企業(yè)資料檔案歸檔與存儲(chǔ)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)資料檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)及利用工作，保證檔案的完整性、安全性和可追溯性，保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)合規(guī)性，支持決策與歷史查考，特制定本制度。（二）依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，結(jié)合實(shí)際情況制定。（三）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)）在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)檔案、電子檔案的歸檔與存儲(chǔ)管理，涵蓋文書、合同、人事、財(cái)務(wù)、研發(fā)、基建等全類型檔案。二、適用范圍與場(chǎng)景描述（一）覆蓋部門與檔案類型部門覆蓋：行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、研發(fā)部、生產(chǎn)部、法務(wù)部等所有業(yè)務(wù)及職能部門。檔案類型：文書檔案：會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、內(nèi)部通知等；合同檔案：采購(gòu)合同、銷售合同、合作協(xié)議、租賃合同等；人事檔案：?jiǎn)T工入職材料、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄、離職手續(xù)等；財(cái)務(wù)檔案：憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等；業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目方案、客戶資料、招投標(biāo)文件、產(chǎn)品技術(shù)資料等；特殊載體檔案：照片、音像、電子光盤、數(shù)字化掃描件等。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景日常運(yùn)營(yíng)場(chǎng)景：各部門在處理日常工作時(shí)形成的文件（如會(huì)議紀(jì)要、審批單），需在完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，按月度移交檔案室。項(xiàng)目全周期場(chǎng)景：從項(xiàng)目立項(xiàng)（可行性研究報(bào)告）、執(zhí)行（合同、進(jìn)度表）到結(jié)題（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)），各階段資料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭收集，項(xiàng)目結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。人事變動(dòng)場(chǎng)景：?jiǎn)T工入職時(shí)，人力資源部需收集身份證、學(xué)歷證明等材料歸檔；員工離職時(shí)，需辦理檔案交接手續(xù)，保證離職材料（離職申請(qǐng)、工作交接清單）完整歸檔。審計(jì)/合規(guī)檢查場(chǎng)景：外部審計(jì)或內(nèi)部合規(guī)檢查時(shí)，檔案室需在24小時(shí)內(nèi)提供指定檔案的查閱服務(wù)，并記錄查閱情況。三、檔案歸檔與存儲(chǔ)操作流程（一）檔案收集責(zé)任主體：各部門為檔案收集的第一責(zé)任部門，指定專人（部門檔案專員）負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集。收集范圍：凡反映企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，均需納入收集范圍（具體范圍見附件《企業(yè)檔案歸檔范圍明細(xì)表》）。時(shí)間要求：日常文件：形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理；項(xiàng)目文件：項(xiàng)目結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成收集；年度文件：次年1月31日前完成上年度所有文件的匯總收集。（二）檔案整理分類排序：按照《企業(yè)檔案分類大綱》進(jìn)行分類（如一級(jí)分類按部門，二級(jí)分類按文件類型，三級(jí)分類按年份-問題），同類檔案按形成時(shí)間順序排列。編頁(yè)裝訂：紙質(zhì)檔案采用左上角裝訂，對(duì)大于A4的折疊至A4大小，小于A4的用A4紙托裱；每份文件編寫頁(yè)碼（正面右下角，背面左下角），使用鉛筆標(biāo)注。編制目錄：每類檔案編制《檔案目錄清單》，包含序號(hào)、文件標(biāo)題、形成日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、保管期限、存放位置等字段（模板見附件1）。（三）檔案鑒定鑒定主體：由檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員組成鑒定小組，每半年開展一次檔案價(jià)值鑒定。鑒定內(nèi)容：確定檔案的保管期限（永久、30年、10年，具體標(biāo)準(zhǔn)參照《檔案保管期限表》）；劃分檔案密級(jí)（公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密，依據(jù)《企業(yè)保密管理制度》）；剔除無保存價(jià)值的文件（如草稿、重復(fù)件），經(jīng)鑒定小組確認(rèn)后銷毀。（四）檔案歸檔移交手續(xù)：檔案整理鑒定完成后，由部門檔案專員填寫《檔案歸檔移交單》（模板見附件2），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，與檔案一并移交至檔案室。交接核對(duì)：檔案管理員接收檔案時(shí)，需核對(duì)《檔案歸檔移交單》與實(shí)物檔案的一致性，雙方簽字確認(rèn)后，檔案管理員在檔案管理系統(tǒng)中登記歸檔信息。電子檔案歸檔：電子檔案需同時(shí)移交存儲(chǔ)介質(zhì)（如U盤、移動(dòng)硬盤）及電子版目錄，并在系統(tǒng)中標(biāo)注“電子檔案”標(biāo)識(shí)，保證與紙質(zhì)檔案同步管理。（五）檔案存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：存放環(huán)境：檔案庫(kù)房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設(shè)施；存放方式：按檔案分類編號(hào)順序裝入檔案盒，標(biāo)注盒號(hào)、部門、年份、起止頁(yè)碼，垂直存放于檔案柜中，避免擠壓；定期檢查：每季度檢查一次檔案存儲(chǔ)環(huán)境，記錄溫濕度，發(fā)覺問題及時(shí)整改。電子檔案存儲(chǔ)：備份策略：采用“本地備份+異地備份”雙機(jī)制，每日增量備份，每周全量備份，備份數(shù)據(jù)至少保存3份；存儲(chǔ)介質(zhì)：使用企業(yè)指定加密存儲(chǔ)設(shè)備，禁止個(gè)人設(shè)備存儲(chǔ)涉密電子檔案；訪問權(quán)限：根據(jù)檔案密級(jí)設(shè)置訪問權(quán)限（如“公開”級(jí)全員可查，“秘密”級(jí)需部門負(fù)責(zé)人審批），操作日志需保存2年以上。（六）檔案借閱與利用借閱權(quán)限：公開檔案：?jiǎn)T工可自行申請(qǐng)查閱，無需審批；內(nèi)部檔案：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；秘密及以上檔案：需經(jīng)分管副總審批，涉密檔案僅限檔案室查閱，原件不得帶出。借閱流程：線上/線下申請(qǐng)：通過OA系統(tǒng)或填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（模板見附件3），注明借閱檔案名稱、用途、借閱期限；審批生效：審批通過后，檔案管理員辦理借閱登記，借閱期限一般不超過7天，到期需續(xù)借的需重新申請(qǐng)；歸還檢查：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理員需檢查檔案完整性，如有損壞或丟失，按《檔案損壞賠償規(guī)定》處理。（七）檔案銷毀銷毀條件：達(dá)到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，或失去保存價(jià)值的涉密檔案（如過期合同、草稿文件）。銷毀流程：鑒定申請(qǐng)：檔案管理員提出銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀審批表》（模板見附件4），附《檔案銷毀清單》；審批核查：由檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員共同核查，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施；銷毀監(jiān)督：銷毀時(shí)需由2人以上監(jiān)銷，紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式，電子檔案進(jìn)行徹底刪除（不可恢復(fù)），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀記錄》并保存10年。四、常用管理表單模板附件1：檔案目錄清單序號(hào)文件標(biāo)題形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)保管期限存放位置（柜號(hào)-盒號(hào)）備注12023年度工作總結(jié)2024-01-1512內(nèi)部30年A-01-012采購(gòu)合同-設(shè)備2023-11-208秘密30年B-03-05含附件附件2：檔案歸檔移交單移交部門移交人接收部門接收人移交日期行政部*某檔案室*某2024-02-01檔案清單份數(shù)頁(yè)數(shù)密級(jí)保管期限會(huì)議紀(jì)要（2023年12月）125內(nèi)部10年年度審計(jì)報(bào)告145秘密永久備注：附件齊全，已按要求整理。部門負(fù)責(zé)人簽字：*某檔案管理員簽字：*某附件3：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*某市場(chǎng)部1382024-03-01檔案信息借閱用途借閱期限是否可復(fù)印2023年客戶資料（內(nèi)部）項(xiàng)目投標(biāo)5天是（需標(biāo)注“復(fù)印件僅供本次使用”）審批意見部門負(fù)責(zé)人：*某（簽字）日期：2024-02-29檔案管理員：*某（簽字）日期：2024-03-01附件4：檔案銷毀審批表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期檔案類型檔案室2024-02-20紙質(zhì)文書檔案銷毀原因：已達(dá)到保管期限（10年），無繼續(xù)保存價(jià)值。銷毀清單份數(shù)保管期限2013年工作總結(jié)草稿510年2014年內(nèi)部通知（失效）2010年審批意見部門負(fù)責(zé)人：*某（簽字）法務(wù)專員：*某（簽字）分管副總：*某（簽字）銷毀執(zhí)行記錄：監(jiān)銷人某、某，于2024-03-05完成銷毀，無遺漏。五、管理規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）責(zé)任分工檔案管理委員會(huì)：由總經(jīng)理、分管副總、各部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案管理制度的審批、監(jiān)督及重大事項(xiàng)決策。檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、存儲(chǔ)、借閱、銷毀等日常工作，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，定期檢查檔案安全。部門檔案專員：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、初步整理及移交，保證檔案形成的及時(shí)性和完整性。（二）保密與安全涉密檔案管理：秘密、機(jī)密檔案需單獨(dú)存放，存放區(qū)域配備密碼鎖及監(jiān)控設(shè)備，查閱需經(jīng)分管副總審批，嚴(yán)禁復(fù)制、拍照（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）。電子檔案安全：電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備需定期殺毒，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)；涉密電子檔案需加密存儲(chǔ)，密碼由檔案管理員專人保管，每季度更換一次。應(yīng)急處理：檔案庫(kù)房需配備滅火器、煙霧報(bào)警器，制定《檔案應(yīng)急預(yù)案》，每年至少演練一次；若發(fā)生檔案損毀或丟失，需立即啟動(dòng)預(yù)案并上報(bào)檔案管理委員會(huì)。（三）培訓(xùn)與考核培訓(xùn)要求：新員工入職時(shí)需接受檔案管理培訓(xùn)（含制度流程、保密要求），在職員工每年參加一次檔案管理知識(shí)更新培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。考核指標(biāo)：檔案管理納入部門年度績(jī)效考核，考核內(nèi)容包括：歸檔及時(shí)率（≥95%）、檔案完整率（≥98%）、借閱規(guī)范率（100%）。（四）風(fēng)險(xiǎn)提示歸檔不及時(shí)風(fēng)險(xiǎn)：未按時(shí)歸檔可能導(dǎo)致檔案丟失或影響后續(xù)工作，需建立逾期未歸檔通報(bào)機(jī)制，對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行績(jī)效考核扣分。檔案損壞風(fēng)險(xiǎn)：紙質(zhì)檔案受潮、蟲蛀或電子檔案數(shù)據(jù)丟失，需定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境，做好雙備份，避免單一介質(zhì)存儲(chǔ)。泄密風(fēng)險(xiǎn)：未嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批流程可能導(dǎo)致涉密檔案外泄，