文檔歸檔與管理制度模板信息管理規(guī)范版一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“單位”）的文檔歸檔與管理工作，涵蓋行政、人事、財務(wù)、項目、合同等全類型文檔。典型應(yīng)用場景包括：日常辦公文檔管理：如會議紀(jì)要、通知、報告等行政類文件的歸檔；項目全周期文檔管控：從項目立項、執(zhí)行到驗收各階段產(chǎn)生的方案、圖紙、驗收報告等文檔的系統(tǒng)化管理；合同與法律文書存檔：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、法律意見書等具有法律效力文檔的規(guī)范歸檔；人事與財務(wù)檔案留存：員工檔案、薪酬憑證、審計報告等敏感文檔的安全存儲與追溯。二、文檔歸檔全流程操作指引（一）文檔分類與編碼規(guī)則分類標(biāo)準(zhǔn)一級分類：按部門/業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分，如“行政部”“財務(wù)部”“項目部”“市場部”等；二級分類：按文檔類型劃分，如“行政類”下分“通知”“會議紀(jì)要”“制度文件”，“項目類”下分“立項文件”“執(zhí)行文件”“驗收文件”；三級分類：按密級或緊急程度劃分，如“公開”“內(nèi)部”“秘密”“絕密”。編碼規(guī)則文檔編號采用“部門代碼-文檔類型代碼-年份-流水號”格式，示例：行政部2024年第5份通知：XZ-TZ-2024-005財務(wù)部2024年第12份憑證：CW-PZ-2024-012（二）歸檔前準(zhǔn)備與整理文檔收集各部門指定專人（如“文檔管理員*”）負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集，保證文檔形成后3個工作日內(nèi)完成初步整理；電子文檔需同步收集源文件及最終定稿版本，紙質(zhì)文檔需保證字跡清晰、無缺頁損毀。文檔審核由部門負(fù)責(zé)人對文檔的完整性、準(zhǔn)確性及合規(guī)性進(jìn)行審核，重點檢查：是否包含必要的簽署、蓋章信息；內(nèi)容是否符合單位制度及外部法規(guī)要求；密級劃分是否準(zhǔn)確。信息著錄按要求填寫《文檔歸檔信息表》（見模板1），記錄文檔名稱、編號、形成日期、頁數(shù)、密級、保管期限、責(zé)任人等關(guān)鍵信息，保證信息真實、完整。（三）歸檔存儲與保管電子文檔存儲統(tǒng)一存儲于單位指定的文檔管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、云盤），不得存儲于個人電腦或非授權(quán)設(shè)備；按編碼規(guī)則建立文件夾層級，如“XZ/通知/2024/”，文件夾名稱與文檔編號一致；每月對電子文檔進(jìn)行備份，備份介質(zhì)需異地存放，保證數(shù)據(jù)安全。紙質(zhì)文檔存儲使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（如A4尺寸），檔案盒標(biāo)簽標(biāo)注“部門-文檔類型-年份-起止編號”（如“行政部-通知-2024-XZ-TZ-2024-001至020”）；按編號順序排列檔案盒，存放于符合要求的檔案柜（防火、防潮、防蟲、防盜）；每個檔案盒附《文檔歸檔目錄》（見模板2），方便檢索。（四）借閱與傳遞管理借閱申請借閱人填寫《文檔借閱申請表》（見模板3），注明文檔名稱、編號、借閱事由、借閱期限及用途；公開文檔由部門負(fù)責(zé)人審批，內(nèi)部及以上密級文檔需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱與歸還電子文檔借閱：通過系統(tǒng)在線申請，審批通過后系統(tǒng)自動記錄借閱人、借閱時間及權(quán)限，借閱期限不超過7個工作日；紙質(zhì)文檔借閱：由文檔管理員*核對申請表后，當(dāng)場提供借閱，借閱人需簽字確認(rèn)，借閱期限不超過5個工作日；到期需續(xù)借的，須在到期前1個工作日重新申請，續(xù)借不超過原期限。傳遞安全涉密文檔傳遞需通過加密渠道（如單位加密郵箱、專人遞送），不得通過普通郵箱、社交軟件傳遞；紙質(zhì)涉密文檔傳遞需密封并標(biāo)注“密級”，接收人需核對無誤后簽字確認(rèn)。（五）定期檢查與銷毀管理定期檢查文檔管理員*每季度對歸檔文檔進(jìn)行檢查，重點核查：電子文檔是否完整、可正常打開；紙質(zhì)文檔是否受潮、蟲蛀、破損；借閱記錄是否與實際狀態(tài)一致；檢查結(jié)果形成《文檔檢查記錄表》（見模板4），對問題及時整改。到期銷毀對保管期限屆滿的文檔，由文檔管理員*編制《文檔銷毀清單》（見模板5），注明文檔名稱、編號、保管期限、銷毀原因及數(shù)量；銷毀清單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案負(fù)責(zé)人（如“檔案主管*”）審批；紙質(zhì)文檔由2人以上監(jiān)銷，使用碎紙機銷毀，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)；電子文檔通過系統(tǒng)徹底刪除，保證無法恢復(fù)。三、核心管理模板表格清單模板1：文檔歸檔信息表文檔編號文檔名稱形成部門形成日期頁數(shù)密級保管期限責(zé)任人存儲位置（電子路徑/紙質(zhì)檔案盒號）備注XZ-TZ-2024-005關(guān)于2024年節(jié)假日安排的通知行政部2024-01-152內(nèi)部3年張*電子：XZ/通知/2024/XZ-TZ-2024-005紙質(zhì)：行政部-通知-2024-001-模板2：文檔歸檔目錄（示例：行政部-通知-2024）序號文檔編號文檔名稱形成日期頁數(shù)密級保管期限檔案盒號1XZ-TZ-2024-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知2024-01-101內(nèi)部3年XZ-TZ-2024-0012XZ-TZ-2024-002關(guān)于規(guī)范辦公用品領(lǐng)用的通知2024-02-203內(nèi)部長期XZ-TZ-2024-0013XZ-TZ-2024-003關(guān)于開展2024年度員工體檢的通知2024-03-052內(nèi)部1年XZ-TZ-2024-002模板3：文檔借閱申請表申請人部門聯(lián)系方式借閱日期李*市場部1382024-05-10借閱文檔信息文檔編號文檔名稱密級XZ-TZ-2024-005關(guān)于2024年節(jié)假日安排的通知內(nèi)部審批意見部門負(fù)責(zé)人：王*日期：2024-05-10分管領(lǐng)導(dǎo)：（如需）日期：歸還記錄歸還日期：2024-05-12經(jīng)手人：李文檔管理員：趙模板4：文檔檢查記錄表檢查日期檢查人檢查范圍檢查內(nèi)容問題記錄整改措施整改責(zé)任人整改期限2024-03-31趙*行政部2024年Q1歸檔文檔電子文檔完整性、紙質(zhì)文檔存儲狀態(tài)電子文檔“XZ-TZ-2024-003”無法打開重新從源文件備份，檢查系統(tǒng)存儲路徑張*2024-04-05模板5：文檔銷毀清單銷毀日期銷毀原因監(jiān)銷人審批人2024-04-15保管期限屆滿（2021年歸檔文檔）張、劉王、李銷毀文檔明細(xì)序號文檔編號文檔名稱1CW-PZ-2021-0102021年1月費用憑證2XZ-HYJY-2021-0052021年5月會議紀(jì)要四、關(guān)鍵執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避（一）合規(guī)性要求文檔分類、密級劃分及保管期限需符合《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》等法規(guī)要求，嚴(yán)禁擅自降低密級或延長銷毀期限；涉密文檔的管理需額外遵守單位《保密管理制度》，存儲、借閱、銷毀全程留痕，保證可追溯。（二）安全性保障電子文檔管理系統(tǒng)需設(shè)置權(quán)限分級，不同崗位人員僅能訪問職責(zé)范圍內(nèi)的文檔，嚴(yán)禁越權(quán)操作；紙質(zhì)檔案存放區(qū)域需配備監(jiān)控、消防設(shè)備，定期檢查溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%），防止文檔損壞。（三）時效性管理各類文檔需在形成后3個工作日內(nèi)完成歸檔，避免積壓；借閱文檔需按時歸還，逾期未還的，文檔管理員*需及時催收，并記錄在《借閱逾期記錄表》中；每年12月底前完成下一年度《文檔分類編碼規(guī)則》的修訂，保證與業(yè)務(wù)發(fā)展匹配。（四）責(zé)任明確各部門負(fù)責(zé)人為本部門文檔歸檔第一責(zé)任人，