企業(yè)文件收發(fā)規(guī)范流程手冊一、總則1.1目的為規(guī)范公司文件的接收、傳遞、處理、發(fā)送和歸檔工作，確保文件流轉的準確、及時、安全和高效，提高工作效率，保障公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于公司內部所有部門及全體員工在日常工作中涉及的各類文件（包括紙質文件、電子文件及其他載體形式的文件）的收發(fā)管理。外部單位與本公司之間的文件往來，亦參照本手冊執(zhí)行。1.3基本原則1.統一管理原則：公司文件收發(fā)工作實行統一管理，通常由行政部或指定的文控中心（以下統稱“文件管理部門”）負責組織和協調。2.準確及時原則：確保文件在傳遞過程中內容準確無誤，傳遞迅速，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密規(guī)定，防止文件內容泄露、丟失或損壞。4.規(guī)范有序原則：文件的接收、登記、分發(fā)、傳遞、辦理、發(fā)送、歸檔等環(huán)節(jié)均需遵循本手冊規(guī)定的程序進行。二、職責分工2.1文件管理部門1.負責制定和完善公司文件收發(fā)管理相關制度和流程。2.負責公司外來文件（包括紙質和電子）的統一接收、登記、初分、傳遞和督辦。3.負責公司發(fā)出文件（包括紙質和電子）的統一編號、登記、用印、傳遞和歸檔（或移交歸檔部門）。4.負責文件收發(fā)過程中的保密工作監(jiān)督與檢查。5.負責文件收發(fā)相關設備、工具和記錄表格的管理。6.組織相關人員進行文件收發(fā)規(guī)范的培訓。2.2各部門文件管理員/兼職文件員1.負責本部門內部文件的產生、流轉、登記和管理。2.負責接收和處理由文件管理部門分發(fā)至本部門的文件，并及時傳遞給部門負責人或相關承辦人。3.負責本部門需對外發(fā)出文件的初步審核、格式規(guī)范，并按流程提交文件管理部門辦理。4.協助本部門負責人做好文件的督辦和催辦工作。5.定期將本部門已處理完畢的文件整理后，按規(guī)定移交文件管理部門或公司檔案室歸檔。2.3文件承辦人1.負責對接收的文件進行及時、認真處理，并在規(guī)定時限內完成。2.處理完畢后，按要求簽署處理意見，并及時反饋給文件管理員或相關負責人。3.負責本人承辦文件的保密和安全，防止丟失、損壞或泄密。2.4公司領導1.按照權限對重要文件進行批閱、簽發(fā)。2.對分管部門的文件處理工作進行指導和監(jiān)督。三、文件接收流程3.1外部文件接收1.簽收：*各類外來紙質文件（包括信函、傳真、包裹等）送達時，文件管理部門的收發(fā)人員應首先核對送達單位、收件人信息，確認無誤后，在送達回執(zhí)或快遞單上清晰簽署收件人姓名和簽收日期。*對于重要或涉密文件，應雙人核對簽收。*電子文件（如郵件、即時通訊工具傳輸文件）接收時，應確認發(fā)件人身份及文件完整性，重要文件應要求發(fā)送方進行確認。2.登記：*簽收后，收發(fā)人員應立即在《外來文件登記表》中進行登記。登記內容至少包括：來文單位、文號（如有）、文件標題、份數、頁數、接收日期、簽收人、文件性質（如普通、重要、緊急、涉密）、傳遞方式等。*電子文件應建立電子臺賬，記錄上述關鍵信息，并對文件進行分類存儲。3.初審與分類：*收發(fā)人員對接收文件進行初步審核，檢查文件是否完整、有無錯發(fā)、漏頁等情況。*根據文件內容和性質（如業(yè)務類、行政類、財務類、人事類、涉密類等）進行分類。4.擬辦與分發(fā)：*文件管理部門負責人或指定人員根據文件內容和職責分工，提出初步的擬辦意見，明確承辦部門或承辦人。*對于標注“親啟”的文件，應直接送達指定收件人。*分發(fā)時，應填寫《文件分發(fā)傳閱單》，連同文件一并送達相關部門或人員，并由接收人簽字確認。涉密文件的分發(fā)應嚴格遵守保密規(guī)定，采取保密措施。*緊急文件應優(yōu)先處理，立即分發(fā)。5.部門接收與處理：*各部門文件管理員或指定接收人收到文件后，在《文件分發(fā)傳閱單》上簽字確認，并及時報告部門負責人。*部門負責人根據文件內容和工作安排，指定具體承辦人。*承辦人接收文件后，應在《部門文件處理記錄》中登記，并盡快處理。6.文件督辦：*文件管理部門應對重要或有明確時限要求的文件進行跟蹤督辦，確保及時處理。7.歸檔：*文件處理完畢后，承辦人應將文件原件（或復印件，視公司規(guī)定）及處理意見交還部門文件管理員。*部門文件管理員定期將已辦結的文件整理后，按規(guī)定移交文件管理部門或檔案室歸檔。3.2內部文件接收1.內部各部門之間傳遞的文件，參照外部文件接收流程中的登記、分發(fā)、簽收環(huán)節(jié)執(zhí)行，但可適當簡化。2.通常由發(fā)送部門直接送達接收部門文件管理員或指定人員，并辦理簽收手續(xù)。四、文件發(fā)送流程4.1內部發(fā)起與擬稿1.公司內部需要對外發(fā)送的文件，由承辦部門指定人員負責擬稿。2.擬稿應符合公司公文寫作規(guī)范，內容真實、準確、完整、簡潔，格式規(guī)范（包括字體、字號、行距、頁邊距等）。3.涉及多部門的文件，擬稿部門應事先與相關部門充分溝通、會簽。4.2審核與會簽1.擬稿完成后，由部門負責人對文件內容、格式、發(fā)送范圍等進行審核。審核通過后，在《發(fā)文稿紙》上簽署審核意見和姓名、日期。2.如需其他部門會簽，由擬稿部門負責送相關部門會簽，會簽部門應在規(guī)定時間內完成審核并簽署意見。4.3簽發(fā)1.審核、會簽完畢的文件，按照公司規(guī)定的審批權限，報請相應層級的領導進行簽發(fā)。2.簽發(fā)領導應對文件的政策性、合規(guī)性、準確性和必要性進行最終審定，并簽署明確的簽發(fā)意見、姓名和日期。未經簽發(fā)的文件不得對外發(fā)送。4.4編號與用印1.文件管理部門根據公司《文件編號規(guī)則》對已簽發(fā)的文件進行統一編號，并在《發(fā)出文件登記表》中登記。登記內容至少包括：發(fā)文編號、文件標題、發(fā)文部門、簽發(fā)人、發(fā)送日期、發(fā)送范圍、份數、密級等。2.文件管理部門核對文件內容、編號無誤后，按照公司印章管理規(guī)定加蓋公司公章或相關業(yè)務專用章。用印應清晰、端正，位置規(guī)范。4.5制作與校對1.根據發(fā)送需要，制作文件正本。紙質文件應選用符合要求的紙張打印、復印，確保字跡清晰、版面整潔。2.文件制作完成后，文件管理部門收發(fā)人員或承辦部門文件管理員應對文件進行最終校對，確保與簽發(fā)稿一致，無錯漏。4.6發(fā)送與傳遞1.根據文件性質和發(fā)送要求，選擇合適的傳遞方式，如郵寄（平信、掛號信、快遞）、傳真、電子郵件、專人送達等。*重要文件應選擇安全、可追溯的傳遞方式（如EMS、掛號信、有跟蹤記錄的快遞），并索要回執(zhí)或保留憑證。*涉密文件必須通過機要渠道或指定專人傳遞，并嚴格履行交接手續(xù)。*通過電子郵件發(fā)送文件時，應確認收件人郵箱地址準確無誤，重要文件建議電話或其他方式提醒對方查收，并可要求回執(zhí)。涉及敏感信息的，應采取加密措施。2.發(fā)送時，應在信封或傳遞載體上清晰注明收件單位、地址、收件人、聯系方式及文件件數。4.7發(fā)送記錄與反饋1.文件發(fā)出后，應及時在《發(fā)出文件登記表》中補充記錄發(fā)送方式、快遞單號（如有）等信息。2.對于重要或緊急文件，應跟蹤其送達情況，必要時與接收方確認是否收到。五、通用規(guī)范與要求5.1文件登記與編號1.所有外來和發(fā)出的正式文件均需進行登記，登記信息應準確、完整、規(guī)范。2.文件編號應遵循公司統一規(guī)定，確保唯一性和可追溯性。不同類型文件應采用不同的編號體系。5.2文件傳遞1.文件傳遞應迅速、及時，不得積壓、延誤。2.文件傳遞過程中，應確保文件安全，防止丟失、損壞、污染。3.嚴禁個人私自攜帶與工作無關的文件外出，或通過非正規(guī)渠道傳遞公司文件。5.3文件保密1.嚴格遵守國家及公司保密法律法規(guī)，對涉密文件的收發(fā)、登記、傳遞、保管、銷毀等環(huán)節(jié)，必須執(zhí)行保密規(guī)定，采取保密措施。2.涉密文件應標明密級，并由專人負責管理。傳遞涉密文件應通過機要途徑或符合保密要求的方式。3.嚴禁將涉密文件內容泄露給無關人員，嚴禁在非涉密計算機、網絡上處理、存儲、傳輸涉密信息。4.個人不得私自復印、摘錄、拍攝、傳播涉密文件內容。5.4文件催辦與督辦1.文件管理部門和各部門負責人應對所管范圍內的文件處理情況進行催辦和督辦，確保文件在規(guī)定時限內得到處理。2.對于超期未辦的文件，應及時提醒承辦人，并向相關領導匯報。5.5文件的借閱與復制1.因工作需要借閱已歸檔文件，須履行借閱手續(xù)，經相關負責人批準后，方可借閱。借閱者應妥善保管，按時歸還，不得涂改、勾畫、抽取、損毀。2.復制文件（尤其是涉密文件）需經原發(fā)文部門或文件管理部門負責人批準，并登記備案。復制件視同原件管理。5.6記錄與憑證1.《外來文件登記表》、《發(fā)出文件登記表》、《文件分發(fā)傳閱單》、《發(fā)文稿紙》、快遞回執(zhí)、簽收單等文件收發(fā)相關記錄和憑證，應妥善保管，保存期限參照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、特殊文件處理6.1涉密文件1.涉密文件的收發(fā)應嚴格執(zhí)行國家及公司保密管理規(guī)定，單獨登記、單獨存放、專人負責。2.建立專門的涉密文件收發(fā)臺賬，詳細記錄流轉過程。3.傳遞涉密文件必須通過機要交通或指派專人，并采取必要的安全保密措施。6.2緊急文件1.對標注“緊急”、“特急”的文件，各環(huán)節(jié)均應優(yōu)先處理，縮短流轉時間。2.文件管理部門應立即進行登記、擬辦、分發(fā)，并跟蹤督辦。3.承辦部門和承辦人應在規(guī)定的緊急時限內完成處理。6.3重要合同、協議類文件1.此類文件的接收和發(fā)送，需由指定的合同管理部門或法務部門協同處理。2.接收時，需仔細核對文本的完整性、簽署的有效性。3.發(fā)送前，需經過嚴格的法律審核和審批程序。4.原件通常由檔案管理部門或指定部門專人專柜保管。七、監(jiān)督與責任1.文件管理部門負責對公司各部門文件收發(fā)流程的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督和定期檢查。2.對于嚴格遵守本規(guī)范，工作認真負責，避免重大差錯或損失的部門和個人，公司將予以表揚或獎勵。3.