采購申請及審批自動化模板使用指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)（中小型企業(yè)、集團化公司等）的日常采購管理場景，覆蓋辦公用品、生產(chǎn)物料、固定資產(chǎn)、服務(wù)外包等多種采購類型。主要解決傳統(tǒng)采購申請中流程繁瑣、審批滯后、信息不透明、合規(guī)風(fēng)險難控制等問題，尤其適用于以下場景：跨部門協(xié)作采購：如市場部活動物料、研發(fā)部實驗設(shè)備等需多部門協(xié)同的采購需求；高頻標(biāo)準(zhǔn)化采購：如日常辦公耗材、勞保用品等重復(fù)性采購需求；預(yù)算管控嚴(yán)格的采購：需提前預(yù)算校驗、多級審批的大額采購項目；合規(guī)性要求高的采購：如項目采購、國企/上市公司需留痕審計的采購流程。二、全流程操作指南（一）申請發(fā)起與權(quán)限確認(rèn)發(fā)起申請：申請人登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或OA/審批平臺），選擇“采購申請”模塊，“新建申請”。權(quán)限校驗：系統(tǒng)自動校驗申請人權(quán)限（僅采購需求部門人員可發(fā)起本部門采購申請），若申請人無權(quán)限，提示“請聯(lián)系部門管理員開通權(quán)限”。選擇采購類型：根據(jù)實際需求勾選采購類型（如“辦公用品”“固定資產(chǎn)”“服務(wù)采購”），系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)對應(yīng)表單字段及審批流程。（二）申請信息填寫與附件基礎(chǔ)信息錄入：申請單號：系統(tǒng)自動（格式：CG+年月日+6位流水號，如CG202310010001）；申請人信息：姓名（*）、所屬部門、聯(lián)系方式（系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)申請人賬號信息，無需手動填寫）；申請日期：默認(rèn)系統(tǒng)當(dāng)前日期，支持手動修改（僅限申請當(dāng)日）。采購明細(xì)填寫：按“物品/服務(wù)名稱-規(guī)格型號-單位-數(shù)量-預(yù)估單價-預(yù)估總價”逐行填寫，支持添加多行明細(xì)（最多20項）；用途說明：必填項，需明確“用于項目/日常工作/設(shè)備維護”等具體場景，字?jǐn)?shù)不少于10字；預(yù)算科目：下拉選擇對應(yīng)預(yù)算科目（如“行政辦公費”“研發(fā)費用”“生產(chǎn)成本”），系統(tǒng)自動校驗預(yù)算余額（若預(yù)算不足，提示“預(yù)算不足，請聯(lián)系財務(wù)調(diào)整預(yù)算”）。附件：必填附件：根據(jù)采購類型（如辦公用品需提供《市場詢價表》，固定資產(chǎn)需提供《設(shè)備技術(shù)參數(shù)表》，服務(wù)采購需提供《服務(wù)需求說明書》）；選填附件：合同草案、供應(yīng)商資質(zhì)證明、歷史采購價格對比表等，支持PDF/Word/Excel格式（單附件不超過10MB，總附件不超過50MB）。（三）自動流轉(zhuǎn)與審批觸發(fā)流程匹配：系統(tǒng)根據(jù)采購類型、預(yù)估總價、預(yù)算科目自動匹配審批流程（示例：辦公用品（≤1000元）：部門審批→行政部審核；固定資產(chǎn)（≥5000元）：部門審批→財務(wù)部審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理審批）。自動推送：信息填寫完成后，“提交申請”，系統(tǒng)自動將申請信息及附件推送至第一審批人待辦事項，同時通過企業(yè)/短信提醒審批人（提醒內(nèi)容：“您有1項采購申請待審批，申請單號：X，請于24小時內(nèi)處理”）。（四）審批人操作與意見反饋審批處理：審批人登錄系統(tǒng)，在“待辦事項”中查看采購申請詳情，支持以下操作：同意：“同意”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批人；駁回：選擇駁回原因（如“預(yù)算超標(biāo)”“附件不全”“用途不明確”），填寫駁回意見，申請狀態(tài)變更為“已駁回”，申請人將收到駁回通知；轉(zhuǎn)辦：若審批人因出差等原因無法處理，可“轉(zhuǎn)辦”，選擇其他同權(quán)限人員代為審批。審批時限：系統(tǒng)設(shè)置每個審批環(huán)節(jié)時限（如部門審批12小時、財務(wù)部24小時），超時未處理將自動提醒審批人及部門負(fù)責(zé)人，連續(xù)超時3次將上報至上級主管。（五）審批結(jié)果處理與通知審批完成：所有審批環(huán)節(jié)通過后，系統(tǒng)自動《采購審批意見匯總表》（含各審批人姓名、意見、審批時間），申請狀態(tài)變更為“已審批通過”。結(jié)果通知：系統(tǒng)自動通知申請人及采購執(zhí)行部門（如行政部、采購部），通知內(nèi)容：“您的采購申請（單號：X）已審批通過，請按流程執(zhí)行采購，預(yù)計3個工作日內(nèi)對接供應(yīng)商”。采購執(zhí)行：采購部根據(jù)審批通過的申請對接供應(yīng)商，執(zhí)行采購，并在系統(tǒng)中錄入采購訂單號、供應(yīng)商信息、實際采購金額等，完成后更新申請狀態(tài)為“已采購”。（六）歸檔與查詢自動歸檔：采購?fù)瓿珊?，系統(tǒng)自動將申請單、審批意見、采購訂單、發(fā)票等資料關(guān)聯(lián)歸檔，形成完整采購檔案。查詢統(tǒng)計：支持按申請單號、申請人、部門、申請日期、審批狀態(tài)等條件查詢歷史申請記錄，可導(dǎo)出Excel報表（含采購明細(xì)、審批進(jìn)度、預(yù)算執(zhí)行情況等），用于部門費用統(tǒng)計及審計追溯。三、采購申請表單模板采購申請表申請單號：CG________申請人信息姓名：*聯(lián)系方式：*（系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)）采購明細(xì)序號12…（最多20項）預(yù)算信息預(yù)算科目：*審批流程審批環(huán)節(jié)部門審批財務(wù)審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批附件清單序號12備注說明（可填寫特殊需求，如“需加急采購”“指定供應(yīng)商”等，選填）申請人簽字___________（電子簽名）四、使用規(guī)范與風(fēng)險提示（一）預(yù)算控制要求預(yù)算內(nèi)采購：申請時需選擇對應(yīng)預(yù)算科目，系統(tǒng)自動校驗預(yù)算余額，余額不足時需先提交《預(yù)算調(diào)整申請》，審批通過后方可發(fā)起采購；預(yù)算外采購：需額外填寫《預(yù)算外采購說明》，說明原因及資金來源，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可進(jìn)入采購流程。（二）審批權(quán)限設(shè)置系統(tǒng)根據(jù)采購金額、類型預(yù)設(shè)審批權(quán)限，不可隨意修改；如需調(diào)整權(quán)限，需提交《審批權(quán)限變更申請》，經(jīng)IT部及總經(jīng)理審批后由管理員在系統(tǒng)中更新。（三）附件合規(guī)性附件需真實、完整，不得偽造或遺漏；如發(fā)覺附件造假，將追究申請人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者按公司制度處罰；報價單需包含至少3家供應(yīng)商的報價（單價總價需明確），固定資產(chǎn)采購需提供供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）。（四）特殊情況處理加急采購：如遇緊急需求（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障），需在申請單備注欄注明“加急”，部門負(fù)責(zé)人可直接審批后跳過部分環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)至采購部，同時郵件抄送分管領(lǐng)導(dǎo)說明原因；采購變更：審批通過后如需變更采購明細(xì)（如增減數(shù)量、調(diào)整規(guī)格），需提交《采購變更申請》，說明變更原因及影響，經(jīng)原審批路徑重新審批后方可執(zhí)行。（五）數(shù)據(jù)安全與保密申請信息及審批記錄僅相關(guān)人員可查看，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)人員；系統(tǒng)操作需使用個人賬號，嚴(yán)禁共用賬號，離職時需由管理員在系統(tǒng)中停用賬號并清空相關(guān)數(shù)據(jù)。（六）常見問題解答Q：申請被駁回后如何修改？A：登錄系統(tǒng)查看駁回原因，修改申請信息后重新提交，系統(tǒng)將重新觸發(fā)審批流程（無需再次發(fā)起申請）。Q：如何查詢審批進(jìn)度？A：在“我的申請”中對應(yīng)申請單號，查看審批節(jié)點及各環(huán)節(jié)處理狀態(tài)。Q：采購?fù)瓿珊笕绾螝w