行政事務審批流程標準化作業(yè)指導書一、適用范圍與典型場景本指導書適用于公司內部各類行政事務的標準化審批管理，涵蓋日常行政工作中需通過流程化審批的事項，具體包括但不限于：費用類：辦公采購、差旅報銷、招待費申請、活動經費支出等；物資類：固定資產領用、低值易耗品申領、辦公設備維修申請等；事務類：會議室預訂、用印申請、對外函件審批、行政服務外包（如保潔、綠植養(yǎng)護）等；其他類：員工行政福利申領（如節(jié)日禮品、體檢安排）、辦公環(huán)境調整申請等。二、標準化操作流程詳解行政事務審批流程遵循“發(fā)起申請→部門初審→跨部門會簽（如需）→領導審批→結果反饋→執(zhí)行歸檔”的全流程閉環(huán)管理，具體步驟（一）步驟1：發(fā)起申請（申請人操作）操作內容：申請人根據事項類型，填寫對應的《行政事務審批表》（見第三章模板），需明確以下核心信息：申請人基本信息（姓名、所屬部門、工號、聯系方式）；申請事項名稱（如“部門辦公用紙采購”“項目差旅費報銷”）；事項詳細說明（包括事由、內容、預算金額、涉及人員/物資清單、時間節(jié)點等）；附件材料（如采購報價單、發(fā)票、會議通知、維修報價等，需保證清晰、完整）。申請人將填寫完整的《行政事務審批表》及附件材料，通過OA系統或線下提交至部門負責人處，發(fā)起審批流程。關鍵動作：保證信息真實、附件齊全，避免因描述模糊或材料缺失導致審批延誤。（二）步驟2：部門初審（部門負責人操作）操作內容：部門負責人收到申請后，1個工作日內完成初審，重點審核：申請事項是否符合部門工作計劃及預算范圍；事項內容是否合規(guī)（如采購是否符合公司集中采購規(guī)定，費用報銷是否符合公司費用標準）；附件材料是否完整、數據是否準確（如采購預算是否合理，發(fā)票抬頭、金額是否無誤）。初審通過：在《行政事務審批表》“部門初審意見”欄簽署“同意”，并注明姓名、日期，流轉至下一環(huán)節(jié)（如需會簽或直接領導審批）；初審不通過：在“部門初審意見”欄注明駁回理由（如“超預算”“材料不全”），退回申請人補充或修改，重新發(fā)起申請。關鍵動作：部門負責人需對申請事項的必要性及合規(guī)性承擔審核責任，避免“走過場”審批。（三）步驟3：跨部門會簽（如需，相關部門操作）操作內容：若申請事項涉及其他部門職責（如：采購申請需經行政部審核價格合理性，用印申請需經法務部審核法律風險），部門負責人初審通過后，系統自動或手動流轉至相關部門會簽。會簽部門收到材料后，1-2個工作日內完成審核，并在《行政事務審批表》“會簽意見”欄簽署意見：行政部：審核采購物資的規(guī)格、價格是否符合市場標準，是否在供應商名錄內；財務部：審核費用預算、報銷標準是否符合公司財務制度，票據是否合規(guī)；法務部：審核對外函件、合同文本的法律風險，用印文件是否加蓋規(guī)范等。所有會簽部門均同意后，流轉至領導審批；任一會簽部門不同意，需注明具體原因，退回申請人調整方案。關鍵動作：跨部門會簽需明確職責邊界，避免推諉扯皮，保證事項無爭議后再進入審批環(huán)節(jié)。（四）步驟4：領導審批（分管領導/總經理操作）操作內容：根據申請事項的金額及重要性，確定審批權限（示例）：金額≤5000元：由分管行政副總審批；5000元＜金額≤20000元：由總經理審批；金額＞20000元或涉及重大事項（如辦公場地租賃、大額固定資產采購）：需提交總經理辦公會集體審議。審批人收到流轉材料后，1-3個工作日內完成審批，重點審核：事項是否符合公司戰(zhàn)略及年度工作目標；投入產出比是否合理（如活動經費是否與活動規(guī)模匹配）；是否符合公司“降本增效”原則（如是否有更優(yōu)替代方案）。審批通過：在《行政事務審批表》“領導審批意見”欄簽署“同意”，并注明姓名、日期，流轉至結果反饋環(huán)節(jié)；審批不通過：簽署“不同意”及具體原因，退回申請人終止流程或重新申報。關鍵動作：審批人需基于公司整體利益決策，避免“人情審批”，對審批結果負責。（五）步驟5：結果反饋（行政部/申請人操作）操作內容：審批通過后，行政部（或流程管理員）1個工作日內通過OA系統或電話告知申請人審批結果，并同步執(zhí)行要求（如：采購申請需在3個工作日內提交采購訂單，報銷申請需在5個工作日內提交至財務部）。審批不通過時，行政部需將《行政事務審批表》及駁回理由反饋給申請人，申請人可根據意見調整后重新發(fā)起流程（同一事項重新申請不超過2次）。關鍵動作：保證信息傳遞及時、準確，避免因反饋延遲導致工作停滯。（六）步驟6：執(zhí)行歸檔（行政部/檔案管理員操作）操作內容：事項執(zhí)行完畢后（如采購物資入庫、報銷款到賬、用印文件發(fā)出），申請人需將《行政事務審批表》原件及附件材料（如合同、發(fā)票、驗收單）提交至行政部；行政部對審批材料進行分類整理（按費用類、物資類、事務類等），每月末統一移交至檔案管理部門，歸檔保存期限不少于3年；檔案管理員需建立電子臺賬，記錄歸檔材料名稱、申請人、審批日期、歸檔日期等信息，便于后續(xù)查閱。關鍵動作：保證審批材料完整、歸檔規(guī)范，滿足審計及追溯需求。三、通用審批流程模板表3-1：行政事務審批表（通用模板）基本信息申請人姓名*工號聯系電話*申請日期申請事項詳情事項名稱事由及內容說明（請詳細描述申請背景、具體需求、執(zhí)行方案等，可另附頁）涉及預算/金額大寫：_________________小寫：￥_________附件清單□報價單□發(fā)票□通知□合同□驗收單□其他：_________________審批流程部門初審意見□同意□不同意（理由：_____________）負責人簽字：_________日期：______跨部門會簽意見行政部：□同意□不同意（理由：_____________）簽字：_________日期：______財務部：□同意□不同意（理由：_____________）簽字：_________日期：______法務部：□同意□不同意（理由：_____________）簽字：_________日期：______領導審批意見□同意□不同意（理由：_____________）審批人簽字：_________日期：______執(zhí)行結果執(zhí)行情況說明□已完成□進行中□取消（說明：_____________）執(zhí)行人簽字：_________日期：______歸檔確認檔案管理員簽字：_________日期：______四、關鍵操作注意事項（一）時效性要求申請人需在事項發(fā)生前3個工作日提交申請（緊急事項需提前1個工作日并標注“緊急”），預留充足審批時間；各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內完成審批，無特殊情況不得超時，超時2個工作日未審批的，系統自動提醒上一級負責人。（二）材料完整性規(guī)范附件材料需與申請事項強相關，且保證真實、有效（如發(fā)票需為合規(guī)增值稅專用/普通發(fā)票，采購報價單需加蓋供應商公章）；涉及多人/部門的申請，需提前溝通確認，避免審批環(huán)節(jié)因意見分歧反復退回。（三）審批權限管理嚴禁越級審批（如部門負責人未初審直接提交領導審批）或化整為零規(guī)避審批（如將10000元拆分為2筆5000元申請）；審批人因出差、休假等無法審批時，需提前委托同級別負責人代審批，并在OA系統中備案委托說明。（四）特殊情況處理緊急事項（如突發(fā)設備故障需立即維修）：可先通過電話向分管領導口頭申請，獲得批準后24小時內補填審批表，同步注明“緊急補審”；跨部門爭議事項：若會簽環(huán)節(jié)出現意見分歧，由行政部牽頭組織相關部門召開協調會，形成一致意見后再