企業(yè)合同評(píng)審及簽署工具使用指南一、工具概述本工具旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)合同評(píng)審、審批、簽署的線上化協(xié)同，提升合同處理效率，降低法律風(fēng)險(xiǎn)與操作成本。工具覆蓋合同起草、多部門評(píng)審、修訂確認(rèn)、分級(jí)審批、簽署歸檔等核心環(huán)節(jié)，適用于企業(yè)日常業(yè)務(wù)合同（如采購、銷售、服務(wù)、租賃、合作等）的全流程管理，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同管理的合規(guī)化、可視化與可追溯化。二、適用場景與價(jià)值（一）典型應(yīng)用場景日常業(yè)務(wù)合同處理：當(dāng)企業(yè)需與客戶、供應(yīng)商或合作伙伴簽訂采購合同、銷售合同、服務(wù)外包合同時(shí)通過工具發(fā)起流程，保證條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。重大合同專項(xiàng)評(píng)審：對(duì)于標(biāo)的額較大、法律關(guān)系復(fù)雜或涉及核心業(yè)務(wù)的合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可合同），工具支持多部門協(xié)同評(píng)審，集中把控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。合同模板復(fù)用與管理：針對(duì)高頻使用的合同類型（如勞動(dòng)合同、租賃合同），工具內(nèi)置標(biāo)準(zhǔn)化模板，減少重復(fù)起草工作量，保證模板條款符合企業(yè)規(guī)范。（二）核心價(jià)值效率提升：線上化流程減少紙質(zhì)傳遞耗時(shí)，評(píng)審節(jié)點(diǎn)自動(dòng)提醒，平均合同處理周期縮短30%以上。風(fēng)險(xiǎn)控制：法務(wù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)部門深度參與評(píng)審，提前識(shí)別條款漏洞（如付款條件、違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等），降低履約糾紛風(fēng)險(xiǎn)。合規(guī)保障：流程留痕可追溯，審批權(quán)限分級(jí)管理，保證合同簽署符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度要求。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟一：合同發(fā)起與信息錄入操作人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如銷售經(jīng)理、采購專員）操作內(nèi)容：登錄合同管理系統(tǒng)，選擇“合同發(fā)起”模塊，根據(jù)合同類型（如“采購合同”“技術(shù)服務(wù)合同”）選擇對(duì)應(yīng)模板（若無可選擇“空白合同”）。填寫合同基礎(chǔ)信息，包括：合同編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則手動(dòng)填寫，格式示例：CG-2024-X）；合同名稱（需明確簽約雙方及核心內(nèi)容，如“公司與科技有限公司軟件開發(fā)服務(wù)合同”）；簽約方信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人及電話，電話需為辦公座機(jī)或企業(yè)認(rèn)證手機(jī)號(hào)）；合同金額（大小寫需一致，涉及外幣的注明匯率及折算金額）；合同期限（起止日期、履行節(jié)點(diǎn)）；核心條款摘要（如付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等簡要說明）。合同草案（Word/PDF格式），保證內(nèi)容與基礎(chǔ)信息一致，附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）需一并。輸出物：合同基礎(chǔ)信息表、合同草案及附件。步驟二：多部門協(xié)同評(píng)審操作人：法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人（如涉及）操作內(nèi)容：系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)：發(fā)起后，系統(tǒng)根據(jù)合同類型及金額自動(dòng)觸發(fā)評(píng)審流程（如金額≤10萬元，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人+法務(wù)評(píng)審；金額＞10萬元，增加財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審）。分部門評(píng)審要點(diǎn)：法務(wù)評(píng)審（必評(píng)）：重點(diǎn)審核合同主體合法性（簽約方是否為存續(xù)企業(yè)、有無超越經(jīng)營范圍）、條款合規(guī)性（是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等。填寫《合同評(píng)審意見表》，標(biāo)注“通過”“修改后通過”或“不通過”，并說明具體修改意見（示例：“第5條付款條件建議明確‘驗(yàn)收合格后30日內(nèi)’改為‘驗(yàn)收合格且收到發(fā)票后30日內(nèi)’”）。財(cái)務(wù)評(píng)審（涉及金額必評(píng)）：審核付款方式、資金安排是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，發(fā)票類型、稅率約定是否準(zhǔn)確，履約保證金、質(zhì)保金等條款是否合理，評(píng)估企業(yè)現(xiàn)金流風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)/技術(shù)評(píng)審：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程是否明確；技術(shù)部門（如涉及）審核技術(shù)參數(shù)、服務(wù)方案是否可實(shí)現(xiàn)，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否具體可量化。評(píng)審意見處理：若任一部門評(píng)審為“不通過”，系統(tǒng)自動(dòng)退回發(fā)起人，說明修改原因；若為“修改后通過”，發(fā)起人需根據(jù)意見修訂合同，重新提交該部門評(píng)審直至通過。輸出物：各部門《合同評(píng)審意見表》（系統(tǒng)自動(dòng)匯總）、修訂后的合同草案。步驟三：合同修訂與確認(rèn)操作人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)專員操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人匯總各部門評(píng)審意見，對(duì)照合同草案逐條修訂，修訂處需使用批注或高亮標(biāo)注（示例：將原條款“乙方應(yīng)在交付后10日內(nèi)提出異議”修改為“乙方應(yīng)在交付后15日內(nèi)提出書面異議”，批注說明“根據(jù)法務(wù)評(píng)審意見延長異議期”）。修訂完成后，最終版合同草案，系統(tǒng)自動(dòng)通知法務(wù)專員進(jìn)行合規(guī)性復(fù)核，重點(diǎn)確認(rèn)修改意見是否落實(shí)、新增條款是否引入新風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)復(fù)核通過后，系統(tǒng)《合同評(píng)審匯總表》，列明所有評(píng)審部門及意見、修訂情況，確認(rèn)合同文本可進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。輸出物：最終版合同草案、《合同評(píng)審匯總表》。步驟四：分級(jí)審批與簽署授權(quán)操作人：部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)）操作內(nèi)容：審批權(quán)限劃分（示例）：合同金額≤5萬元：部門負(fù)責(zé)人審批；5萬元＜合同金額≤50萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；合同金額＞50萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批。審批人登錄系統(tǒng)查看《合同評(píng)審匯總表》及最終版合同，重點(diǎn)審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略利益、風(fēng)險(xiǎn)是否可控、資源是否落實(shí)。審批通過后，在系統(tǒng)中簽署審批意見；若不通過，注明原因并退回發(fā)起人。所有審批節(jié)點(diǎn)完成后，系統(tǒng)《合同簽署審批單》，明確簽署人（如法定代表人或其授權(quán)代表）、簽署方式（電子簽/紙質(zhì)簽）、簽署份數(shù)及歸檔要求。輸出物：《合同簽署審批單》、審批完成的合同文本。步驟五：合同簽署與用印管理操作人：簽署人、行政部用印專員操作內(nèi)容：簽署方式選擇：電子簽章：通過系統(tǒng)對(duì)接的第三方電子簽平臺(tái)（如e簽寶、法大大），發(fā)起電子簽署流程，簽約方在線簽署（需提前完成企業(yè)認(rèn)證及個(gè)人實(shí)名認(rèn)證），簽署完成后系統(tǒng)自動(dòng)帶電子簽章的合同PDF，與紙質(zhì)合同具有同等法律效力。紙質(zhì)簽署：打印最終版合同（一式X份，根據(jù)簽約方數(shù)量及歸檔要求確定），由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章（公章需預(yù)留印模，系統(tǒng)校驗(yàn)用印權(quán)限）。用印申請(qǐng)與審批：采用紙質(zhì)簽署時(shí)，簽署人需在系統(tǒng)中提交用印申請(qǐng)，已簽字的合同掃描件，注明用印份數(shù)，經(jīng)行政部用印專員審核權(quán)限后，在指定地點(diǎn)supervised下用印，用印后登記《用印登記表》。合同交付：簽署完成后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將合同正本交付簽約方（電子簽可直接通過系統(tǒng)發(fā)送），留存副本或掃描件。輸出物：簽署完成的合同文本（電子/紙質(zhì)）、《用印登記表》（紙質(zhì)簽署時(shí)）。步驟六：歸檔與臺(tái)賬管理操作人：行政部檔案管理員、業(yè)務(wù)部門操作內(nèi)容：合同歸檔：簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本（紙質(zhì)）或電子合同PDF提交至行政部，檔案管理員按“合同編號(hào)-簽約方-類型”分類歸檔，錄入檔案管理系統(tǒng)，記錄歸檔日期、存放位置、保管期限（根據(jù)合同類型確定，如采購合同保管≥5年，戰(zhàn)略合作合同保管≥10年）。臺(tái)賬登記：系統(tǒng)自動(dòng)《合同管理臺(tái)賬》，實(shí)時(shí)更新合同狀態(tài)（草擬-評(píng)審中-審批中-已簽署-履行中-已歸檔），可按部門、簽約方、金額、期限等維度查詢，支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)出（Excel格式）。履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付、驗(yàn)收、付款），在系統(tǒng)中更新履行節(jié)點(diǎn)，異常情況（如逾期未交付）及時(shí)上報(bào)法務(wù)及分管領(lǐng)導(dǎo)。輸出物：歸檔合同、合同管理系統(tǒng)臺(tái)賬、履行跟蹤記錄。四、合同評(píng)審與簽署模板示例（一）合同評(píng)審意見表合同編號(hào)CG-2024-X合同名稱公司與科技有限公司軟件開發(fā)服務(wù)合同評(píng)審部門法務(wù)部評(píng)審人*（法務(wù)專員）評(píng)審日期2024–評(píng)審結(jié)論□通過□修改后通過□不通過評(píng)審意見1.第3條約定的“軟件開發(fā)完成標(biāo)準(zhǔn)”不夠明確，建議補(bǔ)充“通過甲方組織的功能測試及功能測試，測試報(bào)告需雙方簽字確認(rèn)”；2.第8條違約責(zé)任中，乙方逾期交付的違約金比例建議從“日千分之三”調(diào)整為“日千分之二”，不超過合同總額的20%；3.建議增加“知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款：乙方承諾交付的開發(fā)成果不侵犯第三方權(quán)利，如有侵權(quán)由乙方承擔(dān)全部責(zé)任”。修訂說明發(fā)起人已根據(jù)意見修改第3、8條，新增第10條知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款，法務(wù)復(fù)核通過。（二）合同簽署審批單合同編號(hào)CG-2024-X簽約方科技有限公司合同金額人民幣50萬元合同期限2024–至2025–評(píng)審部門銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管副總評(píng)審結(jié)論全部通過，可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)審批流程1.銷售部負(fù)責(zé)人審批：通過；2.分管副總審批：通過；3.總經(jīng)理*審批：通過簽署方式□電子簽□紙質(zhì)簽（一式肆份，甲乙雙方各貳份）簽署人法定代表人：（總經(jīng)理）或授權(quán)代表：（銷售總監(jiān)）（需附授權(quán)委托書）歸檔要求正本由行政部歸檔，電子版同步存入系統(tǒng)，保管期限5年備注無五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）信息準(zhǔn)確性保障合同基礎(chǔ)信息（簽約方名稱、金額、日期等）需與營業(yè)執(zhí)照、中標(biāo)通知書等原始資料一致，避免因名稱錯(cuò)誤、金額大小寫不符導(dǎo)致合同無效。涉及附件的（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），需在合同中注明“附件為本合同組成部分，與具有同等法律效力”，并保證附件內(nèi)容與無沖突。（二）評(píng)審節(jié)點(diǎn)完整性嚴(yán)禁跳過評(píng)審環(huán)節(jié)直接審批，對(duì)于“緊急合同”，可通過系統(tǒng)加急流程處理，但仍需完成法務(wù)、財(cái)務(wù)等必要評(píng)審，評(píng)審時(shí)限可適當(dāng)縮短（如法務(wù)評(píng)審縮短至12小時(shí)內(nèi)）。涉及跨部門業(yè)務(wù)的合同（如銷售+技術(shù)+服務(wù)），需保證所有相關(guān)部門參與評(píng)審，避免因部門遺漏導(dǎo)致條款遺漏（如技術(shù)支持標(biāo)準(zhǔn)未約定）。（三）修訂閉環(huán)管理所有評(píng)審意見必須落實(shí)，發(fā)起人需對(duì)每條意見進(jìn)行修訂并說明修訂情況，未通過評(píng)審的合同不得進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。法務(wù)部門需對(duì)修訂后的合同進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)確認(rèn)“修改后通過”的合同是否滿足評(píng)審要求，避免意見“假落實(shí)”。（四）簽署合規(guī)性把控紙質(zhì)簽署時(shí)，公章需加蓋在合同指定位置（如法定代表人簽字處、騎縫章），嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上用??；電子簽需保證簽約方實(shí)名認(rèn)證，電子簽章與實(shí)體公章具有同等效力。授權(quán)代表簽署時(shí)，需提前在系統(tǒng)中提交《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、期限