作日內(nèi)完成審核（復雜合同可延長至3個工作日，需提前與經(jīng)辦人溝通）。注意事項：對法律風險或條款修改爭議較大的，需組織業(yè)務部門、財務部門共同評審；審核通過后，在《合同審批申請表》“法務審核意見”欄簽字確認；審核不通過的，需出具《法律審核意見書》，列明具體修改建議并退回經(jīng)辦人。（四）財務審核操作主體：財務部門專員/財務負責人。操作內(nèi)容：（1）審核金額與支付條款：檢查合同金額是否準確，價款或報酬的計算方式是否合理，付款條件、進度、方式是否符合公司財務制度（如預付款比例、質(zhì)保金約定、發(fā)票要求等）。（2）審核稅務合規(guī)性：確認合同涉稅處理（如稅率、發(fā)票類型、納稅義務發(fā)生時間等）是否符合稅法規(guī)定，是否存在稅務風險。（3）審核成本效益：對采購類、服務類合同，評估價格是否公允，是否符合成本控制要求。操作時限：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核。注意事項：涉及大額資金支付的合同，需附上《資金支付審批表》或相關(guān)預算批復文件；審核通過后，在《合同審批申請表》“財務審核意見”欄簽字確認；審核不通過的，需注明理由并退回經(jīng)辦人調(diào)整。（五）領(lǐng)導審批操作主體：根據(jù)合同金額、重要性及公司授權(quán)體系，由不同層級領(lǐng)導審批（具體權(quán)限標準見下表）。合同類型金額區(qū)間審批層級一般業(yè)務合同10萬元（含）以下部門負責人+分管副總一般業(yè)務合同10萬-50萬元（含）分管副總+總經(jīng)理一般業(yè)務合同50萬元以上總經(jīng)理+董事長/董事會重大/專項合同無論金額董事長/董事會審批操作內(nèi)容：（1）審批人根據(jù)合同審核意見（業(yè)務、法務、財務），結(jié)合公司整體利益，對合同進行最終決策。（2）重點關(guān)注合同的戰(zhàn)略匹配性、風險可控性及對公司經(jīng)營的影響。操作時限：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審批（緊急合同可縮短至4小時，需提前標注“急件”）。注意事項：審批人需在《合同審批申請表》“領(lǐng)導審批意見”欄明確簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的明確意見；“修改后同意”的，經(jīng)辦人需完成修改并重新提交相關(guān)審核人確認后，方可進入用印環(huán)節(jié)；“不同意”的，合同流程終止，由經(jīng)辦人通知業(yè)務部門處理。（六）合同用印操作主體：行政部門用印專員/綜合管理部負責人。操作內(nèi)容：（1）核對審批材料：檢查《合同審批申請表》是否完成所有審批環(huán)節(jié)（簽字、日期齊全），合同文本與審批內(nèi)容是否一致，是否存在未修改的審核意見。（2）用印登記：在《合同用印登記表》中記錄合同名稱、編號、用印份數(shù)、用印日期、經(jīng)辦人等信息，核對無誤后加蓋公司合同專用章或公章（嚴禁加蓋財務章、發(fā)票章等非合同專用印章）。操作時限：收到完整用印申請后半個工作日內(nèi)完成。注意事項：合同文本需為最終生效版本（所有審核人確認修改后的文本），未經(jīng)審批或?qū)徟蝗暮贤宦刹坏糜糜?；合同一式多份（如雙方各執(zhí)N份，留存M份），用印份數(shù)需與登記一致，嚴禁超范圍用??；用印后，合同文本由行政部門統(tǒng)一暫存，待交付時由經(jīng)辦人領(lǐng)取并簽字確認。（七）合同交付與歸檔操作主體：合同經(jīng)辦人、行政部門檔案管理員。操作內(nèi)容：（1）合同交付：經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務需要，將對方簽字蓋章后的合同正本交付至對方方，并留存對方簽收回執(zhí)（或郵寄憑證）；公司留存部分（正本、副本）由經(jīng)辦人從行政部門領(lǐng)取，核對無誤后簽字確認。（2）合同歸檔：經(jīng)辦人在合同簽訂后5個工作日內(nèi)，將合同正本、審批流程材料（《合同審批申請表》及各環(huán)節(jié)附件）、對方主體資料、簽收回執(zhí)等整理成冊，移交至行政部門檔案管理員，辦理歸檔手續(xù)。操作時限：簽訂后5個工作日內(nèi)完成歸檔。注意事項：合同正本需為雙方簽字蓋章的原件，復印件歸檔需注明“與原件一致”并加蓋公章；歸檔材料需按合同編號順序排列，填寫《合同歸檔清單》，檔案管理員核對無誤后簽字確認；合同檔案保存期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行（一般合同保存不少于10年，重大合同保存不少于20年）。三、常用模板與表格（一）《合同審批申請表》合同名稱合同編號合同類型□采購□銷售□服務□租賃□合作□其他對方主體名稱合同金額（元）大寫：小寫：履行期限核心業(yè)務條款摘要（如標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、付款方式等，可另附頁）附件清單□合同草案□對方營業(yè)執(zhí)照□法定代表人證件號碼明□授權(quán)委托書□立項批復□其他：______經(jīng)辦人聯(lián)系方式部門審核意見經(jīng)辦人：_________日期：_________負責人：_________日期：_________法務審核意見經(jīng)辦人：_________日期：_________負責人：_________日期：_________財務審核意見經(jīng)辦人：_________日期：_________負責人：_________日期：_________領(lǐng)導審批意見分管副總：_________日期：_________總經(jīng)理：_________日期：_________董事長：_________日期：_________（二）《合同用印登記表》用印日期合同名稱合同編號用印類型用印份數(shù)經(jīng)辦人審批人備注____年__月__日________合同________合同專用章/公章____________________________（三）《合同歸檔清單》合同編號合同名稱對方主體歸檔日期歸檔材料（份數(shù)）經(jīng)辦人檔案管理員________________________________□正本__份□副本__份□審批材料__份□其他__份______________四、關(guān)鍵注意事項與風險提示合同條款嚴謹性：合同文本需避免模糊表述（如“大概”“左右”“盡快”等），權(quán)利義務、違約責任等條款需明確具體，防止履約爭議。審批時限管理：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，無正當理由不得拖延；緊急合同可啟動“綠色通道”，但需由發(fā)起部門負責人提前書面說明原因。用印風險控制：用印前必須核對審批流程完整性，嚴禁“先蓋章后審批”或“隔頁蓋章”；合同文本如需修改，需重新履行審批流程，不得在已審批文本上直接涂改。變更與解除管理：合同履行過程中如需變更或解除，需簽訂書面變更協(xié)議或解除協(xié)議，并重新履行審批流程；單方