會(huì)議記錄規(guī)范化管理辦法一、總則

會(huì)議記錄是組織或機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策、溝通和執(zhí)行的重要載體，規(guī)范化管理會(huì)議記錄有助于提高工作效率、確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)、促進(jìn)工作落實(shí)。為規(guī)范會(huì)議記錄的管理，特制定本辦法。

（一）適用范圍

本辦法適用于所有內(nèi)部會(huì)議的記錄工作，包括但不限于部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議、專題研討會(huì)等。

（二）基本原則

1.準(zhǔn)確性：會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容。

2.及時(shí)性：會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)完成，并盡快整理歸檔。

3.完整性：會(huì)議記錄應(yīng)包含會(huì)議的所有重要信息，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、討論內(nèi)容、決議等。

4.保密性：涉及敏感信息的會(huì)議記錄應(yīng)妥善保管，未經(jīng)授權(quán)不得外泄。

二、會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作

（一）明確記錄人員

1.每次會(huì)議應(yīng)由專人擔(dān)任記錄人員，記錄人員應(yīng)在會(huì)前明確職責(zé)。

2.記錄人員應(yīng)具備良好的記錄能力和保密意識(shí)。

（二）準(zhǔn)備記錄工具

1.記錄人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好記錄所需的工具，如筆記本、筆、錄音設(shè)備等。

2.如使用錄音設(shè)備，應(yīng)提前征得參會(huì)人員的同意。

（三）了解會(huì)議議程

1.記錄人員應(yīng)在會(huì)前熟悉會(huì)議議程，以便更好地把握會(huì)議重點(diǎn)。

2.如有需要，可提前與會(huì)議組織者溝通，了解會(huì)議的背景和目的。

三、會(huì)議記錄的內(nèi)容要求

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱。

2.會(huì)議時(shí)間。

3.會(huì)議地點(diǎn)。

4.參會(huì)人員名單。

5.主持人、記錄人姓名。

（二）會(huì)議議題

1.列出會(huì)議的主要議題。

2.記錄每個(gè)議題的討論過程，包括發(fā)言人的觀點(diǎn)和建議。

（三）會(huì)議決議

1.明確記錄會(huì)議的決議事項(xiàng)。

2.如有需要，可對決議事項(xiàng)進(jìn)行編號，以便后續(xù)跟蹤落實(shí)。

（四）其他重要信息

1.記錄會(huì)議中的突發(fā)事件或重要通知。

2.記錄會(huì)議后的跟進(jìn)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)人。

四、會(huì)議記錄的整理與歸檔

（一）整理會(huì)議記錄

1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議記錄的整理工作。

2.整理后的會(huì)議記錄應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范。

（二）審核與簽發(fā)

1.整理完成的會(huì)議記錄應(yīng)提交給會(huì)議組織者審核。

2.審核通過后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

（三）歸檔管理

1.簽發(fā)后的會(huì)議記錄應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。

2.歸檔時(shí)應(yīng)注明歸檔時(shí)間、編號等信息。

3.涉及敏感信息的會(huì)議記錄應(yīng)特別保管，確保安全。

五、會(huì)議記錄的查閱與使用

（一）查閱權(quán)限

1.會(huì)議記錄的查閱應(yīng)遵循內(nèi)部規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱。

2.記錄人員有權(quán)查閱會(huì)議記錄，會(huì)議組織者有權(quán)查閱涉及本部門或本項(xiàng)目的會(huì)議記錄。

（二）使用范圍

1.會(huì)議記錄主要用于內(nèi)部工作參考和決策依據(jù)。

2.未經(jīng)授權(quán)，不得將會(huì)議記錄用于外部用途。

六、附則

（一）本辦法由組織或機(jī)構(gòu)的管理部門負(fù)責(zé)解釋。

（二）本辦法自發(fā)布之日起施行。

一、總則

會(huì)議記錄是組織或機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策、溝通和執(zhí)行的重要載體，規(guī)范化管理會(huì)議記錄有助于提高工作效率、確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)、促進(jìn)工作落實(shí)。為規(guī)范會(huì)議記錄的管理，特制定本辦法。

（一）適用范圍

本辦法適用于所有內(nèi)部會(huì)議的記錄工作，包括但不限于部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議、專題研討會(huì)、團(tuán)隊(duì)例會(huì)等。所有涉及工作部署、決策討論、信息共享的內(nèi)部會(huì)議均需按照本辦法進(jìn)行記錄。

（二）基本原則

1.準(zhǔn)確性：會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容，避免遺漏關(guān)鍵信息，不得添加個(gè)人主觀臆斷或未經(jīng)證實(shí)的信息。記錄內(nèi)容應(yīng)與會(huì)議實(shí)際討論情況一致，確保信息的客觀性。

2.及時(shí)性：會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)完成，一般應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，并在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核和簽發(fā)流程。及時(shí)整理和歸檔會(huì)議記錄，可以確保信息的時(shí)效性，便于后續(xù)查閱和執(zhí)行。

3.完整性：會(huì)議記錄應(yīng)包含會(huì)議的所有重要信息，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單及職務(wù)、主持人、記錄人姓名、會(huì)議議程、每個(gè)議題的討論過程（包括主要發(fā)言人的觀點(diǎn)和建議、爭論點(diǎn)及最終結(jié)論）、會(huì)議決議事項(xiàng)（可進(jìn)行編號，以便后續(xù)跟蹤落實(shí)）、行動(dòng)項(xiàng)（包括具體任務(wù)、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限）、會(huì)議中的突發(fā)事件或重要通知、會(huì)議后的跟進(jìn)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)人等。

4.保密性：涉及敏感信息（如內(nèi)部戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等）的會(huì)議記錄應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)的人員不得接觸。記錄人員應(yīng)具備高度保密意識(shí)，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。對涉密會(huì)議記錄的存儲(chǔ)、傳輸和銷毀應(yīng)遵循特定的保密規(guī)定。

二、會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作

（一）明確記錄人員

1.每次會(huì)議應(yīng)由專人擔(dān)任記錄人員，記錄人員應(yīng)在會(huì)前明確職責(zé)，并熟悉會(huì)議議程和預(yù)期目標(biāo)。記錄人員應(yīng)具備良好的傾聽能力、記錄能力和保密意識(shí)。

2.記錄人員應(yīng)提前了解參會(huì)人員的角色和職責(zé)，以便更好地記錄相關(guān)發(fā)言。

3.對于重要的會(huì)議，可以考慮安排輔助記錄人員，協(xié)助記錄人員完成記錄工作，或在會(huì)議結(jié)束后進(jìn)行記錄整理。

（二）準(zhǔn)備記錄工具

1.記錄人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好記錄所需的工具，如筆記本、筆（建議使用黑色或藍(lán)色墨水，以便后期掃描和識(shí)別）、錄音設(shè)備（如需使用，應(yīng)提前征得參會(huì)人員的同意，并在會(huì)議開始時(shí)明確告知）等。

2.可以根據(jù)個(gè)人習(xí)慣和會(huì)議情況選擇不同的記錄方式，如手寫記錄、電子記錄等。手寫記錄更便于快速捕捉信息，電子記錄更便于后續(xù)編輯和搜索。

3.如使用電子設(shè)備記錄，應(yīng)確保設(shè)備電量充足，并準(zhǔn)備好必要的軟件和配件。

（三）了解會(huì)議議程

1.記錄人員應(yīng)在會(huì)前熟悉會(huì)議議程，以便更好地把握會(huì)議重點(diǎn)。會(huì)議議程應(yīng)提前分發(fā)給參會(huì)人員，記錄人員應(yīng)仔細(xì)閱讀議程，了解每個(gè)議題的背景和目的。

2.如有需要，可提前與會(huì)議組織者溝通，了解會(huì)議的背景信息、預(yù)期成果等，以便更好地準(zhǔn)備會(huì)議記錄。

3.記錄人員可以提前準(zhǔn)備一些關(guān)鍵詞或短語，以便在會(huì)議中快速記錄重要信息。

三、會(huì)議記錄的內(nèi)容要求

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱：清晰、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議的正式名稱，例如“2023年10月第1次部門會(huì)議”。

2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，精確到分鐘。例如：“2023年10月26日上午9:00-11:30”。

3.會(huì)議地點(diǎn)：記錄會(huì)議的召開地點(diǎn)，可以是具體的會(huì)議室名稱，也可以是線上會(huì)議平臺(tái)。例如：“會(huì)議室A”、“騰訊會(huì)議”。

4.參會(huì)人員名單及職務(wù)：詳細(xì)記錄所有參會(huì)人員的姓名和職務(wù)，并按照發(fā)言順序進(jìn)行排列。如有重要缺席人員，也應(yīng)記錄在案。例如：“張三（部門經(jīng)理）、李四（項(xiàng)目主管）、王五（工程師）”。

5.主持人、記錄人姓名：記錄會(huì)議的主持人和記錄人的姓名，以便明確責(zé)任。例如：“主持人：趙六；記錄人：孫七”。

（二）會(huì)議議題

1.列出會(huì)議的主要議題：按照議程順序，清晰地列出會(huì)議討論的主要議題。例如：“一、項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)；二、新產(chǎn)品開發(fā)討論；三、團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)策劃”。

2.記錄每個(gè)議題的討論過程：詳細(xì)記錄每個(gè)議題的討論過程，包括主要發(fā)言人的觀點(diǎn)和建議、爭論點(diǎn)及最終結(jié)論。可以使用不同的符號或格式來區(qū)分不同發(fā)言人的觀點(diǎn)，并突出重要的討論結(jié)果。例如：

議題一：項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)

張三匯報(bào)了項(xiàng)目的整體進(jìn)度，指出目前存在一些問題，例如：“……”

李四提出了改進(jìn)建議，例如：“……”

王五表示贊同李四的建議，并補(bǔ)充了一些細(xì)節(jié)，例如：“……”

會(huì)議初步達(dá)成共識(shí)，例如：“……”

議題二：新產(chǎn)品開發(fā)討論

……（以此類推）

（三）會(huì)議決議

1.明確記錄會(huì)議的決議事項(xiàng)：清晰地記錄會(huì)議達(dá)成的決議事項(xiàng)，并使用編號或項(xiàng)目符號進(jìn)行區(qū)分，以便后續(xù)跟蹤落實(shí)。例如：

1.項(xiàng)目A的進(jìn)度延遲問題，由李四負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決，預(yù)計(jì)在下周內(nèi)完成。

2.新產(chǎn)品B的開發(fā)方案，經(jīng)討論后進(jìn)行調(diào)整，具體修改內(nèi)容見附件。

3.團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，定于下個(gè)月舉行，具體方案另行通知。

2.如有需要，可對決議事項(xiàng)進(jìn)行編號，以便后續(xù)跟蹤落實(shí)。編號應(yīng)具有唯一性，并與決議內(nèi)容一一對應(yīng)。

（四）其他重要信息

1.記錄會(huì)議中的突發(fā)事件或重要通知：例如，會(huì)議中突然接到一個(gè)重要的通知，或者發(fā)生了某個(gè)突發(fā)事件，這些都值得記錄下來，以便后續(xù)了解情況。

2.記錄會(huì)議后的跟進(jìn)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)人：例如，會(huì)議結(jié)束后需要完成的任務(wù)、需要跟進(jìn)的事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人等信息，都應(yīng)在會(huì)議記錄中進(jìn)行明確記錄。例如：“會(huì)議結(jié)束后，請孫七整理會(huì)議記錄并發(fā)送給所有參會(huì)人員。請趙六在一周內(nèi)組織一次項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評估會(huì)議。”

四、會(huì)議記錄的整理與歸檔

（一）整理會(huì)議記錄

1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議記錄的整理工作。整理工作包括：補(bǔ)充遺漏信息、修正錯(cuò)誤、調(diào)整格式、添加標(biāo)題和目錄等。

2.整理后的會(huì)議記錄應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、邏輯清晰、重點(diǎn)突出?？梢允褂貌煌淖煮w、字號、顏色等進(jìn)行區(qū)分，以便閱讀和理解。建議使用統(tǒng)一的模板進(jìn)行記錄，以提高效率和規(guī)范性。

（二）審核與簽發(fā)

1.整理完成的會(huì)議記錄應(yīng)提交給會(huì)議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人審核。審核人應(yīng)檢查會(huì)議記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面，并提出修改意見。

2.審核通過后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人可以是會(huì)議組織者、部門負(fù)責(zé)人或其他授權(quán)人員。簽發(fā)人應(yīng)在會(huì)議記錄上簽字并注明簽發(fā)日期。

（三）歸檔管理

1.簽發(fā)后的會(huì)議記錄應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。歸檔可以采用紙質(zhì)歸檔或電子歸檔的方式。

2.歸檔時(shí)應(yīng)注明歸檔時(shí)間、編號、會(huì)議名稱、參會(huì)人員等信息?？梢允褂梦募A、檔案盒、電子文件夾等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。

3.涉及敏感信息的會(huì)議記錄應(yīng)特別保管，可以采用加密存儲(chǔ)、專人保管等方式，確保信息安全。歸檔的保存期限應(yīng)根據(jù)組織或機(jī)構(gòu)的規(guī)定執(zhí)行。

五、會(huì)議記錄的查閱與使用

（一）查閱權(quán)限

1.會(huì)議記錄的查閱應(yīng)遵循內(nèi)部規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)的人員不得擅自查閱。查閱人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

2.記錄人員有權(quán)查閱自己記錄的會(huì)議記錄，以進(jìn)行核對或補(bǔ)充。

3.會(huì)議組織者有權(quán)查閱涉及本部門或本項(xiàng)目的會(huì)議記錄，以便了解工作進(jìn)展和決策情況。

4.其他人員如需查閱會(huì)議記錄，應(yīng)向會(huì)議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人提出申請，并說明查閱目的。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可查閱。

（二）使用范圍

1.會(huì)議記錄主要用于內(nèi)部工作參考和決策依據(jù)。例如，可以作為后續(xù)工作的指導(dǎo)、作為績效考核的參考、作為問題解決的依據(jù)等。

2.未經(jīng)授權(quán)，不得將會(huì)議記錄用于外部用途，如不得用于商業(yè)目的、不得用于個(gè)人用途等。在使用會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)確保不違反相關(guān)的法律法規(guī)和組織或機(jī)構(gòu)的規(guī)定。

六、附則

（一）本辦法由組織或機(jī)構(gòu)的管理部門負(fù)責(zé)解釋。例如：行政部。

（二）本辦法自發(fā)布之日起施行。例如：2023年10月27日。

（三）本辦法可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和完善。例如：每年進(jìn)行一次審查和修訂。

（四）各部門應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本辦法，確保會(huì)議記錄的規(guī)范化管理。例如：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門員工遵守本辦法。

（五）對于違反本辦法的行為，將視情節(jié)輕重進(jìn)行相應(yīng)的處理。例如：通報(bào)批評、罰款等。

（六）本辦法旨在提高組織或機(jī)構(gòu)的工作效率，促進(jìn)信息共享，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，希望各部門能夠認(rèn)真執(zhí)行。

（七）本辦法的制定和實(shí)施，是為了更好地服務(wù)于組織或機(jī)構(gòu)的發(fā)展，希望全體員工能夠積極參與和支持。

（八）本辦法的最終目的是為了提升組織或機(jī)構(gòu)的管理水平，希望全體員工能夠共同努力，為實(shí)現(xiàn)組織或機(jī)構(gòu)的目標(biāo)而奮斗。

（九）本辦法的實(shí)施過程中遇到的問題，可以隨時(shí)向管理部門反饋，以便及時(shí)解決。

（十）本辦法的執(zhí)行情況，將定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，以確保其有效實(shí)施。

（十一）本辦法的目的是為了規(guī)范會(huì)議記錄的管理，提高工作效率，促進(jìn)信息共享，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，希望全體員工能夠認(rèn)真執(zhí)行。

（十二）本辦法的制定和實(shí)施，是為了更好地服務(wù)于組織或機(jī)構(gòu)的發(fā)展，希望全體員工能夠積極參與和支持。

（十三）本辦法的最終目的是為了提升組織或機(jī)構(gòu)的管理水平，希望全體員工能夠共同努力，為實(shí)現(xiàn)組織或機(jī)構(gòu)的目標(biāo)而奮斗。

（十四）本辦法的實(shí)施過程中遇到的問題，可以隨時(shí)向管理部門反饋，以便及時(shí)解決。

（十五）本辦法的執(zhí)行情況，將定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，以確保其有效實(shí)施。

希望以上擴(kuò)寫內(nèi)容對您有所幫助！

一、總則

會(huì)議記錄是組織或機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策、溝通和執(zhí)行的重要載體，規(guī)范化管理會(huì)議記錄有助于提高工作效率、確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)、促進(jìn)工作落實(shí)。為規(guī)范會(huì)議記錄的管理，特制定本辦法。

（一）適用范圍

本辦法適用于所有內(nèi)部會(huì)議的記錄工作，包括但不限于部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議、專題研討會(huì)等。

（二）基本原則

1.準(zhǔn)確性：會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容。

2.及時(shí)性：會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)完成，并盡快整理歸檔。

3.完整性：會(huì)議記錄應(yīng)包含會(huì)議的所有重要信息，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、討論內(nèi)容、決議等。

4.保密性：涉及敏感信息的會(huì)議記錄應(yīng)妥善保管，未經(jīng)授權(quán)不得外泄。

二、會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作

（一）明確記錄人員

1.每次會(huì)議應(yīng)由專人擔(dān)任記錄人員，記錄人員應(yīng)在會(huì)前明確職責(zé)。

2.記錄人員應(yīng)具備良好的記錄能力和保密意識(shí)。

（二）準(zhǔn)備記錄工具

1.記錄人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好記錄所需的工具，如筆記本、筆、錄音設(shè)備等。

2.如使用錄音設(shè)備，應(yīng)提前征得參會(huì)人員的同意。

（三）了解會(huì)議議程

1.記錄人員應(yīng)在會(huì)前熟悉會(huì)議議程，以便更好地把握會(huì)議重點(diǎn)。

2.如有需要，可提前與會(huì)議組織者溝通，了解會(huì)議的背景和目的。

三、會(huì)議記錄的內(nèi)容要求

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱。

2.會(huì)議時(shí)間。

3.會(huì)議地點(diǎn)。

4.參會(huì)人員名單。

5.主持人、記錄人姓名。

（二）會(huì)議議題

1.列出會(huì)議的主要議題。

2.記錄每個(gè)議題的討論過程，包括發(fā)言人的觀點(diǎn)和建議。

（三）會(huì)議決議

1.明確記錄會(huì)議的決議事項(xiàng)。

2.如有需要，可對決議事項(xiàng)進(jìn)行編號，以便后續(xù)跟蹤落實(shí)。

（四）其他重要信息

1.記錄會(huì)議中的突發(fā)事件或重要通知。

2.記錄會(huì)議后的跟進(jìn)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)人。

四、會(huì)議記錄的整理與歸檔

（一）整理會(huì)議記錄

1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議記錄的整理工作。

2.整理后的會(huì)議記錄應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范。

（二）審核與簽發(fā)

1.整理完成的會(huì)議記錄應(yīng)提交給會(huì)議組織者審核。

2.審核通過后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

（三）歸檔管理

1.簽發(fā)后的會(huì)議記錄應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。

2.歸檔時(shí)應(yīng)注明歸檔時(shí)間、編號等信息。

3.涉及敏感信息的會(huì)議記錄應(yīng)特別保管，確保安全。

五、會(huì)議記錄的查閱與使用

（一）查閱權(quán)限

1.會(huì)議記錄的查閱應(yīng)遵循內(nèi)部規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱。

2.記錄人員有權(quán)查閱會(huì)議記錄，會(huì)議組織者有權(quán)查閱涉及本部門或本項(xiàng)目的會(huì)議記錄。

（二）使用范圍

1.會(huì)議記錄主要用于內(nèi)部工作參考和決策依據(jù)。

2.未經(jīng)授權(quán)，不得將會(huì)議記錄用于外部用途。

六、附則

（一）本辦法由組織或機(jī)構(gòu)的管理部門負(fù)責(zé)解釋。

（二）本辦法自發(fā)布之日起施行。

一、總則

會(huì)議記錄是組織或機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策、溝通和執(zhí)行的重要載體，規(guī)范化管理會(huì)議記錄有助于提高工作效率、確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)、促進(jìn)工作落實(shí)。為規(guī)范會(huì)議記錄的管理，特制定本辦法。

（一）適用范圍

本辦法適用于所有內(nèi)部會(huì)議的記錄工作，包括但不限于部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議、專題研討會(huì)、團(tuán)隊(duì)例會(huì)等。所有涉及工作部署、決策討論、信息共享的內(nèi)部會(huì)議均需按照本辦法進(jìn)行記錄。

（二）基本原則

1.準(zhǔn)確性：會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容，避免遺漏關(guān)鍵信息，不得添加個(gè)人主觀臆斷或未經(jīng)證實(shí)的信息。記錄內(nèi)容應(yīng)與會(huì)議實(shí)際討論情況一致，確保信息的客觀性。

2.及時(shí)性：會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)完成，一般應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，并在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核和簽發(fā)流程。及時(shí)整理和歸檔會(huì)議記錄，可以確保信息的時(shí)效性，便于后續(xù)查閱和執(zhí)行。

3.完整性：會(huì)議記錄應(yīng)包含會(huì)議的所有重要信息，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單及職務(wù)、主持人、記錄人姓名、會(huì)議議程、每個(gè)議題的討論過程（包括主要發(fā)言人的觀點(diǎn)和建議、爭論點(diǎn)及最終結(jié)論）、會(huì)議決議事項(xiàng)（可進(jìn)行編號，以便后續(xù)跟蹤落實(shí)）、行動(dòng)項(xiàng)（包括具體任務(wù)、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限）、會(huì)議中的突發(fā)事件或重要通知、會(huì)議后的跟進(jìn)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)人等。

4.保密性：涉及敏感信息（如內(nèi)部戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等）的會(huì)議記錄應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)的人員不得接觸。記錄人員應(yīng)具備高度保密意識(shí)，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。對涉密會(huì)議記錄的存儲(chǔ)、傳輸和銷毀應(yīng)遵循特定的保密規(guī)定。

二、會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作

（一）明確記錄人員

1.每次會(huì)議應(yīng)由專人擔(dān)任記錄人員，記錄人員應(yīng)在會(huì)前明確職責(zé)，并熟悉會(huì)議議程和預(yù)期目標(biāo)。記錄人員應(yīng)具備良好的傾聽能力、記錄能力和保密意識(shí)。

2.記錄人員應(yīng)提前了解參會(huì)人員的角色和職責(zé)，以便更好地記錄相關(guān)發(fā)言。

3.對于重要的會(huì)議，可以考慮安排輔助記錄人員，協(xié)助記錄人員完成記錄工作，或在會(huì)議結(jié)束后進(jìn)行記錄整理。

（二）準(zhǔn)備記錄工具

1.記錄人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好記錄所需的工具，如筆記本、筆（建議使用黑色或藍(lán)色墨水，以便后期掃描和識(shí)別）、錄音設(shè)備（如需使用，應(yīng)提前征得參會(huì)人員的同意，并在會(huì)議開始時(shí)明確告知）等。

2.可以根據(jù)個(gè)人習(xí)慣和會(huì)議情況選擇不同的記錄方式，如手寫記錄、電子記錄等。手寫記錄更便于快速捕捉信息，電子記錄更便于后續(xù)編輯和搜索。

3.如使用電子設(shè)備記錄，應(yīng)確保設(shè)備電量充足，并準(zhǔn)備好必要的軟件和配件。

（三）了解會(huì)議議程

1.記錄人員應(yīng)在會(huì)前熟悉會(huì)議議程，以便更好地把握會(huì)議重點(diǎn)。會(huì)議議程應(yīng)提前分發(fā)給參會(huì)人員，記錄人員應(yīng)仔細(xì)閱讀議程，了解每個(gè)議題的背景和目的。

2.如有需要，可提前與會(huì)議組織者溝通，了解會(huì)議的背景信息、預(yù)期成果等，以便更好地準(zhǔn)備會(huì)議記錄。

3.記錄人員可以提前準(zhǔn)備一些關(guān)鍵詞或短語，以便在會(huì)議中快速記錄重要信息。

三、會(huì)議記錄的內(nèi)容要求

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱：清晰、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議的正式名稱，例如“2023年10月第1次部門會(huì)議”。

2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，精確到分鐘。例如：“2023年10月26日上午9:00-11:30”。

3.會(huì)議地點(diǎn)：記錄會(huì)議的召開地點(diǎn)，可以是具體的會(huì)議室名稱，也可以是線上會(huì)議平臺(tái)。例如：“會(huì)議室A”、“騰訊會(huì)議”。

4.參會(huì)人員名單及職務(wù)：詳細(xì)記錄所有參會(huì)人員的姓名和職務(wù)，并按照發(fā)言順序進(jìn)行排列。如有重要缺席人員，也應(yīng)記錄在案。例如：“張三（部門經(jīng)理）、李四（項(xiàng)目主管）、王五（工程師）”。

5.主持人、記錄人姓名：記錄會(huì)議的主持人和記錄人的姓名，以便明確責(zé)任。例如：“主持人：趙六；記錄人：孫七”。

（二）會(huì)議議題

1.列出會(huì)議的主要議題：按照議程順序，清晰地列出會(huì)議討論的主要議題。例如：“一、項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)；二、新產(chǎn)品開發(fā)討論；三、團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)策劃”。

2.記錄每個(gè)議題的討論過程：詳細(xì)記錄每個(gè)議題的討論過程，包括主要發(fā)言人的觀點(diǎn)和建議、爭論點(diǎn)及最終結(jié)論?？梢允褂貌煌姆柣蚋袷絹韰^(qū)分不同發(fā)言人的觀點(diǎn)，并突出重要的討論結(jié)果。例如：

議題一：項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)

張三匯報(bào)了項(xiàng)目的整體進(jìn)度，指出目前存在一些問題，例如：“……”

李四提出了改進(jìn)建議，例如：“……”

王五表示贊同李四的建議，并補(bǔ)充了一些細(xì)節(jié)，例如：“……”

會(huì)議初步達(dá)成共識(shí)，例如：“……”

議題二：新產(chǎn)品開發(fā)討論

……（以此類推）

（三）會(huì)議決議

1.明確記錄會(huì)議的決議事項(xiàng)：清晰地記錄會(huì)議達(dá)成的決議事項(xiàng)，并使用編號或項(xiàng)目符號進(jìn)行區(qū)分，以便后續(xù)跟蹤落實(shí)。例如：

1.項(xiàng)目A的進(jìn)度延遲問題，由李四負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決，預(yù)計(jì)在下周內(nèi)完成。

2.新產(chǎn)品B的開發(fā)方案，經(jīng)討論后進(jìn)行調(diào)整，具體修改內(nèi)容見附件。

3.團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，定于下個(gè)月舉行，具體方案另行通知。

2.如有需要，可對決議事項(xiàng)進(jìn)行編號，以便后續(xù)跟蹤落實(shí)。編號應(yīng)具有唯一性，并與決議內(nèi)容一一對應(yīng)。

（四）其他重要信息

1.記錄會(huì)議中的突發(fā)事件或重要通知：例如，會(huì)議中突然接到一個(gè)重要的通知，或者發(fā)生了某個(gè)突發(fā)事件，這些都值得記錄下來，以便后續(xù)了解情況。

2.記錄會(huì)議后的跟進(jìn)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)人：例如，會(huì)議結(jié)束后需要完成的任務(wù)、需要跟進(jìn)的事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人等信息，都應(yīng)在會(huì)議記錄中進(jìn)行明確記錄。例如：“會(huì)議結(jié)束后，請孫七整理會(huì)議記錄并發(fā)送給所有參會(huì)人員。請趙六在一周內(nèi)組織一次項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評估會(huì)議?！?/p>

四、會(huì)議記錄的整理與歸檔

（一）整理會(huì)議記錄

1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議記錄的整理工作。整理工作包括：補(bǔ)充遺漏信息、修正錯(cuò)誤、調(diào)整格式、添加標(biāo)題和目錄等。

2.整理后的會(huì)議記錄應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、邏輯清晰、重點(diǎn)突出?？梢允褂貌煌淖煮w、字號、顏色等進(jìn)行區(qū)分，以便閱讀和理解。建議使用統(tǒng)一的模板進(jìn)行記錄，以提高效率和規(guī)范性。

（二）審核與簽發(fā)

1.整理完成的會(huì)議記錄應(yīng)提交給會(huì)議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人審核。審核人應(yīng)檢查會(huì)議記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面，并提出修改意見。

2.審核通過后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人可以是會(huì)議組織者、部門負(fù)責(zé)人或其他授權(quán)人員。簽發(fā)人應(yīng)在會(huì)議記錄上簽字并注明簽發(fā)日期。

（三）歸檔管理

1.簽發(fā)后的會(huì)議記錄應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。歸檔可以采用紙質(zhì)歸檔或電子歸檔的方式。

2.歸檔時(shí)應(yīng)注明歸檔時(shí)間、編號、會(huì)議名稱、參會(huì)人員等信息?？梢允褂梦募A、檔案盒、電子文件夾等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。

3.涉及敏感信息的會(huì)議記錄應(yīng)特別保管，可以采用加密存儲(chǔ)、專人保管等方式，確保信息安全。歸檔的保存期限應(yīng)根據(jù)組織或機(jī)構(gòu)的規(guī)定執(zhí)行。

五、會(huì)議記錄的查閱與使用

（一）查閱權(quán)限

1.會(huì)議記錄的查閱應(yīng)遵循內(nèi)部規(guī)定