合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)化方案一、適用范圍與場(chǎng)景本方案適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、大型集團(tuán)）內(nèi)部合同全生命周期管理，覆蓋采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等多種類型。特別適用于需要規(guī)范合同起草、審批、簽署、履行及歸檔流程的企業(yè)，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理降低法律風(fēng)險(xiǎn)、提升審批效率、保證合同履約質(zhì)量，同時(shí)滿足企業(yè)內(nèi)部審計(jì)、合規(guī)檢查及業(yè)務(wù)追溯需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同準(zhǔn)備與起草需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購(gòu)物料、提供服務(wù)、項(xiàng)目合作等），填寫《合同需求申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、金額、履行期限、核心條款（如付款方式、違約責(zé)任）等，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門或合同管理部門。輸出：《合同需求申請(qǐng)表》（含部門負(fù)責(zé)人審批意見）。合同起草法務(wù)部門或合同管理部門根據(jù)《合同需求申請(qǐng)表》，結(jié)合企業(yè)《合同標(biāo)準(zhǔn)模板庫(kù)》（含通用條款、行業(yè)專用條款）起草合同初稿。起草時(shí)需重點(diǎn)明確：雙方主體信息（名稱、法定代表人、地址等）、合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）、權(quán)利義務(wù)（交付/履行方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款周期等）、違約責(zé)任（違約金計(jì)算、爭(zhēng)議解決方式等）、合同生效條件（簽字蓋章、審批完成等）。輸出：《合同（初稿）》《合同標(biāo)準(zhǔn)模板使用說(shuō)明》（如使用非標(biāo)模板需說(shuō)明理由）。（二）內(nèi)部審核多部門會(huì)簽合同初稿起草完成后，由法務(wù)部門發(fā)起多部門會(huì)簽流程，依次傳遞至業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門（如需）及分管領(lǐng)導(dǎo)：業(yè)務(wù)部門：審核合同標(biāo)的、履行期限、交付要求等是否符合業(yè)務(wù)需求，合作方資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）是否真實(shí)有效。財(cái)務(wù)部門：審核合同金額、付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票要求等是否符合財(cái)務(wù)制度，對(duì)資金流風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。法務(wù)部門：審核合同條款合法性、合規(guī)性，排查法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決、違約責(zé)任等），保證條款表述清晰無(wú)歧義。分管領(lǐng)導(dǎo)：審核合同內(nèi)容是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及部門年度目標(biāo)，審批權(quán)限內(nèi)金額的合理性。各部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，逾期未反饋視為無(wú)意見；審核意見需具體明確（如“第三條付款周期建議調(diào)整為30天”），并簽字確認(rèn)。意見匯總與修改法務(wù)部門收集各部門審核意見，與業(yè)務(wù)部門溝通修改合同初稿，形成《合同（修訂稿）》，并填寫《合同審核意見匯總表》，記錄各部門意見及修改情況。輸出：《合同（修訂稿）》《合同審核意見匯總表》。（三）審批決策分級(jí)審批根據(jù)合同金額、類型及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，實(shí)行分級(jí)審批制度（示例）：低風(fēng)險(xiǎn)合同（如金額≤5萬(wàn)元的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同）：由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。中風(fēng)險(xiǎn)合同（如5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元或非標(biāo)服務(wù)合同）：由分管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。高風(fēng)險(xiǎn)合同（如金額＞50萬(wàn)元、重大合作項(xiàng)目、涉外合同）：由總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審批。審批人需重點(diǎn)審核合同整體風(fēng)險(xiǎn)與收益平衡性，對(duì)重大條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決）進(jìn)行最終確認(rèn)。審批通過(guò)審批通過(guò)后，法務(wù)部門出具《合同審批通過(guò)通知書》，明確合同編號(hào)（格式：企業(yè)簡(jiǎn)稱-合同類型-年份-序號(hào)，如“采購(gòu)-2024-001”），并加蓋合同審批專用章，進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。輸出：《合同審批通過(guò)通知書》《合同（終稿）》（含審批簽字頁(yè)）。（四）簽署與生效簽署準(zhǔn)備法務(wù)部門核對(duì)《合同（終稿）》與審批意見一致性，確認(rèn)合作方主體資格（如需提供授權(quán)委托書，需核對(duì)代理人身份及授權(quán)范圍），準(zhǔn)備合同正本（一式X份，根據(jù)合作方及存檔需求確定）。正式簽署雙方法定代表人或授權(quán)代表在合同指定位置簽字并加蓋公章/合同專用章（騎縫章需同時(shí)覆蓋所有頁(yè)）。簽署完成后，法務(wù)部門收回合同正本，1個(gè)工作日內(nèi)掃描存檔，并將原件分送至業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及檔案管理部門。生效確認(rèn)合同生效條件為“簽字蓋章且審批完成”，生效日期以合同約定為準(zhǔn)（如“自雙方簽字蓋章之日起生效”或“某年某月某日生效”）。輸出：《簽署完成合同清單》（含合同編號(hào)、簽署日期、份數(shù)、持有部門）。（五）履行與監(jiān)控履行跟蹤業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)）的完成情況，每月更新進(jìn)度并提交至法務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門。異常處理履行過(guò)程中出現(xiàn)違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或變更需求（如標(biāo)的、金額調(diào)整），業(yè)務(wù)部門需及時(shí)書面通知法務(wù)部門，雙方協(xié)商補(bǔ)充協(xié)議或解除合同，補(bǔ)充協(xié)議需履行原審批流程。驗(yàn)收與結(jié)算合同標(biāo)的交付后，業(yè)務(wù)部門按約定標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收合格證明》；財(cái)務(wù)部門憑驗(yàn)收證明、發(fā)票及合同條款辦理付款，保證“驗(yàn)收-付款”流程閉環(huán)。輸出：《合同履行跟蹤表》《驗(yàn)收合格證明》《付款憑證》。（六）歸檔與復(fù)盤檔案歸檔合同履行完成或終止后1個(gè)月內(nèi)，檔案管理部門收集合同正本、審批文件、簽署記錄、履行資料（驗(yàn)收單、付款憑證等），按合同編號(hào)分類歸檔，建立《合同歸檔清單》，保證資料完整、可追溯。復(fù)盤優(yōu)化每季度由法務(wù)部門組織業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門召開合同管理復(fù)盤會(huì)，分析履約率、糾紛率、審批效率等指標(biāo)，針對(duì)共性問(wèn)題（如條款漏洞、審核延遲）優(yōu)化《合同標(biāo)準(zhǔn)模板庫(kù)》及流程，形成《合同管理優(yōu)化報(bào)告》。輸出：《合同歸檔清單》《合同管理優(yōu)化報(bào)告》。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)表單模板（一）合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱簽署日期甲方信息（名稱/地址/法定代表人）乙方信息（名稱/地址/法定代表人）合同類型合同金額（元）履行期限核心條款摘要（如付款方式、違約責(zé)任）起草人審批人歸檔日期采購(gòu)-2024-001辦公用品采購(gòu)合同2024-03-15科技有限公司，北京市區(qū)路1號(hào)，辦公用品公司，上海市區(qū)路2號(hào)，采購(gòu)50,0002024-03-15至2024-06-15交貨期15天，驗(yàn)收合格后30天付款趙六2024-06-20（二）合同審核意見匯總表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見修改情況（是/否，具體修改內(nèi)容）審核結(jié)果（通過(guò)/需修改/不通過(guò)）審核日期采購(gòu)-2024-001業(yè)務(wù)審核采購(gòu)部-劉七第三條交貨地點(diǎn)建議明確為“甲方倉(cāng)庫(kù)”是，修改為“甲方北京市區(qū)路1號(hào)倉(cāng)庫(kù)”通過(guò)2024-03-10采購(gòu)-2024-001財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部-周八第五條付款方式建議增加“乙方需提供增值稅專用發(fā)票”是，補(bǔ)充“乙方提供13%增值稅專用發(fā)票”通過(guò)2024-03-11采購(gòu)-2024-001法務(wù)審核法務(wù)部-吳九第七條違約責(zé)任過(guò)低，建議調(diào)整為“按日萬(wàn)分之五支付違約金”是，修改為“按日萬(wàn)分之五支付違約金”通過(guò)2024-03-12（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成日期實(shí)際完成日期負(fù)責(zé)人完成情況（正常/延遲/異常）備注采購(gòu)-2024-001交付貨物送達(dá)2024-03-302024-03-30劉七正常無(wú)采購(gòu)-2024-001驗(yàn)收驗(yàn)收合格2024-04-052024-04-07延遲2天乙方部分產(chǎn)品規(guī)格不符，返工后通過(guò)采購(gòu)-2024-001付款尾款支付2024-05-052024-05-05周八正常憑驗(yàn)收單及發(fā)票支付（四）合同歸檔清單歸檔編號(hào)合同編號(hào)合同名稱歸檔日期保管期限（年）檔案盒編號(hào)持有部門備注DA-2024-001采購(gòu)-2024-001辦公用品采購(gòu)合同2024-06-2010G-01-001采購(gòu)部/財(cái)務(wù)部/檔案部含合同正本、驗(yàn)收單、付款憑證DA-2024-002服務(wù)-2024-005系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)合同2024-07-015G-02-005信息部/法務(wù)部含補(bǔ)充協(xié)議1份四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）條款嚴(yán)謹(jǐn)性避免使用“大概”“盡快”等模糊表述，金額、期限、數(shù)量等需明確具體數(shù)值（如“30天內(nèi)”而非“一個(gè)月內(nèi)”）；違約責(zé)任需量化（如“按合同總額的10%支付違約金”），爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟，避免約定管轄不明。（二）審核時(shí)效控制明確各環(huán)節(jié)審核時(shí)限：業(yè)務(wù)部門1個(gè)工作日、財(cái)務(wù)部門1個(gè)工作日、法務(wù)部門2個(gè)工作日，審批環(huán)節(jié)3個(gè)工作日（高風(fēng)險(xiǎn)合同不超過(guò)5個(gè)工作日），超期未反饋需向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備說(shuō)明原因。（三）簽署規(guī)范性簽署人需為法定代表人或授權(quán)代表（提供加蓋公章的《授權(quán)委托書》），簽署時(shí)需核對(duì)身份信息，保證“人章一致”“騎縫章完整”，避免代簽或漏簽。（四）履行監(jiān)控機(jī)制業(yè)務(wù)部門需定期（如每周）更新《合同履行跟蹤表》，對(duì)延遲履行情況及時(shí)預(yù)警，法務(wù)部門介入?yún)f(xié)調(diào)糾紛，重大風(fēng)險(xiǎn)（如對(duì)方破產(chǎn)、惡意違約）需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)總經(jīng)理。（五）檔案管理要求合同檔案實(shí)行“電子+紙質(zhì)”雙備份