商業(yè)合同審查及簽署標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板前言商業(yè)合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中明確雙方權(quán)利義務(wù)、控制法律風(fēng)險(xiǎn)的核心載體。為規(guī)范合同全生命周期管理，保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板。本模板適用于各類商業(yè)合作場(chǎng)景（如采購、銷售、服務(wù)、外包、租賃等），旨在通過流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作，提升合同管理效率，降低履約風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益。一、適用場(chǎng)景與目標(biāo)（一）適用場(chǎng)景本流程適用于企業(yè)對(duì)外簽訂的所有商業(yè)合同，包括但不限于：日常采購合同（原材料、設(shè)備、辦公用品等）；銷售合同（產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等）；合作協(xié)議（聯(lián)合研發(fā)、渠道合作、委托加工等）；服務(wù)外包合同（IT服務(wù)、營(yíng)銷推廣、人力資源外包等）；租賃合同（場(chǎng)地、設(shè)備、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）；保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等輔助性合同。（二）核心目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)防控：通過多維度審查，識(shí)別并規(guī)避合同條款中的法律風(fēng)險(xiǎn)、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)；效率提升：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與時(shí)限，減少合同審批流程中的反復(fù)與延誤；權(quán)責(zé)清晰：保證合同條款準(zhǔn)確反映雙方約定，避免履約過程中的爭(zhēng)議；合規(guī)管理：保證合同內(nèi)容符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度要求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）階段一：合同發(fā)起與準(zhǔn)備需求確認(rèn)與發(fā)起操作主體：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購部、項(xiàng)目部）；操作內(nèi)容：（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的、合作期限、核心條款（如價(jià)格、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等）；（2）填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見模板一），說明合作背景、對(duì)方主體信息、預(yù)期目標(biāo)及主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。合同模板選擇操作主體：業(yè)務(wù)部門協(xié)同法務(wù)部門；操作內(nèi)容：（1）優(yōu)先從企業(yè)《標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫》中選擇對(duì)應(yīng)類型模板（如《產(chǎn)品銷售合同模板》《服務(wù)外包合同模板》）；（2）若無對(duì)應(yīng)模板或需重大修改，由業(yè)務(wù)部門起草合同初稿，并提交法務(wù)部門審核模板合規(guī)性。信息填寫與完整性核對(duì)操作主體：業(yè)務(wù)部門；操作內(nèi)容：（1）按照模板要求填寫合同信息，包括但不限于：雙方主體全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、合同標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等；（2）核對(duì)合同信息與《立項(xiàng)申請(qǐng)表》一致性，保證關(guān)鍵信息（如金額、日期、標(biāo)的描述）無遺漏、無錯(cuò)誤。（二）階段二：內(nèi)部審查業(yè)務(wù)部門初審操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人；審查重點(diǎn)：（1）商業(yè)條款合理性：價(jià)格、交付周期、付款方式是否符合業(yè)務(wù)模式及企業(yè)成本效益；（2）權(quán)責(zé)匹配性：雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，我方義務(wù)是否在可控范圍內(nèi)；（3）可行性評(píng)估：我方是否具備履行合同的能力（如產(chǎn)能、資質(zhì)、資金）；（4）附件完整性：技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等附件是否齊全且與主合同一致。輸出結(jié)果：在《合同審查清單表》（見模板二）中填寫初審意見，通過則提交法務(wù)部門，不通過則退回業(yè)務(wù)部門修改。法務(wù)部門審查操作主體：法務(wù)專員及法務(wù)負(fù)責(zé)人；審查重點(diǎn)：（1）主體資格：對(duì)方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如行業(yè)許可證、安全生產(chǎn)證等），避免與分公司、分支機(jī)構(gòu)或已注銷主體簽約；（2）合法性：條款內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”“無效約定”；（3）完整性：合同要素（當(dāng)事人、標(biāo)的、價(jià)款、履行、違約、爭(zhēng)議解決等）是否齊全，邏輯是否嚴(yán)密；（4）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行，爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）是否有利于我方，知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款是否合規(guī)。輸出結(jié)果：在《合同審查清單表》中填寫法務(wù)審查意見，重大風(fēng)險(xiǎn)需標(biāo)注“高風(fēng)險(xiǎn)”并說明理由，通過則提交財(cái)務(wù)部門，不通過則退回業(yè)務(wù)部門修訂并重新審查。財(cái)務(wù)部門審查操作主體：財(cái)務(wù)專員及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人；審查重點(diǎn)：（1）價(jià)格條款：價(jià)款是否公允，是否符合企業(yè)定價(jià)策略，是否存在稅費(fèi)承擔(dān)不明晰的情況；（2）付款條件：付款節(jié)點(diǎn)、比例、方式是否與企業(yè)現(xiàn)金流匹配，是否設(shè)置預(yù)付款、質(zhì)保金等保障條款；（3）財(cái)務(wù)合規(guī)：發(fā)票類型、開具時(shí)間是否符合財(cái)稅規(guī)定，關(guān)聯(lián)交易定價(jià)是否遵循獨(dú)立交易原則。輸出結(jié)果：在《合同審查清單表》中填寫財(cái)務(wù)審查意見，通過則進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，不通過則退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整?？绮块T會(huì)簽（如需）操作主體：涉及的專業(yè)部門（如技術(shù)部、人力資源部、合規(guī)部）；觸發(fā)條件：合同內(nèi)容涉及專業(yè)技術(shù)（如技術(shù)協(xié)議）、人力資源（如員工外包）、數(shù)據(jù)安全（如數(shù)據(jù)處理協(xié)議）等特殊領(lǐng)域；審查重點(diǎn)：專業(yè)條款的合規(guī)性、可行性及與我方專業(yè)政策的匹配度；輸出結(jié)果：在《合同審查清單表》中簽署專業(yè)意見，保證無專業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。（三）階段三：談判與修訂合同談判操作主體：業(yè)務(wù)部門（主導(dǎo)）、法務(wù)部門（協(xié)同）、財(cái)務(wù)部門（協(xié)同）；談判準(zhǔn)備：（1）內(nèi)部明確談判底線（如最低價(jià)格、最晚交付時(shí)間、違約責(zé)任上限）；（2）梳理對(duì)方可能提出的異議及應(yīng)對(duì)方案，重點(diǎn)針對(duì)法務(wù)或財(cái)務(wù)提出的風(fēng)險(xiǎn)條款（如爭(zhēng)議解決地、違約金比例）進(jìn)行預(yù)判。談判執(zhí)行：（1）由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方進(jìn)行商業(yè)條款談判，法務(wù)部門跟進(jìn)法律條款溝通，財(cái)務(wù)部門跟進(jìn)價(jià)格/付款條款協(xié)商；（2）重大分歧需及時(shí)暫停談判，內(nèi)部召開專題會(huì)議確定策略，避免現(xiàn)場(chǎng)隨意承諾。記錄與確認(rèn)：填寫《合同談判記錄表》（見模板三），記錄談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、爭(zhēng)議點(diǎn)及雙方共識(shí)，由雙方談判代表簽字確認(rèn)。合同修訂操作主體：業(yè)務(wù)部門（根據(jù)談判意見修訂）、法務(wù)部門（審核修訂稿）；修訂要求：（1）嚴(yán)格依據(jù)《談判記錄表》及內(nèi)部審查意見修改，不得隨意變更已達(dá)成一致的條款；（2）修訂后的合同需重新履行內(nèi)部審查流程（重點(diǎn)審查修訂條款，無需全稿重復(fù)審查），保證修訂內(nèi)容合法合規(guī)、無新增風(fēng)險(xiǎn)。（四）階段四：簽署與用印最終審批操作主體：企業(yè)法定代表人或授權(quán)審批人；審批依據(jù)：經(jīng)各方確認(rèn)的最終版合同、《合同審查清單表》《合同談判記錄表》；審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及重要性劃分審批權(quán)限（如：10萬元以下部門負(fù)責(zé)人審批，10萬-100萬元分管副總審批，100萬元以上總經(jīng)理審批），具體權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)見企業(yè)《合同管理辦法》。用印申請(qǐng)與登記操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人；操作流程：（1）填寫《合同用印申請(qǐng)表》（見模板四），附最終版合同文本、審批文件及《談判記錄表》；（2）交行政部/辦公室審核用印材料完整性，符合要求后加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴(yán)禁以部門章、財(cái)務(wù)章代替合同章）；（3）用印后，在《合同用印登記臺(tái)賬》中記錄合同編號(hào)、用印日期、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。合同分發(fā)與送達(dá)操作主體：業(yè)務(wù)部門；操作要求：（1）合同簽署一式多份（通常至少3份，雙方各執(zhí)1份，企業(yè)存檔1份，如需備案可增加份數(shù)）；（2）通過快遞送達(dá)對(duì)方時(shí)，需留存寄件憑證（如快遞單號(hào)），并要求對(duì)方簽收回執(zhí)；（3）電子簽署的，需通過符合《電子簽名法》要求的第三方電子簽章平臺(tái)（如e簽寶、法大大），保證簽署主體身份真實(shí)及文件完整性，并同步電子存檔件。（五）階段五：履行與歸檔履行跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門；跟蹤內(nèi)容：（1）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)控合同履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收），定期填寫《合同履行跟蹤表》（見模板五），發(fā)覺延遲或質(zhì)量問題及時(shí)與對(duì)方溝通并留存證據(jù)；（2）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)收款/付款情況，保證款項(xiàng)按時(shí)到賬/支付，對(duì)逾期款項(xiàng)啟動(dòng)催收流程。變更與解除管理變更流程：需變更合同的，參照“發(fā)起-審查-談判-簽署”流程簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件及原合同效力；解除流程：?jiǎn)畏浇獬贤?，需書面通知?duì)方并說明解除依據(jù)（如對(duì)方違約），留存通知送達(dá)證據(jù)；雙方協(xié)商解除的，簽訂《合同解除協(xié)議》，明確權(quán)利義務(wù)清算方案。合同歸檔操作主體：行政部/檔案室；歸檔要求：（1）合同簽署后15個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本、審批文件、審查清單、談判記錄、用印申請(qǐng)、履行跟蹤表等資料整理成冊(cè)，移交檔案室；（2）電子合同同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)管理，保證可檢索、可追溯；（3）歸檔資料按“合同編號(hào)-年份-類型”分類存放，保管期限不少于合同履行完畢后5年（重大合同、涉訴合同長(zhǎng)期保存）。三、配套工具模板模板一：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同編號(hào)合作對(duì)方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼對(duì)方法定代表人合作項(xiàng)目名稱合同類型（□采購□銷售□服務(wù)□其他）預(yù)計(jì)合同金額項(xiàng)目背景與合作目的（說明合作必要性、市場(chǎng)前景、對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略的意義等）核心條款初步約定標(biāo)的：數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：履行期限：價(jià)格（含是否含稅）：付款方式：交付/驗(yàn)收方式：主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施（如：對(duì)方履約能力不足、價(jià)格波動(dòng)、違約責(zé)任不明等）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：法務(wù)部意見（如需）簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：模板二：合同審查清單表合同名稱合同編號(hào)審查階段（□業(yè)務(wù)初審□法務(wù)審查□財(cái)務(wù)審查□跨部門會(huì)簽）審查主體審查人審查日期審查維度審查內(nèi)容審查標(biāo)準(zhǔn)一、主體資格對(duì)方是否為合法存續(xù)企業(yè)查詢“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”，無異常經(jīng)營(yíng)、嚴(yán)重違法記錄對(duì)方是否具備履約資質(zhì)如需行業(yè)許可證、資質(zhì)證書，需核對(duì)是否在有效期內(nèi)二、合法性條款內(nèi)容是否違反法律、行政法規(guī)如“禁止轉(zhuǎn)租”“不得用于非法用途”等約定爭(zhēng)議解決方式是否明確約定訴訟/仲裁，且管轄地/機(jī)構(gòu)明確（如“被告所在地法院”“北京仲裁委員會(huì)”）三、商業(yè)條款價(jià)格是否公允參照市場(chǎng)價(jià)、歷史合作價(jià)，符合企業(yè)成本效益交付/履行期限是否合理結(jié)合我方產(chǎn)能、物流周期，避免超期履約風(fēng)險(xiǎn)四、風(fēng)險(xiǎn)條款違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行約定違約金計(jì)算方式、損失賠償范圍，避免“承擔(dān)全部損失”等模糊表述保密條款是否覆蓋敏感信息明保證密范圍、期限、違約責(zé)任，涉密信息需單獨(dú)定義五、完整性合同要素是否齊全（當(dāng)事人、標(biāo)的、價(jià)款、履行、違約、爭(zhēng)議解決等）無遺漏核心條款，邏輯銜接順暢六、其他附件是否齊全（技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）附件內(nèi)容與主合同一致，無沖突條款綜合審查意見（說明是否同意簽署，需修改的條款需逐條列出）審查人簽字：日期：模板三：合同談判記錄表合同名稱合同編號(hào)談判時(shí)間談判地點(diǎn)我方參與人對(duì)方參與人對(duì)方單位談判議題我方方案對(duì)方意見談判結(jié)果1.價(jià)格條款如：?jiǎn)蝺r(jià)100元/件，含稅要求降價(jià)至90元/件折中價(jià)：95元/件，簽訂后預(yù)付30%2.交付周期30天要求縮短至20天延期5天，對(duì)方承擔(dān)逾期違約金（日0.05%）3.違約責(zé)任逾期付款按日0.05%支付違約金要求降低至0.03%維持0.05%，但上限不超過合同總額10%4.爭(zhēng)議解決我方所在地法院要求仲裁約定“被告所在地法院”未達(dá)成一致事項(xiàng)及后續(xù)安排（如：知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬需另行協(xié)商，下次談判時(shí)間為X月X日）我方談判代表簽字：日期：對(duì)方談判代表簽字：日期：模板四：合同用印申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同編號(hào)合同名稱對(duì)方單位用印類型（□合同章□公章□騎縫章）用印份數(shù)用印用途（□正本□副本□備案）是否已履行審批流程（□是□否）合同主要條款摘要（標(biāo)的、金額、履行期限、核心權(quán)利義務(wù)等，保證與審批文件一致）附件清單□合同文本□審批文件□審查清單□談判記錄□其他部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：行政部審核意見簽字：日期：用印登記用印日期：用印人：合同領(lǐng)取人：模板五：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號(hào)履行階段（□履行中□即將到期□已履行完畢）業(yè)務(wù)部門跟蹤人跟蹤日期履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間交付/開始服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)付款（收款）質(zhì)保金到期異常情況處理（如延遲履約的原因、溝通結(jié)果、應(yīng)對(duì)措施，需留存對(duì)方確認(rèn)函、郵件等證據(jù)）部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與執(zhí)行要點(diǎn)（一）合同模板管理建立《標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫》，按合同類型分類（如采購、銷售、服務(wù)），定期更新（建議每年1次），保證模板符合最新法律法規(guī)及業(yè)務(wù)需求；特殊業(yè)務(wù)（如首次合作、重大合作）不得直接使用模板，需由法務(wù)部門牽頭定制合同，并經(jīng)總經(jīng)理審批。（二）審查時(shí)限管理常規(guī)合同審查時(shí)限：業(yè)務(wù)初審1個(gè)工作日，法務(wù)審查2個(gè)工作日，財(cái)務(wù)審查1個(gè)工作日，跨部門會(huì)簽根據(jù)部門數(shù)量順延；緊急合同（如應(yīng)急采購）可啟動(dòng)“加急流程”，由需求部門標(biāo)注“加急”原因，相關(guān)部門優(yōu)先處理，但審查標(biāo)準(zhǔn)不得降低。（三）電子簽署合規(guī)性電子簽署僅適用于符合《電子簽名法》規(guī)定的場(chǎng)景（如企業(yè)對(duì)企業(yè)、企業(yè)對(duì)個(gè)人，且雙方均認(rèn)可電子效力）；涉及不動(dòng)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、婚姻家庭等法律明確規(guī)定需書面形式的合同，不得使用電子簽署。（四）保密義務(wù)參與合同審查、談判、簽署的人員需簽