企業(yè)采購合同審核與簽訂流程規(guī)范一、規(guī)范目的與適用范圍本規(guī)范旨在明確企業(yè)采購合同從需求提出到最終簽訂的全流程管理要求，保證合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性及經(jīng)濟性，防范采購風險，保障企業(yè)權(quán)益。適用于企業(yè)所有采購業(yè)務(wù)（包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等）的合同審核與簽訂管理，涉及采購部門、需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門及相關(guān)管理層級。二、全流程操作步驟詳解（一）采購需求確認與合同啟動需求部門發(fā)起申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《采購需求申請表》，明確采購標的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間、預算金額等核心要素，經(jīng)部門負責人*經(jīng)理審批后提交至采購部門。輸出文件：《采購需求申請表》（含部門負責人審批意見）。采購部門對接需求采購部門收到需求后，與需求部門溝通確認采購細節(jié)，重點核實需求的合理性、預算匹配度及采購必要性，形成《采購需求確認單》。輸出文件：《采購需求確認單》（采購部門、需求部門雙方簽字確認）。（二）供應(yīng)商選擇與資質(zhì)初審供應(yīng)商信息收集采購部門通過公開招標、邀請招標、詢比價、單一來源采購等方式（根據(jù)企業(yè)《采購管理辦法》選擇適用方式）確定候選供應(yīng)商，收集供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等）、業(yè)績證明等文件。輸出文件：《供應(yīng)商資質(zhì)文件清單》（含營業(yè)執(zhí)照復印件、資質(zhì)證書復印件等）。供應(yīng)商資質(zhì)初審采購部門對供應(yīng)商資質(zhì)進行初步審核，重點檢查資質(zhì)是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋采購標的、是否有不良記錄等，形成《供應(yīng)商資質(zhì)初審表》。輸出文件：《供應(yīng)商資質(zhì)初審表》（采購專員、采購經(jīng)理簽字）。（三）合同文本起草確定合同類型與框架采購部門根據(jù)采購標的特性（如貨物、服務(wù)、工程）選擇標準合同模板（如《采購合同（貨物類）》《采購合同（服務(wù)類）》），或根據(jù)需求部門要求起草合同框架，明確合同主體、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任等核心條款。填充合同具體內(nèi)容采購部門結(jié)合《采購需求確認單》及供應(yīng)商報價，填寫合同具體條款，包括：合同主體：采購方（企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼）、供應(yīng)商（全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系方式）；標的：名稱、規(guī)格型號、品牌、產(chǎn)地（如適用）、數(shù)量；質(zhì)量要求：技術(shù)標準、驗收方法、質(zhì)保期；價款：含稅/不含稅金額、稅率、支付方式（如預付款、進度款、尾款比例及支付條件）；履行期限：交付/服務(wù)時間、地點、方式；違約責任：違約情形、違約金計算方式、爭議解決方式（推薦約定企業(yè)所在地法院訴訟）。輸出文件：《合同（草案）》（加蓋采購部門騎縫章）。（四）合同審核（三級審核機制）采購部門內(nèi)部審核采購專員對合同草案的完整性、準確性（如數(shù)量、金額、交付時間與需求一致）進行自查，重點審核供應(yīng)商信息與資質(zhì)初審結(jié)果是否匹配，形成《合同審核記錄表》。審核人：采購專員→采購經(jīng)理*經(jīng)理。輸出文件：《合同審核記錄表》（采購專員、采購經(jīng)理簽字）。需求部門審核需求部門對合同草案的技術(shù)條款（如規(guī)格型號、質(zhì)量標準、交付要求）進行審核，保證滿足業(yè)務(wù)需求，在《合同審核記錄表》中簽署意見。審核人：需求部門負責人*經(jīng)理。輸出文件：《合同審核記錄表》（需求部門負責人簽字）。財務(wù)部門審核財務(wù)部門審核合同條款中的財務(wù)相關(guān)內(nèi)容，包括：價款是否與預算一致，支付方式是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定；稅率、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具要求是否明確；違約金條款是否合理，是否存在財務(wù)風險。審核人：財務(wù)主管主管→財務(wù)經(jīng)理經(jīng)理。輸出文件：《合同審核記錄表》（財務(wù)主管、財務(wù)經(jīng)理簽字）。法務(wù)部門審核（如需）對于標的金額較大（如超過萬元）、法律關(guān)系復雜或涉及重大權(quán)益的合同，需提交法務(wù)部門審核，重點審核：合同主體合法性、條款合法性及合規(guī)性；權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責任是否明確；爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)條款等法律風險點。審核人：法務(wù)專員專員→法務(wù)經(jīng)理經(jīng)理。輸出文件：《法務(wù)審核意見書》（法務(wù)部門蓋章）、《合同審核記錄表》（法務(wù)經(jīng)理簽字）。（五）合同審批與最終確認分級審批授權(quán)根據(jù)合同金額及重要性，按以下權(quán)限審批（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：金額≤萬元：采購經(jīng)理→需求部門負責人→財務(wù)經(jīng)理；萬元＜金額≤萬元：采購經(jīng)理→需求部門負責人→財務(wù)經(jīng)理→分管副總*總；金額＞萬元：采購經(jīng)理→需求部門負責人→財務(wù)經(jīng)理→分管副總→總經(jīng)理*總。審批人需在《合同審批表》中簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”意見，明確修改意見的需反饋至采購部門修訂。審批意見匯總與修訂采購部門匯總各部門審核及審批意見，對合同草案進行修訂，修訂后重新提交相關(guān)方確認，直至所有意見閉環(huán)。輸出文件：《合同審批表》（所有審批人簽字）、《合同（修訂版）》。（六）合同簽訂與用印管理用印申請與審批采購部門填寫《合同用印申請表》，附《合同（終稿）》《合同審批表》《供應(yīng)商資質(zhì)文件》等材料，按企業(yè)《印章管理辦法》提交用印審批。用印審批權(quán)限：一般合同由行政部負責人*負責人審批；重大合同需總經(jīng)理審批。合同簽訂與分發(fā)用印批準后，由采購部門授權(quán)代表（如采購經(jīng)理）與供應(yīng)商授權(quán)代表在合同文本上簽字蓋章（雙方騎縫章），保證合同一式多份（如采購部門、需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份，行政部存檔一份）。簽訂完成后，采購部門將合同分發(fā)至相關(guān)部門，并做好《合同分發(fā)記錄》。輸出文件：《合同（正本）》《合同用印申請表》《合同分發(fā)記錄》。（七）合同歸檔與后續(xù)管理合同歸檔采購部門在合同簽訂后5個工作日內(nèi)，將合同正本、審批文件、審核記錄、供應(yīng)商資質(zhì)等資料整理成冊，移交行政部歸檔，歸檔期限不少于合同履行完畢后+10年。合同履行跟蹤采購部門負責跟蹤合同履行情況（如交付進度、質(zhì)量驗收、付款節(jié)點），需求部門配合做好驗收工作，財務(wù)部門根據(jù)合同約定及驗收單辦理付款。履行過程中如需變更或解除合同，需按原審批流程重新履行審批手續(xù)，形成《合同變更/解除協(xié)議》。三、配套管理表格模板（一）《采購需求申請表》序號采購標的名稱規(guī)格型號數(shù)量質(zhì)量要求交付時間預算金額（元）需求部門申請人部門負責人審批備注1（二）《合同審核記錄表》合同編號合同名稱審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見審核日期簽字采購初審采購專員需求審核需求部門財務(wù)審核財務(wù)部門法務(wù)審核法務(wù)部門（三）《合同審批表》合同編號合同名稱合同金額（元）采購部門意見需求部門意見財務(wù)部門意見分管副總意見總經(jīng)理意見審批日期（四）《合同用印申請表》合同編號合同名稱用印份數(shù)用印類型（公章/合同章）附件清單（《合同審批表》《合同終稿》等）申請人審批人用印日期四、關(guān)鍵風險控制點與注意事項（一）合規(guī)性風險控制合同主體需核實供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件（復印件需加蓋公章），保證供應(yīng)商具備合法簽約資格，避免與無經(jīng)營主體或超范圍經(jīng)營的供應(yīng)商簽約。合同條款不得違反法律法規(guī)強制性規(guī)定（如“霸王條款”無效），爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院，避免約定仲裁機構(gòu)（除非必要）。（二）條款嚴謹性要求標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限等核心條款必須明確、具體，避免模糊表述（如“大概”“左右”），驗收標準需可量化（如“符合國家GB標準”）。違約責任需對等明確，如逾期交貨的違約金比例、質(zhì)量不合格的退換貨條款等，避免僅約定單方違約責任。（三）審核時效管理各部門審核需在收到合同草案后2個工作日內(nèi)完成（法務(wù)審核可延長至3個工作日），緊急合同需提前溝通，保證整體流程不超過5個工作日（不含審批層級耗時）。（四）文檔與保密管理合同及相關(guān)審批文件需妥善保管，嚴禁泄露合同內(nèi)容（尤其是商業(yè)報價、技術(shù)參數(shù)等敏感信息），電子文檔需加密存儲。合同變