會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)化流程卡一、應(yīng)用場景：哪些會(huì)議需要標(biāo)準(zhǔn)化流程本流程卡適用于企業(yè)內(nèi)部各類常規(guī)會(huì)議管理場景，包括但不限于：部門例會(huì)：周/月度工作總結(jié)與計(jì)劃同步，如銷售部周例會(huì)、研發(fā)部項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)；項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段評(píng)審會(huì)、問題解決會(huì)，如“新產(chǎn)品上線前協(xié)調(diào)會(huì)”“客戶投訴處理專題會(huì)”；跨部門協(xié)作會(huì)：需多部門聯(lián)合推進(jìn)的工作部署，如“年度預(yù)算評(píng)審會(huì)”“流程優(yōu)化研討會(huì)”；決策類會(huì)議：重要事項(xiàng)討論與決議，如“新業(yè)務(wù)拓展立項(xiàng)會(huì)”“核心人事任命會(huì)”。適用角色：會(huì)議發(fā)起人（如部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理）、主持人、記錄人、參會(huì)人員、會(huì)議跟進(jìn)執(zhí)行人。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可解決會(huì)議目標(biāo)不清晰、效率低下、決議落地難等問題，保證會(huì)議“有準(zhǔn)備、有產(chǎn)出、有跟進(jìn)”。二、操作步驟：從籌備到閉環(huán)的標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）會(huì)前籌備：明確目標(biāo)與準(zhǔn)備，保證會(huì)議“有的放矢”步驟1：發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)發(fā)起人明確會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定Q3營銷方案”“解決A項(xiàng)目延期風(fēng)險(xiǎn)”），填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》（模板見第三章），內(nèi)容包括：會(huì)議主題、時(shí)間（建議單次會(huì)議不超過90分鐘）、地點(diǎn)/線上會(huì)議、預(yù)計(jì)參會(huì)人員（含職務(wù)）、需討論議題及優(yōu)先級(jí)、期望產(chǎn)出（如決議、行動(dòng)計(jì)劃、待辦事項(xiàng)）。若涉及跨部門資源協(xié)調(diào)或重大決策，需提前1-2個(gè)工作日?qǐng)?bào)請(qǐng)直屬上級(jí)審批。步驟2：確定參會(huì)人員與分工根據(jù)議題內(nèi)容，精準(zhǔn)邀請(qǐng)相關(guān)人員：決策議題需邀請(qǐng)決策人（如部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)），執(zhí)行議題需邀請(qǐng)具體負(fù)責(zé)人，支持性議題邀請(qǐng)相關(guān)協(xié)作部門人員（如涉及預(yù)算需邀請(qǐng)財(cái)務(wù)部代表）。指定會(huì)議主持人（建議由發(fā)起人或其授權(quán)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)控場與引導(dǎo)）、記錄人（建議由熟悉議題的人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)記錄關(guān)鍵信息）。步驟3：準(zhǔn)備會(huì)議材料發(fā)起人/議題負(fù)責(zé)人提前準(zhǔn)備會(huì)議所需材料，包括：背景資料（如項(xiàng)目現(xiàn)狀數(shù)據(jù)）、議題說明（如方案對(duì)比PPT）、需討論的問題清單、預(yù)提案（如可選擇的解決方案）。材料需提前1個(gè)工作日通過郵件/企業(yè)內(nèi)部通訊工具發(fā)送給參會(huì)人員，并標(biāo)注“請(qǐng)?zhí)崆皩忛?，?huì)上需討論反饋”。步驟4：發(fā)布會(huì)議通知記錄人根據(jù)審批通過的《會(huì)議申請(qǐng)表》，發(fā)送正式會(huì)議通知，格式需包含：[會(huì)議類型]主題+時(shí)間（如“【項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)】A項(xiàng)目階段評(píng)審會(huì)-2023年10月26日14:00”）會(huì)議目標(biāo)、時(shí)間/地點(diǎn)/、參會(huì)人員、會(huì)議議程（含各環(huán)節(jié)時(shí)長）、需提前準(zhǔn)備的材料、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。參會(huì)人員需在通知發(fā)出后2小時(shí)內(nèi)反饋是否參會(huì)，無法參會(huì)者需提前4小時(shí)向主持人說明，并安排代理人。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦討論與決策，保證會(huì)議“高效有序”步驟1：會(huì)議簽到與開場（5分鐘內(nèi)）記錄人提前10分鐘到達(dá)會(huì)場，調(diào)試設(shè)備（投影、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議軟件），準(zhǔn)備簽到表（模板見第三章）。參會(huì)人員簽到后，主持人準(zhǔn)時(shí)開場，明確會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長分配，提醒會(huì)議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、圍繞議題發(fā)言、避免跑題）。步驟2：議題討論與決策（核心環(huán)節(jié)，按議程推進(jìn)）主持人引導(dǎo)：按議題優(yōu)先級(jí)逐項(xiàng)討論，每個(gè)議題明確“現(xiàn)狀-問題-方案-決策”四步邏輯，控制單議題討論時(shí)長（如重要議題30分鐘，次要議題15分鐘）。發(fā)言規(guī)則：鼓勵(lì)參會(huì)人員按順序發(fā)言，避免長時(shí)間壟斷；意見分歧時(shí)，主持人需引導(dǎo)聚焦“目標(biāo)共識(shí)”，而非爭論對(duì)錯(cuò)，必要時(shí)采用“舉手表決”或“征求意見”方式達(dá)成決議。記錄關(guān)鍵信息：記錄人實(shí)時(shí)記錄各議題的討論要點(diǎn)、不同意見、最終決議（明確“是什么決議”）、行動(dòng)項(xiàng)（明確“誰負(fù)責(zé)”“做什么”“何時(shí)完成”），避免模糊表述（如“盡快研究”改為“10月30日前提交可行性報(bào)告”）。步驟3：會(huì)議總結(jié)與確認(rèn)（最后5-10分鐘）主持人總結(jié)本次會(huì)議產(chǎn)出：已達(dá)成決議的議題、明確的行動(dòng)項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、deadline）、未完成需下次會(huì)議討論的內(nèi)容。記錄人復(fù)述關(guān)鍵行動(dòng)項(xiàng)，保證參會(huì)人員無異議；主持人宣布散會(huì)，提醒“會(huì)議紀(jì)要將在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出”。（三）會(huì)后跟進(jìn)：落地決議與閉環(huán)，保證會(huì)議“有始有終”步驟1：整理與分發(fā)會(huì)議紀(jì)要記錄人會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》（模板見第三章），內(nèi)容需包含：會(huì)議基本信息（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員及原因）；各議題討論摘要（重點(diǎn)記錄不同意見與關(guān)鍵數(shù)據(jù)）；決議事項(xiàng)（逐條列出，明確“決議內(nèi)容”）；行動(dòng)項(xiàng)清單（表格形式，含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間、備注”）。紀(jì)要經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)協(xié)作部門，抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；需參會(huì)人員1個(gè)工作日內(nèi)反饋“已閱”，如有異議需在24小時(shí)內(nèi)提出。步驟2：跟蹤行動(dòng)項(xiàng)執(zhí)行行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人需按照紀(jì)要要求推進(jìn)工作，并在完成前1天向記錄人反饋進(jìn)度（如“已完成初稿，待審核”）；記錄人在每周部門例會(huì)中同步行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展。若行動(dòng)項(xiàng)逾期未完成，負(fù)責(zé)人需提前向主持人說明原因，并提交《延期申請(qǐng)》（說明原因、新完成時(shí)間、需協(xié)調(diào)資源）。步驟3：會(huì)議資料歸檔記錄人收集會(huì)議相關(guān)資料（會(huì)議申請(qǐng)表、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、演示材料、行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表等），按“年度-月份-會(huì)議類型”分類歸檔至企業(yè)共享文件夾，保存期限不少于1年，便于后續(xù)查閱與追溯。三、配套模板：常用表格工具與填寫說明（一）會(huì)議申請(qǐng)表字段填寫說明示例會(huì)議主題簡明扼要，突出核心目標(biāo)（避免“部門開會(huì)”等模糊表述）“Q3銷售目標(biāo)分解與資源協(xié)調(diào)會(huì)”會(huì)議時(shí)間具體到“年/月/日上/下午X:-X:”，明確會(huì)議時(shí)長2023年10月26日14:00-15:30（90分鐘）會(huì)議地點(diǎn)/線下會(huì)議填寫會(huì)議室編號(hào)，線上會(huì)議填寫會(huì)議及密碼線下：3樓301會(huì)議室；線上：騰訊會(huì)議X（密碼56）預(yù)計(jì)參會(huì)人員列出姓名+職務(wù)，區(qū)分“必須參加”與“可選參加”必須參加：經(jīng)理（銷售部）、主管（市場部）；可選參加：*專員（財(cái)務(wù)部）會(huì)議議程按優(yōu)先級(jí)列出議題，注明各環(huán)節(jié)預(yù)計(jì)時(shí)長1.Q2銷售數(shù)據(jù)復(fù)盤（20分鐘）；2.Q3目標(biāo)分解（30分鐘）；3.資源申請(qǐng)討論（30分鐘）期望產(chǎn)出明確會(huì)議需達(dá)成的具體結(jié)果（如“確定Q3銷售目標(biāo)”“明確市場部推廣預(yù)算”）確定各部門Q3銷售目標(biāo)及所需支持資源附件材料列出需提前準(zhǔn)備的材料名稱《Q2銷售數(shù)據(jù)報(bào)表》《Q3目標(biāo)草案》申請(qǐng)人發(fā)起人簽字+日期*經(jīng)理2023年10月23日（二）會(huì)議簽到表序號(hào)姓名部門職務(wù)簽到時(shí)間備注（如遲到/早退/請(qǐng)假）1*經(jīng)理銷售部經(jīng)理13:55-2*主管市場部主管14:00-3*專員財(cái)務(wù)部專員14:05遲到5分鐘（三）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息主題：[會(huì)議主題]時(shí)間：[年/月/日上/下午X:-X:]地點(diǎn)：[會(huì)議室/線上會(huì)議]主持人：[姓名+職務(wù)]記錄人：[姓名+職務(wù)]參會(huì)人員：[姓名+職務(wù)，分“出席”“缺席”]缺席人員及原因：[如“*專員，因客戶拜訪請(qǐng)假”]議程與討論摘要議題序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)摘要不同意見記錄1Q2銷售數(shù)據(jù)復(fù)盤1.總銷售額完成目標(biāo)95%，華東區(qū)超額10%，華南區(qū)未達(dá)標(biāo)；2.新客戶轉(zhuǎn)化率提升5%。經(jīng)理建議：華南區(qū)需加強(qiáng)渠道下沉；主管建議：優(yōu)化新客戶跟進(jìn)話術(shù)。決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容1華南區(qū)10月底前完成渠道商二次培訓(xùn)，由*經(jīng)理負(fù)責(zé)，提交培訓(xùn)計(jì)劃（10月27日前）。2市場部11月15日前優(yōu)化新客戶跟進(jìn)話術(shù)，并同步給銷售部，由*主管負(fù)責(zé)。行動(dòng)項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)間狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）備注1提交華南區(qū)渠道商培訓(xùn)計(jì)劃*經(jīng)理2023/10/27進(jìn)行中需確認(rèn)培訓(xùn)預(yù)算2優(yōu)化新客戶跟進(jìn)話術(shù)并同步*主管2023/11/15未開始需銷售部反饋意見（四）會(huì)議事項(xiàng)跟蹤表任務(wù)描述負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間進(jìn)度說明（如“已完成初稿，待審核”）逾期原因（若逾期）協(xié)調(diào)需求（如需）華南區(qū)渠道商培訓(xùn)計(jì)劃*經(jīng)理2023/10/27-已完成計(jì)劃框架，待財(cái)務(wù)確認(rèn)預(yù)算-需財(cái)務(wù)部10月26日前反饋預(yù)算新客戶跟進(jìn)話術(shù)優(yōu)化*主管2023/11/15-收集銷售部反饋中，預(yù)計(jì)11月10日定稿-需銷售部*經(jīng)理11月8日前匯總意見四、關(guān)鍵提醒：保證流程落地的注意事項(xiàng)（一）會(huì)議目標(biāo)“三不”原則不召開無明確目標(biāo)的會(huì)議：若無法用1句話說明會(huì)議目標(biāo)（如“解決問題”“確定方案”），需暫緩召開，重新梳理目標(biāo)。不邀請(qǐng)無關(guān)人員參會(huì)：每個(gè)參會(huì)人員需與議題強(qiáng)相關(guān)，避免“陪會(huì)”現(xiàn)象，一般會(huì)議參會(huì)人數(shù)建議控制在5-8人。不超時(shí)討論：主持人需嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時(shí)長，若某議題討論陷入僵局，可記錄分歧點(diǎn)，另設(shè)“專題會(huì)”深入討論。（二）會(huì)議材料“兩提前”要求提前審閱：參會(huì)人員需提前閱讀會(huì)議材料，帶著思考參會(huì)，避免現(xiàn)場“臨時(shí)抱佛腳”；材料頁數(shù)建議控制在10頁以內(nèi)，重點(diǎn)數(shù)據(jù)加粗標(biāo)注。提前測試：線上會(huì)議需提前測試設(shè)備（麥克風(fēng)、攝像頭、網(wǎng)絡(luò)），重要會(huì)議建議提前30分鐘彩排；線下會(huì)議需提前檢查場地（投影、話筒、座位安排）。（三）會(huì)議紀(jì)要“三要素”標(biāo)準(zhǔn)決議清晰：每個(gè)決議需明確“是什么”，避免“原則上同意”等模糊表述，如“同意采購設(shè)備，預(yù)算上限5萬元，由*專員負(fù)責(zé)11月5日前完成比價(jià)”。行動(dòng)項(xiàng)具體：每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)需包含“任務(wù)描述+負(fù)責(zé)人+完成時(shí)間”，如“無”則需注明“暫無行動(dòng)項(xiàng)，下次會(huì)議繼續(xù)討論”。分發(fā)及時(shí)：會(huì)議紀(jì)需在24小時(shí)