采購(gòu)申請(qǐng)及審批流程快速操作指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本指南適用于公司各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)的申請(qǐng)與審批管理，具體包括但不限于以下場(chǎng)景：日常辦公采購(gòu)：如文具、耗材、辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)等）的補(bǔ)充采購(gòu)；生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：如原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備的采購(gòu)；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：如維修服務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)、外包服務(wù)等采購(gòu)；項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：如新建項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目所需的專(zhuān)用物料或服務(wù)采購(gòu)；緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時(shí)任務(wù)）需快速響應(yīng)的采購(gòu)。二、采購(gòu)申請(qǐng)全流程操作步驟（一）前置準(zhǔn)備：確認(rèn)采購(gòu)需求與預(yù)算明確采購(gòu)需求：根據(jù)部門(mén)工作計(jì)劃或項(xiàng)目需求，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、用途及期望交付時(shí)間。核查預(yù)算額度：登錄公司預(yù)算管理系統(tǒng)，確認(rèn)對(duì)應(yīng)采購(gòu)項(xiàng)目的剩余預(yù)算是否充足，避免超預(yù)算申請(qǐng)（如預(yù)算不足，需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)）。（二）發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)：登錄系統(tǒng)并填寫(xiě)申請(qǐng)單登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)：通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)入口，使用工號(hào)及密碼登錄“采購(gòu)管理模塊”（如無(wú)系統(tǒng)權(quán)限，需聯(lián)系行政部*開(kāi)通）。新建采購(gòu)申請(qǐng)單：選擇“采購(gòu)申請(qǐng)”功能，進(jìn)入申請(qǐng)單填寫(xiě)界面；填寫(xiě)基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)人（自動(dòng)填充，可修改）、申請(qǐng)部門(mén)、聯(lián)系電話、申請(qǐng)日期；選擇采購(gòu)類(lèi)型：勾選“物料采購(gòu)”“服務(wù)采購(gòu)”“工程采購(gòu)”等對(duì)應(yīng)分類(lèi)。（三）填寫(xiě)采購(gòu)明細(xì)：準(zhǔn)確描述物品/服務(wù)信息在“采購(gòu)明細(xì)”區(qū)域，逐項(xiàng)添加需采購(gòu)的物品或服務(wù)，信息需完整準(zhǔn)確：物品/服務(wù)名稱(chēng)：填寫(xiě)具體名稱(chēng)（如“A4復(fù)印紙”“設(shè)備維修服務(wù)”），避免模糊表述（如“一批辦公用品”）；規(guī)格型號(hào)：明確技術(shù)參數(shù)（如“復(fù)印紙：80g，A4，白色”）；單位：填寫(xiě)計(jì)量單位（如“箱”“臺(tái)”“次”）；數(shù)量：按實(shí)際需求填寫(xiě)，需為阿拉伯?dāng)?shù)字；預(yù)估單價(jià)/總價(jià)：參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)填寫(xiě)，總價(jià)=數(shù)量×單價(jià)（系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算）；備注：補(bǔ)充特殊要求（如“需帶3C認(rèn)證”“維修服務(wù)需24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)”）。（四）附件：補(bǔ)充證明材料根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型，需以下對(duì)應(yīng)附件（附件需為PDF、JPG、Word等格式，單個(gè)文件不超過(guò)10MB）：物料采購(gòu)：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（至少3家比價(jià)，緊急采購(gòu)可提供1家報(bào)價(jià)并注明緊急原因）、技術(shù)參數(shù)要求表；服務(wù)采購(gòu)：服務(wù)方案說(shuō)明、供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）；項(xiàng)目采購(gòu)：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、需求部門(mén)出具的《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》；緊急采購(gòu)：部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的《緊急采購(gòu)說(shuō)明單》，說(shuō)明緊急原因及延遲風(fēng)險(xiǎn)。（五）選擇審批流程：匹配權(quán)限與金額根據(jù)采購(gòu)金額及類(lèi)型，系統(tǒng)自動(dòng)匹配審批流程（也可手動(dòng)選擇，需符合公司權(quán)限規(guī)定）：小額采購(gòu)（≤5000元）：部門(mén)主管→采購(gòu)部；中等金額采購(gòu)（5000元~5萬(wàn)元）：部門(mén)主管→財(cái)務(wù)審核→采購(gòu)部→分管領(lǐng)導(dǎo)；大額采購(gòu)（＞5萬(wàn)元）：部門(mén)主管→財(cái)務(wù)審核→采購(gòu)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理。注：審批人信息系統(tǒng)自動(dòng)帶出，無(wú)需手動(dòng)填寫(xiě)；如需加簽（如法務(wù)部），可在“加簽人”欄添加。（六）提交審批與跟蹤進(jìn)度提交申請(qǐng)：檢查所有信息無(wú)誤后，“提交申請(qǐng)”，系統(tǒng)將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至第一審批人；跟蹤進(jìn)度：在“我的申請(qǐng)”界面可查看審批狀態(tài)（如“審批中”“已通過(guò)”“已駁回”），審批人處理時(shí)間一般不超過(guò)1個(gè)工作日（大額采購(gòu)不超過(guò)3個(gè)工作日）；催辦提醒：若審批超時(shí)，可通過(guò)系統(tǒng)“催辦”功能提醒審批人，或直接聯(lián)系審批人*溝通。（七）審批通過(guò)后：執(zhí)行采購(gòu)與確認(rèn)收貨采購(gòu)部執(zhí)行：審批通過(guò)后，采購(gòu)部將在2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商下單，同步預(yù)計(jì)交付時(shí)間給申請(qǐng)人；申請(qǐng)人確認(rèn)：收到物品/服務(wù)后，需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，確認(rèn)無(wú)誤后在《送貨單》上簽字；若發(fā)覺(jué)問(wèn)題，需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系采購(gòu)部*處理（如退換貨、索賠）；財(cái)務(wù)付款：采購(gòu)部將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《送貨單》《發(fā)票》等材料提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)審核無(wú)誤后安排付款。（八）審批駁回處理：修改并重新提交若申請(qǐng)被駁回，系統(tǒng)將顯示駁回原因（如“預(yù)算不足”“附件缺失”“信息填寫(xiě)錯(cuò)誤”），申請(qǐng)人需：根據(jù)駁回原因修改申請(qǐng)單（如補(bǔ)充附件、調(diào)整預(yù)算、更正信息）；修改完成后“重新提交”，系統(tǒng)將再次流轉(zhuǎn)審批（無(wú)需重新選擇審批流程）。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板示例采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)：CG-2024-001申請(qǐng)人*聯(lián)系電話138采購(gòu)類(lèi)型□物料□服務(wù)□工程□其他：物料采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品名稱(chēng)1A4復(fù)印紙2黑色簽字筆供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱(chēng)辦公超市有限公司聯(lián)系電話1395678采購(gòu)用途說(shuō)明行政部日常辦公使用，預(yù)計(jì)使用周期3個(gè)月。附件清單1.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（3家比價(jià)）；2.環(huán)保認(rèn)證復(fù)印件。審批意見(jiàn)部門(mén)主管簽字：__________日期：______采購(gòu)部簽字：__________日期：______總經(jīng)理簽字：__________日期：______四、操作常見(jiàn)問(wèn)題與注意事項(xiàng)（一）預(yù)算與金額規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)需嚴(yán)格控制在預(yù)算額度內(nèi)，如需超預(yù)算，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部*及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后再發(fā)起采購(gòu)；預(yù)估單價(jià)與實(shí)際采購(gòu)價(jià)偏差超過(guò)10%時(shí)，采購(gòu)部需在采購(gòu)前聯(lián)系申請(qǐng)人確認(rèn)，避免后續(xù)報(bào)銷(xiāo)爭(zhēng)議。（二）附件與信息完整性附件需清晰、完整，關(guān)鍵信息（如報(bào)價(jià)金額、供應(yīng)商公章、技術(shù)參數(shù)）需可辨識(shí)，附件模糊或缺失將導(dǎo)致審批駁回；物品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)等信息需與附件一致，避免“申請(qǐng)名稱(chēng)與報(bào)價(jià)單不符”等問(wèn)題。（三）審批時(shí)限與溝通審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批（大額采購(gòu)3個(gè)工作日），如無(wú)法及時(shí)處理，需在系統(tǒng)中“轉(zhuǎn)辦”或“加簽”，不得無(wú)故擱置；申請(qǐng)人需保持電話暢通，審批過(guò)程中如需補(bǔ)充信息，需及時(shí)響應(yīng)。（四）緊急采購(gòu)特殊處理緊急采購(gòu)需在申請(qǐng)單中注明“緊急”及原因（如“生產(chǎn)設(shè)備故障，需24小時(shí)內(nèi)更換”），并《緊急采購(gòu)說(shuō)明單》（部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字）；緊急采購(gòu)可先通過(guò)電話口頭溝通采購(gòu)