廣交會會展流程演講人：日期:目錄CATALOGUE展會前期準備報到與注冊環(huán)節(jié)展會進行階段商務(wù)活動組織閉幕與撤展工作會后跟進與評估01展會前期準備展位申請與預(yù)訂流程展位類型選擇根據(jù)企業(yè)需求選擇標(biāo)準展位、特裝展位或品牌展位，標(biāo)準展位提供基礎(chǔ)配置（如桌椅、射燈），特裝展位需自行設(shè)計搭建，品牌展位則面向行業(yè)龍頭企業(yè)。申請材料提交需提供企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、進出口資格證書、展品清單及往屆參展記錄等文件，通過廣交會官網(wǎng)或指定代理機構(gòu)提交申請，審核周期通常為1-2個月。費用支付與合同簽訂通過審核后需在規(guī)定時間內(nèi)支付展位費（含場地費、管理費），簽訂參展合同，逾期未支付視為自動放棄資格。展位位置確認展位分配遵循“先到先得”或“評分制”原則，企業(yè)可提出區(qū)域偏好（如主通道、行業(yè)專區(qū)），最終位置由組委會統(tǒng)籌安排。展品篩選與運輸安排展品合規(guī)性審查確保展品符合廣交會參展商品目錄要求，禁止攜帶侵權(quán)、違禁或高敏感度產(chǎn)品（如武器仿真模型），需提前提交展品清單供組委會備案。01物流方案制定選擇國際貨運代理公司，安排海運或空運，需計算運輸時間（海運需提前45天發(fā)貨）、清關(guān)文件（如裝箱單、原產(chǎn)地證明）及保險投保（覆蓋運輸、布展全程）。展品包裝與標(biāo)識采用防震、防潮包裝，外箱標(biāo)注展位號、企業(yè)編號及“廣交會展品”字樣，易碎品需單獨標(biāo)注并購買額外保險?，F(xiàn)場倉儲與搬運提前預(yù)約琶洲展館倉儲服務(wù)，大型設(shè)備需提前報備尺寸與重量，組委會提供叉車及人工搬運服務(wù)（額外收費）。020304參展人員組建與培訓(xùn)團隊分工配置包括銷售代表（負責(zé)客戶洽談）、技術(shù)專家（解答產(chǎn)品細節(jié)）、翻譯人員（覆蓋英語、阿拉伯語等采購商常用語種）及后勤協(xié)調(diào)（處理物流、住宿）。業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)組織產(chǎn)品知識、報價策略、合同條款（如FOB/CIF）及貿(mào)易術(shù)語（如信用證操作）專項培訓(xùn)，模擬客戶談判場景提升應(yīng)變能力。廣交會規(guī)則熟悉學(xué)習(xí)展會知識產(chǎn)權(quán)保護條例（避免現(xiàn)場糾紛）、采購商證件識別（區(qū)分VIP買家與普通觀眾）及展館安全須知（如消防通道位置）。文化禮儀與應(yīng)急預(yù)案針對不同國家采購商的文化禁忌（如中東客商宗教習(xí)俗）進行培訓(xùn)，制定突發(fā)情況預(yù)案（如展品損壞、客戶投訴處理流程）。02報到與注冊環(huán)節(jié)證件辦理與身份驗證參展商證件辦理工作人員臨時證件采購商實名認證參展企業(yè)需提前在線提交營業(yè)執(zhí)照、法人身份證等資質(zhì)文件，審核通過后領(lǐng)取電子參展證，現(xiàn)場需攜帶原件核驗。境外參展商還需提供護照及簽證復(fù)印件。采購商需通過廣交會官網(wǎng)或APP完成實名注冊，上傳企業(yè)資質(zhì)及個人身份證明，系統(tǒng)審核后生成專屬二維碼，現(xiàn)場需通過人臉識別閘機驗證入場。搭建、物流等臨時工作人員需由主辦方擔(dān)保申請臨時證件，提交身份證復(fù)印件及近期照片，證件有效期嚴格限定在布展和撤展時段。標(biāo)準化展位搭建涉及大型機械、冷鏈展示等特殊展品需單獨申報用電負荷，現(xiàn)場由指定電工接入380V工業(yè)電路，并接受安監(jiān)部門負載測試。特殊設(shè)備報備流程多媒體系統(tǒng)聯(lián)調(diào)4K顯示屏、VR體驗設(shè)備等需提前48小時完成網(wǎng)絡(luò)專線接入測試，組委會提供技術(shù)團隊協(xié)助解決信號干擾、系統(tǒng)兼容性問題。主辦方提供基礎(chǔ)展架與照明，參展商需提前72小時提交展位設(shè)計圖，包括展品陳列方案、多媒體設(shè)備布局等，確保符合消防通道要求。展位布置與設(shè)備調(diào)試安全與合規(guī)檢查要點展品知識產(chǎn)權(quán)審查所有參展樣品需備齊專利證書、商標(biāo)注冊證等文件，組委會聯(lián)合海關(guān)、市場監(jiān)管部門開展現(xiàn)場抽查，重點核查數(shù)碼產(chǎn)品、醫(yī)療器械等高敏感品類。消防應(yīng)急預(yù)案演練每個展位必須配備2個以上滅火器，特裝展位需提交鋼結(jié)構(gòu)防火涂料檢測報告，每日閉館前進行應(yīng)急疏散路線巡查。進出口商品檢驗食品、化妝品等需提供CIQ檢驗檢疫證明，機械設(shè)備類展品需附帶CE/UL認證文件，現(xiàn)場海關(guān)工作站提供24小時通關(guān)咨詢服務(wù)。03展會進行階段開幕式與歡迎儀式流程領(lǐng)導(dǎo)致辭與政策宣導(dǎo)開幕式通常由商務(wù)部及廣東省政府高層領(lǐng)導(dǎo)致辭，闡述中國外貿(mào)政策導(dǎo)向，強調(diào)廣交會作為國際貿(mào)易平臺的重要性，并發(fā)布最新貿(mào)易合作機遇。國際采購商代表發(fā)言邀請重點采購商代表分享往屆合作成果，增強參展商信心，同時展現(xiàn)廣交會的國際影響力與商業(yè)價值。文化表演與互動環(huán)節(jié)安排嶺南特色文藝演出或科技展示，營造開放包容的交流氛圍，促進中外嘉賓的文化融合與情感聯(lián)結(jié)。展館導(dǎo)覽與VIP接待為重要客商提供專人引導(dǎo)服務(wù)，優(yōu)先參觀核心展區(qū)，突出高端制造、綠色產(chǎn)品等主題展位，提升合作意向轉(zhuǎn)化率。產(chǎn)品展示與客戶接待企業(yè)需結(jié)合多媒體技術(shù)（如VR、3D模型）展示產(chǎn)品功能，設(shè)置互動體驗區(qū)，吸引采購商駐足；同時配備多語種產(chǎn)品手冊，便于客戶快速了解技術(shù)參數(shù)。展位設(shè)計與動態(tài)演示根據(jù)采購商等級（如年度采購額、市場覆蓋）分配接待資源，對潛在戰(zhàn)略客戶安排技術(shù)專家一對一講解，普通客戶則由銷售團隊標(biāo)準化接待。分級客戶接待策略展臺配置法律顧問，對核心產(chǎn)品技術(shù)進行專利聲明公示，并設(shè)立侵權(quán)投訴快速響應(yīng)通道，確保參展商權(quán)益不受侵害。知識產(chǎn)權(quán)保護措施通過電子問卷或掃碼系統(tǒng)收集客戶對產(chǎn)品的改進建議，現(xiàn)場匯總至后臺分析團隊，24小時內(nèi)提供定制化解決方案以增強客戶黏性。實時需求反饋機制020401032014現(xiàn)場洽談與咨詢管理04010203多語言洽談支持配備專業(yè)翻譯團隊覆蓋英語、西班牙語、阿拉伯語等20余種語言，確保技術(shù)細節(jié)與合同條款的精準溝通，避免商務(wù)誤解。數(shù)字化簽約系統(tǒng)采用廣交會官方平臺實時錄入合作意向，支持電子簽章與在線信用證開立，縮短訂單落地周期至48小時內(nèi)。貿(mào)易摩擦協(xié)調(diào)服務(wù)設(shè)立法律咨詢臺，由國際貿(mào)易仲裁委員會專家駐場，協(xié)助處理關(guān)稅壁壘、反傾銷調(diào)查等糾紛，提供替代市場開拓建議。數(shù)據(jù)驅(qū)動的客戶追蹤通過人臉識別系統(tǒng)統(tǒng)計客流量熱點，結(jié)合CRM工具記錄采購商停留時長與詢盤產(chǎn)品，會后生成精準營銷報告供參展商復(fù)盤。04商務(wù)活動組織合同簽訂與談判策略合同條款的精細化設(shè)計在廣交會中，合同簽訂需明確產(chǎn)品規(guī)格、交貨期限、付款方式及違約責(zé)任等核心條款，確保雙方權(quán)益。針對國際貿(mào)易特點，需加入?yún)R率波動應(yīng)對機制和不可抗力條款，降低交易風(fēng)險。01跨文化談判技巧面對全球采購商，需掌握不同地區(qū)的商業(yè)習(xí)慣與談判風(fēng)格。例如，歐美客商注重效率與數(shù)據(jù)，中東客商偏好關(guān)系建立，談判策略應(yīng)靈活調(diào)整，注重語言表達與非肢體語言的協(xié)調(diào)。02價格與服務(wù)的平衡策略在談判中突出產(chǎn)品性價比的同時，可附加售后服務(wù)（如免費技術(shù)培訓(xùn)、物流支持）以增強競爭力，避免陷入單純價格戰(zhàn)。03法律合規(guī)與風(fēng)險規(guī)避合同需符合國際貿(mào)易法規(guī)（如INCOTERMS2020），并委托專業(yè)律師審核，確保條款無漏洞，避免因法律差異引發(fā)糾紛。04推廣活動與宣傳執(zhí)行通過個性化展臺設(shè)計（如VR展示、互動體驗區(qū)）吸引客流，結(jié)合企業(yè)VI系統(tǒng)統(tǒng)一視覺輸出，強化品牌記憶點。例如，家電企業(yè)可設(shè)置智能產(chǎn)品體驗區(qū)，直觀展示技術(shù)優(yōu)勢。展位設(shè)計與品牌形象塑造利用廣交會官方平臺、社交媒體（LinkedIn、Facebook）及行業(yè)KOL直播同步推廣，發(fā)布雙語宣傳冊與產(chǎn)品短視頻，覆蓋線上線下流量。重點突出新品專利技術(shù)或環(huán)保認證等差異化賣點。多媒體宣傳矩陣搭建通過往屆采購商數(shù)據(jù)庫篩選目標(biāo)客戶，定向發(fā)送電子邀請函，并利用CRM系統(tǒng)跟蹤客戶反饋，優(yōu)化后續(xù)跟進策略。展后需統(tǒng)計客戶轉(zhuǎn)化率，評估宣傳ROI。精準客戶邀約與數(shù)據(jù)分析結(jié)合行業(yè)趨勢（如碳中和、跨境電商）舉辦主題論壇或新品發(fā)布會，邀請權(quán)威媒體采訪報道，提升曝光度。例如，紡織企業(yè)可舉辦“可持續(xù)面料技術(shù)研討會”?；顒硬邉澟c熱點借勢B2B匹配系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用提前通過廣交會線上平臺提交供需信息，系統(tǒng)算法將推薦匹配度高的合作伙伴，并預(yù)約線下洽談時段。需準備多語種公司介紹PPT及樣品，提升對接效率。展團協(xié)作與資源共享加入地方商務(wù)部門組織的聯(lián)合展團，共享客源與宣傳資源，降低中小企業(yè)參展成本。展團內(nèi)可協(xié)調(diào)錯峰接待客戶，避免同質(zhì)化競爭。后續(xù)跟進與關(guān)系維護展后48小時內(nèi)發(fā)送個性化感謝郵件，附上洽談紀要及合作提案，并安排專人跟進意向客戶。建立長效溝通機制（如季度技術(shù)分享會），深化合作關(guān)系。行業(yè)交流與趨勢洞察參與廣交會同期舉辦的國際經(jīng)貿(mào)論壇或圓桌會議，與同行交流供應(yīng)鏈優(yōu)化、關(guān)稅政策等議題，獲取前沿市場信息。例如，參與“RCEP框架下的貿(mào)易機遇”分論壇。合作對接與交流安排05閉幕與撤展工作撤展計劃與物資回收制定詳細撤展時間表根據(jù)參展商數(shù)量和展位規(guī)模，分批次安排撤展時間，避免擁堵。明確物資回收流程，包括展具、宣傳資料、電子設(shè)備等分類回收或處理。貴重物品登記與交接對參展商遺留的貴重展品或設(shè)備進行登記造冊，通過簽收單確認交接，避免糾紛。物資分類與環(huán)保處理設(shè)立專門區(qū)域回收可重復(fù)使用的展臺材料（如鋼結(jié)構(gòu)、燈具），對廢棄宣傳品進行環(huán)保銷毀或回收利用，確保符合綠色會展標(biāo)準。場地清理與恢復(fù)標(biāo)準分區(qū)域深度清潔按展館功能分區(qū)（如主展區(qū)、會議區(qū)、餐飲區(qū)）進行專業(yè)化清潔，包括地面拋光、墻面除塵、垃圾清運等，恢復(fù)場地原貌。設(shè)施檢查與維護聯(lián)合消防、安監(jiān)部門對場地進行安全驗收，留存檢查報告，確保符合國際會展場館安全規(guī)范。對場館電力系統(tǒng)、消防設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)等設(shè)施進行全面檢查，修復(fù)因布展造成的損壞，確保后續(xù)活動正常使用。安全驗收與備案設(shè)備拆解與運輸協(xié)調(diào)由認證技術(shù)團隊負責(zé)復(fù)雜展臺的拆解（如LED屏、機械裝置），避免操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞或人員傷亡。專業(yè)團隊拆解大型展臺為國際參展商提供物流公司對接服務(wù)，協(xié)調(diào)海關(guān)快速通關(guān)文件（如ATA單證冊），優(yōu)先安排易損或高價值展品運輸。物流調(diào)度與通關(guān)協(xié)助規(guī)劃貨車專用通道和臨時裝卸區(qū)，協(xié)調(diào)周邊停車場作為中轉(zhuǎn)倉儲，確保撤展期間交通秩序高效有序。交通疏導(dǎo)與臨時倉儲06會后跟進與評估客戶反饋收集與分析通過線上問卷、電話回訪、面對面訪談等方式，全面收集參展商和采購商對展位設(shè)計、服務(wù)體驗、產(chǎn)品匹配度等方面的意見，確保反饋來源的多樣性和代表性。多渠道反饋收集01結(jié)合行業(yè)趨勢和往屆數(shù)據(jù)，分析客戶反饋的共性與差異，挖掘潛在改進點，例如優(yōu)化展區(qū)布局或提升翻譯服務(wù)專業(yè)性。深度分析與洞察03將收集到的反饋按參展商滿意度、采購商需求匹配度、展會服務(wù)評價等維度進行分類整理，利用數(shù)據(jù)分析工具識別高頻問題和核心訴求。數(shù)據(jù)整理與分類02形成結(jié)構(gòu)化報告，標(biāo)注優(yōu)先級建議（如緊急改進項與長期優(yōu)化項），為下一屆展會策劃提供數(shù)據(jù)支撐。反饋報告生成04效果評估與報告撰寫關(guān)鍵指標(biāo)量化評估統(tǒng)計本屆廣交會的成交額、參展商數(shù)量、采購商覆蓋國家/地區(qū)數(shù)、線上平臺訪問量等核心數(shù)據(jù)，與往屆及行業(yè)標(biāo)桿進行橫向?qū)Ρ取OI（投資回報率）分析計算參展商的投入成本與成交收益比，評估展會經(jīng)濟效益；同時分析品牌曝光度、客戶資源積累等非量化收益。問題與挑戰(zhàn)總結(jié)識別本屆展會的不足，如物流協(xié)調(diào)延遲或數(shù)字化平臺技術(shù)故障，并分析其根源（如應(yīng)急預(yù)案缺失或系統(tǒng)負載不足）。綜合報告提交撰寫包含數(shù)據(jù)圖表、案例分析和改進建議的評估報告，提交至主辦方及合作單位，作為決策參考。針對意向明確的采購商或優(yōu)質(zhì)參展商，