采購流程審批與供應(yīng)商管理工具模板說明適用工作場景本工具適用于企業(yè)日常采購管理中的全流程規(guī)范，涵蓋從采購需求提報(bào)到供應(yīng)商全生命周期管理的各環(huán)節(jié)。具體場景包括：企業(yè)各部門（如生產(chǎn)部、行政部、研發(fā)部）提出物料或服務(wù)采購需求時(shí)，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程完成審批；采購部門在尋找、評估、選擇供應(yīng)商時(shí)，需建立統(tǒng)一管理機(jī)制；長期合作供應(yīng)商的績效跟蹤與關(guān)系維護(hù)，以及供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等。尤其適用于中小型企業(yè)或需規(guī)范采購流程、提升采購效率、控制采購成本的團(tuán)隊(duì)。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程第一步：采購需求發(fā)起與初步審核操作人：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)工作計(jì)劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、需求日期、用途及緊急程度等關(guān)鍵信息。需求部門負(fù)責(zé)人對需求的合理性、必要性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。關(guān)鍵動(dòng)作：保證需求描述清晰、預(yù)算符合部門年度預(yù)算計(jì)劃，緊急需求需標(biāo)注“特急”并說明原因。第二步：供應(yīng)商尋源與初步篩選操作人：采購部門（采購員、采購經(jīng)理）操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)需求類型（如物料采購、服務(wù)外包等），通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)或供應(yīng)商庫推薦等方式尋找潛在供應(yīng)商。對供應(yīng)商進(jìn)行初步資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）、經(jīng)營范圍、產(chǎn)能等，排除不符合基本要求的供應(yīng)商。關(guān)鍵動(dòng)作：優(yōu)先選擇合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提供完整的資質(zhì)證明文件并歸檔。第三步：供應(yīng)商評估與確定操作人：采購部門、需求部門、質(zhì)量部門（質(zhì)量專員*）操作內(nèi)容：采購部門組織對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估維度包括：價(jià)格競爭力、產(chǎn)品質(zhì)量（需質(zhì)量部門提供樣品檢測報(bào)告或歷史合作質(zhì)量數(shù)據(jù)）、交付能力（交期準(zhǔn)確率、物流配合度）、服務(wù)水平（售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持）、合作穩(wěn)定性（合作年限、合作記錄）等。填寫《供應(yīng)商評估表》，采用量化評分（如滿分100分，設(shè)定各維度權(quán)重），得分≥80分的供應(yīng)商進(jìn)入候選名單。需求部門參與技術(shù)參數(shù)符合性確認(rèn)，采購部門根據(jù)評估結(jié)果和需求優(yōu)先級，確定1-3家候選供應(yīng)商，報(bào)采購經(jīng)理審批。關(guān)鍵動(dòng)作：評估過程需客觀公正，避免單一維度決策，重要采購項(xiàng)目需組織跨部門評審會(huì)議。第四步：采購申請正式審批操作人：采購部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)（財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理）操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)確定的供應(yīng)商，填寫《采購審批單》，附《采購需求申請表》《供應(yīng)商評估表》《報(bào)價(jià)單》等材料，明確采購總金額、付款方式、交付周期等。審批流程：需求金額≤1萬元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)審核*1萬元＜需求金額≤5萬元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)審核→分管副總需求金額＞5萬元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)審核→分管副總→總經(jīng)理*審批通過后，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》；審批不通過則退回采購部門，說明原因并重新調(diào)整方案。關(guān)鍵動(dòng)作：審批節(jié)點(diǎn)需根據(jù)企業(yè)實(shí)際權(quán)限設(shè)置，保證金額與審批層級匹配，所有審批材料需電子版或紙質(zhì)版存檔。第五步：訂單執(zhí)行與過程跟蹤操作人：采購部門、倉庫管理員（倉庫主管*）、質(zhì)量部門操作內(nèi)容：采購部門向供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，并同步跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付。供應(yīng)商交付貨物后，倉庫管理員核對送貨單與訂單信息（品名、數(shù)量、規(guī)格），辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫驗(yàn)收單》；質(zhì)量部門對貨物進(jìn)行抽檢或全檢，出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》。檢驗(yàn)合格后，貨物入庫；檢驗(yàn)不合格則通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄不合格原因。關(guān)鍵動(dòng)作：入庫時(shí)需雙方簽字確認(rèn)，質(zhì)量問題需24小時(shí)內(nèi)反饋至供應(yīng)商，避免影響生產(chǎn)進(jìn)度。第六步：供應(yīng)商績效評估與關(guān)系維護(hù)操作人：采購部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門操作內(nèi)容：每季度末，采購部門組織對合作供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估指標(biāo)包括：交付準(zhǔn)時(shí)率（≥95%為優(yōu)）、質(zhì)量合格率（≥98%為優(yōu)）、價(jià)格競爭力（與市場均價(jià)對比）、服務(wù)響應(yīng)速度（24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)為優(yōu)）等，填寫《供應(yīng)商績效評分表》。根據(jù)評分結(jié)果（≥90分為優(yōu)秀，70-89分為合格，＜70分為不合格），對優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先增加訂單份額，對不合格供應(yīng)商發(fā)出整改通知，連續(xù)兩次不合格則暫停合作并啟動(dòng)供應(yīng)商替換流程。定期與核心供應(yīng)商開展溝通會(huì)議，知曉其經(jīng)營狀況，反饋合作問題，建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系。關(guān)鍵動(dòng)作：績效評估結(jié)果需與供應(yīng)商年度合作資格掛鉤，評估數(shù)據(jù)需真實(shí)可追溯，避免主觀判斷。核心工具表格清單1.采購需求申請表字段名稱填寫說明需求部門如生產(chǎn)部、行政部需求日期提交申請的日期采購物品/服務(wù)名稱具體名稱，如“A4復(fù)印紙”“設(shè)備維修服務(wù)”規(guī)格型號詳細(xì)參數(shù)，如“80gA4白紙，500張/包”需求數(shù)量明確單位，如“100包”“1次”預(yù)估單價(jià)（元）不含稅單價(jià)預(yù)估總金額（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)需求用途如“生產(chǎn)車間日常辦公”“研發(fā)部設(shè)備耗材補(bǔ)充”緊急程度□普通□緊急□特急（特急需說明原因）需求部門負(fù)責(zé)人簽字部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)備注其他特殊要求，如“需環(huán)保認(rèn)證”“交付時(shí)間≤3天”2.供應(yīng)商信息登記表字段名稱填寫說明供應(yīng)商名稱全稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼工商注冊號聯(lián)系人供應(yīng)商對接人姓名聯(lián)系方式辦公電話注冊地址工商注冊地址經(jīng)營范圍與采購相關(guān)的經(jīng)營范圍資質(zhì)證書如ISO9001認(rèn)證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等（附復(fù)印件）合作歷史合作起始時(shí)間、合作次數(shù)、合作金額主營產(chǎn)品/服務(wù)主要提供的物品或服務(wù)銀行賬戶信息開戶行、賬號（用于合同簽訂）3.供應(yīng)商評估表評估維度權(quán)重評分標(biāo)準(zhǔn)（0-100分）得分價(jià)格競爭力30%低于市場均價(jià)10%以上100分，持平80分，高于5%以內(nèi)60分，高于5%以下0分產(chǎn)品質(zhì)量25%抽檢合格率100%100分，98%-99%80分，95%-97%60分，＜95%0分交付能力20%交期準(zhǔn)確率100%100分，95%-99%80分，90%-94%60分，＜90%0分服務(wù)水平15%售后響應(yīng)≤24小時(shí)100分，≤48小時(shí)80分，＞48小時(shí)60分合作穩(wěn)定性10%合作≥3年100分，1-3年80分，＜1年60分總分100%評估結(jié)論□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（＜70分）評估人簽字采購員、質(zhì)量專員、需求部門負(fù)責(zé)人4.采購審批單字段名稱填寫說明采購單號按規(guī)則編號，如“CG202410001”需求部門采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量單價(jià)（元）最終確定的不含稅單價(jià)總金額（元）供應(yīng)商名稱交付日期付款方式□預(yù)付30%貨到付款□月結(jié)30天審批流程需求部門負(fù)責(zé)人→采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)審核→分管副總→總經(jīng)理*（根據(jù)金額調(diào)整）各環(huán)節(jié)審批意見需簽字并注明日期5.供應(yīng)商績效評分表供應(yīng)商名稱評分周期（如2024年Q3）評估維度權(quán)重得分加權(quán)得分交付準(zhǔn)時(shí)率30%質(zhì)量合格率25%價(jià)格穩(wěn)定性20%服務(wù)響應(yīng)速度15%合作配合度10%總分100%績效等級□優(yōu)秀□合格□不合格改進(jìn)建議針對扣分項(xiàng)提出具體措施評估人簽字采購經(jīng)理*、需求部門負(fù)責(zé)人使用關(guān)鍵提示流程合規(guī)性：嚴(yán)格按照審批權(quán)限執(zhí)行，嚴(yán)禁越級審批或簡化流程，保證采購過程透明、可追溯。信息準(zhǔn)確性：所有表格需填寫完整、真實(shí)，特別是供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品規(guī)格、金額等信息，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理：建立供應(yīng)商檔案庫，定期更新供應(yīng)商資質(zhì)、績效評估結(jié)果，對新增供應(yīng)商需進(jìn)行實(shí)地考察（如涉及大宗采購或關(guān)鍵物料）。風(fēng)險(xiǎn)控制：對單一供應(yīng)商依賴