會(huì)議策劃與執(zhí)行流程表一、適用范圍與場(chǎng)景說(shuō)明本流程表適用于各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議（如季度工作會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)）、行業(yè)會(huì)議（如研討會(huì)、發(fā)布會(huì)、培訓(xùn)會(huì)）、客戶交流會(huì)（如產(chǎn)品推介會(huì)、答謝會(huì)）等不同類型、不同規(guī)模的會(huì)議策劃與執(zhí)行工作。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證會(huì)議目標(biāo)明確、流程順暢、資源高效利用，最終達(dá)成會(huì)議預(yù)期效果。無(wú)論是小型團(tuán)隊(duì)會(huì)議（10人以內(nèi)）還是大型會(huì)議（100人以上），均可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整各環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)。二、會(huì)議策劃與執(zhí)行全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備階段（會(huì)議召開(kāi)前1-4周）明確會(huì)議目標(biāo)與基本信息操作要點(diǎn)：與會(huì)議發(fā)起人（如部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目主管*）溝通，確定會(huì)議核心目標(biāo)（如決策、信息同步、問(wèn)題解決、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等）；明確會(huì)議主題（需簡(jiǎn)潔、貼合目標(biāo)，如“2024年Q3銷售目標(biāo)分解研討會(huì)”）、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)（建議單次會(huì)議不超過(guò)2小時(shí)，大型會(huì)議可分時(shí)段進(jìn)行）、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)（含核心人員、列席人員、支持人員）。輸出成果：《會(huì)議目標(biāo)確認(rèn)表》（含主題、目標(biāo)、時(shí)長(zhǎng)、人數(shù)、預(yù)期成果）。確定參會(huì)人員與分工操作要點(diǎn)：根據(jù)會(huì)議目標(biāo)列出核心參會(huì)人員（如決策層、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）、列席人員（如記錄員、支持部門(mén)代表）、主持人（需控場(chǎng)能力強(qiáng)、熟悉議題）；明確分工：設(shè)總協(xié)調(diào)人（負(fù)責(zé)整體統(tǒng)籌）、物料負(fù)責(zé)人（準(zhǔn)備簽到表、資料、設(shè)備）、場(chǎng)地負(fù)責(zé)人（對(duì)接場(chǎng)地布置）、后勤負(fù)責(zé)人（餐飲、交通等安排）。輸出成果：《參會(huì)人員名單及分工表》（含姓名、部門(mén)、角色、聯(lián)系方式）。制定會(huì)議議程操作要點(diǎn)：按會(huì)議目標(biāo)邏輯設(shè)計(jì)議程（如“開(kāi)場(chǎng)→議題匯報(bào)→討論→決策→總結(jié)”），每個(gè)環(huán)節(jié)明確主題、負(fù)責(zé)人、時(shí)長(zhǎng)；重要議題前置，避免拖沓；預(yù)留10-15分鐘自由討論或臨時(shí)議題時(shí)間。輸出成果：《會(huì)議議程表》（含環(huán)節(jié)名稱、內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、時(shí)長(zhǎng)、備注）。場(chǎng)地與物料準(zhǔn)備操作要點(diǎn)：場(chǎng)地選擇：根據(jù)人數(shù)確定會(huì)議室大?。ㄈ司ㄗh2-3㎡），確認(rèn)設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、音響、白板、網(wǎng)絡(luò)）、桌型（圓形適合討論，課桌型適合匯報(bào)）；物料準(zhǔn)備：簽到表、會(huì)議資料（議程、PPT、紙質(zhì)材料）、文具（筆、便簽紙）、飲用水、茶歇（如需）；提前1-3天與場(chǎng)地方確認(rèn)布置細(xì)節(jié)（如桌椅擺放、設(shè)備調(diào)試）。輸出成果：《場(chǎng)地物料清單及確認(rèn)表》（含場(chǎng)地名稱、設(shè)備清單、物料清單、確認(rèn)人）。預(yù)算編制與審批操作要點(diǎn)：列出預(yù)算明細(xì)：場(chǎng)地費(fèi)、物料費(fèi)、餐飲費(fèi)（如需）、交通費(fèi)（如需）、嘉賓費(fèi)（如需）、其他（如臨時(shí)采購(gòu)）；按公司流程提交審批，預(yù)留10%-15%應(yīng)急預(yù)算。輸出成果：《會(huì)議預(yù)算表》（含項(xiàng)目、單價(jià)、數(shù)量、總價(jià)、備注）。發(fā)送會(huì)議通知操作要點(diǎn)：提前3-7天發(fā)送通知（含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、需提前準(zhǔn)備的資料）；重要會(huì)議需電話或當(dāng)面提醒關(guān)鍵參會(huì)人員，確認(rèn)是否出席；若有變動(dòng)（如時(shí)間、地點(diǎn)調(diào)整），提前1天通知所有人。輸出成果：《會(huì)議通知》（郵件/企業(yè)/紙質(zhì)版，含發(fā)送記錄）。（二）會(huì)中執(zhí)行階段（會(huì)議當(dāng)天）簽到與入場(chǎng)引導(dǎo)操作要點(diǎn)：提前30分鐘到場(chǎng)，檢查設(shè)備、物料擺放情況；設(shè)置簽到臺(tái)，發(fā)放會(huì)議資料，引導(dǎo)參會(huì)人員按指定座位就座；提醒將手機(jī)調(diào)至靜音，告知會(huì)議紀(jì)律（如不隨意走動(dòng)、發(fā)言舉手）。會(huì)議流程控制操作要點(diǎn)：主持人準(zhǔn)時(shí)開(kāi)場(chǎng)，重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)規(guī)則；各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人按議程匯報(bào)，控制發(fā)言時(shí)間（可使用計(jì)時(shí)器提醒）；討論環(huán)節(jié)聚焦議題，避免偏離主題，總協(xié)調(diào)人適時(shí)引導(dǎo)；關(guān)鍵決策點(diǎn)需明確記錄（如“通過(guò)方案，責(zé)任人*，完成時(shí)間X月X日”）?，F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)與應(yīng)急處理操作要點(diǎn)：設(shè)備故障：立即聯(lián)系場(chǎng)地負(fù)責(zé)人或技術(shù)人員調(diào)試，同時(shí)主持人用臨時(shí)話題過(guò)渡；人員遲到：主持人可根據(jù)議程調(diào)整順序，重要人員未到時(shí)詢問(wèn)是否推遲相關(guān)環(huán)節(jié)；討論超時(shí)：主持人及時(shí)提醒“剩余3分鐘”，必要時(shí)約定后續(xù)專項(xiàng)討論時(shí)間。會(huì)議記錄操作要點(diǎn)：安排專人記錄，內(nèi)容包括：各環(huán)節(jié)核心觀點(diǎn)、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）；重要決議可拍照留存（如白板記錄、簽字文件）。（三）會(huì)后總結(jié)階段（會(huì)議結(jié)束后1-3個(gè)工作日）資料整理與歸檔操作要點(diǎn)：收集會(huì)議資料（PPT、簽到表、錄音/錄像、記錄稿），整理成電子檔；按公司檔案管理規(guī)定歸檔（命名格式：“會(huì)議日期+主題+版本號(hào)”）。會(huì)議紀(jì)要與行動(dòng)項(xiàng)分發(fā)操作要點(diǎn)：24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，包含：會(huì)議基本信息、議程執(zhí)行情況、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（明確“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”）；經(jīng)總協(xié)調(diào)人審核后，發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)方，抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)*。會(huì)議效果評(píng)估與反饋操作要點(diǎn)：發(fā)放《會(huì)議效果反饋表》（含目標(biāo)達(dá)成度、流程合理性、發(fā)言質(zhì)量、后勤服務(wù)等維度）；收集反饋，分析問(wèn)題（如“議程時(shí)間分配不合理”“資料準(zhǔn)備不充分”），形成《會(huì)議總結(jié)報(bào)告》，為下次會(huì)議優(yōu)化提供依據(jù)。費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷操作要點(diǎn)：整理費(fèi)用票據(jù)（場(chǎng)地費(fèi)、物料費(fèi)等），按財(cái)務(wù)流程報(bào)銷；對(duì)比預(yù)算，分析超支或結(jié)余原因，記錄至《會(huì)議預(yù)算執(zhí)行表》。三、會(huì)議策劃與執(zhí)行流程表模板階段步驟負(fù)責(zé)人時(shí)間節(jié)點(diǎn)輸出成果備注會(huì)前準(zhǔn)備明確會(huì)議目標(biāo)與基本信息總協(xié)調(diào)人*會(huì)議前4周《會(huì)議目標(biāo)確認(rèn)表》需發(fā)起人簽字確認(rèn)確定參會(huì)人員與分工總協(xié)調(diào)人*會(huì)議前3周《參會(huì)人員名單及分工表》區(qū)分核心/列席人員，明確角色制定會(huì)議議程主持人*會(huì)議前2周《會(huì)議議程表》需提前與各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人確認(rèn)場(chǎng)地與物料準(zhǔn)備場(chǎng)地負(fù)責(zé)人*會(huì)議前1周《場(chǎng)地物料清單及確認(rèn)表》提前1天二次確認(rèn)場(chǎng)地布置預(yù)算編制與審批后勤負(fù)責(zé)人*會(huì)議前1周《會(huì)議預(yù)算表》需財(cái)務(wù)部門(mén)審批發(fā)送會(huì)議通知總協(xié)調(diào)人*會(huì)議前3-7天《會(huì)議通知》（發(fā)送記錄）重要會(huì)議需電話提醒會(huì)中執(zhí)行簽到與入場(chǎng)引導(dǎo)物料負(fù)責(zé)人*會(huì)議當(dāng)天30分鐘前簽到表、參會(huì)人員簽到記錄引導(dǎo)有序，資料發(fā)放齊全會(huì)議流程控制主持人*會(huì)議全程計(jì)時(shí)器記錄、環(huán)節(jié)進(jìn)度表嚴(yán)格按議程執(zhí)行，避免超時(shí)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)與應(yīng)急處理總協(xié)調(diào)人*會(huì)議全程應(yīng)急處理記錄預(yù)案需提前準(zhǔn)備（設(shè)備、人員）會(huì)議記錄記錄員*會(huì)議全程手寫(xiě)/電子記錄稿重點(diǎn)記錄決策項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)會(huì)后總結(jié)資料整理與歸檔物料負(fù)責(zé)人*會(huì)議后1個(gè)工作日內(nèi)會(huì)議資料檔案（電子+紙質(zhì)）命名規(guī)范，便于查閱會(huì)議紀(jì)要與行動(dòng)項(xiàng)分發(fā)記錄員、總協(xié)調(diào)人會(huì)議后24小時(shí)內(nèi)《會(huì)議紀(jì)要》《行動(dòng)項(xiàng)清單》需參會(huì)人員確認(rèn)收到會(huì)議效果評(píng)估與反饋總協(xié)調(diào)人*會(huì)議后2個(gè)工作日內(nèi)《會(huì)議效果反饋表》《會(huì)議總結(jié)報(bào)告》反饋需匿名，保證真實(shí)性費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷后勤負(fù)責(zé)人*會(huì)議后3個(gè)工作日內(nèi)《會(huì)議預(yù)算執(zhí)行表》、報(bào)銷憑證與預(yù)算對(duì)比，說(shuō)明差異原因四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示目標(biāo)導(dǎo)向：會(huì)議策劃始終圍繞核心目標(biāo)展開(kāi)，避免“為開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)”，提前確認(rèn)會(huì)議是否為解決問(wèn)題的最優(yōu)方式（如可通過(guò)郵件、小范圍溝通替代的會(huì)議無(wú)需召開(kāi)）。人員確認(rèn)：重要會(huì)議需提前1周二次確認(rèn)參會(huì)人員行程，避免關(guān)鍵人員缺席導(dǎo)致會(huì)議決策無(wú)效；可安排“備選參會(huì)人員”應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。設(shè)備與物料：會(huì)議前1天務(wù)必調(diào)試設(shè)備（投影儀連接、麥克風(fēng)音量、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性），準(zhǔn)備備用設(shè)備（如備用麥克風(fēng)、U盤(pán)存多份PPT）；物料按“1+10%”準(zhǔn)備（如10人參會(huì)備11份資料）。時(shí)間管理：主持人需嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時(shí)間，可設(shè)置“時(shí)間提醒員”（如舉牌提示“剩余5分鐘”）；若某環(huán)節(jié)超時(shí)，及時(shí)協(xié)商是否延后或簡(jiǎn)化后續(xù)內(nèi)容。行動(dòng)項(xiàng)跟蹤：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)分發(fā)《行動(dòng)項(xiàng)清單》，明確負(fù)責(zé)人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，總協(xié)調(diào)人需在行動(dòng)項(xiàng)截止日前2天提醒責(zé)