采購(gòu)部供應(yīng)商資質(zhì)審查流程與表格匯編工具引言供應(yīng)商資質(zhì)審查是采購(gòu)管理中的核心環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到采購(gòu)合規(guī)性、供應(yīng)鏈穩(wěn)定性及企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。本工具系統(tǒng)梳理了供應(yīng)商資質(zhì)審查的標(biāo)準(zhǔn)化流程、核心操作步驟及配套表格模板，旨在幫助采購(gòu)部門(mén)實(shí)現(xiàn)審查工作的規(guī)范化、高效化，保證供應(yīng)商資質(zhì)符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部要求，為采購(gòu)決策提供可靠依據(jù)。一、適用工作場(chǎng)景與價(jià)值本工具適用于采購(gòu)部門(mén)開(kāi)展以下工作場(chǎng)景，助力提升審查工作的針對(duì)性與實(shí)效性：（一）新供應(yīng)商準(zhǔn)入審查當(dāng)企業(yè)首次引入新供應(yīng)商時(shí)，需通過(guò)資質(zhì)審查驗(yàn)證其合法經(jīng)營(yíng)能力、專業(yè)資質(zhì)水平及履約保障能力，避免與不具備相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商合作，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。（二）現(xiàn)有供應(yīng)商年度復(fù)審為保證合作期間供應(yīng)商資質(zhì)持續(xù)有效，需每年對(duì)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可、認(rèn)證證書(shū)等核心資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核，及時(shí)發(fā)覺(jué)資質(zhì)過(guò)期、降級(jí)等問(wèn)題，保障供應(yīng)鏈連續(xù)性。（三）重大項(xiàng)目/特殊品類采購(gòu)前置審查針對(duì)涉及安全、環(huán)保、特種設(shè)備等高風(fēng)險(xiǎn)品類或金額重大的采購(gòu)項(xiàng)目，需額外審查供應(yīng)商的專業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)條件、質(zhì)量管理體系等，保證其滿足項(xiàng)目特殊要求。（四）供應(yīng)商分級(jí)管理支持結(jié)合資質(zhì)審查結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)（如A/B/C級(jí)），為差異化采購(gòu)策略（如優(yōu)先選擇高等級(jí)供應(yīng)商）提供數(shù)據(jù)支撐，優(yōu)化資源配置效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）準(zhǔn)備階段：明確審查對(duì)象與資料清單確定審查范圍：根據(jù)采購(gòu)需求（如新供應(yīng)商/現(xiàn)有供應(yīng)商、常規(guī)品類/特殊品類），明確本次審查的供應(yīng)商名單及重點(diǎn)審查資質(zhì)類型（如基礎(chǔ)資質(zhì)、行業(yè)專項(xiàng)資質(zhì)、附加資質(zhì)等）。組建審查小組：由采購(gòu)部經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，成員包括質(zhì)量部專員、法務(wù)部專員（必要時(shí)）及業(yè)務(wù)需求部門(mén)代表，明確分工（如采購(gòu)部負(fù)責(zé)資料收集、質(zhì)量部負(fù)責(zé)資質(zhì)核驗(yàn)、法務(wù)部負(fù)責(zé)合規(guī)性審查）。制定資料清單：向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資質(zhì)資料提交清單》（見(jiàn)表1模板），明確需提供的資質(zhì)文件名稱、份數(shù)、要求（如復(fù)印件需加蓋公章、有效期需覆蓋合作期等）。（二）執(zhí)行階段：多維度資質(zhì)審查與記錄資料完整性檢查：核對(duì)供應(yīng)商提交資料是否與清單一致，無(wú)遺漏、無(wú)缺項(xiàng)；對(duì)資料不全的，及時(shí)通知供應(yīng)商補(bǔ)充，并設(shè)定補(bǔ)充時(shí)限（一般不超過(guò)3個(gè)工作日）。資質(zhì)有效性核驗(yàn)：基礎(chǔ)資質(zhì)：核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資本）、稅務(wù)登記證（三證合一的可不單獨(dú)提供）等是否在有效期內(nèi)，是否年檢合格；行業(yè)專項(xiàng)資質(zhì)：根據(jù)行業(yè)要求核驗(yàn)相關(guān)許可證（如食品供應(yīng)商需《食品生產(chǎn)許可證》、建筑供應(yīng)商需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書(shū)》）、認(rèn)證證書(shū)（如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證）等，確認(rèn)認(rèn)證范圍與采購(gòu)品類匹配，且在有效期內(nèi)；附加資質(zhì)：涉及特殊項(xiàng)目時(shí)，核驗(yàn)業(yè)績(jī)證明（類似合同復(fù)印件）、財(cái)務(wù)報(bào)表（近1年審計(jì)報(bào)告，反映償債能力）、社保繳納證明（證明員工穩(wěn)定性）等。合規(guī)性審查：法務(wù)部*專員核查供應(yīng)商是否存在經(jīng)營(yíng)異常、行政處罰、法律訴訟等風(fēng)險(xiǎn)（通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道查詢），保證無(wú)重大合規(guī)隱患。記錄審查過(guò)程：使用《供應(yīng)商資質(zhì)審查記錄表》（見(jiàn)表2模板）逐項(xiàng)記錄審查結(jié)果，對(duì)不符合項(xiàng)標(biāo)注具體原因（如“營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期不足6個(gè)月”“ISO認(rèn)證未覆蓋品類”）。（三）評(píng)估階段：綜合評(píng)分與結(jié)果判定設(shè)定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：采用百分制評(píng)分法，根據(jù)資質(zhì)重要性設(shè)置權(quán)重（如基礎(chǔ)資質(zhì)30%、行業(yè)專項(xiàng)資質(zhì)50%、附加資質(zhì)20%），細(xì)化評(píng)分細(xì)則（如“營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效且覆蓋經(jīng)營(yíng)范圍”得10分，“行業(yè)資質(zhì)等級(jí)符合采購(gòu)要求”得25分等）。計(jì)算綜合得分：審查小組根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)打分，計(jì)算平均分作為最終得分。判定審查結(jié)論：90分及以上：通過(guò)審查，推薦為合格供應(yīng)商；70-89分：有條件通過(guò)，需針對(duì)不符合項(xiàng)限期整改（整改期一般不超過(guò)5個(gè)工作日），整改后復(fù)驗(yàn)合格方可通過(guò)；70分以下：不通過(guò)，終止合作洽談。（四）結(jié)果階段：反饋歸檔與動(dòng)態(tài)跟蹤反饋審查結(jié)果：向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資質(zhì)審查結(jié)果通知書(shū)》（見(jiàn)表3模板），明確通過(guò)/不通過(guò)結(jié)論及整改要求（如有），并抄送相關(guān)部門(mén)（如業(yè)務(wù)需求部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)）。歸檔審查資料：將供應(yīng)商提交的資質(zhì)資料、審查記錄表、結(jié)果通知書(shū)等整理成冊(cè)，編號(hào)歸檔（電子檔備份至采購(gòu)管理系統(tǒng)，保存期限不少于合作結(jié)束后3年）。動(dòng)態(tài)跟蹤管理：對(duì)通過(guò)審查的供應(yīng)商，納入《供應(yīng)商資質(zhì)動(dòng)態(tài)跟蹤表》（見(jiàn)表4模板），定期（如每季度）更新資質(zhì)狀態(tài)，臨近到期前1個(gè)月提醒供應(yīng)商續(xù)證，保證資質(zhì)持續(xù)有效。三、核心工具表格模板表1：供應(yīng)商資質(zhì)資料提交清單序號(hào)資料類別資料名稱份數(shù)要求說(shuō)明1基礎(chǔ)資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照1份復(fù)印件加蓋公章，在有效期內(nèi)2基礎(chǔ)資質(zhì)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼證明1份三證合一的可不單獨(dú)提供3行業(yè)專項(xiàng)資質(zhì)行業(yè)生產(chǎn)許可證（如適用）1份復(fù)印件加蓋公章，在有效期內(nèi)4行業(yè)專項(xiàng)資質(zhì)ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)1份復(fù)印件加蓋公章，覆蓋采購(gòu)品類5附加資質(zhì)近1年類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)合同2份復(fù)印件加蓋公章，關(guān)鍵頁(yè)清晰6附加資質(zhì)近1年經(jīng)審計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)告1份需包含資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表7其他法定代表人授權(quán)委托書(shū)1份如委托他人辦理需提供備注：1.資料需真實(shí)有效，如有虛假將取消合作資格；2.資料提交截止時(shí)間：年月日。表2：供應(yīng)商資質(zhì)審查記錄表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼審查日期審查類型（新準(zhǔn)入/復(fù)審/專項(xiàng)）審查小組采購(gòu)部：*經(jīng)理質(zhì)量部：*專員法務(wù)部：*專員（如有）審查項(xiàng)目資料名稱提交情況審查標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照已提交在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍覆蓋采購(gòu)品類行業(yè)專項(xiàng)資質(zhì)行業(yè)生產(chǎn)許可證已提交許可證等級(jí)符合采購(gòu)要求附加資質(zhì)業(yè)績(jī)合同未提交提供近1年2份以上類似項(xiàng)目合同綜合得分——————審查結(jié)論：有條件通過(guò)，需于月日前補(bǔ)充提交行業(yè)二級(jí)生產(chǎn)許可證、1份類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)合同，整改后復(fù)驗(yàn)。審查組長(zhǎng)簽字：__________日期：年月日表3：供應(yīng)商資質(zhì)審查結(jié)果通知書(shū)供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人及電話審查結(jié)論□通過(guò)□有條件通過(guò)結(jié)果說(shuō)明（通過(guò)）恭喜貴公司通過(guò)資質(zhì)審查，納入我司合格供應(yīng)商名錄，后續(xù)將邀請(qǐng)參與采購(gòu)項(xiàng)目。（有條件通過(guò)）貴公司需于年月日前完成以下整改：1.補(bǔ)充提交行業(yè)二級(jí)生產(chǎn)許可證；2.補(bǔ)充1份近1年類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)合同。整改后請(qǐng)將資料提交至采購(gòu)部*經(jīng)理處，復(fù)驗(yàn)合格后通過(guò)。（不通過(guò)）經(jīng)審查，貴公司資質(zhì)存在以下問(wèn)題：1.行業(yè)生產(chǎn)許可證等級(jí)不符合要求；2.業(yè)績(jī)證明不足。暫不納入合格供應(yīng)商名錄，感謝參與。后續(xù)安排通過(guò)/有條件通過(guò)：供應(yīng)商對(duì)接人*專員，電話：X-X不通過(guò)：如對(duì)結(jié)果有異議，可于收到通知書(shū)3個(gè)工作日內(nèi)向采購(gòu)部*經(jīng)理提出書(shū)面申訴。簽發(fā)部門(mén)采購(gòu)部日期表4：供應(yīng)商資質(zhì)動(dòng)態(tài)跟蹤表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話資質(zhì)項(xiàng)目證書(shū)名稱證書(shū)編號(hào)有效期至營(yíng)業(yè)執(zhí)照X營(yíng)業(yè)執(zhí)照-12-31ISO9001認(rèn)證ISO9001-2015-06-30行業(yè)許可證二級(jí)生產(chǎn)許可證-08-31備注：1.提醒時(shí)間設(shè)為資質(zhì)到期前3個(gè)月；2.對(duì)未續(xù)證供應(yīng)商，每周跟進(jìn)1次，直至完成續(xù)證；3.過(guò)期資質(zhì)超過(guò)1個(gè)月未更新，降級(jí)為C級(jí)供應(yīng)商。四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）資質(zhì)時(shí)效性管理核心風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)過(guò)期未及時(shí)更新，導(dǎo)致合作無(wú)效或違規(guī)。規(guī)避措施：建立《供應(yīng)商資質(zhì)動(dòng)態(tài)跟蹤表》，對(duì)資質(zhì)到期時(shí)間進(jìn)行標(biāo)注，設(shè)置自動(dòng)提醒（如采購(gòu)管理系統(tǒng)到期預(yù)警），到期前1個(gè)月書(shū)面/郵件提醒供應(yīng)商續(xù)證，跟蹤續(xù)證進(jìn)度并更新記錄。（二）材料真實(shí)性核驗(yàn)核心風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供虛假資質(zhì)文件（如偽造證書(shū)、過(guò)期證書(shū)涂改）。規(guī)避措施：通過(guò)官方渠道（如“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“國(guó)家認(rèn)監(jiān)委官網(wǎng)”）核驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書(shū)等關(guān)鍵信息；要求供應(yīng)商提交資質(zhì)原件核對(duì)（復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋公章），對(duì)存疑文件委托第三方機(jī)構(gòu)鑒定。（三）審查標(biāo)準(zhǔn)一致性核心風(fēng)險(xiǎn)：不同審查人員對(duì)同一資質(zhì)的判定標(biāo)準(zhǔn)不一致，導(dǎo)致結(jié)果偏差。規(guī)避措施：制定《供應(yīng)商資質(zhì)審查評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則》，明確各項(xiàng)資質(zhì)的評(píng)分維度、扣分點(diǎn)及合格底線，組織審查小組定期培訓(xùn)，保證標(biāo)準(zhǔn)理解統(tǒng)一。（四）動(dòng)態(tài)更新機(jī)制核心風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)變更（如降級(jí)、吊銷）未及時(shí)掌握，繼續(xù)合作引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)避措施：要求供應(yīng)商在資質(zhì)變更后3個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面通知采購(gòu)部，審查小組每季度通過(guò)官方渠道復(fù)查供應(yīng)商資質(zhì)狀態(tài)，對(duì)變更資質(zhì)重新評(píng)估，必要時(shí)調(diào)整合作等級(jí)或終止合作。（五）保密與合規(guī)要求核心風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)信息泄露或?qū)彶檫^(guò)程違反數(shù)據(jù)安全法規(guī)。規(guī)避措施：與審查小組成員簽訂《保密協(xié)議》，限制資質(zhì)資料的查閱權(quán)限（僅相關(guān)人員可訪問(wèn)），